¿Qué es el lead time? ¿Cómo optimizarlo? Definición y consejos

Will Severn

Última actualización: March 7, 2024 | 4 minutes
Will Severn

Puede que durante la pandemia sobrevivieran los más fuertes. Pero las empresas que realmente prosperaron fueron las más adaptables.

El objetivo de la mayoría de las organizaciones era encontrar formas creativas de gestionar unos plazos de entrega forzosamente más largos. Y los que consiguieron mayor visibilidad en sus cadenas de suministro fueron, habitualmente, los que consiguieron mejores resultados.

Desde que la situación del COVID comenzó a suavizarse, ha habido cierto alivio. Para la mayoría de las empresas ha disminuido la presión sobre los plazos de entrega. Aunque sólo sea ligeramente.

Para otros, sin embargo, la situación todavía dista mucho de la antigua normalidad.

Aunque hay indicios de que las cosas podrían volver pronto a la normalidad, es la imprevisibilidad lo que hace estragos en la planificación.

Los plazos de entrega siguen viéndose afectados por los problemas en las redes mundiales de transporte, la escasez de mano de obra, la guerra de Ucrania, las catástrofes naturales y los disturbios políticos.

¿Mejorará pronto esta situación? Es posible, pero no seguro.

Pero hay un tema del que nadie quiere hablar. Y ese tema es tu inventario.

Muchas empresas tienen montañas de stock que no pueden mover. Y ya se están resintiendo.

 

lead time que es

 

¿Cómo combatir la volatilidad del lead time?

En artículos anteriores, analizamos algunas estrategias para combatir los altos niveles de inventario. Hoy vamos a centrarnos en abordar una de las principales causas del problema. ¿Cómo se puede hacer frente a la volatilidad de los plazos de entrega?

A continuación, hablaremos de los siguientes temas:

  1. ¿Qué son los plazos de entrega?
  2. ¿Cómo afectan los plazos de entrega a tu cadena de suministro?
  3. ¿Cómo analizar los plazos de entrega para mejorar la cadena de suministro?
  4. ¿Cómo mitigar el impacto de la volatilidad de los plazos de entrega en el futuro?

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¿Qué es el lead time?

Los plazos de entrega son el tiempo que tarda un proveedor en entregar sus productos a un cliente. Puede tratarse de que entregues el producto a tu cliente o de que tu proveedor te lo entregue a ti.

Es un parámetro crítico en la gestión de la cadena de suministro. Los plazos de entrega afectan a los niveles de inventario, los programas de producción y, lo que es más importante, la satisfacción del cliente.

Puedes dividir el plazo de entrega en un par de componentes clave:

Tiempo de tramitación

El tiempo que tarda un proveedor en tramitar un pedido y preparar la mercancía para su envío.

Tiempo de tránsito

El tiempo que tardan las mercancías en ser transportadas desde el proveedor hasta el centro de distribución.

 

¿Cuál es el impacto de un lead time cambiante en la cadena de suministro?

Si los niveles de inventario suponen un reto en tu empresa, es muy probable que te encuentres en esta situación debido a unos plazos de entrega impredecibles. Cuanto mayor sea el plazo de entrega, mayor será el riesgo de desviación de la demanda. Como empresa, necesitas cubrir una mayor cantidad de demanda potencial.

Pero eso luego creará una desviación cuando la demanda no se materialice. Tu stock sube y el riesgo aumenta. Y una parte excesiva del capital circulante queda inmovilizada en existencias que quizás no puedas vender. Esta circunstancia se agrava si este stock tiene fecha de caducidad.

Si eres una empresa que se enfrenta a plazos de entrega más largos, también necesitas una planificación con horizontes mucho más amplios. Y si además los plazos de entrega son muy volátiles, habrá que tener en cuenta aún más incertidumbre.

Esta volatilidad en los plazos de entrega puede repercutir en tu cadena de suministro de varias maneras.

 

lead time significado

 

1. Gestión de inventario

Gestionar el inventario resulta mucho más difícil con plazos de entrega volátiles. Es difícil saber cuándo hay que pedir más existencias y en qué cantidad. Es muy fácil encontrarse con un exceso o una falta de stock, ya que ambas situaciones son probables en este entorno.

2. Plan de producción

Del mismo modo, la planificación de la producción se convierte en algo mucho más complicado. Los retrasos en la fabricación o los tiempos muertos (idle times) son un problema habitual cuando los plazos de entrega son largos. La consecuencia es una menor eficiencia de la producción y un aumento de los costes.

