Planering av sortiment: En checklista i 10 steg

Kraven på att ha flera olika alternativ att välja mellan blir allt starkare och starkare från våra konsumenter. Vi lever i en materiell och snabbväxande värld, vilket gör att strategin för att planera produktsortiment blir allt viktigare.

Tänk dig scenariot att du arbetar för ett klädmärke som säljer skjortor och du ansvarar för planeringen av själva klädsortimentet, men du har bara en skjorta i en färg och i en storlek.

Försäljningspotentialen för klädmärket hade varit minst sagt begränsat.

Och du bör inte tro att ditt produktsortiment inte har några gränser. På samma sätt som en glassbutik inte har alla smaker som finns i världen, så kan inte du heller ha allt som dina kunder kan tänkas vilja ha.

Även om du är Tesco. Tror du att deras inköpsavdelning säger ja till alla förslag?

Du måste lära dig när du kan säga nej

Det är ett kraftfullt ord .

Om du använder de på rätt sätt så kan det göra stor skillnad för din verksamhet. Problemet är att många inte vet exakt hur de ska använda ordet och ännu värre, när de ska användas.

Och just därför kan så många mindre beslut fattas, som tex, ”Ska vi köpa några tusen liter av glassen Rom-russin? Det var precis någon som efterfrågade just de…” Ett sådan förslag kan få klartecken eftersom det enkla svaret är ”ja”

Inom kort har du 35 olika smaker av glass, med 30 burkar av varje, som alla behöver frysutrymme trots att du bara säljer 3 smaker regelbundet.

Men här är problemet.

Oavsett om du är Ben och Jerry eller säljer sherry till färjor är problemet med stora sortiment de enorma beloppen, de uppblåsta arbetstimmarna och den ökade stressen för att hålla ordning på saker och ting.

Hur kan du se till att din sortimentsplan är meningsfull?

Att läsa den här guiden är en perfekt början.

I slutet av den här artikeln finns en hjälpsam planerings-mall för att hålla dig på rätt spår.

Men låt oss börja med grunderna.

Vad är sortimentsplanering?

Om du hanterar ditt sortiment på rätt sätt har du en skattkammare med vinnare men om du har fel sortiment kan det bli kostsamt.

Det är alltså uppenbart att sortimentsplanering är viktigt. Men vad är det?

Kort sagt är sortimentsplanering en process där man bestämmer vilka produkter man ska erbjuda för att tillgodose kundernas behov.

En effektiv sortimentsplanering bör dock vara en strategisk process där du analyserar resultatet av produkterna i ditt nuvarande sortiment, granskar kundernas önskemål och bestämmer vilka produkter du behöver (eller inte behöver) för att nå dina affärsmål.

Låter enkelt, eller hur?

Det är ett viktigt beslut att bestämma vilka produkter som ska vara med i urvalet. Visst finns det många insikter som du kan ta hänsyn till för att göra ett välgrundat val. Men det finns ofta många känslor inblandade!

Vi kan inte heller bortse från att varje team har olika uppfattning om hur ett “bra” produktsortiment bör se ut.

Kanske kräver ditt ekonomiteam ett produktsortiment som ger höga marginaler med minimal risk.

Sälj- och marknadsföringsavdelningen, kanske vill ha ett stort urval av artiklar för att tillfredsställa kundernas alla önskemål och behov.

Vad är din strategi för produktsortimentet?

Vad är din affärsstrategi för beslut om produktsortiment? Och om ni inte har någon, varför har ni inte det?

Det finns ingen chans att du gör bra val utan en tydlig strategi. Att bara väga en produkt när du har chansen att lagerhålla den är inte tillräckligt bra.

Det är inte en strategi för sortimentet. Det är en reaktiv förvirring.

Hela din strategi för planering av sortiment och sortiment måste stödja dina bredare affärsambitioner. Till exempel:

• Vill du vara en one-stop-shop för allt under solen?
• Vill du sätta branschens kvalitetsstandard?
• Vill du leda vägen för snabba och pålitliga leveranser?
• Vill du vara det billigaste alternativet på marknaden?

Alla alternativ är giltiga. Men du kan inte välja dem alla.

Svaren på frågorna ovan kan bidra till att forma storleken, omfattningen och djupet på ditt produktsortiment.

Och naturligtvis den bredare affärsstrategi som följer med den.

En bra strategi för produktsortimentet är som ett bra skämt.

Allt handlar om timing. Och leverans är den viktigaste delen.

Men så här är det. Precis som du inte kan berätta ett skämt som alla kommer att gilla kan du inte vara allt för alla människor. Och det finns vissa människor, nämligen dina bästa kunder, som är värda att tillfredsställa, även om andra blir missnöjda.

