Hoe masterdata het succes van digitale initiatieven bepalen

Volgens Gartner is maar liefst 91% van de organisaties al betrokken bij een of ander digitaal initiatief. Door gebruik te maken van de kracht van AI, Machine Learning, big data en andere revolutionaire technologieën smeden bedrijven steeds responsievere en veerkrachtigere supply chains.

Hoewel deze ontwikkelingen spannende mogelijkheden bieden voor bedrijven, is er één cruciaal ingrediënt dat je niet over het hoofd mag zien: Masterdata. Eenvoudig gezegd: zonder robuuste data input neemt de effectiviteit van deze technologieën en hun potentiële voordelen snel af.

Zelfs bij de dagelijkse uitvoering van supply chain taken hebt je een solide basis nodig waarop je de meest elementaire acties kunt uitvoeren. Zonder robuust inzicht in klantgedrag, leveranciersbeperkingen en jouw bedrijfsparameters is jouw hele operatie onderhevig aan ineffectieve besluitvorming.

Maar hoe kun je je masterdata optimaliseren om het succes van je digitale initiatieven te versnellen en betere beslissingen te nemen in de toeleveringsketen? In deze blog gaan we dieper in op hoe masterdata het succes van digitale initiatieven bepalen.

De masterdata gegevensuitdaging

Krijgt jouw masterdata de aandacht die ze verdient? Bij het minste woord over masterdata lopen de rillingen over de rug. Maar gezien het belang ervan als katalysator voor transformatie, kunnen we het onderwerp niet zomaar onder het tapijt vegen.  Bijna alle bedrijven hebben een of andere vorm van stamgegevens. Sterker nog, veel organisaties hebben er heel veel van. Wat is dan het probleem?

Nou, het is een eenvoudige vergelijking: Onzin erin = Onzin eruit.

Zeker, de meeste bedrijven hebben een overvloed aan gegevens. Maar dat betekent niet dat ze correct of volledig zijn. Bovendien, zelfs als de gegevens aanwezig zijn, worden deze kritieke inzichten effectief gebruikt om de besluitvorming in de toeleveringsketen te informeren? In feite ontbreekt het veel bedrijven die wij helpen aan de kerngegevens die essentieel zijn voor een goed voorraadbeheer. En zoals de inventarisatie-expert, Tony Wild, ooit benadrukte: “Inventarisatie is het fysieke gevolg van ontbrekende gegevens”.

Het is altijd de olifant in de kamer. Maar als je niet over de basis beschikt om de meest fundamentele beslissingen in de toeleveringsketen te nemen, kunnen jouw digitale transformatie-initiatieven ernstig worden belemmerd.  Maar als stamgegevens zo belangrijk zijn, waarom worden ze dan altijd over het hoofd gezien – of erger nog, volledig genegeerd? Het antwoord is eenvoudig: het actueel en volledig houden van stamgegevens is hard werken.  Maar je hoeft je geen zorgen te maken. Na het werken met duizenden bedrijven over de hele wereld, begrijpen wij de uitdagingen waar bedrijven voor staan. In dit artikel duiken we in de details van masterdata.

Waarom worstelen zoveel bedrijven met masterdata?

We weten allemaal dat stamgegevens essentieel zijn voor het nemen van effectieve beslissingen in de supply chain. Ook weet iedereen dat het up-to-date houden van Master Data een pijnlijke onderneming is. Maar hier is de bittere waarheid: als jouw stamgegevens onvolledig of verouderd zijn, zul je fouten maken.  Zelfs als de gegevens perfect correct waren toen ze voor het eerst in jouw systeem werden geïmporteerd, worden gegevens gemakkelijk gewist, beschadigd of verkeerd geïnterpreteerd. Of misschien zijn de gegevens niet langer een getrouwe weergave van de werkelijkheid.

