Överskottslager – 9 effektiva strategier

Överskottslager är ett uppenbart problem

Men det finns goda nyheter. Det första steget är, som så mycket annat i livet, att erkänna att något är fel.

Om du ignorerar det blir det värre. Ignorera den på egen risk.

Vad är överskottslager?

Överskottslager, även kallat lageröverskott eller överskottslager, avser den del av lagret som inte förväntas säljas inom den närmaste tiden.

Det finns dock vissa typer av tilläggsaktier som vi håller av strategiska skäl. Backup-aktier, säkerhetsaktier etc skall därför inte klassas som överskottslager.

 

 

Men låt oss inte glömma bort det större problemet: Överskottslager skadar alla delar av ditt företag. Varje avdelning och varje medarbetare.

Men det finns vissa överdrifter som kan klassas som “mild irritation”. Ett kortsiktigt problem som är lätt att lösa. Det finns andra som kan kosta dig mycket. Både i omedelbar prestation och framtida tillväxt.

Och varje problem har minst tre sätt som det kan skada dig på.

Tänk på var och en av dem som en prisbelönt boxare med tre specialknep. Tre olika slag som gör att du hamnar på mattan.

1. Bortkastade investeringar.

Att köpa aktierna i första hand är det mest uppenbara slaget i magen. Om du inkluderar dina logistik- och transportkostnader är det ett rejält utlägg.

2. Undvikbara kostnader.

Ett slag mot käftsmällen för innehavskostnader. Tänk på lagring och underhåll av ditt lager. Kostnadsområden som du i det här fallet inte behöver.

3. Missade möjligheter.

Det sista dråpslaget är alternativkostnaden. Dina pengar blir oundvikligen överflödiga. Även om du är en tungviktare kan ditt försvar bli värdelöst när dina resurser väl är förbrukade.

Detta problem blir än mer komplext om dessa lager blir en total förlust om den specifika överskottslagret blir föråldrat. Det påverkar dessutom både snabbrörliga och långsamrörliga artiklar på olika sätt.

• På snabbrörliga artiklar orsakar det kortsiktiga kassaflödesproblem
• På långa artiklar orsakar det långsiktiga problem med rörelsekapital och kostnader

Symptom på överskottslager

Överskottslager är ett problem som många företag brottas med.

Även detaljhandelsjätten Walmart känner av effekterna av att hålla för mycket lager – på en av deras nordamerikanska anläggningar har lagret ökat med 32 % till och med Q2 2022 på grund av inflation och problem i leveranskedjan. Följaktligen finns det ett “överflöd” i butikerna.

Därför är det viktigt att känna igen symptomen på överskottslager, så att du kan vara bättre förberedd på att undvika konsekvenserna av att ha ett sådant lager. Men vad behöver du hålla utkik efter?

1) Anhopning i lagret (överfullt lager)

När logistiken ser en volymökning leder det till en anhopning av lager i ditt lager. Detta kan ytterligare leda till platsbrist.

För många företag är överfulla lager fysiskt synliga. Faktum är att det ofta kan vara det allra första medarbetarna ser när de kommer till jobbet. Enkelt uttryckt? Lagret är inte tillräckligt stort för det överlager du har – och det rör sig inte.

När det gäller Walmart fyllde deras överskottslager det bakre rummet medan ytterligare lager stod på pallar och blockerade butiksgolvet.

Ofta förbises detta symptom. Om man tittar på något tillräckligt länge blir det ju snabbt den nya normen. Följaktligen inser upphandlingschefen eller inköparen inte längre att de har ett problem med överlager.

Problemet kan bli så allvarligt att företagen behöver extern lagring eller till och med investera i nya anläggningar. En ytterligare konsekvens är att lagerprocesserna blir röriga och saknar lugn och ro.

2) Stressat rörelsekapital

Obehaget med att ha för stora lager känns ofta av på finansavdelningen. Finansavdelningen kommer att se en ökning av lagerinvesteringarna och av nyckeltal för kapitalinvesteringar som lagervärde. Detta kan leda till att rörelsekapitalet hamnar på minus eller att företagets skulder ökar.

