Planlægning af sortiment: en tjekliste i 10 trin

“Livets krydderi er variation”, siger man. Og i den materielle verden virker det som en god strategi for planlægning af produktsortimentet at forsøge at tilfredsstille alle kundens luner og ønsker.

Alle elsker at have et valg.

Ved at tilbyde dette valg betyder det, at du altid vil have kunder.

Hvor meget is tror du, at en butik ville sælge, hvis de kun havde vanilje på lager? Der er i øvrigt ingen respektløshed over for vanilje. Den smag gør en masse ubemærket tungt arbejde.

Men du kan gøre det samme med hensyn til din tilgang til sortimentsplanlægning. Hvordan tror du, at dine salgstal ville se ud, hvis du kun tilbød ét produkt?

Forestil dig, at du var ansvarlig for planlægningen af tøjsortimentet, og at du solgte skjorter. Men du havde kun én skjorte i medium og i sort.

Eller hvad nu hvis din virksomhed var en møbelhandel og kun havde et enkelt skab i fyrretræ, udelukkende til drikkevarer.

Dit salgspotentiale ville være begrænset, for at sige det mildest talt!

På samme måde kan du ikke tilbyde hele verden.

Og du bør ikke gå ud fra, at dit produktsortiment er ubegrænset. Ligesom en iskiosk ikke har alle kendte smagsvarianter på lager, kan du heller ikke have alt det, som dine kunder måtte ønske.

Selv hvis du er Tesco. Tror du, at deres indkøbsafdeling siger ja til hver eneste ansøgning?

Du skal lære, hvornår du skal sige nej

Det er et stærkt ord .

Hvis du bruger det rigtigt, kan det gøre en stor forskel for din virksomhed. Problemet er, at mange ikke ved, hvordan de skal bruge den, og endnu værre, hvornår de skal gøre det.

Og derfor er det tilsyneladende små beslutninger som “Skal vi købe et par bøtter rom med rosiner? Nogen har lige bedt om det…” kan få grønt lys, fordi det er lette ja’er at give.

Inden længe har du 35 forskellige smagsvarianter med 30 bøtter af hver, som alle har brug for plads i fryseren, selv om du kun sælger 3 smagsvarianter regelmæssigt.

Men her er problemet.

Uanset om du er Ben og Jerry eller sælger sherry til færger, så er problemet med store sortimenter de enorme beløb, de oppustede arbejdstimer og den øgede stress ved at holde styr på tingene.

 

Så hvordan kan du sikre, at din sortimentsplan giver mening?

At læse denne vejledning er det perfekte sted at starte. Og derfra?

I slutningen af denne artikel kan du downloade et nyttigt sortiment af planlægning, så du kan holde dig på rette vej.

Men lad os starte med det grundlæggende.

Hvad er sortimentsplanlægning?

Dit sortiment er en guldgrube af værdi. Hvis du gør det rigtigt, er du på vej til en vinder. Men hvis du gør det forkert, får du en verden af smerte.

Så det er klart, at planlægning af sortimentet er vigtig. Men hvad er det?

Kort sagt er sortimentsplanlægning processen med at bestemme, hvilke produkter der skal tilbydes for at opfylde dine kunders behov.

Effektiv sortimentsplanlægning bør imidlertid være en strategisk proces, hvor du analyserer resultaterne af produkterne i dit nuværende sortiment, gennemgår kundernes ønsker og bestemmer, hvilke produkter du har brug for (eller ikke har brug for) for at nå dine forretningsmål.

Det lyder nemt, ikke?

Det er en vigtig beslutning at beslutte, hvilke produkter der skal være med. Der er naturligvis mange data, du kan tage hensyn til for at træffe et velinformeret valg. Men der er ofte også mange følelser involveret!

Vi må heller ikke ignorere, at hvert team har forskellige opfattelser af, hvordan et “godt” produktsortiment skal se ud.

Måske kræver dit økonomiteam et produktsortiment, der giver høje margener med minimal risiko.

Salgs- og marketingafdelingen ønsker derimod måske et stort udvalg af varer, der kan tilfredsstille alle kundernes ønsker og behov.

