Gestión de la cadena de suministro: creación de resiliencia y estrategias para reducir la volatilidad del mercado
Si las interrupciones en la cadena de suministro son nuevas para ti, es probable que seas nuevo en este sector.
Es casi normal que las oscilaciones, las subidas y las interrupciones de la cadena de suministro sean precisamente los eventos que requieren mayor parte de nuestra atención.
Si llevas tiempo en este campo, ya sabes que los momentos en los que todo va bien son los momentos en los que aparece la preocupación.
La historia se repite. Y al igual que los gobiernos suben y bajan, también lo hace la fortuna –o falta de ella- de tu cadena de suministro.
Es posible que en el pasado hayas adoptado algunas tácticas sencillas para mitigar la volatilidad de los mercados. Y probablemente funcionaron, hasta cierto punto.
¿Quizás simplemente has pedido más existencias? ¿O pediste existencias con mucha antelación para evitar decepciones?
Hoy en día, cuanto más sólida sea tu planificación, mejor será tu estrategia para la cadena de suministro. Y cuanto mejor sea tu estrategia antes de que se produzca la perturbación, mejor preparado estarás para lo inevitable.
La resiliencia de la cadena de suministro es el quid de la cuestión. Y los que la gestionan bien suelen ser los que obtienen mejores resultados. Pero esto es un maratón, no un sprint. Entonces, ¿Qué medidas puedes tomar para que tu empresa tenga un futuro más prometedor?
Empecemos por los fundamentos de la cadena de suministro
Antes de adentrarnos en el tema de la creación de cadenas de suministro más resilientes, empecemos por los fundamentos.
En la primera sección de nuestra guía sobre la cadena de suministro, exploraremos:
- ¿Existe una definición de cadena de suministro con la que todos estemos de acuerdo?
- La importancia de una “buena” gestión de la cadena de suministro
- Las trampas de una “mala” gestión de la cadena de suministro
- ¿Quién debe participar en el proceso de toma de decisiones de tu cadena de suministro?
- ¿Qué procesos de la cadena de suministro sustentan tus operaciones?
- ¿Cómo puede la tecnología contribuir al éxito de tu cadena de suministro a largo plazo?
¿Qué es la gestión de la cadena de suministro?
La gestión o administración de la cadena de suministro es un tema extremadamente amplio. Ya se trate de decidir a qué proveedor hacer un pedido o dónde asignar el inventario dentro de tu red, las decisiones cotidianas que tomas sobre la cadena de suministro repercuten en todos los aspectos de tu negocio.
En esencia, la gestión de la cadena de suministro consiste en gestionar el flujo de mercancías a través de tus operaciones. Y, por supuesto, un flujo armonioso de existencias depende de un flujo constante de datos sólidos, así como de un buen conocimiento de las implicaciones financieras de las acciones de la cadena de suministro.
Desde el aprovisionamiento de materias primas hasta la entrega del producto en su destino final, la gestión de la cadena de suministro es, en última instancia, el proceso de valor añadido que permite a tu empresa satisfacer la demanda de tus clientes.
¿Por qué es importante la gestión de la cadena de suministro?
Tus clientes te miden por la eficacia de tu cadena de suministro. Es así de sencillo.
Que un pedido se entregue con retraso, llegue roto o está agotado son señales de alarma que tus clientes deben tener en cuenta. Son el tipo de señales de alarma que podrían llevarles a la competencia.
Por otro lado, si los procesos de tu cadena de suministro están a la altura, puedes estar seguro de que tus productos se entregarán de forma rápida y eficaz con el mínimo trastorno.
Además, estarás mejor preparado para actuar con flexibilidad ante volatilidades inesperadas y superar las expectativas de los clientes con un coste optimizado.
Desglosemos algunas de las ventajas de una “buena” gestión de la supply chain:
- Minimizar el riesgo de errores de planificación.
- Lograr un mayor control de los costes de la cadena de suministro.
- Mejorar el servicio gracias a una mayor disponibilidad.
- Acelerar la rotación de existencias para garantizar un uso eficaz del capital circulante.
- Reducir los niveles de inventario y los residuos.
- Aumentar la capacidad de respuesta a los cambios de los clientes y del mercado.
- Conseguir mayores márgenes de beneficio.
- Optimizar el uso del espacio, los recursos y la mano de obra del almacén, lo que se traducirá en un funcionamiento más sostenible.
¿Cuáles son las trampas de una “mala” gestión de la cadena de suministro?
- Incremento de los costes evitables.
