El reaprovisionamiento de producto

El reaprovisionamiento es un arte oscuro. Aprende a dominar este punto clave de la cadena de suministro y serás recompensado generosamente. Sin embargo, si te equivocas, serás debidamente castigado. 

Empecemos por lo básico. Me refiero a nuestra frase favorita en la supply chain o cadena de suministro: el reaprovisionamiento consiste en tener las existencias adecuadas en el lugar y el momento adecuados. 

Si algo hemos aprendido en los últimos años es que la disponibilidad es la vital. Y en este contexto de agitación, el reaprovisionamiento debe ser rápido y eficaz si no se quiere pasar a un segundo plano. 

¿Cómo puedes asegurarte de que así sea? ¿Qué puedes hacer para agilizar tu proceso de reposición? 

En esta guía vamos a profundizar en el tema del reaprovisionamiento. Sin duda, muchos de los temas que trataremos te resultarán familiares. Sin embargo, esperamos que haya algunas joyas que te ayuden no sólo a aumentar tu disponibilidad de producto, sino también a reducir el coste de reaprovisionamiento. 

Empecemos… 

¿Qué es el reaprovisionamiento de producto?

El reaprovisionamiento de producto es el proceso de mover el inventario a lo largo de la cadena de suministro para satisfacer la demanda de los clientes a tiempo y en su totalidad. 

Reposición de producto, reaprovisionamiento, reposición de stock… llámalo como quieras. Se trata de una faceta clave de la gestión de inventarios que ayuda a mantener el inventario equilibrado a la vez que se mantienen niveles óptimos de disponibilidad. 

El objetivo es mantener el flujo de productos. 

Desde reordenar materiales o productos para la producción, trasladarlos de los centros de distribución centrales a las ubicaciones regionales y locales o incluso abastecer tu tienda web, el éxito de la operación depende de tu capacidad para reaprovisionarte eficazmente. 

La mayoría de las empresas no disponen de capital circulante para almacenar todas las referencias en los niveles necesarios para alcanzar una disponibilidad del 100%. En su lugar, tienen que poner en la balanza los costes de mantener existencias (por ejemplo, los costes de almacén, los costes de oportunidad y la limitación del flujo de caja) con el riesgo de no disponer de existencias suficientes (por ejemplo, el incumplimiento de los objetivos de ventas o los costosos pedidos pendientes). 

Un buen proceso de reposición mantendrá tus estanterías llenas y a tu equipo financiero con una sonrisa de oreja a oreja. Un mal proceso de reposición, en cambio, no te causará más que dolores de cabeza. 

¿Por qué es importante la reposición de stock?

No nos andemos con rodeos. Una reposición de producto ineficaz tendrá un enorme impacto en toda tu empresa. 

Puedes perder ventas si no tienes suficientes existencias para satisfacer los pedidos. Del mismo modo, puedes tener que soportar costes excesivos o verte obligado a rebajar el precio de tus productos si tiene demasiadas existencias. 

El sobrestock puede parecer una solución fácil a un problema complejo, pero a menudo es la opción más cara. 

Cuanto más eficaces sean tus métodos de reposición de stock, más eficiente será el flujo de existencias en tu empresa y a lo largo de la cadena de suministro. 

Cuanto mayor sea la disponibilidad de producto, mayores serán los niveles de servicio de tu empresa. Y, en consecuencia, más satisfechos estarán tus clientes. Tu proceso de reaprovisionamiento puede afectar drásticamente a la exposición al riesgo y a la seguridad de su situación financiera en general. 

Las principales ventajas de un reaprovisionamiento eficaz son:

1. Prevención de la falta de existencias

Siempre habrá factores que escapen a tu control. Tal vez te veas afectado por una escasez de suministros y no puedas hacer nada. O puede que tus productos se conviertan de la noche a la mañana en la sensación de Tik Tok y te veas arrollado por una oleada de demanda inesperada. Es posible que puedas tolerar una falta ocasional de existencias. 

Pero, ¿Y si no es así? ¿Y si la falta de existencias es consecuencia de una mala planificación? 

Que un cliente quiera gastar su dinero en tu empresa y no pueda hacerlo es un problema. Todos hemos mirado alguna vez un artículo en Internet y hemos visto el temido mensaje de “agotado”. 

El siguiente paso lógico es, simplemente, buscar otro proveedor. 