Og så skal vi tænke på, at det sortiment, der tilbydes i det centrale distributionscenter, sandsynligvis vil være meget forskelligt fra det sortiment, der tilbydes i hver enkelt lokal filial.

Hvad er din strategi for produktsortimentet?

Hvad er din forretningsstrategi for beslutninger om produktsortimentet? Og hvis du ikke har en, hvorfor har du så ikke en?

Uden en klar strategi er der ingen chance for at træffe gode valg. Og det er ikke nok blot at vurdere et produkt, når du har mulighed for at have det på lager.

Det er ikke en sorteringsstrategi. Det er en reaktiv kamp.

Hele din tilgang til sortimentsplanlægning skal understøtte dine bredere forretningsmæssige ambitioner. For eksempel:

• Ønsker du at være en one-stop-shop for alt under solen?
• Ønsker du at sætte branchens standard inden for kvalitet?
• Vil du være førende inden for hurtig og pålidelig levering?
• Ønsker du at være den billigste løsning på markedet?

Alle muligheder er gyldige. Men du kan ikke vælge dem alle.

Dine svar på ovenstående spørgsmål kan være med til at forme størrelsen, omfanget og dybden af dit produktsortiment.

Og naturligvis den bredere forretningsstrategi, der følger med den.

En god produktsortimentsstrategi er som en god vittighed

Det hele handler om timing. Og levering er den vigtigste del.

Men sådan er det. Ligesom du ikke kan fortælle en vittighed, som alle vil kunne lide, kan du heller ikke være alt for alle mennesker. Og der er nogle mennesker, nemlig dine topkunder, som er værd at tilfredsstille, selv om andre bliver utilfredse.

Her er en praktisk skabelon til en sortimentsplan, så du kan komme godt i gang

Vi har sagt det før, og vi vil sige det igen: Sortimentsplanlægningsprocessen er netop det.

Det er en proces.

Det betyder, at der er nogle logiske trin, du skal tænke over for at opbygge en solid sortimentsplan.

Lad os gennemgå hvert enkelt trin et for et.

Trin 1: Bestem virksomhedens ambitioner og mål

Forretningens vision bør være drivkraften bag alle beslutninger om sortimentet.

Uanset om virksomheden ønsker at reducere omkostningerne eller diversificere sig til nye markeder, bør dit produktsortiment være en direkte afspejling af de bredere forretningsmål.

Trin 2: Identificer dine vigtigste kunder

Det er vigtigt, at dit produktsortiment opfylder dine kunders behov.

Men skal du bekymre dig om den kunde, der kun køber et par varer hos dig en eller to gange om året? Eller skal du fokusere på de kunder, der køber hos dig hver uge?

Det er et spørgsmål, som kun du kan besvare.

Hvis man tager nogle af internetgiganterne, kræver sortimentsplanlægning til e-handelsmiljøer sandsynligvis en større vægt på den lejlighedsvise købers behov. Hvordan kan disse virksomheder ellers øge deres markedsandele?

På den anden side er du i brancher, hvor forholdet mellem kunde og leverandør er mere intimt, sandsynligvis nødt til at sætte din bedste kunde først.

Trin 3: Udforsk markedet

Dit produktsortiment er din konkurrencemæssige differentieringsfaktor. Så har du råd til at træffe beslutninger om sortimentsplanlægning uden at tage hensyn til, hvad dine branchefæller gør?

Hvilke produkter tilbyder dine konkurrenter? Og endnu vigtigere, hvilke produkter mangler de i deres sortimenter?

Trin 4: Fastsæt dine mål for sortimentet

De beslutninger, du træffer om dit sortiment, kan meget vel være afgørende for din virksomheds fremtid. Derfor er det vigtigt, at du definerer, hvad du håber at opnå, og at du definerer logiske foranstaltninger til at spore, om disse mål for sortimentet er blevet nået.

Målene skal være relateret til virksomhedens ambitioner (se trin 1). Men her er nogle eksempler på mål for produktsortimentet:

• Generere et målniveau for indtægterne
• Opnå et bestemt niveau af ordrer inden for et givet vindue
• Bidrage til en målprocent af fortjenstmargenen
• Sikre 5-stjernede kundetilfredshedsvurderinger
• Opretholde en tilgængelighed, der overstiger et vist niveau

Top tip: Der er masser af KPI’er, du kan måle. Men det er bedst at fokusere på dem, der betyder mest. Se vores praktiske guide til smart KPI’er for at få mere at vide.