En metod som används av ekonomichefer för att analysera varulager är likviditet, dvs. att utvärdera företagets förmåga att fullgöra sina förpliktelser med hjälp av de pengar som finns på banken och de pengar som kommer att erhållas.

Att ha för mycket kapital bundet i lager leder ofta till att företagen blir illikvida, vilket tvingar dem att öka sin skuldsättning. Om överskottslagret hämmar likviditeten insisterar ekonomichefen ofta på att lagret ska minskas.

3) Regelbunden brandbekämpning

Som ett resultat av överskottslagret kommer lagercheferna att se sina KPI:er för överskottslager minska, t.ex. lagervärde kontra lageromsättningshastighet.

Lagerplanerare, å andra sidan, kommer att se en ökning av undantag för överlager, vilket ökar trycket på deras dagliga arbetsbelastning.

När du hamnar i den här situationen är det ofta för sent att göra en grundlig lageranalys för att se vilka delar som bör minskas. Att optimera lagret är inte bara att sänka lagernivåerna, det är att ha rätt del på rätt plats vid rätt tidpunkt.

Att minska lagret på ett sätt som inte följer en övergripande lagerstrategi resulterar i slutändan i snabba förändringar som ger den kortsiktiga effekten att minska lagret. Men utan ordentlig eftertanke kan detta gå ut över kundservicen när verksamheten plågas av lagerbrist.

Vanliga orsaker till överskottslager

Nu när du vet vilka symptom du ska vara uppmärksam på ska vi ta en titt på några vanliga orsaker till lageröverskott. Visst finns det många anledningar till att företag i slutändan har för mycket lager. Men här är några vanliga exempel som våra konsulter har stött på.

1. Dåliga prognoser för efterfrågan

Många företag är benägna att överlagra på grund av antalet och variationen av produkter/artiklar som de behöver planera. Som ett resultat är de mer benägna att hantera:

• Stora och varierande produktsortiment
• Oregelbundna och volatila efterfrågemönster för vissa produkter
• Långsam efterfrågan på andra
• Höga krav på servicenivå
• Undertryckande/substitut av vanliga produkter

Konsekvensen är att du behöver en mängd olika prognos- och lagermodeller för att behålla en tydlig bild. När nya produkter lanseras och andra produkter rör sig genom produktlivscykeln är det dessutom viktigt att fånga upp och använda historisk efterfrågan på rätt sätt.

Problemet är naturligtvis att kalkylblad eller till och med vanliga lager- och prognossystem inte har kapacitet att hantera denna komplexitet.

2. Försörjningsrisker

Inkonsekventa ledtider från leverantörer leder till mycket huvudvärk. I ett försök att komma till rätta med osäkerheten gör många supply chain-team överbeställningar för att undvika lageravveckling.

3. Komplexitet i försörjningskedjan

I enkla verksamheter där det bara finns ett enda lager är det lättare att förutse hur mycket lager du behöver. I mer komplicerade leveranskedjor med flera anläggningar eller flera echeloner är det dock lätt att tappa överblicken över lagerbehoven.

Även om du lyckas optimera lagernivåerna på varje enskild plats kan det hända att du ändå har alldeles för mycket lager i hela leveranskedjan.

4. Dålig beräkning av påfyllning

Optimal påfyllning är bara möjlig om du har de rätta parametrarna på plats. Men det är också viktigt att rätt påfyllnadsmodell tillämpas.

Påfyllning i en livsmedelsmiljö skiljer sig trots allt mycket från påfyllning i en mode- eller FMCG-verksamhet.

Om du inte tar hänsyn till viktiga parametrar som lagerhållning, ledtid, önskad servicenivå och produktens livscykelfas, kommer överskottslagernivåer långsamt att byggas upp tills du har ett verkligt problem.

5. Felberäkning av säkerhetslager

Om säkerhetslagernivåerna bara ses över en gång var sjätte månad kan de vara alldeles för höga jämfört med den potentiella efterfrågan, vilket leder till en ackumulering av ytterligare lager.