Tu cliente puede hacerlo en unos pocos clics. La fidelidad a tu marca depende de tu capacidad para ofrecerle al cliente lo que quiere, cuando lo quiere. Por poner una cifra, un estudio reciente puso de relieve que la falta de disponibilidad cuesta a los minoristas estadounidenses la escandalosa cifra de 200.000 millones de dólares al año. 

Es más. Aunque el cliente esté dispuesto a esperar, ¿Cuánto tardará en impacientarse? 

Pocas empresas pueden presumir de haber construido un imperio a base de pedidos pendientes. Un cliente que espera un pedido más de lo previsto y finalmente no lo recibe se quedará con un muy mal sabor de boca. 

Así que, si estás repensando tu proceso de reposición stock, preguntante lo siguiente: ¿Cuántos pedidos recibes que no puedes satisfacer inmediatamente? ¿Y qué haces si no puede conseguir las existencias para cumplir con los pedidos? 

Tanto los pedidos pendientes como las roturas de stock son causa de frustración para el cliente. Pero una reposición eficaz es una forma inteligente de mantener contentos a tus clientes. 

2. Minimizar el exceso de existencias

Al igual que el inventario insuficiente, el exceso de existencias también puede afectar a los resultados. 

Reponer existencias demasiado pronto o sin tener en cuenta la demanda de los clientes puede provocar una acumulación de existencias en los lugares equivocados. 

Ahora es cuando realmente empieza el juego. 

En resumen, tener existencias que no necesitas es caro. Inmoviliza tu capital circulante y te expone al riesgo de obsolescencia. 

Al fin y al cabo, muchos productos almacenados tienen fecha de caducidad. Inventario que podría volverse invendible si permanece demasiado tiempo, sobre todo si hablamos de alimentos y bebidas o productos cosméticos. 

Pero incluso los que no la tienen podrían ser sustituidos por artículos más nuevos. 

Tus clientes no aceptarán fruta enmohecida. Y tanto si se trata de ropa como de piezas de automóvil, ¿Quién quiere el estilo de la temporada pasada? 

Contar con un proceso inteligente de reposición de existencias puede evitar que esta pesadilla se haga realidad. 

3. Reduce los gastos de envío

 Mover las existencias por toda la empresa es caro. Y es aún más caro si tienes que pagarlo dos veces. 

No utilizar el espacio completo de cada palé en cada envío puede significar que estés pagando por mover aire. Un pasatiempo caro que tu equipo financiero no te agradecerá. 

Del mismo modo, tener que pagar traslados internos o pedidos urgentes porque tus existencias están en el lugar equivocado no te hará merecedor del premio al empleado del mes. 

Con una estrategia de reposición eficaz, puedes asegurarte de que cada palé, cada contenedor y cada pedido se optimizan para aprovechar al máximo el espacio disponible. Y ésta es una forma segura de ser lo más eficiente posible. 

Esto, a su vez, reducirá el número de entregas y, por tanto, los kilómetros recorridos. Lo que ayudará a reducir tus emisiones de carbono y, consecuentemente, al planeta. 

Todo ello manteniendo una alta disponibilidad para tu principal preocupación. Tu cliente. 

¿Cómo funciona la reposición del producto?

Genial, es importante mantener la reposición de productos. En eso estamos de acuerdo. 

Pero, ¿Y ahora qué? ¿Cómo puedes racionalizar todo tu enfoque del reaprovisionamiento? 

En la siguiente sección exploraremos algunos métodos de reposición de eficacia probada y cómo funcionan en la práctica. 

Métodos de reposición de stock

Cuando se trata de sistemas de reposición de existencias, existen dos opciones principales: Push o Pull. 

El método Push

Este método es una estrategia de reposición de existencias que se basa en previsiones para tomar decisiones proactivas de reaprovisionamiento. 

Esto significa utilizar una previsión estadística de la demanda futura para planificar la mejor manera de distribuir las existencias entre los principales centros de distribución, los almacenes regionales y las sucursales locales. 

Un sistema de reposición diseñado de este modo siempre tendrá un carácter más amplio y puede carecer de la agilidad y sensibilidad necesarias para responder a los cambios en la demanda. 

En última instancia, hay que tener en cuenta que el sistema Push es tan eficaz como las previsiones en las que se basa. Y para hacer una buena previsión, se necesitan datos y herramientas que los transformen en información sólida. 

Consejo: Averigua si tu método de planificación está a la altura con nuestra práctica guía de planificación de la demanda.

¡La prevención es siempre la mejor opción!