Trin 5: Organiser dit sortiment

Hvor mange SKU’er kan du planlægge effektivt? Sandsynligvis ikke mange!

Ved at inddele dit sortiment i logiske kategorier kan du planlægge dit sortiment langt mere effektivt.

Den anden, ofte overset, fordel ved at segmentere dit produktsortiment i kategorier er, at du kan få en langt mere omfattende indsigt. Du kan f.eks. gennemgå præstationen for hver produktgruppe og endda hvordan hver enkelt vare inden for den præsterer med større klarhed.

Trin 6: Evaluer din nuværende præstation og identificer hullerne

Før vi kaster os ud i det med det samme, er det nok bedst at gøre status over, hvor vi er i dag. Der er jo ikke meget mening i at ændre din produktsortimentsstrategi, før du forstår, hvilke dele der virker, og hvilke der ikke virker.

Resultatet af denne analyse skal give dig mulighed for at besvare spørgsmål som:

• Hvilke produkter giver værditilvækst? Og hvilke produkter koster os bare penge hver måned?
• Har du virkelig brug for at tilbyde endnu en variant af et produkt, der allerede ikke fungerer optimalt?
• Hvilke produktkategorier overgår forventningerne, og hvilke kræver opmærksomhed?

Trin 7: Foregrib potentialet i nye emner

Det er nemt at kigge tilbage på dit eksisterende sortiment og gennemgå dataene. Du ved, hvilke produkter der har solgt godt. Og endnu vigtigere, du kan se, hvilke produkter der ikke levede op til forventningerne. Planlægning af efterspørgslen for nye produkter er lidt vanskeligere. Du har ikke dataene. Der er masser af ukendte. Derfor er du måske nødt til at tage en fornemmelse af, hvor godt de pågældende nye varer vil sælge.

Men det betyder ikke, at du skal stikke en finger i vejret og håbe på det bedste.

Du kan “låne” salgsdata for lignende varer, som du allerede har på lager, for at lave et kvalificeret gæt på, hvad fremtiden kan bringe.

Du kan endda indsamle markedsoplysninger fra dit salgsteam eller direkte fra dine målkunder.

Pointen her er, at det er muligt at lave fornuftige prognoser for nye varer uden at have brug for en krystalkugle.

Men det er også vigtigt, at du følger udviklingen af nye varer for at se, om dine antagelser bliver en realitet. Vi vil vende tilbage til dette senere.

Trin 8: Opdater dine beslutninger om lager og ikke-lager

Du har lavet alle tallene. Nu er det tid til at foretage opkaldet. Men hvilke produkter skal blive? Og hvilke produkter skal væk?

Det er vigtigt, at det er en rationel beslutning. Og ikke kun baseret på mavefornemmelse eller på hvem der råber højest.

Trin 9: Gennemfør din sortimentsplan

Det næste skridt er at føre planerne ud i livet. Hvad betyder det?

Det betyder at placere ordrer hos leverandører, tildele lagerbeholdning i hele dit netværk og optimere genopfyldning for at opfylde kundernes efterspørgsel med styrke!

Trin 10: Overvåg resultaterne

For at komme videre må vi nogle gange se bagud for at komme videre.

Det betyder, at du skal tage dine beslutninger om sortimentet op til revision og se, om dine forventninger er blevet til virkelighed.

Vi har nævnt vigtigheden af resultatvurderingen for nye poster. Men du kan ikke tillade dig at ignorere de varer, der allerede er etableret i dit sortiment.

Tingene ændrer sig. Dine kunders forventninger ændrer sig. Måske har dine konkurrenter opdaget det og fundet en ny måde at innovere på. Eller måske er der kommet en nyere version af det samme produkt på markedet.

Uanset hvad, bør dette sidste trin være en forudsætning for alle dine fremtidige beslutninger om planlægning af sortimentet.

 

 

Sæt din sortimentsplan i værk!

I teorien virker alt dette forhåbentlig logisk.