3. Satisfacción del cliente

¿Cómo de contento está un cliente cuando ha pagado por algo que no recibe? Si el pedido que te han realizado es un producto crítico para tu cliente, es comprensible que no esté contento con los retrasos. Cuanto más volátil es el plazo de entrega, más difícil es dar plazos precisos. No olvidemos que cuanto más descontento esté el cliente, más probabilidades hay de que deje de serlo en un corto espacio de tiempo.

4. Riesgo en la cadena de suministro

Anticipar, planificar y mitigar los riesgos a lo largo de la cadena de suministro es lo que marca la diferencia. Cuanto más largo y errático es el plazo de entrega, más difícil resulta todo. Y más probabilidades hay de cometer un error costoso.

 

Ejemplo de lead time de una empresa

Los distintos artículos de tu surtido tendrán plazos de entrega diferentes. Analizar esta diferencia te ayudará a tener mayor visibilidad. Si profundizas en el análisis, podrás identificar nuevas oportunidades para reducir tus existencias.

Supongamos que dispones de un almacén de productos y éstos se clasifican en función de sus plazos de entrega (semanas). Si a continuación calcularas la media de cobertura de inventario (semanas) de cada grupo, podrías ver rápidamente dónde se encuentra la oportunidad de reducción de inventario. Echa un vistazo al siguiente ejemplo:

Lead times Nº de items Semanas de cobertura media
1 250 12
2 330 12
3 180 4
4 220 7
5 339 7
6 220 10
7 279 9
8 501 14
9 370 17
10 410 19
11 680 19
12+ 1280 20

Analizando los diferentes lead times

En este ejemplo concreto, hay dos puntos débiles que podrían ofrecer oportunidades de reducción de inventario.

En primer lugar, está claro que la mayoría de los productos tienen plazos de entrega de más de 12 semanas. Pero la cobertura de stock parece desequilibrada. Así, los productos con plazos de entrega inferiores a una semana siguen teniendo una cobertura media de 12 semanas.

Una investigación más profunda revelaría la causa del desequilibrio y te daría la oportunidad de abordarlo. Exploremos esto más a fondo.

Ejemplo de lead time A

“Tenemos demasiado stock de artículos con plazos de entrega cortos”

Este problema requiere un poco más de investigación.

Tal vez haya una razón estratégica para que una empresa mantenga tantas existencias. ¿Quizá haya una oportunidad de descuento basada en el volumen de pedidos?

¿Quizá tenga que cumplir un acuerdo de nivel de servicio con un cliente?

Si es así, puede que merezca la pena considerar las dos opciones siguientes para lograr una reducción del inventario.

A) Revisar los verdaderos patrones de consumo de los clientes y alinearlos con un plan de cumplimiento que se ajuste mejor a la demanda real.

B) Llevar a cabo un análisis coste-beneficio para determinar si cualquier descuento del proveedor compensa los costes adicionales de mantenimiento de inventario.

Si no hay una razón estratégica para los niveles elevados de inventario, puede que sólo sea consecuencia de malas prácticas a la hora de realizar el pedido. ¿Quizá los periodos de revisión son demasiado largos, o los datos maestros son erróneos?

En esos casos, podrías considerar:

  • Revisar el proceso de compra y ver si es conveniente aplicar un mayor control.
  • Mejorar la colaboración entre la cadena de suministro y el equipo de compras
  • Revisión de la compatibilidad de las restricciones de pedido mínimo de artículos y proveedores
  • Revisión de las cantidades económicas de pedido (EOQ)
  • Revisión y actualización de datos maestros incorrectos

Mejorar los conocimientos del equipo de compras y asegurarte de que comprenden los principios de optimización del inventario.

Ejemplo de lead time B

“La mayoría de mis artículos tienen plazos de entrega extremadamente largos”

A menudo, los plazos de entrega dependen del proveedor. Pero eso no significa que estén totalmente fuera de tu control.

Siempre hay margen para la negociación, y limitarse a aceptar el status quo podría significar que estás perdiendo oportunidades.

Pregúntate cómo puede el proveedor reducir los plazos de entrega

¿Deberías pagar tanto por un contrato con plazos de entrega largos o poco fiables? ¿Una reducción del precio haría más llevadera la situación?

¿Podéis tú y tus proveedores trabajar de forma más estratégica cpara solucionar el problema?

Intenta pensar en algunas de estas opciones:

  • Proporciona a los proveedores previsiones de compra para permitir una mejor preparación por su parte.
  • Solicita a tu proveedor que “incremente el inventario estratégico para mitigar la escasez y los retrasos en los plazos de entrega en fases posteriores de la cadena.
  • Incentivar a los proveedores para que den prioridad a tsu pedido y alcancen los objetivos de OTIF .