Ejemplo de reposición de producto nº 1: El método Push en acción

Imagina que eres un minorista. 

A medida que se acerca el final del invierno, tú te adelantas a la nueva línea de primavera. Mientras evalúas la demanda, tu centro de distribución tiene que empezar a enviar artículos a toda la red de establecimientos y canales de venta. Pero también tiene que preocuparse de cómo va a mantener todas las tiendas abastecidas a lo largo de la temporada. 

Hay un número ineludible de incógnitas. ¿Qué líneas se venderán mejor que las demás? ¿La demanda de todas las regiones será la misma y seguirá las mismas pautas? 

Con el método Push, al menos dispondrás de muchos datos de productos relacionados. Y podrás utilizar esta información para elaborar una previsión sólida sobre la que basar tus decisiones de reaprovisionamiento. 

El uso de este modelo de reposición te permite tomar decisiones racionales sobre la cantidad de inventario que debes “empujar” (Push) a cada tienda o canal de venta. 

El método Pull

Tu otra opción para una estrategia de reaprovisionamiento es el método Pull. 

Este método utiliza los datos de la demanda para anticipar el comportamiento de los clientes en el punto más bajo de la cadena. 

A menudo basado en las ventas reales de productos en cada ubicación, el sistema Pull se centra en las necesidades inmediatas y a corto plazo de sus clientes. 

Una de las ventajas del sistema Pull es que puede gestionar los matices de las necesidades individuales de los clientes con más flexibilidad que un sistema Push. Esto puede significar que estés en una mejor posición para reponer un artículo específico en una ubicación concreta en función de los deseos exactos de los clientes. 

Si se utiliza con un enfoque básico de punto de pedido, una vez que el inventario cae por debajo de un determinado nivel, se “extrae” más inventario del eslabón de la cadena de suministro anterior. 

El problema de este método de reposición es que es difícil de optimizar. Al fin y al cabo, si te centras en las necesidades de cada ubicación, puedes perder de vista el panorama general. 

Por ejemplo, si todas las ubicaciones se pelean por las existencias, ¿Qué se hace si no hay existencias suficientes? 

Del mismo modo, si se alcanza el nivel óptimo de existencias en una ubicación, ¿Qué significa esto para el resto de la red? Sin tener en cuenta las necesidades generales de inventario, muchas empresas caen en la trampa de tener demasiadas existencias. 

Ejemplo de reposición de existencias nº 2: El método Pull en acción

Supongamos que vendes bicicletas. 

En tu centro de distribución dispones de un amplio inventario de bicicletas nuevas, así como de todos los recambios y accesorios que pueda necesitar un cliente. 

Con un método Pull de reposición, realizas un seguimiento diario de la demanda en tu red de tiendas para determinar cuándo es necesario reponer existencias y cuánto inventario debe enviarse. 

Una vez que los niveles de inventario caen por debajo de un determinado nivel en cualquier tienda, se activa el equipo de planificación para enviar más existencias. 

Mejores prácticas de reposición de existencias

A continuación, veamos algunas de las mejores prácticas para garantizar una reposición óptima de las existencias en tu empresa. 

1. Apropiación y responsabilidad: determinar quién lleva las riendas

Las decisiones de reposición pueden estar centralizadas o descentralizadas. 

En los entornos centralizados, las decisiones de reposición las toma, lo has adivinado, un equipo central. EL CUARTEL GENERAL. El centro neurálgico. 

La principal ventaja es que el equipo central tiene visibilidad sobre toda la red y, por tanto, puede optimizar la reposición en toda la empresa. 

Esta configuración suele permitir a la empresa alcanzar altos niveles de disponibilidad con un menor nivel de inventario global. 

En los entornos descentralizados, las decisiones de reaprovisionamiento suelen tomarse en cada ubicación. 

La ventaja en este caso es que una sucursal o tienda local puede tener una relación más íntima con el cliente final. Están en primera línea y hablan con el cliente todos los días. Por lo tanto, pueden tener más información de la que se obtendría sólo con una previsión. 

Es más fácil optimizar el reaprovisionamiento para satisfacer las necesidades de sus clientes si conoces esas necesidades de cerca. 

El problema es que el reaprovisionamiento descentralizado puede dar lugar a una planificación inconexa. 

Si se permite que las distintas ubicaciones tomen decisiones aisladas sobre las necesidades de inventario, existe un mayor riesgo de que se produzcan excesos en toda la empresa. 

Es más probable que el efecto látigo afecte a la eficiencia operativa. 