I praksis er der dog tydeligvis mange håndtag, som du skal trække i. Og der er ingen tvivl om, at det kan være nødvendigt at føre nogle vanskelige samtaler undervejs.

Men bare rolig!

I det næste afsnit vil vi gennemgå nogle tips, tricks og bedste praksis i branchen, så du kan planlægge dit sortiment som en professionel!

Tips og tricks til planlægning af sortimentet

Bliver dine mål for produktsortimentet revideret hver måned?

Godt spørgsmål!

Indtil videre har vi talt om sortimentsplanlægning som en lineær proces. I praksis bør du og dit team dog arbejde med sortimentstrategien hver eneste dag.

Uanset om det betyder at gennemgå sidste måneds salgstal eller at tale med leverandører om den næste store produktlancering, bør sortimentsplanlægning være en dynamisk enhed i din bredere supply chain-proces.

Som vi har set i de sidste par år, kan tingene jo hurtigt ændre sig.

Derfor skal din sortimentsstrategi følge med din virksomhed.

Hver måned bør din sortimentsstrategi vurderes for at se, om den stadig opfylder efterspørgslen hos ikke kun dine kunder, men også din bankbalance.

Hvor går grænsen for dit produktsortiment?

Alle har begrænsninger. Og det samme gælder alle virksomheder. Hvis du finder ud af, hvad dine er, bliver det meget lettere at træffe beslutninger om sortimentsplanlægning.

Da du ikke har ubegrænset lagerplads, er du begrænset til et maksimalt antal varer, du kan opbevare på et hvilket som helst tidspunkt.

Dit antal SKU’er kan ikke vokse i det uendelige, og der er altid et punkt, hvor der skal trækkes en streg i sandet.

Men ved at begrænse dine produkter pr. kategori sikrer du fokus og forhindrer kannibalisering af lagrene. Det vil sige, at der introduceres et nyt produkt, som begrænser salget af en eksisterende vare. Ligesom dryppen, der driver isbutikken ovenfor.

Når det kommer til sortimentsplanlægning, er det vigtigt at have et klart sæt regler for, hvilke varer der skal på lager, og hvilke der ikke skal være på lager. Og hvornår disse introduktioner skal finde sted.

• Har du taget højde for sæsonmæssige ændringer?
• Hindrer du effekten af en tabsleder?
• Holder du øje med markedstendenserne?
• Er et nyt produkt en afledningsmanøvre fra din traditionelle forretning? Eller er det et supplement til den eksisterende portefølje?

Hvor kan jeg finde regelsættet til planlægning af sortimentet?

For at træffe logiske og velinformerede beslutninger om lagerbeholdning har du brug for et klart sæt retningslinjer.

Og du har brug for en regelbog.

Selvfølgelig kan dette ikke være en standardiseret fremgangsmåde, der passer til alle. De regler, der styrer dit sortiment, afhænger af dit marked, dine mål og naturligvis dine kunder.

Men i sidste ende skal de parametre, der bruges til at styre din sortimentsplan, give logiske svar på vanskelige spørgsmål. For eksempel:

• Hvilken strategisk betydning har produktet for dine overordnede mål?
• Er det afgørende? Eller er det en tilføjelse, som kan skabe et negativt resultat i slutningen af året?
• Hvad er risikoen for og virkningerne af lagermangel?
• Hvis du sælger til handel, er vigtigheden af at få dit lager måske også vævet ind i deres virksomheds succes?
• Kan de vente? Og i så fald, hvor længe vil de være villige til at vente, før de løbende handler andre steder?
• Hvor hurtigt kan din leverandør reagere på ændringer i efterspørgslen?

Ved at lave en reverse-engineering af svarene på disse spørgsmål kan du skabe en regelbog, som du kan måle lagerbeslutninger efter.

 

Hvad er den “rigtige” måde at indfase og udfase produkter på?

På et tidspunkt skal dine produkter udfases. Ligesom du bliver nødt til at introducere nye produkter, vil de nuværende produkter også miste deres relevans. Der er hundrede grunde til, at det kan ske. Men det vil ske. Og du skal have en plan på plads.

