En checklista med 10 steg för att få fart på ditt rörelsekapital
Kostnaderna för leveranskedjan skjuter i höjden över hela världen. Och precis som för många av dina konkurrenter så har du förmodligen funderat över hur du investerar ditt rörelsekapital.
Är du i behov av…
- Omprövning av dina lagerbeslut?
- Flytta verksamheten till billigare destinationer?
- Funderar du på en mer lokal leveranskedja?
Eller tänker du som Mr Musk och planerar att fly till Mars , bara för att få lite andrum?
Innan du packar dina väskor med tårar i ögonen kommer här ett motgift mot din ångest.
När det gäller regelboken för dina intäkter finns det en stor chans att din balansräkning ser dramatiskt annorlunda ut än den gjorde före COVID, vare sig det gäller övergripande affärsresultat, avdelningar eller produkter.
När det gäller leveranskedjan finns det goda möjligheter att sänka kostnaderna och frigöra rörelsekapital. Men nu, mer än någonsin, finns det risker dolda i varje steg.
Minska kostnaderna inom fel område och du kan få brister. Om du investerar för mycket i fel lager kan du dränera verksamheten på rörelsekapital genom att låsa in det i produkter som du inte kan sälja.
Men det betyder inte att du inte kan öka dina chanser att gå vinnande ur striden.
Hur ser en utopi för rörelsekapital ut?
Även om det inte nödvändigtvis är en bra plan för affärsmässighet, ger koloniseringen av Mars oss en lektion i hur man använder rörelsekapital.
Låt oss säga att du har fått en plats på det första flyget. Det kommer att bli en lång resa, så du har packat ner en kortlek. När du börjar prata med dina medpassagerare inser du att du är omgiven av några ganska imponerande människor. Och häri ligger den första lektionen.
Att kolonisera Mars kommer att bli svårt . (Snacka om underdrift!) Förmodligen ännu svårare än att hålla huvudet över vattenytan efter COVID … om du kan föreställa dig det.
I svåra scenarier som detta måste man därför pressa ut värdet ur varje möjlighet. Det finns inget utrymme för passagerare som inte tillför något värde.
Varje person som flyger till Mars, och de som bor i den eventuella kolonin, måste erbjuda något för det allmännas bästa. De måste betala för sig. Annars kan hela företaget misslyckas.
Rörelsekapital är från Mars
Tillbaka på den här planeten måste ditt rörelsekapital ge samma nytta om du ska kunna överleva under tuffa, främmande förhållanden.
Dina inventarier, gäldenärer och fordringsägare måste hanteras oerhört noggrant och utvärderas regelbundet.
Precis som för kolonin på Mars gäller att om du inte kan finansiera den dagliga driften av företaget kommer det helt enkelt att upphöra att fungera, vilket innebär att syretillförseln som håller det flytande upphör.
På samma sätt gäller att om man sätter för många byggare på flyget, så kommer det att finnas några kvar som rullar tummarna. Med andra ord vill man inte att rörelsekapitalet ska sitta och göra ingenting när det skulle kunna återinvesteras någonstans där det verkligen gör nytta.
Inventory är från Venus
Verkligheten för de flesta företag är att de måste hitta rätt balans mellan hög tillgänglighet och optimal investering i lager.
Investera i för mycket aktier och du kommer snart att få problem med kassaflöde kassaflöde. Om du å andra sidan inte investerar tillräckligt får du nöja dig med att erbjuda en dålig service, vilket förvandlar glada kunder till arga kunder.
Lagerrisken bör spela en stor roll när du optimerar ditt rörelsekapital. Alla investeringar som verkar sunda, men som binder upp pengar i produkter som aldrig säljs, är ett problem.
Och lager är något annat än kapital.
De flesta lager har en begränsad hållbarhet, antingen på grund av att de är lättfördärvliga eller på grund av risken för obsolescence inkurans på grund av skiftande efterfrågan på marknaden. Ett överutbud av lager skapar därför en enorm risk.
Dåliga beslut idag kan följa dig i månader, eller till och med år, in i framtiden, särskilt om de produkter du investerar i är långsamma säljare. Därför måste du hålla ett öga på din utveckling.
Vad är rörelsekapital och hur påverkar det din leveranskedja?
Rörelsekapital, eller omsättningstillgångar, är företagets tillgångar som kan omvandlas till kontanter på kort sikt, dvs. på mindre än 12 månader.
Vi får ofta frågan om inventarier är en del av rörelsekapitalet. Och det enkla svaret är ja. Men det är inte den enda komponenten att tänka på.
