¿Qué es el Stock de Seguridad?

Slimstock

Última actualización: March 7, 2024
Sam Phips

Stock de seguridad: qué es, por qué es importante y cómo calcularlo

Muchas veces has escuchado que los almacenes se quedan sin inventario. Si bien los equipos de abastecimiento dirigen sus esfuerzos para mantener stock disponible en todo momento, siempre pueden haber excepciones.

Todas las empresas quieren garantizar la venta, y para esto, necesitan tener los productos correctos, en el momento correcto, en la cantidad correcta y en el lugar correcto. Por esta razón, es esencial comprender lo que significa el stock de seguridad en la gestión de inventario y en la gestión de la supply chain, ya que la Cadena de Suministro juega un papel crítico en el aumento de la rentabilidad de un negocio.

Entonces ¿qué es el Stock de Seguridad, para qué sirve y cuál es la fórmula?

 

Definición de stock de seguridad

El Stock de Seguridad es la cantidad de unidades en inventario usadas para mitigar la desviación de la demanda. Esto quiere decir que es el stock extra que se mantiene para enfrentar imprevistos relacionados a los cambios en la demanda o problemas con el abastecimiento por parte de los proveedores. El objetivo de un Stock de Seguridad es mantener una cierta cantidad de existencias para evitar caer en un quiebre de stock y por tanto prevenir ventas perdidas.

En el siguiente gráfico, puedes ver una representación de los niveles de stock:

Gráfica stock de seguridad

Fórmula: ¿Cómo calcular el stock de seguridad?

Todas las empresas venden diferentes cantidades de SKU, por lo que definir un número concreto es imposible. El cálculo de esta variable depende de cada compañía y está liderado por el equipo de abastecimiento o el departamento de logística. Sin embargo, hay dos formas simples de calcular el Stock de Seguridad.

 

Fórmula stock de seguridad

ó

Calculo stock de seguridad

 

El plazo de entrega máximo y promedio es el tiempo que demora el proveedor en entregar un pedido. Por lo general, este tiempo se mide en días.

La primera fórmula es más utilizada en empresas con menos de un año de operatividad y por lo tanto se pueden ocupar los datos investigados en un estudio de mercado, por ejemplo. Por otro lado, la segunda fórmula es conveniente que la empleen compañías que lleven más de un año en funcionamiento, ya que cuentan con estadísticas de ventas de al menos 12 meses. Estas empresas pueden medir con mayor exactitud el stock de seguridad.

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Ejemplo cálculo stock de seguridad

Para establecer el cálculo del stock de seguridad, es importante conocer la desviación de las ventas por sobre y por debajo de la media. Tenemos un artículo con demanda media de 100 unidades mensuales, plazo de entrega de 1 semana y cantidad de pedido de 300 piezas. Para determinar la variabilidad de las ventas, necesitamos conocer los valores exactos de éstas durante los últimos 12 meses:

ejemplo calculo stock de seguridad

Ejemplo Stock de Seguridad:

En la tabla de ejemplo, ambos casos tienen una demanda media de 100 unidades mensuales. Sin embargo, la frecuencia de las ventas en cada mes varía mucho entre un caso y el otro. Se suele cometer el error de calcular el stock de seguridad de la misma manera en todos los artículos, pero en realidad su cálculo debería hacerse en función de la desviación de la demanda. A continuación, utilizaremos el Caso 1 para ejemplificar los cálculos necesarios en un artículo con una distribución normal.

Cuando tenemos una demanda de distribución normal, es tan probable que la venta del próximo mes esté por sobre o por debajo la media. La dispersión en torno a la media, es lo que conocemos como desviación estándar (σ). Considerando éste factor, el cálculo del stock de seguridad sería:

Calcular el Lote de Compra

Donde z es el factor de seguridad en función del nivel de servicio deseado y PE es el plazo de entrega. El factor z está fuertemente relacionado con el nivel de servicio, y nos dice cuánto de mi desviación estándar por sobre la media estoy dispuesto a cubrir. Sus valores se pueden extraer de la tabla de distribución normal Z.