Når produkter f.eks. ikke længere er rentable, udfases de så straks? Hvis du lader det være tilfældigt at opdage en nedgang, kan det betyde, at du står tilbage med forældet lager.

Er der ligeledes en klar proces for opdatering af sortimentet på baggrund af de opdaterede lagerbeslutninger?

Der er altid masser af spænding omkring en ny produktlancering.

Men når det drejer sig om at droppe en produktlinje, kan det betragtes som en fiasko. Der bliver stillet spørgsmål fra oven, og ingen ønsker at tage ansvaret på sig.

Det er lige så let at lade sig rive med og lancere en rom og rosin-smag, som ingen vil have, som det er at stikke hovedet i busken, når det er tid til at trække hindbær ripple tilbage.

Men det er langt mere kompliceret for de fleste end at drive en iskiosk med to personer. Du skal tilfredsstille salg, marketing, ledelse, drift, finans og koncernledelsen, og de har alle forskellige spørgsmål og motiver.

En solid proces fjerner følelser og sikrer, at de vigtigste kriterier passer til virksomheden som helhed.

Men det første spørgsmål, vi skal stille, er: Hvem er ansvarlig her?

Det er let at give ansvaret videre for vanskelige beslutninger om sortimentsplanlægning.

Med alle de ovennævnte afdelinger er det en presset opgave at tage ansvar for produktsortimentet. Så striden om, hvem der skal tage tøjlerne, fortsætter og fortsætter.

Hvis det ikke er klart, hvem der træffer den endelige beslutning, bliver den ikke truffet. Så du skal træffe valget med omhu.

De skal lytte til alle interessenter og have en klar, følelsesløs, strategisk vej til at træffe den endelige beslutning.

I sidste ende skal denne person “eje” sortimentet og sikre, at det lever op til kundernes forventninger og virksomhedens mål. Det er trods alt de to vigtigste tandhjul i hjulet.

Hvilke andre komplikationer i forbindelse med sortimentsstyring skal du bekymre dig om?

Der er mange komplikationer, når man lancerer et nyt produkt, som kan gøre livet meget vanskeligt.

Hvor sikker er du på, at efterspørgslen efter varen vil blive realiseret? Kan din leverandør øge leveringen, hvis den tager fart?

Hvilke forsyningsproblemer kan påvirke din evne til at fortsætte servicen efter det første salg? Og hvilken levetid har dette produkt på markedet?

Produktets livscyklus er undertiden umulig at forudsige. Især hvis din prognosemodel ser langt ud i fremtiden. Hvor sandsynligt er det, at du kan forudsige livscyklussen for alle de varer, du har på lager?

Livscyklusser udvikler sig. Og det samme gælder din sortimentsstrategi, som skal forblive relevant.

Et nyt produkt kræver en anden tilgang end et produkt, der er i slutningen af sin livscyklus.

Derfor er evnen til at følge og reagere på disse ændringer en forudsætning for succes.

Top tip: Det er vigtigt, at du vedtager den rigtige strategi for hver fase af produktets livscyklus. For at optimere din tilgang kan du læse vores komplette guide her!

Sortimentsplanlægning vs. innovation

Selv de bedst udtænkte planer går nogle gange galt.

Som alle andre dele af din virksomhed er forandring og tilpasning en smart strategi.

Bliver vigtige beslutninger om sortimentet drøftet hver måned, og bliver de fulgt op? Er der tale om regelmæssige møder? Og hvilken proces er der på plads for at følge op på eventuelle analyser?

Selv med den mest robuste proces på plads bør der altid være plads til innovation. Men ægte innovation kommer kun fra gode idéer.

Og gode idéer kommer kun, hvis du giver folk mulighed for at komme med dem. Giv dem modet til at få lyttet til deres tanker. Og friheden til at udfordre beslutninger, som de måske ikke er enige i.

Det er også vigtigt at opdage succes. Og at hylde dem, der skaber den.

Det er her, at “produktgennemgang” aspektet af S&OP virkelig kommer til sin ret. Og hvordan du kan sikre dig, at dit produktsortiment er egnet til formålet både nu og i fremtiden.

Hvis du vil læse mere og få en detaljeret analyse af din sortimentsstrategi, kan du downloade vores omfattende gratis tjekliste nedenfor