9 strategieën om nachtmerries van overtollige voorraden te overwinnen

Overtollige voorraad is een bekend probleem. Iedereen in jouw bedrijf weet ook dat overtollige voorraad hebt. Je weet dat je erover beschikt, je kijkt ernaar, maar toch klopt er iets niet. Het feit dat je weet dat jouw organisatie over overtollige voorraad beschikt is waarschijnlijk ook de reden dat je deze blog leest.

Jouw bedrijf en jouw voorraad moet elke dag in beweging zijn. Als je de signalen van overtollige voorraad negeert maak je het alleen maar erger. Op den duur is de schade niet meer te overzien.

Wat is overtollige voorraad?

Overtollige voorraad, ook wel overstock of overvoorraad genoemd, verwijst naar het deel van de voorraad in je magazijn dat naar verwachting niet op korte termijn zal worden verkocht. Er zijn echter bepaalde soorten extra voorraad die we om strategische redenen aanhouden. Back-upvoorraden en bijvoorbeeld veiligheidsvoorraden moeten daarom niet worden geclassificeerd als overtollige voorraden.

Maar laten we het grotere probleem niet uit het oog verliezen: overtollige voorraad doet pijn in elke hoek van je bedrijf. Maar er zijn enkele excessen die kunnen worden geparkeerd onder ‘lichte ergernis’. Dat zijn korte termijn kwesties en gemakkelijk op te lossen. Maar er zijn er ook problemen die je veel kunnen kosten. Zowel in onmiddellijke prestaties als in toekomstige groei. Elk probleem biedt minimaal drie manieren waarop het je pijn kan doen.

1. Verspilde investering
   In de eerste plaats is het inkopen van voorraad de meest voor de hand liggende steen in de maag. Als je de logistieke en transportkosten meerekent, is het een flinke uitgave.
2. Vermijdbare kosten
   Een enorme dreun zijn holdingkosten. Denk bijvoorbeeld aan opslag en het onderhouden van je voorraad. Het zijn kostenposten die je in dit geval niet nodig hebt.
3. Gemiste kansen
   De laatste pijn zit hem in de kosten op gemiste kansen. Je geld wordt onvermijdelijk overbodig. Zelfs de beste inkopers kunnen fouten maken als je middelen eenmaal zijn uitgegeven.

Wat het probleem nog complexer maakt, is dat deze voorraden een totaal verlies worden als het specifieke voorraadproduct verouderd raakt. Dan maak je helemaal financieel verlies op deze voorraad.

• On fast-moving items it causes short-term cash-flow issues
• On longtail items it causes long-term working capital & cost issues

Daarom is het belangrijk om zo snel mogelijk actie te ondernemen tegen overtollige voorraad.

Symptomen van het aanhouden van overtollige inventaris

Overtollige voorraad is een probleem waar veel bedrijven mee worstelen.

Zelfs retailgigant Walmart voelt de gevolgen van het aanhouden van te veel voorraad – in een van hun vestigingen in Noord-Amerika is de voorraad tot en met het tweede kwartaal van 2022 met 32% gestegen door inflatie en problemen met de toeleveringsketen. Als gevolg daarvan is er een ‘overflow’ in de winkels.

Het is dus essentieel om de symptomen van overtollige voorraad te herkennen, zodat je beter voorbereid bent om de gevolgen van het aanhouden ervan te voorkomen. Maar waar moet je op letten?

1) Opstapeling in het magazijn (overvol magazijn)

Wanneer de logistiek het volume ziet toenemen, leidt dit tot een opstapeling van voorraden in je magazijn. Dit kan verder leiden tot ruimtegebrek.

Voor veel bedrijven is een te grote voorraad fysiek zichtbaar. In feite is dit vaak het eerste wat werknemers zien als ze op het werk komen. Simpel gezegd? Het magazijn is niet groot genoeg voor de overvoorraad die je hebt – en het beweegt niet.

In het geval van Walmart vulden hun overtollige voorraden de achterkamer terwijl de pallets op de winkelvloer bleven staan.

Vaak wordt dit symptoom over het hoofd gezien. Immers, als je maar lang genoeg naar iets kijkt, wordt het al snel de nieuwe norm. Het gevolg is dat de inkoopmanager of inkoper zich niet meer realiseert dat ze een overstockprobleem hebben.

Het probleem kan zo ernstig worden dat bedrijven externe opslag nodig hebben of zelfs moeten investeren in nieuwe faciliteiten. Een ander gevolg is dat de processen in het magazijn onoverzichtelijk en onrustig worden.