- Tener que hacer frente a muchas incidencias y tener una escasa eficacia.
- Elevados niveles de exceso de existencias.
- Aumento de los desabastecimientos evitables.
- Escasa satisfacción del cliente y riesgo de que se traduzca en pérdida de clientes.
- Falta de visibilidad y flexibilidad para responder a la volatilidad.
- Comunicación deficiente que da lugar a una toma de decisiones descoordinada.
¿Cuáles son los componentes básicos de una cadena de suministro eficaz?
Tu cadena de suministro no se gestionará sola. Eso es bastante obvio. Para que tu cadena de suministro funcione lo mejor posible, necesitas unos cuantos ingredientes fundamentales:
- Personas comprometidas
- Procesos eficaces
- Sistemas flexibles
Analicemos con más detalle el papel fundamental que desempeña cada elemento.
1)Las personas: ¿Quién participa en tu supply chain?
Tu cadena de suministro no puede existir en medio de la nada. Hay muchas partes interesadas con distintos grados de interés e influencia. Desde los clientes a los que sirves, pasando por el equipo que realiza el pedido y los proveedores que fabrican tus productos, cada uno desempeña un papel importante en la configuración de las acciones de tu cadena de suministro.
Tus clientes
El principal objetivo de tu cadena de suministro es satisfacer las necesidades de tus clientes. Por lo tanto, es lógico que se les considere una parte interesada fundamental en el proceso de toma de decisiones de la cadena de suministro.
Las expectativas de tus clientes deben determinar la amplitud y profundidad de tu surtido, así como el nivel mínimo de servicio que debes mantener. Como punto desencadenante de la demanda (y, por tanto, principal fuente de ingresos), se trata de una parte interesada que en ningún caso puedes pasar por alto.
Tus proveedores y socios logísticos
“Eres tan fuerte como el eslabón más débil de tu cadena”. Es el tópico favorito de todos acerca de la cadena de suministro. Y con razón.
Tus proveedores son las partes interesadas con las que cuentas para mantener un suministro fiable de los materiales, componentes y productos acabados que necesitas para satisfacer la demanda de los clientes en el momento oportuno.
Pero no nos olvidemos de los socios de confianza de la cadena de suministro que te ayudan a llevar tu inventario del punto A al punto B. Nos referimos a tus proveedores de logística, tus proveedores de embalaje y todos los demás implicados en la distribución de productos a lo largo de tus operaciones.
Las relaciones sólidas con tus proveedores y socios logísticos pueden hacer crecer o limitar el desarrollo de tu negocio. Así que no corras el riesgo de olvidarte de ellos.
El equipo directivo
Ya hemos hablado de las partes interesadas externas, pero ¿Quién lidera el proceso internamente? El equipo directivo es un punto de partida obvio.
Como equipo responsable en última instancia de dar forma a la dirección y la trayectoria de toda la empresa, las decisiones del equipo directivo tienen un impacto directo en todas las decisiones de la cadena de suministro.
Desde la contratación del equipo de la cadena de suministro hasta el establecimiento del nivel de servicio deseado, el director general y el consejo de administración en sentido amplio son responsables de fijar la visión y la estrategia de la organización. Pero, lo que es más importante, también marcan la pauta de cómo se debe alcanzar esta visión.
El equipo de planificación
Por supuesto, el equipo directivo esboza las ambiciones de la empresa, pero el equipo de planificación está ahí para asegurarse de que esos sueños y deseos se hagan realidad.
En última instancia, el equipo de planificación es responsable de anticipar la demanda futura y alinearla perfectamente con la oferta. Al colaborar con otros equipos internos, proveedores e incluso directamente con el cliente final, el equipo de planificación hace todo lo posible para garantizar que las existencias correctas estén disponibles.
Ninguna empresa está exenta de volatilidad. Por lo tanto, también depende del equipo de planificación anticiparse a las perturbaciones en el horizonte y tomar medidas proactivas para mitigar el riesgo antes para hacer llegar el producto al cliente. Examinaremos el tema de la interrupción de la cadena de suministro con más detalle más adelante.
El equipo de ventas
Tu equipo de ventas es la voz del cliente. Todo su mundo se centra en el trato con los clientes. Esto significa que tienen un conocimiento íntimo y personal de sus objetivos, expectativas y preocupaciones.
Por un lado, el equipo de ventas desempeña un papel crucial en la generación de la demanda. Sin embargo, como principal punto de contacto, el equipo de ventas también posee una valiosa información sobre el mercado que puede utilizarse para mejorar el análisis estadístico en el que suele basarse el equipo de planificación.