 

Checklist para gestionar lead times cambiantes

Hay muchas formas de hacer frente a la volatilidad de los plazos de entrega. Y para ello no es necesario invertir en exceso.

He aquí algunos ejemplos:

Como Mejorar El Lead Time De Entrega

Optimiza tus previsiones

Disponer de más información para predecir la demanda con mayor exactitud puede ayudarte a optimizar los niveles de inventario y, de este modo, limitar las posibilidades de que se produzcan roturas de stock o excesos de existencias.

Utilizar opciones de abastecimiento alternativas

Puedes reducir o aliviar el efecto de la volatilidad del plazo de entrega recurriendo a nuevos proveedores. ¿Podría un proveedor local reducir el plazo de tránsito? Simplemente encontrar un proveedor más fiable podría significar plazos de entrega más cortos o simplemente menos volatilidad.

Colaborar con los proveedores

Una mejor comunicación conducirá a una mayor transparencia, lo que puede significar menos interrupciones. El mero hecho de solicitar actualizaciones periódicas sobre los calendarios de producción, los plazos de envío y los posibles retrasos puede ayudarte a anticiparse antes a los problemas de plazos de entrega.

Revisar tu estrategia de stock de seguridad

Tu stock de seguridad debe proteger a la empresa de retrasos o aumentos inesperados de la demanda. ¿Cuándo fue la última vez que revisaste tu estrategia de stock de seguridad? Quizá tengas más stock del necesario. O, peor aún, estás invirtiendo en los productos equivocados.

Mejorar la comunicación y la colaboración dentro de tu organización:

Mejorar la comunicación interna suele ser una buena idea. Cuantas más personas y equipos conozcan los niveles de inventario, las previsiones de demanda y cualquier problema potencial que pueda afectar a los plazos de entrega, más fácil será resolver el problema.

 

4 consejos para optimizar el lead time logístico

La mayoría de los gerentes de la cadena de suministro saben que existe un exceso de existencias dentro del negocio. También saben que uno de los mayores influyentes en la reducción de los niveles de inventario es un plazo de entrega corto y estable. Identificar la fuente del exceso de existencias y cómo solucionarlo requerirá tiempo, esfuerzo y recursos. En consecuencia, todas las oportunidades de reducción de inventario deben analizarse y priorizarse. Para ayudarte a evaluar dónde debes enfocar tus esfuerzos de reducción de inventario, hemos reunido técnicas de análisis simples.

Al adoptar estos métodos de análisis, estarás mejor posicionado para determinar lo siguiente:

  • Qué temas requieren atención inmediata.
  • En qué productos hay que centrarse primero.
  • Qué acciones debo tomar para obtener el mayor rendimiento.

Consejo 1: Analizar los delivery lead times y los periodos de cubierta del proveedor

Los plazos de entrega más largos inevitablemente resultan en mayores niveles de inventario. Después de todo, cuanto más largo es el tiempo de entrega, mayor es el riesgo de desviación de la demanda del tiempo de entrega. Esto requiere una mayor cantidad de cobertura de stock en el almacén.

Los largos plazos de entrega también significan que las empresas deben planificar con más anticipación. Es necesario hacerlo, pero puedes hacerlo menos adaptable a la demanda cambiante de los clientes a corto plazo. Sin embargo, incluso los artículos con plazos de entrega cortos pueden crear una gran cantidad de exceso evitable si se manejan mal.

Consejo 2: Reducir los plazos de entrega con medidas estratégicas

En la mayoría de las situaciones, el proveedor es el que determina los plazos de entrega en la cadena de suministro. Sin embargo, esto no significa necesariamente que esté fuera de tu alcance. Aunque tu proveedor también puede estar sujeto a restricciones, siempre hay margen para la negociación. La pregunta es: ¿cómo pueden tus proveedores reducir los plazos de entrega?

En algunos casos, esto puede ser simplemente un caso de renegociación de los términos del contrato del proveedor. Sin embargo, cuando esto no sea posible, se deben tomar medidas estratégicas. Algunas ideas para reducir los plazos de entrega incluyen:

  • Proporcionar a los proveedores pronósticos de compra para ayudarlos a prepararse mejor para el pedido.
  • Solicitar a tu proveedor que haga un inventario estratégico para “mitigar” a los plazos de entrega de su parte.
  • Incentive a sus proveedores para priorizar su pedido, asegurando así un tiempo de entrega más competitivo.

Muchos proveedores ofrecen descuentos a los clientes por el volumen comprado, pero también es posible que los clientes ofrezcan incentivos a los proveedores por el volumen vendido. Esto garantiza que el proveedor tenga interés en hacer coincidir la oferta con la demanda.