Variabilidad en los plazos de entrega

El problema con la fórmula anterior, es que asume que no hay variabilidad en el plazo de entrega. Esta situación es utópica que sabemos no se ajusta a la realidad. Por lo tanto, necesitamos ajustar un poco la fórmula para también considerar la variabilidad en los plazos de entrega de los proveedores:

Formula3

Ejemplo variabilidad:

Para poder aterrizar la fórmula, la aplicaremos a un ejemplo. Supongamos que tenemos un artículo con una demanda media de 100 unidades por día. Con una desviación estándar de 50 unidades y un nivel de servicio solicitado por gerencia de 97.5%. En éste artículo tenemos dos proveedores.

El proveedor A: Ofrece un plazo de entrega de 10 días y es muy fiable, lo que podríamos traducir a una desviación del plazo de entrega igual cero.

El proveedor B: Entrega menor costo del producto, a cambio de menor fiabilidad de sus entregas, con una desviación de 5 días. Al calcular el stock de seguridad para ambos casos, tenemos lo siguiente:

Calcular el Lote de Compra y Stock de Seguridad4

El impacto de la desviación del plazo de entrega es significativo a la hora de determinar el stock de seguridad. De hecho, el peso que esa variable tiene es más fuerte que la misma desviación de la demanda.
Veamos el siguiente cuadro resumen:

Ejemplo stock de seguridad

Con el resultado, es clara la importancia de negociaciones con proveedores respecto a su fiabilidad en plazos de entrega. Es fundamental considerar la variabilidad en los plazos de entrega, para calcular el lote de compra y stock de seguridad.

¿En tu empresa, calculas efectivamente el stock de seguridad para cada artículo?

¿Se mide la desviación del plazo de entrega de los proveedores?

¿Existe el conocimiento del impacto del plazo de entrega en el stock de seguridad que la compañía debiese mantener?

 

¿Cómo calcular las existencias de seguridad perfectas?

Para determinar los niveles perfectos de stock de seguridad para tu empresa, debes analizar el coste de mantener un exceso de existencias y sopesarlo con el riesgo (y el impacto) de quedarse sin existencias.

He aquí algunas indicaciones sencillas para evaluar tus necesidades de existencias de seguridad:

1. Determina el plazo de entrega

¿Cuánto tardará tu proveedor en hacerte llegar la mercancía una vez que haya hecho el pedido? Cuanto más largo sea este plazo, mayor será el riesgo de trastornos e incertidumbre. Si tus plazos de entrega en son extremadamente cortos, la necesidad de disponer de existencias de seguridad es menos urgente. Sin embargo, si tus plazos de entrega se miden en meses, lo más probable es que tu nivel de existencias de seguridad deba ser mayor.

2. Determinar la variabilidad de la demanda

¿Es probable que tu producto no tenga éxito?¿O el artículo en cuestión tiene longevidad? Puedes calcular la variabilidad de la demanda analizando los datos históricos de ventas o utilizando métodos estadísticos de previsión.

3. Calcula el nivel del servicio

¿Qué importancia tiene el producto para tus clientes? Para responder a esta pregunta, las empresas fijan los objetivos de nivel de servicio. Cuanto mayor sea el nivel de servicio objetivo, mayor será la necesidad de existencias de seguridad. Sin embargo, algunos productos son más importantes que otros. Por lo tanto, tiene sentido priorizar la inversión en existencias de seguridad en los productos que más importan.

4. Aplica la fórmula de stock de seguridad adecuada

¿Cómo evalúas actualmente tus niveles de existencias de seguridad? ¿Por intuición? ¿O utilizas los datos para tomar una decisión racional? Existen varias fórmulas para calcular el stock de seguridad. Vamos a verlas:

Fórmula Cálculo Adecuado para
Stock de seguridad Cantidad fija Adecuado para artículos con una demanda y un plazo de entrega constantes
Revisiones periódicas (Demanda máxima x Plazo de entrega máximo) – (Demanda media x Plazo de entrega medio) Adecuado para artículos con demanda estacional o intermitente
Acciones de seguridad orientadas al servicio Puntuación Z x Desviación estándar del plazo de entrega de la demanda x Plazo medio de entrega de la demanda Adecuado para artículos con demanda o plazo de entrega impredecibles
Erlang C (Demanda media en plazo x Plazo en días) + Factor de seguridad Apropiado para items con largos plazos de entrega y temporada de ventas cortas

¿Qué es la puntuación Z?