6. Produktlivscykelhantering

Alla produkter har en livscykel där en uppgång i efterfrågan följs av en platå och en långsam nedgång. Om lagernivåerna inte justeras när nedgången börjar, blir resultatet ett överskottslager. Och om detta inte hanteras korrekt kan du bli straffad. Det är därför hanteringen av föråldrade lager är så viktig.

7. Besatthet av 100% lagertillgänglighet

Högre tillgänglighet innebär bättre servicenivåer. Men 100% tillgänglighet kommer med en betydande kostnad. Därför måste servicenivåerna anpassas till hur viktig och värdefull produkten är.

8. Överskott och inkurans

Oväntade trendförändringar i en produkt kan slå våra prognoser och göra produkten obsolet. Ibland helt utan förvarning.

Extra lager är dåligt för verksamheten. Det tar upp värdefullt lagerutrymme och kostar dig mycket pengar när det blir föråldrat. Så hur gör man sig av med det?

Hur man slår räkningen

Så vad kan du göra med överskottslagret nu? Du kan bränna överskottslagret för att enkelt bli av med det. Detta är dock inte tillrådligt (särskilt inte för brandfarliga varor).

Skämt åsido, att skriva av föråldrade inventarier kommer att gå ut över dina marginaler. Att acceptera att de inte längre har något värde eller har ett negativt värde (på grund av innehavskostnader) för ditt företag kan vara ett svårt piller att svälja och detta kommer inte att imponera på finansdirektören eller styrelsen.

Den ursprungliga investeringen i dessa artiklar har redan gått förlorad, och att fortsätta låta dem ta upp plats i ert lager kommer bara att förvärra dessa förluster.

Detta är ett exempel på “sunk cost fallacy”, så att göra sig av med den är det mest kostnadseffektiva valet.

Tack och lov kommer den här artikeln att lära dig hur du tar dig upp från duken och kommer ut med svängande resultat.

Den ger dig de knep som tusentals framgångsrika företag över hela världen använder sig av.

Det hjälper dig att finjustera din lagerstrategi. Ta kontroll över ditt sortiment. Och ta itu med leverantörsfrågor direkt; allt medan du eliminerar överskottslager!

Men innan vi går vidare ska du veta att det här inte är en lätt sak att göra. För att vinna den här matchen måste du ha modet för det. Du måste träna och vara redo att ta några smällar på vägen. Och som de flesta experter kommer att berätta för dig, det finns bara så mycket du kan ta från andra.

Vid någon tidpunkt handlar det om dig. Den punkten är nu. Så låt oss prata strategi.

Vem bär skulden för överskottslagren?

Det är kanske inte så bra för harmonin på kontoret att börja peka finger. När allt kommer omkring, när saker går fel, är det bättre att lägga tid på att hitta lösningar i stället för att skylla ifrån sig.

Men om du bättre förstår varför du har hamnat i den här röran kanske lösningarna kommer snabbare.

Och överskottslager är en stor röra.

Så är det teamet för försörjningskedjan? Det kanske är det mest logiska? De ansvarar för inköp.

Kanske hade finansavdelningen kunnat hoppa in? Eller planeringsteamet? Eller VD:n? Är inte detta C-suitens jobb?

Om du sitter i ledningsgruppen finns det tyvärr dåliga nyheter. För det är nästan säkert att det här faller på dina axlar.

Ledningen fastställde om produkten fanns i lager eller inte, inköpsstrategin och målservicenivåerna. Och dessa tre element är kritiska faktorer.

Men låt oss gå vidare från skuldbeläggandet och erbjuda en lösning för att förhindra att detta händer igen.

Hur du gör dig av med ditt överskottslager:

Vi har tagit fram 8 enkla steg för att hjälpa dig att eliminera det överskottslager som håller ditt företag tillbaka.

Genom att följa dessa tips kommer ni att kunna minimera lagerkostnaderna och frigöra rörelsekapital, vilket i sin tur kommer att glädja finansdirektören!