El equipo financiero
Es fácil dejarse llevar. Seguro que podrías llenar tu almacén hasta los topes con todas las existencias que pudieras necesitar para satisfacer la demanda de los clientes. Sin embargo, este enfoque afectará muy negativamente al saldo bancario de tu empresa.
Por suerte, aquí es donde entra en juego el equipo financiero.
Los que manejan las finanzas están ahí para garantizar que los recursos financieros se asignan de forma eficiente y eficaz. Para ello hay que supervisar los datos financieros y analizar los riesgos de las inversiones, los presupuestos y las previsiones.
Dado que es probable que el inventario sea una de las cifras más elevadas que aparecen en tu balance, la eficacia de tus decisiones sobre la cadena de suministro es, por tanto, una preocupación primordial. Como guardianes de los recursos financieros de la empresa, este equipo trabajará a menudo con equipos de toda la empresa para mejorar la eficiencia de la cadena de suministro.
El equipo de IT
Tu equipo informático es el héroe oculto de todas tus operaciones.
Para tomar buenas decisiones en la cadena de suministro, todas las personas mencionadas necesitan datos sólidos. Y lo que es más importante, necesitan que esos datos se les faciliten de forma que puedan utilizarlos.
El equipo informático está ahí para mantener en funcionamiento los sistemas que sustentan tu cadena de suministro. Si piensas la cantidad de datos que circulan por la empresa y toda la información que se necesita de clientes y proveedores, te darás cuenta rápidamente de que no es tarea fácil.
2)¿En qué procesos se basan tus decisiones sobre la cadena de suministro?
Tu cadena de suministro es una máquina con muchas piezas móviles. Como tal, hay muchos procesos y flujos de trabajo que son necesarios para mantener tu operativa funcionando sin problemas.
He aquí algunos de los procesos básicos que sustentan su funcionamiento:
Planificación de surtido o assortment planning
La gestión de surtido o assortment planning Es el proceso de determinar qué productos ofrecer a los clientes y en qué cantidades. Para lograr un equilibrio adecuado entre oferta, variedad y calidad hay que tener en cuenta las necesidades de los clientes, la cartera de productos de la competencia y nuestras propias limitaciones.
Planificación de la demanda
Para equilibrar la oferta con la demanda, primero hay que tener una idea de cuánta demanda cabe esperar. La planificación de la demanda en la supply chain consiste en anticipar la demanda futura basándose en los datos históricos de ventas, el ciclo de vida del producto, las condiciones actuales del mercado y las tendencias de los clientes.
Bien hechos, tus planes de demanda te ayudarán a tomar decisiones sobre la cadena de suministro con confianza. Pero, atención, unas previsiones de mala calidad provocarán errores de planificación evitables.
Planificación del abastecimiento
Una cosa es determinar la demanda futura y otra averiguar cómo satisfacerla. Para alcanzar los objetivos de tu cadena de suministro, debes trabajar con los socios que se encuentran unos peldaños más arriba de la cadena de suministro. Esto significa optimizar los pedidos y los plazos de entrega para asegurarte de que las existencias que necesitas llegan al almacén cuando las necesitas.
Invertir en existencias y distribuirlas por todo el mundo no es barato. Por lo tanto, las decisiones que tomes en relación con el abastecimiento y el volumen de pedidos también deben estar en consonancia con las necesidades –y posibilidades- del equipo financiero.
Optimización de inventarios
Hay muchas palancas de las que puedes tirar para asegurarte de que tu cadena de suministro es lo más eficiente posible. Una de las más importantes es el nivel de existencias. La optimización de inventarios es un delicado acto de equilibrio entre alta disponibilidad, coste minimizado y uso optimizado del capital circulante. Si inviertes demasiado en existencias, bloquearás el capital circulante y reducirás la tesorería. Si inviertes demasiado poco, corres el riesgo de no cumplir las expectativas de los clientes.
S&OP
La colaboración es una de las piezas más importantes del rompecabezas de la cadena de suministro. El S&OP es el proceso que une a todas las personas y demás procesos para maximizar los beneficios y satisfacer con vigor la demanda de los clientes.
3)La tecnología en tu cadena de suministro
Los días en que se utilizaban ábacos y bolas de cristal para gestionar las operaciones han quedado atrás. Para hacer frente a la complejidad de las cadenas de suministro modernas, las empresas necesitan tecnología avanzada que impulse a las personas y los procesos implicados.