2) Gestrest werkkapitaal

Het ongemak van het aanhouden van te grote voorraden wordt vaak gevoeld door de financiële afdeling. De financiële afdeling zal een toename zien in de voorraadinvesteringen en in KPI’s voor kapitaalinvesteringen, zoals Inventariswaarde. Hierdoor kan het werkkapitaal ‘in het rood’ komen te staan of kan de schuld van het bedrijf toenemen.

Een methode die financiële managers gebruiken om voorraden te analyseren is via liquiditeit, d.w.z. het evalueren van het vermogen van het bedrijf om aan verplichtingen te voldoen met het geld dat op dat moment op de bank staat plus te ontvangen geld.

Als er te veel kapitaal vastzit in voorraden, worden bedrijven vaak illiquide en worden ze gedwongen om meer schulden aan te gaan. Als de overtollige voorraad de liquiditeit in de weg staat, staat de financieel manager er vaak op dat de voorraad wordt afgebouwd.

3) Regelmatige brandbestrijding

Als gevolg van overtollige voorraad zullen Voorraadbeheerders hun KPI’s voor overtollige voorraad, zoals Voorraadwaarde versus Voorraadomzet, zien afnemen. Inventaris Planners, aan de andere kant, zullen een toename zien in Overstock Exceptions, wat een grotere druk legt op hun dagelijkse werklast.

Tegen de tijd dat je je in deze situatie bevindt, is het vaak te laat om een grondige voorraadanalyse uit te voeren om te zien welke onderdelen moeten worden afgebouwd. Voorraad optimaliseren is niet alleen de voorraadniveaus verlagen, het is het juiste onderdeel op de juiste plaats op het juiste moment hebben.

Het verminderen van de voorraad op een manier die niet in overeenstemming is met een algemene voorraadstrategie resulteert uiteindelijk in snelle veranderingen die het kortetermijneffect van het verlagen van de voorraad bereiken. Maar als je er niet goed over nadenkt, kan dit gevolgen hebben voor de klantenservice omdat je bedrijf wordt geplaagd door voorraadtekorten.

Veelvoorkomende oorzaken van overtollige voorraad

Nu we hebben benoemd op welke symptomen je moet letten, gaan we eens kijken naar enkele veelvoorkomende oorzaken van overtollige voorraden. Natuurlijk zijn er veel redenen waarom bedrijven uiteindelijk te veel voorraad aanhouden. Maar hier zijn een paar veelvoorkomende voorbeelden die onze consultants tegenkomen.

1. Slechte voorspelling van de vraag

Veel bedrijven hebben de neiging om te veel voorraad aan te houden vanwege de assortimentsgrootte en de verscheidenheid aan producten/artikelen die ze moeten plannen. Als gevolg daarvan hebben ze vaker te maken met:

• Groot en divers productassortiment
• Onregelmatige en volatiele vraagpatronen voor sommige producten
• Langzame vraag naar andere producten
• Hoge eisen aan het serviceniveau
• Reguliere productonderdrukking/substituten

Het gevolg hiervan is dat je verschillende prognose- en voorraadmodellen nodig hebt om een duidelijk beeld te behouden. Bovendien is het belangrijk om de historische vraag vast te leggen en op de juiste manier te gebruiken, omdat er nieuwe producten worden uitgebracht en andere de levenscyclus van het product doorlopen. Het probleem is natuurlijk dat spreadsheets of zelfs gewone voorraad- en prognosesystemen deze complexiteit niet aankunnen.

2. Leveringsrisico’s

Inconsistente doorlooptijden bij leveranciers zorgen voor veel hoofdpijn. In een poging om de onzekerheid te doorbreken, bestellen veel supply chain-teams te veel om voorraadtekorten te voorkomen.

3. Complexiteit van de supply chain

In eenvoudige bedrijven met slechts één magazijn is het gemakkelijker om te voorzien hoeveel voorraad je nodig hebt. Maar in meer gecompliceerde supply chains, met meerdere locaties of meerdere vestigingen, is het gemakkelijk om de voorraadvereisten uit het oog te verliezen. Zelfs als je erin slaagt om de voorraadniveaus op elke locatie te optimaliseren, kan het nog steeds zo zijn dat je veel te veel voorraad aanhoudt in de gehele supply chain.