Här är en praktisk mall för en sortimentsplan för att komma i gång.

Vi har sagt det förut och kommer att säga det igen: planeringsprocessen för sortimentet är just en process.

Det innebär att det finns några logiska steg som du måste tänka på för att bygga upp en solid sortimentsplan.

Vi går igenom varje steg ett i taget.

Steg 1: Bestäm företagets ambitioner och mål.

Affärsvisionen bör vara den drivande kraften bakom alla beslut om sortimentet.

Oavsett om företaget vill sänka sina kostnader eller diversifiera sig till nya marknader bör produktsortimentet vara en direkt återspegling av företagets övergripande mål.

Steg 2: Identifiera dina nyckelkunder

Det är viktigt att ditt produktsortiment uppfyller kundernas behov.

Men bör du oroa dig för den kund som bara köper några få varor av dig en eller två gånger om året? Eller ska du fokusera på de kunder som köper av dig varje vecka?

Det är en fråga som bara du kan svara på.

Om man tar några av internetjättarna, kräver sortimentsplanering för e-handelsmiljöer förmodligen en större betoning på behoven hos den tillfälliga köparen. Hur kan dessa företag annars öka sin marknadsandel?

I branscher där förhållandet mellan kund och leverantör är mer intimt måste du däremot troligen sätta din bästa kund först.

Steg 3: Utforska marknaden

Ditt produktsortiment är din konkurrensfördel. Har du råd att fatta beslut om sortimentsplanering utan att ta hänsyn till vad dina branschkollegor gör?

Vilka produkter erbjuder dina konkurrenter? Ännu viktigare, vilka produkter saknas i deras sortiment?

Steg 4: Sätt upp mål för ditt sortiment

De beslut du fattar om ditt sortiment kan mycket väl påverka din verksamhets framtid. Därför är det viktigt att du definierar vad du hoppas uppnå samt logiska åtgärder för att följa upp om du har uppnått dina mål för sortimentet.

Målen måste vara kopplade till företagets ambitioner (se steg 1). Men här är några exempel på mål för produktsortimentet:

• Fastställ en målnivå för intäkterna
• Nå en viss nivå av orderrader inom ett visst fönster.
• Bidra till en målprocentsats av vinstmarginalen.
• Säker 5-stjärnig kundnöjdhetsbedömning
• Upprätthålla en tillgänglighet som överstiger en viss nivå.

Steg 5: Organisera ditt sortiment

Hur många SKU:er kan du planera effektivt? Det är troligt att det inte är många!

Genom att segmentera ditt sortiment kan du planera mycket effektivare.

Den andra, ofta förbisedda, fördelen med att segmentera ditt produktsortiment i kategorier är att du kan få mycket bättre insikter. Du kan till exempel granska resultatet för varje produktgrupp och även hur varje enskild produkt inom gruppen presterar med större tydlighet.

Steg 6: Utvärdera din nuvarande prestation och identifiera bristerna

Innan vi kastar oss in i det hela är det nog bäst att göra en inventering av var vi befinner oss i dag. Det är trots allt ingen större idé att ändra din produktsortimentsstrategi förrän du vet vilka delar som fungerar och vilka som inte gör det.

Resultatet av denna analys bör göra det möjligt för dig att besvara frågor som:

• Vilka produkter ger mervärde? Och vilka produkter kostar oss bara pengar varje månad?
• Behöver du verkligen erbjuda ytterligare en variant av en produkt som redan inte fungerar så bra?
• Vilka produktkategorier överträffar förväntningarna och vilka behöver uppmärksammas?

Steg 7: Förutse potentialen för nya objekt

Det är lätt att titta tillbaka på ditt befintliga sortiment och granska uppgifterna. Du vet vilka produkter som sålde bra. Ännu viktigare är att du kan se vilken produkt som inte motsvarade förväntningarna.

Efterfrågeplanering för nya produkter är lite svårare. Du har inga uppgifter. Det finns många okända. Därför kan du behöva ha en föraning om hur väl de nya produkterna i fråga kommer att sälja.

Men det betyder inte att du måste sätta ett finger i luften och hoppas på det bästa.

Du kan “låna” försäljningsdata från liknande produkter som du redan har på lager för att göra en kvalificerad gissning om vad framtiden kan föra med sig.

Du kan till och med samla in marknadsinformation från ditt säljteam eller direkt från dina målkunder.

Poängen är att det är möjligt att göra förnuftiga prognoser för nya produkter utan att behöva en kristallkula.