I denna mening omfattar de viktigaste tillgångarna som utgör rörelsekapitalet:
- Inventering
- Kontanter
- Kortfristiga fordringar
- Investeringar
Rörelsekapital är nödvändigt för att driva den dagliga verksamheten i ett företag. Denna viktiga finansiella resurs är livsnerven i alla organisationer. När det gäller leveranskedjan finansierar rörelsekapitalet en rad olika aktiviteter, t.ex:
Inköp av råvaror och lager
Rörelsekapital gör det möjligt för ett företag att köpa de material och komponenter som behövs för produktionen, och även färdiga varor när det gäller distributörer och återförsäljare. En effektiv rörelsekapitalhantering säkerställer att företaget har tillräckliga finansiella resurser för att upprätthålla ett stadigt flöde av leveranser.
Betalningar till leverantörer
En stark leverantörskedja bygger på goda relationer med leverantörskedjans partners. Att betala leverantörer i tid är en förutsättning för ett effektivt samarbete. Rörelsekapital är därför viktigt för att säkerställa att företaget kan betala sina leverantörer utan dröjsmål.
Lagerhantering och distribution
Rörelsekapitalet täcker också alla lagerkostnader . Detta inkluderar hantering och transport av varor, lagerhyror och löner till anställda som är involverade i leveranskedjan.
Hur kan du frigöra kontanter i hela din leveranskedja?
Ett för stort lager binder upp rörelsekapital som skulle kunna användas till mycket mer produktiva ändamål, för att inte tala om risken för inkurans. På samma sätt kommer ett otillräckligt lager för att möta produktefterfrågan att leda till minskad försäljning. Därför måste ni hitta den perfekta balansen för att möta kundernas efterfrågan, utan att hamna i fällan med för stora lager. Här är några praktiska steg som hjälper dig att uppnå den optimala lagerpunkten samtidigt som du frigör rörelsekapital.
Dra nytta av EOQ
Formeln Economic Order Quantity (EOQ) hjälper oss att avgöra hur mycket produkter vi ska beställa från vår leverantör, och när vi ska lägga ordern, för att minimera den totala kostnaden. För att beräkna den tar man hänsyn till variabler som årlig efterfrågan, den administrativa kostnaden för varje beställning och kostnaden för lagring.
Finjustera era servicenivåer
Att ha maximalt med produkter tillgängliga för att möta kundernas efterfrågan kan tyckas vara ett bra alternativ. Men en exceptionellt hög tillgänglighet innebär också exceptionellt höga kostnader, och du kommer att behöva binda upp mycket rörelsekapital. Därför är det lämpligt att se över sin sortimentsstrategi för att prioritera vilka produkter som kräver en hög servicenivå (och därmed höga investeringar i rörelsekapital) och vilka produkter där man kan lätta på kraven på servicenivå.
Förbättra din kapacitet för efterfrågeprognoser
Detta är ett grundläggande steg för att optimera ditt lager, för om du inte känner till din efterfrågan är det omöjligt att korrekt beräkna hur mycket produkt du behöver. Använd verktyg och teknik för efterfrågeprognoser för att mer exakt förutse framtida försäljningsmönster.
Bygga starkare relationer med leverantörer och kunder
Hur du interagerar med dina partners i hela leveranskedjan – dvs. dina leverantörer och dina kunder – och de avtal du ingår med dem kommer också att påverka ditt rörelsekapital.
Genom att förlänga leverantörernas betalningsvillkor kan du fördröja kassautflöden och förbättra rörelsekapitalet under en viss tidsperiod. Det är dock viktigt att komma ihåg att en försenad betalning av en faktura också kan vara skadlig beroende på leverantören, eftersom du kanske inte längre har tillgång till rabatter för tidig betalning. Men det viktigaste här är att förhandla fram gynnsamma avtal med dina leverantörer som kan hjälpa dig att förbättra ditt rörelsekapital.
Samma åtgärder som kan förbättra ditt kassaflöde med leverantörer fungerar också för dina kunder, men i omvänd ordning. Ju snabbare du får dina fakturor betalda, desto snabbare kommer pengarna in och desto snabbare kommer du att ha mer rörelsekapital. På samma sätt måste du också överväga om det ligger i ditt intresse att erbjuda dina större kunder betalningsplaner som bättre passar deras behov för att säkerställa att de är nöjda och för att försöka maximera deras lojalitet.
Samarbete med leverantörer och kunder
Förutom att nå avtal som gynnar ditt företag är det sant att dina kunder, dina leverantörer och din organisation alla kommer att dra nytta av ett ökat samarbete. Genom att kommunicera med både dina kunder och dina leverantörer kan du förutse potentiella fluktuationer i efterfrågan (när det gäller dina kunder) och variationer i utbudet (när det gäller dina leverantörer). Med andra ord, om informationen flödar i båda riktningarna kommer alla att gynnas.
Skapa kostnadsbesparingar i leveranskedjan
Ett annat sätt att frigöra rörelsekapital i leveranskedjan är att minska kostnaderna för leveranskedjan. Du kan vidta några av följande åtgärder för att minska de pengar du spenderar i leveranskedjan.