4. Slechte berekening

Optimale replenishment is alleen mogelijk als je over de juiste parameters beschikt. Maar het is ook belangrijk dat het juiste replenishmentmodel wordt toegepast. Tenslotte is replenishment in een voedingsmiddelenomgeving heel anders dan replenishment in een mode- of FMCG-bedrijf.
Als je geen rekening houdt met belangrijke parameters zoals de voorraad, de doorlooptijd, het gewenste serviceniveau en de levenscyclusfase van het product, zullen de overtollige voorraden langzaam toenemen totdat je echt een probleem hebt.

5. Miscalculatie van de veiligheidsvoorraad

Als veiligheidsvoorraden slechts eens per zes maanden worden herzien, kunnen ze veel te hoog zijn in vergelijking met de potentiële vraag, wat leidt tot een opeenhoping van extra voorraad.

6. Productlevenscyclusbeheer

Alle producten hebben een levenscyclus waarin de vraag toeneemt, gevolgd door een plateau en een langzame daling. Als de voorraadniveaus niet worden aangepast op het moment dat de vraag afneemt, is het resultaat een overtollige voorraad. En als dit niet op de juiste manier wordt aangepakt, kunt je daarvoor gestraft worden. Daarom is het beheer van incourante voorraden van cruciaal belang.

7. 100% Voorraadbeschikbaarheid

Meer beschikbaarheid betekent betere serviceniveaus. Maar 100% beschikbaarheid brengt een aanzienlijke prijs met zich mee. Daarom moeten serviceniveaus worden afgestemd op het belang en de waarde die het product levert.

8. Overschot en veroudering

Onverwachte trendveranderingen in een product kunnen onze voorspelling overtreffen en ervoor zorgen dat het product verouderd raakt. Soms zonder enige waarschuwing. Extra voorraad is slecht voor het bedrijf. Het neemt kostbare magazijnruimte in beslag en kost je veel geld terwijl het verouderd raakt. Dus hoe kom je ervan af?

Aan de slag

Wat kun je nu doen met die overtollige voorraad? Je zou de overtollige voorraad kunnen verbranden om er gemakkelijk vanaf te komen. Maar het afschrijven van verouderde voorraden gaat ten koste van je marges. Accepteren dat ze geen waarde meer hebben of een negatieve waarde hebben (door houdbaarheidskosten) voor je bedrijf kan een bittere pil zijn om te slikken. Dit zal geen indruk maken op de financieel directeur of het bestuur. De oorspronkelijke investering in deze items is al verloren gegaan en als je ze ruimte in je magazijn blijft laten innemen, worden deze verliezen alleen maar groter. Dit is een voorbeeld van de “sunk cost fallacy”, dus deze verwijderen is de meest kosteneffectieve keuze. Gelukkig zal dit artikel je leren hoe je er beter uitkomt. Het geeft je de kneepjes van het vak die worden gebruikt door duizenden succesvolle bedrijven over de hele wereld.

Het zal je helpen je voorraadstrategie te verfijnen. Neem controle over jouw assortiment. En problemen weten aan te pakken met leveranciers, terwijl je overtollige voorraad elimineert!

Wie is er schuldig aan overtollige voorraden?

Het is misschien niet bevorderlijk voor de sfeer op kantoor om met de vinger naar elkaar te wijzen. Als er iets misgaat, kun je beter aan oplossingen werken in plaats van schuldigen aan te wijzen. Dat gezegd hebbende, als je beter begrijpt waarom je in deze puinhoop zit, komen de oplossingen misschien sneller. En overtollige voorraden zijn een grote puinhoop.

Is het dan het supply chain-team? Misschien is dat het meest logisch? Zij zijn verantwoordelijk voor de inkoop. Misschien had financiën kunnen ingrijpen? Of het planningsteam? Of de CEO? Als je in het management zit, is er helaas slecht nieuws. Want dit komt vrijwel zeker op jouw schouders terecht.

Het management bepaalde of het product op voorraad was of niet, de inkoopstrategie en de beoogde serviceniveaus. En deze drie elementen zijn kritieke factoren. Maar laten we ophouden met het beschuldigende vingertje te wijzen en een oplossing bieden om te voorkomen dat dit opnieuw gebeurt.

Hoe je van je overtollige voorraad afkomt

Om je overtollige voorraad aan te pakken, hebben we 8 eenvoudige stappen beschreven waarmee je de overtollige voorraad die je bedrijf in de weg staat, kunt elimineren. Door deze tips op te volgen, kun je de voorraadkosten minimaliseren en werkkapitaal vrijmaken, wat de financieel directeur als muziek in de oren zal klinken.