Una puntuación Z (o puntuación estándar) es un término que representa el número de desviaciones estándar que tiene un punto de datos con respecto a la media. Para alcanzar un objetivo de nivel de servicio más elevado, debe ser capaz de cubrir un mayor nivel de desviación para reducir el riesgo de desabastecimiento. De ahí que la puntuación Z aumente a medida que se incrementa el nivel de servicio objetivo.

Puedes buscar la puntuación Z adecuada en función del nivel de servicio deseado en una tabla de distribución normal estándar:

Nivel de servicio Z-Puntuación
90% 1.28
92% 1.75
95% 1.96
97% 2.17
99% 2.58

 

¿Por qué mantener un stock de seguridad?

Las empresas mantienen un Stock de Seguridad para protegerse de las fluctuaciones de la demanda y las variaciones en los tiempos de entrega y producción, para asegurarse de disponer con altos niveles de servicio. Es la cantidad de inventario que la empresa tiene para hacer frente a posibles situaciones de déficit de inventario.

Sin embargo, determinar cierto inventario suficiente en stock involucra asumir costos, es por esto que se debe llegar a un punto de equilibrio. En él, se gastan algunos recursos, pero evita tener venta perdida o algunos valores extra por falta de existencias.

El stock de seguridad protege a la empresa de diferentes excepciones, como por ejemplo, demoras en la entrega de un producto, problemas en la producción, alzas inesperadas de la demanda y muchas otras. El stock de seguridad es un factor importante en todo el proceso de planificación de la demanda.

 

Ventajas del stock de seguridad

Existen diferentes ventajas de contar con un Stock de Seguridad. Aquí enumeramos algunas:

  • Reduce los efectos de los retrasos en las entregas y algunos inconvenientes que puedan ocurrir en la fábrica.
  • Responde rápidamente al aumento de la demanda.
  • Reduce el riesgo que puedas correr en cuanto a la reputación de tu negocio por desabastecimiento.
  • Mejora la eficiencia en la distribución de artículos.

 

¿Qué factores influyen en el stock de seguridad?

Incluso para los forecast de demanda más precisos, la demanda real siempre variará en cierta medida. Del mismo modo, sus proveedores no entregarán sus pedidos de manera consistente, precisamente a tiempo o en las cantidades exactas acordadas. El propósito del stock de seguridad es proteger contra la demanda y la volatilidad de la oferta para alcanzar los niveles de servicio objetivo.

Si bien muchos factores pueden influir en el requisito de stock de seguridad, hay cuatro áreas clave que deben tenerse en cuenta:

  • Volatilidad en la demanda
  • Plazos de entrega y fiabilidad del proveedor
  • Objetivos de nivel de servicio. El riesgo “real” de quedarse sin existencias

 

¿Cómo la incertidumbre en la demanda impacta los requisitos para el stock de seguridad?

Imagine que la demanda de un producto era de 100 unidades por mes. Asegurarse de tener suficiente stock para satisfacer esta demanda sería fácil. Sin embargo, la realidad es que la demanda variará significativamente mes a mes. Incluso si la demanda mensual promedio fuera de cien unidades, la demanda real podría cambiar y, por lo tanto, sin el nivel óptimo de stock de seguridad, el negocio se vería afectado por desabastecimientos y excesos.

En términos simples, para cualquier nivel de servicio dado, productos con patrones de demanda relativamente estables, la necesidad de stock de seguridad puede ser mínima. Sin embargo, para productos con patrones de demanda más esporádicos, la necesidad de existencias reguladoras será mucho mayor.

 

¿Cómo puede el tiempo de entrega influir en la necesidad de stock de seguridad?