8 steg för att “smärtfritt” ta bort överflödigt lager:

Steg 1: Förstå storleken på problemet

Eftersom det är där en stor del av ditt kapital investeras är det förmodligen rimligt att säga att lagervärdet var där ditt problem med överskottslager först dök upp.

En kraftig värdeökning bör få varningsklockorna att ringa.

Men många har svårt att se längre än till lagervärdet. Och utan att segmentera värdet i enskilda lager är det omöjligt att se problem från möjligheter.

Och detta leder till ett större problem, eftersom de flesta inte har en aning om hur mycket överskottslager de faktiskt har.

• Är den aktie du äger ett kortsiktigt problem, som kommer att lösas av snabbrörliga produkter?
• Eller är det bundet i aktier som inte har sålts på länge?

Lagervärde utan analys är irrelevant

Lagervärde utan analys är irrelevant

Och här är några beräkningar som är värda att göra…

1. Lagervärde kontra lageromsättning
2. Lagervärde per fas i produktens livscykel
3. Lagervärde per produktgrupp eller klassificering
4. Lagerdagar

När du har svar på dessa frågor är du mycket bättre rustad för att veta hur stort problemet med det överfulla lagret är. Utan dem visslar du i vinden.

Steg 2: Definiera vad som är viktigt

När du vet vilka överskottslager som är ett problem och vilka som är en möjlighet är det mycket lättare att ta reda på hur problemet uppstod.

Naturligtvis bör ditt fokus ligga på de produkter som betyder mest

Och att se till att dina prioriteringar är kristallklara hjälper dig att skärpa ditt fokus. Detta definieras som servicenivåer.

Och de drivs av ledningen.

Servicenivåer handlar om tid, pengar och utrymme bakom affärsbeslut. Och ditt företag, precis som alla andra, kommer att ha begränsad kapacitet för dessa.

Om dina mål för servicenivån är helt rätt kan du se till att investeringen (i pengar, tid eller utrymme) kretsar kring de produkter som du är mest beroende av.

“Hur vet jag vilka produkter som är viktigast?”

Om du inte redan vet, är det dags att du tar reda på det. Och att bara ange “antal försäljningar” är inte rätt sätt. Du vill inte felaktigt tillskriva en förlustbringande produkt betydelse.

Du måste definiera deras värde för ditt företag.

Tänk på intäkter per SKU. Marginalbidrag per SKU. Antal kunder per SKU. Antal order per SKU. Vinstprocent per SKU.

Allt detta kommer att ge dig en mycket tydligare bild av din portfölj.

Steg 3: Analysera era servicenivåer ofta

Kom ihåg att vi inte bara försöker lösa problemet med ditt befintliga överskottslager, vi försöker också förhindra att problemet uppstår igen i framtiden.

Och för att göra det måste vi skapa goda vanor. En av dessa goda vanor är kontinuerlig analys av era servicenivåer.

Servicenivåer är till sin natur otroligt svåra att mäta. Men det är ingen ursäkt för att ignorera dem. Snarare är det ett tecken på att du bör fokusera ännu mer på dem.

Om kostnaderna i leveranskedjan skjuter i höjden, kunderna klagar eller går någon annanstans, affärsmålen har ändrats eller ni bara har svårt att nå målen… då är det dags att analysera era servicenivåer.

Men gör det till en regelbunden företeelse. Om du inte väntar på att något av ovanstående ska hända är det mycket mindre troligt att det kommer att hända.

Steg 4: Tänk om när det gäller din lagerstrategi

Den bistra verkligheten för de flesta företag är att lagerstrategin inte stämmer. Den saknar tydlighet och logik. Följden blir att företaget investerar i fel produkter och att överskottslagernivåerna ökar.

Topptips: Din lagerstrategi kommer att sätta reglerna för effektivt beslutsfattande om sortiment. Utan dem fattar du bara beslut på grundval av infall eller gissningar. För att utvärdera din lagerstrategi, kolla in vår checklista för lagerpolicy.

Steg 5: Ta kontroll över era produkters livscykler

Om du inte känner till stadierna i en produkts livscykel kan du studera bilden nedan. Spara den på skrivbordet. Skriv ut den. Sätt upp den på kylskåpet.

