Christian Garrido
Cualquier mención a datos maestros (o master data) en la cadena de suministro provoca escalofríos. Sin embargo, no podemos guardarlos debajo de la alfombra y fingir que el problema no existe, ¡necesitamos superar este obstáculo de una vez por todas!
Casi todas las empresas tienen algún tipo de dato maestro en la cadena de suministro. De hecho, muchas organizaciones tienen muchos. Entonces, ¿cuál es el problema?
La mayoría de empresas tienen muchos datos. Pero esto no significa que sea lo correcto. Además, el hecho de que los datos estén en su lugar (o actualizados) no significa que los datos maestros se utilicen de manera eficiente para tomar decisiones informadas sobre la cadena de suministro.
De hecho, normalmente vemos que alrededor del 50% de las empresas a las que ayudamos carecen de los datos maestros centrales, fundamentales para una buena gestión del inventario. Siempre es el “elefante en la habitación”. Pero, como destacó una vez el experto en inventarios, Tony Wild: “El inventario es la consecuencia física de la falta de datos”.
Si los datos maestros tienen la fama de ser TAN importantes, ¿por qué se pasan por alto (o peor aún, se ignoran por completo)? La respuesta es simple: mantener los datos maestros actualizados y completos es un trabajo duro. ¡Pero no tienes que preocuparte!
Después de trabajar con miles de empresas en todo el mundo, comprendemos el desafío a que se enfrentan las empresas.
Según Wikipedia, los datos maestros se pueden definir como:
“Datos sobre las entidades comerciales que proporcionan contexto para las transacciones comerciales”.
Pero en el contexto de la gestión de inventario, los datos maestros son las partes fundamentales de información que determinan el “qué“, “por qué“, “cómo” y “quién” de todo lo relacionado con el inventario.
Para dar algunos ejemplos, los datos maestros de inventario cubren las siguientes áreas:
Todos sabemos que los datos maestros son esenciales para tomar decisiones efectivas en la cadena de suministro. Pero también es un hecho que mantener estos datos actualizados es una tarea complicada. Como consecuencia, a menudo los datos maestros son olvidados.
“Los datos eran 100% correctos cuando los importé”, gritas cuando te das cuenta del error.
Te escucho. Pero las cosas cambian. Incluso si los datos eran totalmente correctos cuando se importaron por primera vez al sistema. Los datos se eliminan, se dañan o se malinterpretan fácilmente. O tal vez puede ser que los datos ya no sean un fiel reflejo de la realidad.
El espacio del almacén no es tan barato como antes…
Es simple: la calidad de tus datos maestros se erosiona con el tiempo. Y si deseas tomar decisiones de inventario efectivas necesitas una base sólida de datos de calidad. Después de todo, si no mantienes esta información vital actualizada, ¡podría costarle millones de dólares en errores a tu empresa!
¿Quién debería ser el propietario de los datos maestros de tu empresa? ¿Deberían ser los de TI? ¿Quizás finanzas o operaciones? ¿O más bien administración?
Ésta es una pregunta difícil de hacer. Y muchas empresas no tienen una respuesta clara. Probablemente pienses que depende del negocio en cuestión… y hasta cierto punto es cierto. Podría haber un proceso o sistema tecnológico que el equipo de TI deba respaldar.
Sin embargo, los datos maestros en la cadena de suministro son un problema de todos.
Desde el planificador de la demanda hasta el director ejecutivo, todos tenemos el deber de mantenerlos limpios. Después de todo, ¡todos se benefician!
Pero, ¿debería realmente esperarse que la dirección dedique su tiempo a actualizar los datos? Este no sería el mejor uso de su tiempo. Sin embargo, deben establecer los límites y asegurarse de que todos los equipos hagan su parte.
Entonces, todos estamos de acuerdo en que los datos maestros son realmente importantes en una empresa. Y está claro que todo el mundo necesita ver los datos maestros como una parte fundamental de su función. Pero, ¿entendemos realmente para qué se utilizan estos datos? ¿Entendemos cómo puede ayudarnos a tomar mejores decisiones en torno a la gestión de stock?
Los datos maestros se utilizan para todo.
Y diferentes equipos utilizarán la información de formas ligeramente distintas. Pero cuando se trata de la gestión de la cadena de suministro, los datos maestros correctos y fiables son imprescindibles para satisfacer la demanda de los clientes. Después de todo, sin estos datos, sería imposible saber cuánto inventario se necesita para satisfacer la demanda de un cliente.
Para comprender correctamente la importancia de los datos maestros, primero debemos definir cómo se ve una “buena” gestión de inventario.
La base de la gestión de inventario gira en torno a dos preguntas clave:
En los siguientes puntos exploraremos cómo puedes utilizar los datos maestros para determinar los niveles y el volumen de los pedidos. Pero esto es solo la punta del iceberg. Desde la toma de decisiones sobre el surtido hasta la selección del proveedor adecuado, los datos maestros son la columna vertebral de cada decisión de la cadena de suministro.
Para empezar, nos vamos a centrar en la primera pregunta: ¿Cuándo es el momento adecuado para realizar un pedido? ¿Es cuando se vende la última unidad? ¿O es cuando empiezas a quedarte un poco bajo? ¿O esta decisión debería basarse en otro aspecto?
Hacer el pedido en el momento adecuado es vital. Si realizas un pedido demasiado pronto, tu almacén se atascará con exceso de stock que no necesitas. Pero, por otro lado, si realizas el pedido demasiado tarde, te enfrentarás a roturas. Si el producto en cuestión tiene plazos de entrega extensos, ¡el problema solo empeora!