Stel dat jij een andere leverancier gebruikt, of dat jouw leverancier de manier waarop hij aan joue vraag voldoet heeft veranderd. Wat als jouw eigen opslagkosten zijn veranderd? Magazijnruimte is schaars en niet meer zo goedkoop als vroeger. Het punt is simpel: de kwaliteit van jouw stamgegevens slijt in de loop der tijd. En als jij effectieve voorraadbeslissingen wilt nemen, hebt je een robuuste basis van kwaliteitsgegevens nodig.

Master Data definiëren in de context van jouw organisatie

Voordat we dieper op het onderwerp ingaan, moeten we eerst schetsen waaruit Master Data bestaan. Volgens Wikipedia kunnen stamgegevens worden gedefinieerd als “gegevens over de bedrijfsentiteiten die context bieden voor zakelijke transacties”. Maar in de context van supply chain management zijn stamgegevens de fundamentele stukjes informatie die bepalen wat, waarom, hoe en wie we doen.

Supply Chain Master Data omvat bijvoorbeeld de volgende gebieden:

• Productgegevens
• Parameters van de leverancier
• Voorraadparameters
• Klanttransacties en verkoopgeschiedenis

Product Details

Dit omvat gewoonlijk de specifieke details over de producten zoals SKU-nummer, prijs en technische kenmerken.

Leverancierparameters

Dit omvat gegevens zoals leveringstermijnen en overeengekomen minimum bestelhoeveelheden, alsmede prijzen of kwantumkortingen.

Vooraadparameters

De in deze categorie gegroepeerde gegevens omvatten de fysieke locatie van de producten, het beoogde serviceniveau, de hoogte en de waarde van de voorraad en het nabestelpunt.

Klanttransacties en verkoopgeschiedenis

Dit is de fundamentele informatie die nodig is om de commerciële relatie met de klant efficiënt te onderhouden. Hieronder vallen betalingsvoorwaarden, levertijden, aankoopgeschiedenis en contactgegevens. Voor veel bedrijven valt ook de historische vraag onder deze categorie.

Waar passen masterdata in jouw digitale transformatieproces?

Masterdata management is een strategisch en gestructureerd proces voor het creëren, organiseren en onderhouden van een set nauwkeurige en consistente masterdata informatie. Het doel van dit proces is een enkel, betrouwbaar “point of truth” vast te stellen én te handhaven. Masterdata speelt een integrale rol bij de transformatie van de toeleveringsketen. Het ondersteunt verschillende initiatieven, waaronder zichtbaarheid van gegevens, analyse, procesefficiëntie, samenwerking met leveranciers, risicobeheer en klantervaring. Van het helpen begrijpen van jouw huidige situatie als je een nieuw digitaal initiatief begint, tot het ondersteunen van de uitvoering van procesverbeteringen en het volgen van de resultaten, robuuste stamgegevens zijn een voorwaarde voor succes. Bovendien moet effectief masterdata management ervoor zorgen dat de juiste informatie in de hele organisatie beschikbaar is. En dus naadloze samenwerking en volledig geïntegreerde planning mogelijk maakt.

Hoe kunnen betere masterdata jou helpen operationele uitmuntendheid te bereiken?

De waarde van masterdata bij de transformatie van de toeleveringsketen is duidelijk. Maar hoe kan een robuuste gegevensbasis jouw mensen in staat stellen betere tactische en operationele beslissingen te nemen? Van het helpen van jouw team bij het optimaliseren van voorraadniveaus tot het bepalen van de beste reactie op verstoringen, masterdata bieden een robuuste basis die efficiënte en effectieve processen in jouw hele supply chain ondersteunt.

Datagestuurde besluitvorming

Operationele uitmuntendheid berust op geïnformeerde en gegevensgestuurde besluitvorming. Masterdata vormen de noodzakelijke basis van informatie, waardoor belanghebbenden op alle niveaus van de organisatie geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.  Met betrouwbare, nauwkeurige en uitgebreide masterdata beschikken supply chain executives tot aan de C-suite over de inzichten die nodig zijn om trends te analyseren, patronen te identificeren en inzicht te krijgen in prestatiecijfers. Door belanghebbenden te voorzien van de juiste informatie kan jouw team meer proactieve beslissingen nemen en uitdagingen in de supply chain met vertrouwen oplossen.