Placera den på en plats som hjälper dig att lära dig den utantill.

 

 

Tänk nu på det mest sannolika steget som resulterar i överskottslager.

På ytan ser “utfasningsstadiet” mest troligt ut. Du fasar ut den här produkten av en anledning, så det är ett naturligt antagande att förvänta sig överskott.

Sanningen är att överskott kan komma i vilket skede som helst. Och varje stadium medför sina egna utmaningar.

Här är några frågor som du kan ställa dig själv i varje skede…

Granskningsfasen

• Kommer din nya produkt att erbjuda ett verkligt värde till sortimentet?
• Kommer det att finnas en tillräcklig efterfrågan? Och hur kommer den efterfrågan att se ut? Vad säger din marknadsundersökning om idealiska utbudsnivåer?
• Vilka är marginalerna och motiverar de lanseringen?

Introduktionsfasen

• Hur mycket av en viss produkt ska du köpa med den första inköpsordern?
• Från vilken leverantör ska du köpa dina produkter?

Om du gör fel kommer du att misslyckas vid lanseringen. Gör du det rätt kommer du att ha den perfekta mängden lager. Men hur mycket är den perfekta mängden?

Tillväxtstadium

Du vet att du behöver mer aktier, men du vet inte hur mycket mer. Fram till nu har du vilat på gissningar, marknadsinformation och uppskattningar. Om du försöker växa räcker det helt enkelt inte med för lite aktier.

• Bör ni fortfarande använda kvalitativa modeller? Nu när du har mer data måste du använda den. Anpassa till en kvantitativ modell.
• Vilka är de förväntade ökningarna i efterfrågan och hur kommer de att påverka befintliga lagernivåer?

Mognadsstadiet

Tillväxtens svindlande toppar kan vara på väg att ta slut, men att upptäcka mognadsstadiet är halva striden.

Vid något tillfälle kommer det att uppstå en skillnad mellan prognostiserad försäljning och faktisk försäljning. När kommer detta att ske? Det är nästan omöjligt att förutse. Så håll ögonen öppna och var redo att snabbt justera dina servicenivåer.

Nedgångsfasen

På samma sätt som du kan förutsäga tillväxt från introduktion, följer nedgångsfasen ett liknande mönster, bara omvänt.

Naturligtvis måste du skydda dig mot inkurans, så att du inte påskyndar detta steg avsevärt. Men överskottslager blir allt mer troligt om du inte gör noggranna prognoser.

Här har du åtminstone tillgång till så mycket data som möjligt i alla skeden av processen.

Tips: Din lagerstrategi måste anpassas till respektive fas i produktens livscykel. Läs vår guide till hantering av produktlivscykeln.

Förhoppningsvis kommer den här bloggen att hjälpa dig att se till att din taktik håller måttet.

Steg 6: Rationalisera ditt sortiment

Istället för att försöka rationalisera om du ska ta bort en produkt från ditt sortiment, är det en mycket enklare uppgift att analysera besluten för att behålla den.

Det finns många frågor som du kan ställa till dig själv, eller till mer kunniga personer, för att få ett bra svar även på detta.

För en fullständig beskrivning, se denna artikel om sortimentsplanering. Men tänk i banorna av…

• Hur regelbunden är försäljningen?
• Hur stor är intäkten per artikel?
• Och hur mycket av detta är vinst?
• Är kundbasen bred eller smal?
• Kan ni erbjuda några alternativ?

Prova strumpindex för en mer exakt analys

Om en produkt har ett betyg på mindre än 35/100 bör du helt enkelt inte lagerföra den.

Men ditt lagerindex måste skräddarsys individuellt och vara anpassat till den bredare verksamheten.

Hur du ställer in dina parametrar beror på hur viktigt varje attribut är. Om du t.ex. är ett nytt varumärke kan det totala antalet nya kunder vara en viktig faktor.

Om det är avgörande att ni som företag fortsätter att vara kassaflödesrika måste omsättningen väga tungt.