Consejo 3: Disminuir el exceso de inventario para artículos con tiempos de entrega cortos

A diferencia del punto anterior, este problema requiere una investigación más detallada. Después de todo, si hay una razón estratégica por la que tienes tanto inventario, deberás resolverlo antes de revisar tu forecast.

En este caso, se deben considerar las siguientes acciones para lograr la reducción de inventario deseada:

  • Revise los patrones de demanda reales y alinéelos con un plan de cumplimiento para reducir peaks de demanda innecesarios.
  • Lleva a cabo un análisis de costo / beneficio para determinar si algún reembolso de proveedor realmente vale los costos adicionales de mantenimiento de inventario.

Sin embargo, si no hay una explicación estratégica clara, este exceso de inventario podría ser el resultado de malas prácticas de pedido. Por ejemplo, ¿son tus períodos de revisión demasiado largos o los datos maestros son incorrectos?

Aquí hay algunas formas de reducir el exceso de inventario para artículos con tiempos de entrega cortos:

  • Hay que revisar el proceso de compra e investigar si se debe implementar una mayor supervisión de las operaciones o las finanzas.
  • Mejorar la colaboración entre el equipo de la Cadena de Suministro y el equipo de compras.
  • Compara las restricciones de pedido mínimo de artículos y proveedores con la demanda real para ver si son compatibles.
  • Revisar y actualizar datos maestros incorrectos, como unidades de medida.

Consejo 4: Tomar el control de los plazos para alcanzar las metas de reducción de inventario

Existen muchas estrategias diferentes de reducción de inventario que pueden ayudar a entregar resultados impresionantes.

Priorizar los problemas de exceso de inventario asociados con los plazos de entrega en la cadena de suministro, puede ofrecer un excelente punto de partida para la optimización del inventario.

¡Además de resaltar dónde existe un exceso de existencias dentro de tu surtido, este análisis puede proporcionar una visión invaluable de la efectividad de los procesos de compra!

 

Conclusiones finales sobre el lead time en logística

Dejar que los plazos de entrega afecten a tu cadena de suministro sin control es admitir la derrota y, en última instancia, trasladar el problema a tus clientes.

Pondrás a prueba su lealtad, y no pasará mucho tiempo antes de que el problema vuelva a ti convertido en algo más grave.

Los consejos de este artículo te ayudarán a resolver tus problemas de plazos de entrega. Pero las mejoras en la cadena de suministro requieren tiempo y un esfuerzo continuo.

Para mitigar adecuadamente el impacto de la volatilidad de los plazos de entrega en el futuro es necesario comprender que las interrupciones de la cadena de suministro no van a desaparecer. No importa si se trata de una pandemia mundial o de un incendio aislado en un almacén.

Afortunadamente, por eso hemos desarrollado Slim4 .

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¿Qué es el lead time en logística?

El lead time o plazo de entrega es el tiempo que tarda un producto en llegar a su destino final después de haberse realizado un pedido. Un ejemplo de plazo de entrega podría ser el tiempo que tarda tu proveedor en entregar un pedido en tu centro de distribución.

¿Cómo se calcula el plazo de entrega?

El plazo de entrega se calcula sumando el tiempo de tránsito y el tiempo de tramitación del pedido. Este intervalo incluye el tiempo necesario para tramitar el pedido, recoger y embalar los productos y transportar la mercancía.

¿Por qué es importante para las empresas el lead time?

Los plazos de entrega tienen un gran impacto en todos los aspectos, desde los niveles de inventario hasta la fidelidad de los clientes. Por lo tanto, debes tener un control estricto de los plazos de entrega por varias razones:

  • Maximizar la satisfacción del cliente
  • Mantener tu ventaja competitiva
  • Garantizar la máxima eficacia de tus operaciones
  • Minimizar el riesgo de exceso o falta de stock

¿Qué factores pueden influir en el plazo de entrega?

Hay varios factores que pueden influir en el plazo de entrega. Por ejemplo, el medio de transporte utilizado, la distancia entre nuestros almacenes y el proveedor e incluso el calendario de producción de tu proveedor. Sin embargo, los plazos de entrega también pueden verse afectados por interrupciones inesperadas, como cierres de fábricas, huelgas y disturbios políticos.

¿Cómo puede ayudarte un software para la supply chain a gestionar unos plazos de entrega volátiles?

Hemos desarrollado nuestro software de planificación de la cadena de suministro durante los últimos 30 años para ayudar a las empresas a gestionar con confianza los plazos de entrega volátiles. Al proporcionar a los equipos de planificación la visibilidad y el control necesarios para anticiparse a los cambios en los plazos de entrega, nuestros clientes pueden responder a las interrupciones de la cadena de suministro antes de que lleguen al cliente.

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