Att t.ex. ta emot en order och skicka med en halvtom lastbil är slöseri med resurser. Gruppera flera order i färre sändningar för att minska transportkostnaderna, optimera rutterna och minska transportpriserna. Alla dessa och liknande åtgärder kommer att förbättra tillgången på rörelsekapital.
Analysera även den nuvarande strukturen i ert distributionsnät och fundera på om det går att göra justeringar för att minska kostnaderna. Det kan handla om att konsolidera lager eller strategiskt flytta distributionscentraler för att minimera avstånd och transportkostnader.
Dessutom kan automatisering av manuella och repetitiva uppgifter öka personalens produktivitet och till och med minska arbetskraftskostnaderna. Detta är tillämpligt både inom supply chain execution, t.ex. genom lagerautomatisering, och inom supply chain management, genom programvara för supply chain management som fungerar med hjälp av undantag och varningar.
Hur kan du mäta effektiviteten i dina investeringar i rörelsekapital? Här är din bedömning före flygning:
Att bli au fait med kontinuerlig utvärdering kan göra ditt företag till en framgång, precis som brist på detta kan leda till att syret försvinner.
Här är ett par mått som du bör hålla ett öga på:
Lageromsättningsdagar
Detta enkla nyckeltal visar hur många gånger ett företag har sålt och ersatt lager under en viss period – något som du bör ha ganska robusta uppgifter om.
Ju högre denna siffra är, desto längre tid är ditt rörelsekapital bundet, och för att räkna ut detta bör du basera dina beräkningar på kostnaden för sålda varor snarare än på intäkterna.
Lageromsättningshastighet används som ett effektivitetsmått. För att beräkna lagerdagar dividerar du kostnaden för genomsnittligt lager med kostnaden för sålda varor och multiplicerar detta med periodens längd, som i de flesta fall är 1 kalenderår?
Cykeln för omvandling av likvida medel
Cash conversion-cykeln är tidsramen från det att en inköpsorder betalas till dess att de tillhörande betalningarna erhålls.
Enkelt uttryckt, pengar ut mot pengar in, per produkt.
Ditt företag måste naturligtvis använda sina egna resurser för att finansiera lager under mellantiden.
En viktig beräkning är dock “Earn x Turn”: en produkts marginal multiplicerat med det årliga antalet lageromsättningar.
En raketdriven checklista för optimering av rörelsekapitalet
Precis som med så många andra lärdomar inom supply chain är det begränsat vad man kan komma fram till med hjälp av analogier om Mars innan den verkliga analysen måste äga rum.
Därför har vi skrivit en checklista som hjälper dig att tillämpa teorin i praktiken: 10 frågor att ställa till dig själv som kan lindra dina bekymmer med rörelsekapitalet, 10 frågor att ställa till din supply chain-avdelning, som kan lugna dina likviditetsbegränsningar.
Svara på de 10 frågorna nedan för att ta reda på hur väl din supply chain-avdelning hanterar rörelsekapitalet:
- Har du insyn i din nuvarande investering av rörelsekapital i aktier?
- Har du möjlighet att förutse hur investeringen av rörelsekapital i aktier kommer att utvecklas under nästa år?
- Jämför du regelbundet din nuvarande investering av rörelsekapital med tidigare resultat?
- Redovisas lagervärden i era system i form av kostnad för sålda varor, försäljningspris och enheter som standard?
- Kvantifieras lagerrisken avseende fördärvade/föråldrade lager regelbundet?
- Fattas viktiga beslut om inköp/lager på grundval av avkastningen på sysselsatt kapital?
- Får supply chain-avdelningen en månatlig översikt över kassaflödespositionen?
- Beaktas kassaflödet när viktiga lagerbeslut fattas?
- Har ni en robust servicenivåstrategi på plats för att prioritera investeringar i viktiga produkter? Granskas dessa parametrar regelbundet?
- Har ni verktygen på plats för att samla in och rapportera alla relevanta data? Och ännu viktigare, har ni ett forum där ni kan diskutera och ta upp utmaningar med rörelsekapitalet?
Avslutande tankar om optimering av rörelsekapital och svar på svåra frågor
Dessa frågor är inte utformade för att vara lätta.
Men om du kan hitta bra svar på varje fråga kommer du att upptäcka att dina chanser att lyckas kommer att stiga som en raket.
Och oavsett om det handlar om ett så osäkert projekt som att kolonisera en ny planet, eller om ni bara försöker hålla igång kassaflödet, är det bara rätt analyser och strategier som kan leda till framgång.
Var inte heller rädd för att göra dessa beräkningar löpande.
Det är ett kortsiktigt företag som inte omvärderar kontinuerligt för att se var kapitalet kan utnyttjas bättre.
Det finns trots allt ingen plats för passagerare på din raket. Och varje investerat pund måste förtjäna sin plats.