8 stappen om “pijnloos” overtollige voorraad te verwijderen:

Strategie 1. De omvang van het probleem begrijpen

Aangezien een groot deel van je kapitaal hierin is geïnvesteerd, is het waarschijnlijk eerlijk om te zeggen dat je voorraadoverschot het eerste probleem was. Een sterke waardestijging zou alarmbellen moeten doen rinkelen. Maar velen hebben moeite om voorbij de voorraadwaarde te kijken. En zonder de waarde van individuele voorraden te segmenteren, is het onmogelijk om problemen van kansen te onderscheiden. En dan blijft er nog een groter probleem over, namelijk dat de meesten geen idee hebben hoeveel overtollige voorraad ze eigenlijk hebben.

• Is de voorraad die je hebt een korte termijnprobleem dat zal worden opgelost door snel bewegende producten?
• Of zit het vast in voorraden die al geruime tijd niet verkocht zijn?

Voorraadwaarde zonder analyse is irrelevant

En hier zijn wat berekeningen die het zeker waard zijn om uit te voeren

1. Voorraadwaarde vs. voorraadomzet
2. Voorraadwaarde per fase van de productlevenscyclus
3. Voorraadwaarde per productgroep of classificatie
4. Voorraaddagen

Als je hier antwoord op hebt, weet je veel beter hoe groot het probleem van het overvolle magazijn is. Zonder deze antwoorden is alles een wilde gok.

Strategie 2. Definieer wat belangrijk is

Als je eenmaal weet welke overtollige voorraad een probleem is en welke een kans, is het een stuk eenvoudiger om uit te zoeken hoe het probleem is ontstaan. Natuurlijk moet je je richten op de producten die er het meest toe doen. En als je ervoor zorgt dat je prioriteiten glashelder zijn, kun je je beter concentreren. Dit wordt gedefinieerd als serviceniveaus. En ze worden aangestuurd door het management. Serviceniveaus hebben betrekking op de tijd, het geld en de ruimte achter bedrijfsbeslissingen. En jouw bedrijf heeft, net als elk ander bedrijf, een beperkte capaciteit.

Als je targets voor het serviceniveau goed zijn, zorg je ervoor dat de investering (in geld, tijd of ruimte) draait om de producten waar je het meest op vertrouwt.

“Hoe weet ik welke producten het belangrijkst zijn?”

Als je het nog niet weet, is het tijd om het uit te zoeken. En alleen ‘aantal verkopen’ is niet de manier. Je wilt niet ten onrechte belang hechten aan een leider met verlies. Je moet hun waarde voor je bedrijf definiëren. Denk aan omzet per SKU. Margebijdrage per SKU. Aantal klanten per SKU. Orderaantallen per SKU. Winstpercentage per SKU. Dit alles zal je een veel duidelijker beeld geven van je portfolio.

Strategie 3. Analyseer je serviceniveaus regelmatig

Vergeet niet dat we niet alleen proberen om het probleem van je bestaande overtollige voorraad op te lossen, maar ook om te voorkomen dat het probleem in de toekomst weer de kop opsteekt. En om dat te doen, moeten we goede gewoonten instellen. Een van die goede gewoonten is een voortdurende analyse van je serviceniveaus. Service levels zijn van nature ongelooflijk moeilijk te meten. Maar dat is geen excuus om ze te negeren. Het is juist een teken dat je er nog meer aandacht aan moet besteden. Als de kosten van jouw supply chain de pan uit rijzen, jouw klanten mopperen of ergens anders heen gaan, jouw bedrijfsdoelen zijn veranderd of wanneer je gewoon moeite hebt om jouw doelstellingen te halen, dan is het tijd om jouw serviceniveaus te analyseren. Maar zorg dat dit regelmatig gebeurt. Wacht niet tot een van de bovenstaande dingen gebeurt, dan is de kans veel kleiner dat het gebeurt.

Strategie 4. Heroverweeg je voorraadstrategie

De harde werkelijkheid voor de meeste bedrijven is dat de voorraadstrategie niet klopt. Het ontbreekt aan duidelijkheid of logica. Het gevolg is dat het bedrijf omgekeerd investeert in de verkeerde producten en dat de overtollige voorraden in een spiraal terechtkomen.