Tampoco puedes ignorar el tiempo y los conocimientos necesarios para optimizar el reaprovisionamiento. Después de todo, hay muchas variables en las que pensar. Por nombrar algunas, debes tener en cuenta: 

• Plazos de entrega 
• El riesgo de retrasos en los plazos de entrega 
• Limitaciones de caducidad 
• Restricciones operativas (por ejemplo, cuánto stock puede almacenar en su trastienda) 
• Promociones y eventos activos 
• MOQs y IOQs 
• Estacionalidad de la demanda 
• Actividad de la competencia local  

La lista podría continuar. Y todo ello podría terminar haciendo que te distraigas de tus clientes. 

2. No subestimes la importancia de disponer de buenos datos 

Una reposición eficaz requiere de buenos datos. Necesitas saber cuánto inventario tienes. Necesitas saber dónde está. Y debes conocer los costes de transporte y manipulación. 

Todo lo anterior tendrá un impacto significativo en si se repone poco y a menudo o en grandes volúmenes pero con poca frecuencia. 

3. Las previsiones son tus amigas

Unas previsiones sólidas pueden ser un salvavidas en el camino hacia la reposición perfecta. 

La reposición de existencias consiste en mirar hacia el futuro y calcular cuánto podrías vender o no en el futuro. 

Por lo tanto, tus previsiones son fundamentales para tomar decisiones acertadas. 

Hazte algunas preguntas que te ayudarán en tu estrategia: 

1. ¿Son tus previsiones suficientemente sensibles a los cambios?
2. ¿Estás contemplando los horizontes adecuados?
3. ¿Dispones de medios para identificar los valores atípicos? ¿Y puedes gestionarlos en consecuencia?
4. ¿Puedes agregar y desagregar fácilmente las previsiones para obtener la mejor visibilidad posible de la demanda futura?

4. Aprende de tus errores

En un mundo perfecto, tu proceso de reposición alinearía perfectamente la oferta con la demanda. Nunca habría roturas de stock y el exceso de existencias sería cosa del pasado. 

Trabajarías con la agilidad y la cercanía al cliente de un sistema descentralizado, pero con la eficacia de una operación centralizada. 

Por desgracia, no vivimos en un mundo perfecto. Siempre habrá desequilibrios. 

Pequeños desequilibrios, se podrían aceptar. Pero si hay excesos, pedidos pendientes o simplemente incertidumbre e ineficacia general, es importante investigar. 

Si no entiendes la causa, no puedes buscar una solución: 

• ¿Son errores humanos? ¿Puedes solucionar estos problemas con formación o procesos más estrictos?
• ¿Ha cambiado estructuralmente la demanda? Si es así, ¿Cómo?
• ¿Necesitas replantearte la estrategia de suministro?

5. Utiliza las herramientas adecuadas

Si sólo debes gestionar el reaprovisionamiento de una ubicación y un número reducido de SKU, puede que te sientas cómodo utilizando una hoja de cálculo. 

Pero a medida que aumenta la complejidad, las hojas de cálculo empiezan a quedarse cortas. 

¿Es posible que tengas que anticipar el reaprovisionamiento de varias ubicaciones? Si haces promociones con frecuencia esto también podría causar estragos incluso en la mejor fórmula de Excel. Sencillamente, no es una solución lo suficientemente robusta como para ofrecerte estabilidad a largo plazo a la hora de gestionar las existencias y el reaprovisionamiento. 

Esto es especialmente cierto si tienes que planificar un gran número de productos, cada uno con un comportamiento de la demanda muy diferente. 

O si tu demanda es extremadamente volátil y necesitas ajustar continuamente tus previsiones. 

Si no dispones de las herramientas adecuadas para gestionar la reposición de existencias, te encontrarás en una situación difícil incluso antes de empezar. 

Por suerte, hay una respuesta 

Los riesgos de una reposición de existencias ineficiente pueden ser graves. Y las consecuencias pueden afectar a toda su empresa. 

Ventas. Finanzas. Marketing. Operaciones. Todos sufren si el cliente no puede obtener los productos que desea. Y un cliente insatisfecho puede suponer un duro golpe para la cuenta de resultados. 

Por lo tanto, es un riesgo que tu empresa no debería estar dispuesta a correr. 

Prepara a tu empresa contra las trampas de la reposición de existencias. Sigue los consejos de este artículo y protégete contra el peor de los escenarios. Dispón de planes de contingencia. 

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