Men det är också viktigt att du följer utvecklingen av nya produkter för att se om dina antaganden blir verklighet. Vi kommer att återkomma till detta senare.

Steg 8: Uppdatera dina beslut om lager eller inte lager

Du har gjort alla beräkningar. Nu är det dags att ringa. Men vilka produkter ska stanna kvar? Och vilka produkter ska bort?

Det är viktigt att detta är ett rationellt beslut. Och inte bara baseras på magkänsla eller på vem som skriker högst.

Steg 9: Utför din sortimentsplan

Nästa steg är att omsätta planerna i praktiken. Vad innebär detta?

Det innebär att lägga order hos leverantörer, fördela lager i hela nätverket och optimera påfyllning för att uppfylla kundernas efterfrågan med kraft!

Steg 10: Övervaka resultaten

För att gå framåt måste vi ibland se bakåt.

Detta innebär att du måste se över dina beslut om sortimentet och se om dina förväntningar har blivit verklighet.

Vi har nämnt vikten av resultatbedömningen för nya poster. Men du har inte råd att ignorera de artiklar som redan finns i ditt sortiment.

Saker och ting förändras. Kundernas förväntningar förändras. Kanske har dina konkurrenter förstått och hittat ett nytt sätt att förnya sig. Eller så har en nyare version av samma produkt släppts på marknaden.

Hur som helst bör detta sista steg ligga till grund för alla dina framtida beslut om sortimentsplanering.

 

 

Sätt din sortimentsplan i verket!

I teorin verkar allt detta förhoppningsvis logiskt.

I praktiken finns det dock många olika spakar som du måste dra i och utan tvekan kan ni behöva föra några svåra samtal på vägen.

Men oroa dig inte!

I nästa avsnitt tar vi upp några tips, tricks och bästa praxis för att hjälpa dig att planera ditt sortiment som ett proffs!

Tips och tricks för planering av sortiment

Granskas dina mål för produktsortimentet varje månad?

Bra fråga!

Hittills har vi talat om sortimentsplanering som en linjär process. I praktiken bör du och ditt team dock arbeta med sortimentsstrategin varje dag.

Oavsett om det innebär att du går igenom förra månadens försäljningssiffror eller talar med leverantörer om nästa stora produktlansering, bör sortimentsplanering vara en dynamisk enhet i din bredare process för leveranskedjan.

Som vi har sett under de senaste åren kan saker och ting förändras snabbt. Därför måste din sortimentsstrategi följa med din verksamhet.

Varje månad bör du utvärdera din sortimentsstrategi för att se om den fortfarande uppfyller kraven, inte bara från dina kunder utan även från din bank.

Var drar du gränsen för ditt produktsortiment?

Alla har begränsningar. Det gör också alla företag. Om du tar reda på vilka dina är, blir det mycket lättare att fatta beslut om sortimentsplanering.

Eftersom du inte har obegränsat lagerutrymme är du begränsad till ett maximalt antal artiklar som du kan lagra samtidigt.

Antalet SKU:er kan inte växa i all oändlighet och det finns alltid en punkt där en gräns måste dras. Om du begränsar dina produkter per kategori kan du fokusera på dem och undvika att kannibalisering uppstår. Det vill säga att en ny produkt introduceras som begränsar försäljningen av en befintlig produkt.

När det gäller sortimentsplanering är det viktigt att ha tydliga regler för vilka artiklar som ska finnas i lager och vilka som inte ska finnas i lager. Och när dessa introduktioner ska ske.

• Har du tagit hänsyn till säsongsmönster?
• Hindrar du en förlustbringare från att få effekt? (låg pris produkter som drar in kunder)
• Håller du koll på marknadstrenderna?
• Kompletterar den nya produkten din portfölj eller är det en utstickare?

Var hittar jag regelboken för sortimentsplanering?

För att fatta logiska och välgrundade beslut om lagerhållning behöver du tydliga riktlinjer.

Och du behöver en regelbok.

Naturligtvis kan detta inte vara en enkel spelbok som passar alla. De regler som styr ditt sortiment beror på din marknad, dina mål och naturligtvis dina kunder.

Men i slutändan bör de parametrar som används för att vägleda din sortimentsplan ge logiska svar på svåra frågor. Till exempel:

• Vilken strategisk betydelse har produkten för dina övergripande mål?
• Är det kritiskt? Eller är det ett tillägg som kan leda till ett negativt resultat i slutet av året?
• Vilka är riskerna och konsekvenserna av lagerbrist?
• Om du säljer till handeln, är det viktigt att få ditt lager att vara en del av deras affärsverksamhets framgång också?
• Kan de vänta? Och i så fall, hur länge är de villiga att vänta innan de fortsätter att handla någon annanstans?
• Hur snabbt kan din leverantör reagera på förändringar i efterfrågan?