Strategie 5. Neem controle over jouw productlevenscycli

Als je je niet bewust bent van de stadia van de levenscyclus van een product, bestudeer dan de onderstaande afbeelding. Sla het op jouw bureaublad op, zodat je er altijd op kunt teruggrijpen

 

 

Denk nu aan de meest waarschijnlijke fase die resulteert in overtollige voorraad. Op het eerste gezicht lijkt de ‘afbouwfase’ het meest waarschijnlijk. Je bent dit product niet voor niets aan het uitfaseren, dus het is een logische aanname om een teveel te verwachten. De waarheid is dat je in elke fase overtollig kunt worden. En elk stadium brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Hier zijn enkele vragen om jezelf te stellen voor elke fase.

De beoordelingsfase

• Zal je nieuwe product echt waarde toevoegen aan het assortiment?
• Zal er voldoende vraag zijn? En hoe ziet die vraag eruit? Wat zegt je marktonderzoek je over de ideale aanbodniveaus?

De introductiefase

• Hoeveel van een bepaald product moet je kopen bij de eerste aankooporder?
• Bij welke leverancier moet je je producten kopen?

Als je dit verkeerd doet, mislukt de introductie. Doe je het goed, dan heb je de perfecte hoeveelheid voorraad. Maar hoeveel is de perfecte hoeveelheid?

De groeifase

Je weet dat je meer voorraad nodig hebt, maar je weet niet hoeveel meer. Tot nu toe heb je vertrouwd op giswerk, marktinformatie en schattingen. Als je probeert te groeien, is te weinig voorraad gewoon niet genoeg.

• Moet je nog steeds kwalitatieve modellen gebruiken? Nu je meer gegevens hebt, moet je ze gebruiken. Ga over op een kwantitatief model.
• Wat zijn de voorspelde stijgingen van de vraag en hoe zullen die de bestaande voorraden beïnvloeden?

De volwassenheidsfase

De duizelingwekkende hoogtepunten van de groei lopen misschien ten einde, maar het herkennen van de volwassenheidsfase is het halve werk. Op een bepaald moment zal er een verschil zijn tussen de voorspelde verkoop en de werkelijke verkoop. Wanneer zal dit gebeuren? Dat is bijna onmogelijk te voorspellen. Blijf dus alert en wees klaar om je serviceniveaus snel aan te passen.

Het vervalstadium

Op dezelfde manier waarop je groei kunt voorspellen op basis van introductie, volgt de neergangsfase een vergelijkbaar patroon, alleen in omgekeerde richting. Natuurlijk moet je je wapenen tegen veroudering, anders versnel je deze fase opmerkelijk. Maar overtollige voorraad wordt des te waarschijnlijker naarmate je het zonder nauwkeurige voorspelling doet. Hier ben je tenminste gewapend met de meeste gegevens die mogelijk zijn in elke fase van het proces. Toptip: Je inventarisatiestrategie moet afgestemd zijn op de betreffende fase van de productlevenscyclus. Lees onze blog voor productlevenscyclusbeheer.

Strategie 6. Rationaliseer je assortiment

In plaats van te proberen te rationaliseren of je een product uit je assortiment moet schrappen, is het veel eenvoudiger om de beslissingen om het te houden te analyseren. Er zijn veel vragen die je jezelf, of mensen met meer kennis, kunt stellen om ook hier een goed antwoord op te krijgen.

Kijk voor een volledig overzicht in dit artikel over assortimentsplanning. Maar denk in de trant van…

• Hoe regelmatig is de verkoop?
• Hoeveel omzet wordt er gemaakt per item?
• En hoeveel daarvan is winst?
• Is het klantenbestand breed of smal?
• Kun je alternatieven bieden?

Probeer de voorraadindex voor een nauwkeurigere analyse

Als een product een beoordeling van minder dan 35/100 heeft, moet je het gewoon niet op voorraad hebben.  Maar je voorraadindex moet op maat worden gemaakt en passen bij het bredere bedrijf. Hoe je je parameters instelt, hangt af van het belang van elk kenmerk. Als je bijvoorbeeld een nieuw merk bent, kan het totale aantal nieuwe klanten een belangrijke overweging zijn. Als het cruciaal is dat je als bedrijf rijk blijft aan liquide middelen, moet de omzet zwaar wegen. Als je een gevestigd merk bent met trouwe klanten, zou het aantal A-klanten de sleutel moeten zijn. Hier is een voorbeeld van een product met een waardering van 100…