Om du är ett etablerat varumärke med lojala kunder bör antalet A-kunder vara avgörande. Här är ett exempel på en produkt som fått betyget 100…

När du har ett betyg för varje produkt i ditt sortiment är det mycket enklare att definiera om den ska finnas i lager eller inte.

Steg 7: Utmana leverantörer som presterar dåligt

Du känner säkert alltför väl till den senaste tidens dåliga leverantörsprestanda. Stora externa faktorer som globala pandemier skapar oundvikliga problem och flyttar skulden från leverantören.

Alla leverantörer är dock inte lika bra. Och med tanke på den potentiella kostnaden för ditt företag av dålig leverantörsprestanda måste du agera.

Men innan du agerar måste du göra en benchmarking. Här är några mått som du kanske vill fundera på:

Tid i full betalning

OTIF (On-time-in-full) är ett bra ställe att börja på och ofta den vanligaste KPI:n.

Enkelt uttryckt kan man säga att om antalet kompletta order som levereras i tid inte når upp till deras uppskattning, då är det dags för kritik.

Bästa tipset: Att mäta tillgänglighet kan vara lite knepigt. Kolla in vår kompletta guide till OTIF för att ge dig själv ett försprång.

Varians i ledtid

Vilken skillnad en dag kan göra. För både dig och din kund. Därför är en skillnad i ledtid mellan förväntad och faktisk leverans en situation som är mogen för kritik.

Innan du ger dig in i ett svårt samtal bör du dock tänka på hur viktig denna leverantör är för din verksamhet och hur stort problemet är.

Om de är en huvudleverantör och det bara är en leverans som gått snett är ett konstruktivt samtal förmodligen bättre än att säga upp avtalet.

Steg 8: Städa upp dina huvudleverantörsdata

För att kunna utmana en leverantör, ett team i leveranskedjan eller till och med den högsta ledningen på rätt sätt behöver du data.

Men ärligt talat, utan data från alla delar av verksamheten är det omöjligt att fatta bra beslut.

Era leverantörer, kunder och konkurrenter har alla drabbats av störningar under den senaste tiden. Vissa kommer fortfarande att känna av begränsningarna i den globala leveranskedjan.

Men andra kommer inte att göra det.

Och som vi nämnde tidigare är inte alla leverantörer lika bra.

Har någon av era leverantörer stängt fabriker? Planerar de att återgå till “business as usual”? Och i så fall, när kommer det att ske?

Vilken typ av ledtider kommer nu att bli vanliga?

Information är makt. Och om du känner till dina leverantörers kapacitet kommer du att ha stor nytta av att analysera deras värde.

Se till att samla in information och uppdatera systemen snabbt och ofta.

Här är en snabb checklista för masterdata för leverantörer.

Steg 9: Samarbeta med passion

Ju mer information din leverantör har, desto lättare är det för dem att uppfylla framtida krav.

Samma sak gäller för dina kunder. Ju bättre du förstår deras lagerbehov, desto mindre sannolikt är det att dina lösningar för överskottslager fungerar.

De är trots allt mycket mindre benägna att lämna dig i sticket med överraskningsorder, volymförfrågningar utöver det vanliga eller oregelbundna ordermönster.

Att komma fram till vilken information som ska delas mellan dig, dina leverantörer och dina kunder är dock den svåraste biten.

Att dela med sig av den kräver en hel del ansträngning, men kan ganska snabbt leda till bättre resultat i ditt eget företag.

Avslutande kommentarer…

Vi har definierat överskottslager. Vi har belyst farorna med att låta det vara okontrollerat. Och vi har även föreslagit några strategier som kan hjälpa dig att eliminera orsakerna till överskottslager i ditt eget företag.

Nu är det dags för dig att agera!

För att hjälpa dig i din kamp mot överskottslager har vi sammanfattat punkterna i denna artikel till en enkel spelplan.

Ladda ner vårt kostnadsfria hjälpdokument om överskottslager nedan.

Med den kommer du att kunna:

• Finjustera din strategi för lagerhållning
• Ta kontroll över ditt sortiment
• Ta itu med problem med leverantörers prestanda direkt