Procesefficiëntie

Om een gezamenlijke planning mogelijk te maken, moet het hele bedrijf dezelfde visie hebben. Als we het hebben over vraagplanning en prognoses, is het doel een enkele bron van waarheid te bieden waarop het hele bedrijf kan vertrouwen. Dezelfde logica geldt voor stamgegevens.

Als jouw inkoopteam bijvoorbeeld plant op basis van een doorlooptijd van drie maanden, maar jouw logistieke team werkt op basis van een doorlooptijd van twee maanden, dan zal dit leiden tot operationele inefficiëntie. Betrouwbare stamgegevens zorgen ervoor dat nauwkeurige en gestandaardiseerde gegevens beschikbaar zijn voor verschillende operationele processen, zoals inkoop, voorraadoptimalisatie, productieplanning en orderverwerking.

Maar belangrijker is dat betrouwbare masterdata essentieel zijn om routineprocessen met een hoge mate van nauwkeurigheid te automatiseren. Door handmatige fouten te elimineren, herwerk te verminderen en de toewijzing van middelen te optimaliseren, kun je procesefficiëntie creëren, operationele kosten verlagen en snellere cyclustijden mogelijk maken.

Zichtbaarheid van de toeleveringsketen

Om operational excellence te bereiken is een hoge mate van supply chain zichtbaarheid nodig . Door te beschikken over nauwkeurige en consistente stamgegevens kunnen organisaties real-time inzicht krijgen in verschillende aspecten van de toeleveringsketen, zoals prestaties van leveranciers, beschikbaarheid, verouderingsrisico en investering van werkkapitaal. Als gevolg daarvan zijn jouw besluitvormers beter in staat om proactief knelpunten te identificeren, problemen aan te pakken en de supply chain-activiteiten te optimaliseren. Met een solide basis kan dit bovendien de samenwerking met leveranciers, klanten en verschillende afdelingen in jouw organisatie effectiever bevorderen.

Voorraadoptimalisatie

Voorraadoptimalisatie draait om het vinden van het juiste evenwicht tussen feilloze beschikbaarheid, geoptimaliseerde kosten en maximale supply chain efficiency. Maar om te begrijpen aan welke touwtjes jij moet trekken om de beste resultaten te bereiken, heb je robuuste gegevens nodig. Masterdata bieden nauwkeurige informatie over productgegevens, voorraadniveaus en vraagpatronen, waardoor organisaties hun voorraadniveaus opnieuw in evenwicht kunnen brengen en de voorraadkosten kunnen minimaliseren.

Met betrouwbare stamgegevens kunnen organisaties de vraag nauwkeurig voorspellen, de voorraadaanvullingsplanning verbeteren, voorraaduitval verminderen en voorraadniveaus afstemmen op de behoeften van de klant. Dit leidt tot meer klanttevredenheid, minder werkkapitaal en meer winstgevendheid.

Voortdurende verbetering

Operationele uitmuntendheid is een voortdurende reis van voortdurende verbetering. Stamgegevens spelen een cruciale rol bij het mogelijk maken van voortdurende verbeteringsinitiatieven door nauwkeurige gegevens te verstrekken voor het meten van prestaties, het identificeren van verbeteringsgebieden en het volgen van de voortgang. Met betrouwbare masterdata kunt je prestatiecijfers vaststellen, benchmarken met industriestandaarden en gerichte verbeteringsprojecten uitvoeren. Dit bevordert een cultuur van continue verbetering, stimuleert operationele uitmuntendheid en zorgt ervoor dat de organisatie aanpasbaar en concurrerend blijft in een dynamische bedrijfsomgeving.