Afortunadamente, existe una fórmula simple para calcular el nivel de pedido:
Demanda media X (plazo de entrega + tiempo de revisión) + stock de seguridad
Sin embargo, para aplicar esta fórmula, necesitamos tres piezas clave de datos maestros:
Entonces, vamos a analizar esto:
Obviamente, necesitamos suficiente stock para satisfacer la demanda mientras esperamos que llegue nuestra próxima entrega. A esto se le llama período de cobertura.
Por lo tanto, necesitamos saber cuál sería el plazo de entrega típico. Y también necesitamos saber cuál es la demanda que estamos anticipando durante este período. Normalmente, basamos esto en la demanda histórica.
El stock de seguridad es necesario para adaptarse a las variaciones en la oferta y la demanda. Para anticipar la variación en el suministro, debemos observar el historial del proveedor para confiar en la entrega. ¿Entregan cuando lo prometen o las entregas siempre llegan tarde?
En términos de historial de demanda y confiabilidad de entrega, necesitamos una cantidad suficiente de datos para hacer una buena estimación.
También se debe comprender el nivel de servicio de destino.
*Este no es un número que pueda buscar o calcular, sino un criterio establecido por la administración para determinar qué tan alto (o bajo) debe ser.
Una vez que el nivel de servicio está claro, podemos determinar el requisito de stock de seguridad de dos formas:
Este criterio de stock de seguridad es, por tanto, también una variable de gestión y determina en gran medida el nivel de riesgo.
¡Ahora los datos para determinar el nivel de pedido ya son visibles! Cuando el stock actual cae por debajo del nivel del pedido, se debe realizar otro pedido.
Imagínese que es el administrador de inventario de Pedal Cycling Ltd, el distribuidor de bicicletas y accesorios para ciclismo de más rápido crecimiento en el Reino Unido.
Debe determinar el momento óptimo para realizar un pedido de SKU # 35647594945 ¿Qué información necesita?
En la lista de verificación a continuación, mostraremos qué datos se requieren. Para simplificar las cosas, imaginemos que la demanda es bastante constante y que los proveedores generalmente entregan a tiempo y en su totalidad (¡si solo esto fuera cierto en la vida real!).
Entonces, en nuestro ejemplo simple, tan pronto como nuestro inventario caiga por debajo de las 510 unidades, ¡debemos hacer un pedido!
Ahora sabemos cuándo debemos realizar un pedido, pero ¿cuántas existencias debemos pedir en este momento?
¡De nuevo depende!
Independientemente de la estrategia, determinar la cantidad del pedido es una compensación entre dos tipos de costos. El primero es el costo en el que se incurre en relación con el costo de mantener los productos en stock. Los últimos se relacionan con los costos asociados con la realización de un pedido.
Otros datos necesarios para determinar la cantidad del pedido son la demanda prevista del artículo (que podemos basar en la demanda histórica y el precio de compra del producto).
Cuando se trata de cantidades de pedidos, normalmente existe un gran potencial de optimización. Sin embargo, para los propósitos de este artículo, mantendremos las cosas agradables y simples.
Ya hemos visto que se requieren ocho tipos diferentes de datos maestros para determinar la cantidad y el nivel del pedido.
¡Pero aún no hemos terminado!
También tenemos que decidir si queremos hacer pedidos en horarios fijos (por ejemplo, una vez a la semana), así como si queremos hacer pedidos en cantidades fijas o variables. Los tiempos de revisión variables y las cantidades de pedidos nos permiten seguir respondiendo a los cambios en el mercado. Sin embargo, si tiene una gran variedad, es posible que este no sea el enfoque más eficiente para el artículo.
La alternativa es revisar los productos a intervalos establecidos y realizar pedidos en cantidades fijas. Si bien no es tan receptivo, este enfoque puede ser mejor para productos más estables. Pero, ¿cómo podemos determinar cuándo es adecuado adoptar un enfoque fijo o variable? La respuesta a esto depende de tres cosas:
En los dos últimos puntos podemos utilizar datos que ya hemos recopilado. Para conocer la volatilidad de la demanda, puede utilizar los datos históricos de demanda.
Para la volatilidad en el suministro, podemos observar la confiabilidad histórica del proveedor. Para productos importantes, es relevante reaccionar rápida e inmediatamente tan pronto como caigan por debajo del nivel del pedido. Para artículos menos importantes, puede realizar pedidos de forma segura en horarios fijos.
Volvamos a pedal cycling ltd. Imagine que necesita determinar si el período de revisión y la cantidad de pedido para dos productos diferentes deben ser fijos o variables. A la izquierda están los dos productos en cuestión.
En toda su variedad, probablemente tengas millones (si no miles de millones) de puntos de datos. Actualizar todos estos sería una gran trabajo. Entonces ¿por dónde empezar? Pues por los productos importantes.
Y para identificar los productos importantes, te sugerimos que recurras a tu confiable Análisis ABC y que concentres todo tu tiempo y energía en los Elementos “A”. Después de todo, estos son los productos que te hacen ganar dinero o los productos que demandan sus clientes. Los beneficios de obtener datos maestros para esta pequeña proporción se verán reflejados inmediatamente en toda la empresa. Y una vez que se hayan actualizado todos los elementos A, puedes pasar a los elementos B y finalmente a los elementos C.
Ahora que eres un experto en datos maestros, ¿en qué otras áreas de tu cadena de suministro necesitas trabajar?
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Luis Rodriguez Blasco
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