Genom att analysera svaren på dessa frågor kan du skapa en regelbok som du kan använda för att mäta dina beslut om lagerhållning.

 

 

Vilket är det “rätta” sättet att fasa in och fasa ut produkter?

Vid en viss tidpunkt måste dina produkter fasas ut. På samma sätt som du måste införa nya produkter, kommer de nuvarande att dö i relevans. Det finns hundra anledningar till varför det kan hända. Men det kommer att ske och du behöver ha en plan på plats.

När produkter inte längre är lönsamma, fasas de då omedelbart ut? Om du låter slumpen upptäcka en nedgång kan det innebära att du står med ett utdaterat lager.

Finns det en tydlig process för att förändra sortimentet baserat på de uppdaterade lagringsbesluten?

Det är alltid mycket spännande när en ny produkt lanseras.

Men när det gäller att släppa en produktlinje kan det ses som ett misslyckande. Frågor ställs uppifrån och ingen vill ta på sig ansvaret.

Det är lika lätt att låta sig ryckas med och lansera en rom- och russinsmak som ingen vill ha som att sticka huvudet i sanden när det är dags att dra tillbaka hallonrippel.

Men det är mycket mer komplicerat för de flesta än att driva en glassbutik för två personer. Du har försäljning, marknadsföring, ledning, operativ verksamhet, ekonomi och koncernledningen att tillfredsställa, och alla har olika frågor och motiv.

En solid process tar bort känslor och ser till att nyckelkriterierna passar verksamheten som helhet.

Men den första frågan vi måste ställa oss är: Vem är ansvarig här?

Det är lätt att skjuta över ansvaret för svåra beslut om sortimentsplanering.

Det är ett pressat jobb att ta ansvar för produktsortimentet på alla de avdelningar som nämns ovan. Så tvisten om vem som ska ta över är en ständig fråga.

Om det inte är tydligt vem som fattar det slutliga beslutet kommer det inte att fattas. Gör därför valet med omsorg.

De bör lyssna på alla intressenter och ha en tydlig, känslolös och strategisk väg till det slutliga beslutet.

I slutändan måste denna person “äga” sortimentet och se till att det uppfyller kundernas förväntningar och företagets mål. Det är trots allt de två viktigaste kuggarna i hjulet.

Vilka andra komplikationer för hantering av sortimentet behöver du oroa dig för?

Det finns många komplikationer när man lanserar en ny produkt som kan göra livet svårt.

Hur säker är du på att efterfrågan på produkten kommer att förverkligas? Kan din leverantör öka utbudet om produkten börjar öka i försäljning?

Vilka leveransproblem kan påverka er förmåga att fortsätta med servicen efter den första försäljningen? Och vilken livslängd har denna produkt på marknaden?

Produktlivscykler är ibland omöjliga att förutsäga. Särskilt om prognosmodellen ser långt in i framtiden. Hur troligt är det att du kan förutse livscykeln för varje produkt som du lagerhåller?

Livscykler utvecklas. Och din sortimentsstrategi måste också förbli relevant.

En ny produkt kräver ett annat tillvägagångssätt än en produkt som är i slutet av sin livscyk

Därför är förmågan att följa och reagera på dessa förändringar en förutsättning för framgång.

Topptips: Det är viktigt att anta rätt strategi för varje steg i produktlivscykeln. För att optimera din strategi kan du ta del av vår kompletta guide här! (Engelsk version)

Sortimentsplanering och innovation

Även de bästa planerna går ibland snett.

Liksom alla andra delar av din verksamhet är förändring och anpassning en smart strategi.

Diskuteras viktiga sortimentsbeslut varje månad och följs de upp? Är det regelbundna möten? Och vilken process finns det för att vidta åtgärder i samband med eventuella analyser?

Även med den mest robusta processen på plats bör det alltid finnas utrymme för innovation. Men verklig innovation kommer bara från bra idéer.

Och bra idéer kommer bara om du låter människor komma med dem. Ge dem modet att lyssna på sina tankar. Och friheten att ifrågasätta beslut som de kanske inte håller med om.

Det är också viktigt att uppmärksamma framgångar och att hylla dem som står bakom.

Det är här som S&OP-aspekten “produktgenomgång” verkligen kommer till sin rätt. Och hur du kan se till att ditt produktsortiment är anpassat för ändamålet både nu och långt in i framtiden.