Para muchas empresas, las hojas de cálculo suelen ser su arma preferida. Y claro, es cierto que las fórmulas complicadas y toscas son mejor que nada.
Sin embargo, una tecnología eficaz debe ser un elemento que facilite el éxito de tu cadena de suministro. Debe ayudar a tu personal a tomar mejores decisiones. Debe ayudar a que tus procesos funcionen con precisión y rapidez. Debe ser el pegamento que lo una todo.
¿Cómo debes administrar tu cadena de suministro?
Hasta ahora hemos hablado de la gestión de la cadena de suministro desde una perspectiva teórica.
Sobre el papel, la fórmula del éxito de la cadena de suministro parece fácil. Involucra a las personas adecuadas, establece algunos procesos inteligentes y apóyalos con una tecnología sólida, ¡Y listo!
Ojalá fuera así de sencillo.
Claro, si el mundo fuera agradable y estable, probablemente sería así. Sin embargo, nunca estamos demasiado lejos de la próxima gran crisis de la cadena de suministro.
En los últimos años hemos sufrido lo que la mayoría consideraría un nivel monumental de perturbación de los negocios.
Ha habido recesiones mundiales, pandemias, desastres naturales, conflictos internacionales y gente en el poder con códigos nucleares a los que no confiarías ni el cargador de tu teléfono.
Por ello, en la siguiente sección de esta guía sobre la cadena de suministro, exploraremos cómo puedes construir una cadena de suministro a prueba de interrupciones.
Aprenderás a crear resistencia en todos los procesos de tu cadena de suministro.
Comprenderás qué tácticas de la cadena de suministro puedes desplegar para combatir la volatilidad.
Descubrirás cómo investigar los costes implicados y cómo adaptar tu cadena de suministro para hacer frente a lo que el mundo te depare.
Pero lo más importante es que descubrirás cómo garantizar que tu cadena de suministro esté preparada para superar los retos actuales y los que puedan surgir en el futuro.
Estrategias de la cadena de suministro para combatir las perturbaciones: ¿Absorber o responder?
Las tripulaciones de las aerolíneas tienen una de las mejores formaciones del mundo en situaciones de crisis. Su respuesta a los “peores escenarios” debe ser absolutamente acertadas. Pero en lugar de pensar en lo que debería pasar con cada eventualidad antes del despegue –lo que sería francamente complicado-, conocen los protocolos al dedillo. Saben quién toma las decisiones y cómo comunicarlas para responder en un tiempo récord.
A la hora de diseñar tu cadena de suministro, el mismo razonamiento puede llevarte muy lejos.
No pierdas el tiempo pensando en cómo podrían afectarte los rayos. O la niebla. O el impacto de un misil rebelde.
Concéntrate en preparar a todos los implicados para que sepan cómo actuar en caso de crisis.
Pero volvamos a poner los pies en la tierra.
¿Qué relación tiene esto con la resiliencia de tu cadena de suministro?
Michelman y Sheffi (1983) describen dos métodos para conseguir una cadena de suministro resiliente.
Y, a grandes trazos, defienden que se puede absorber el riesgo o responder a él.
Una estrategia de absorción se centra en crear una barrera protectora en la cadena de suministro. Piensa en esto como el equivalente en la cadena de suministro de las zonas de deformación en los coches.
Todo ese metal adicional y esa integridad estructural pueden parecer exagerados. Pero en caso de accidente inesperado, esta medida adicional podría salvarte la vida.
Una estrategia de respuesta se centra en la capacidad de mantenerse flexible.
Siguiendo con el ejemplo automovilístico, es un poco como el sistema antibloqueo de frenos de tu coche. Al adaptarse constantemente a las condiciones cambiantes, te ayuda a pisar el freno o el acelerador en el momento justo.
Ahora analicemos más a fondo cada una de estas estrategias aplicadas a la cadena de suministro.
La estrategia de absorción
Lograr una cadena de suministro resiliente mediante una estrategia de absorción es una forma común y relativamente sencilla de hacer frente a las perturbaciones.
Absorber un choque es una competencia básica de las cadenas de suministro, pero tiene un coste.
Naturalmente, añadir inventario o infraestructura puede proporcionarte un amortiguador frente a las perturbaciones de la demanda o la oferta y crear una ventaja sobre los competidores.
También puedes crear una ventaja a largo plazo con una estrategia de absorción, dando protección a mercados o clientes, aprovechando oportunidades de expansión y explotando situaciones de ventaja competitiva.