Otro propósito clave para el stock de seguridad en la gestión de inventario, es cubrir la incertidumbre durante el período. Este es el tiempo entre hacer un pedido y recibir los productos. Para productos con tiempos de entrega cortos, como solo 1 día, esto no es tanto problema. Después de todo, solo necesita cubrir la demanda durante 1 día. Incluso si recibe un pedido inesperado durante el período de cobertura, esto solo será un problema durante un día hasta que se reciba el nuevo pedido.

Sin embargo, para los artículos con largos plazos de entrega, como los productos procedentes del Lejano Oriente, es probable que el nivel de riesgo sea mucho mayor. Dado que puede tomar hasta 12 semanas para que se envíe un pedido, hay muchos más días de demanda para cubrir y más oportunidades para que las cosas salgan mal. Como resultado, para mantener la disponibilidad hasta que se pueda reponer el inventario, aumenta la necesidad de existencias de seguridad.

¿Qué sucede si el riesgo “real” de stock de seguridad es bajo?

Ya hemos destacado la naturaleza volátil de la oferta y la demanda. Sin embargo, solo porque exista incertidumbre, esto no significa necesariamente que se agotará. Ciertas circunstancias niegan la necesidad de que un producto tenga un nivel de stock de seguridad. ¿Pero en qué situación un producto tendría una capa natural de protección?

La relación entre el stock de seguridad, los plazos de entrega y la confiabilidad del proveedor es clara; sin embargo, el impacto de las cantidades de pedidos a menudo se pasa por alto. Imagine si la cantidad mínima de pedido de un producto fuera la demanda equivalente de un año entero. Esto significaría que solo tendría que hacer un pedido por año. Entonces, incluso si el producto estuvo sujeto a altos niveles de volatilidad, el alto nivel de inventario que resulta del MOQ significaría que siempre tendrá mucho tiempo para responder si los niveles de existencias comienzan a caer. En lugar de mantener existencias de seguridad, el momento del pedido podría adelantarse.

 

¿Deben cubrir las existencias de seguridad los problemas de fiabilidad de los proveedores?

Es fácil echar la culpa de los retrasos y problemas de entrega a tu proveedor. Al fin y al cabo, ellos son los encargados de hacerte llegar sus existencias para que se conviertan en las tuyas.

Pero el juego de culpar a los demás tiene un límite. Y no servirá de nada para infundir confianza a los clientes en que al final serás capaz de suministrarles los productos que desean.

Por tanto, ¿debes aumentar las existencias de seguridad por si sus proveedores no son fiables? Probablemente. No tiene sentido volver a decir a los clientes que los proveedores os han fallado. Simplemente comprarán en otro sitio y quizá te pregunten amablemente por qué no has previsto un plan de contingencia.

Sin embargo, si un proveedor se retrasa sistemáticamente o no entrega el pedido completo según lo prometido, habrá que hacerse preguntas. Quizá haya lagunas en tus datos. O tal vez haya llegado el momento de abordar la situación de frente, ya sea mediante la colaboración o buscando una fuente de suministro alternativa.

 

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Preguntas frecuentes sobre el stock de seguridad

¿Qué son las existencias de seguridad?

Las existencias de seguridad , también conocidas como stock de seguridad, son una cantidad adicional de productos o materiales de inventario que se mantienen para garantizar que haya suficientes existencias disponibles en caso de imprevisibilidad de la demanda del cliente o interrupciones en la cadena de suministro. Se utilizan para evitar incumplimientos en la entrega de pedidos y mantener un nivel de servicio adecuado.

Fórmula del stock de seguridad

Actualmente existen dos formas de calcular el stock de seguridad:

1-. (Plazo de entrega máximoPlazo de entrega promedio) * Demanda estimada

2-. (Demanda máxima * Plazo de entrega máximo) – (Demanda promedioPlazo de entrega promedio)

¿Qué relación hay entre el nivel de servicio y el stock de seguridad?

Mantener un nivel de servicio del 100% parece un objetivo justo. Por desgracia, es muy poco realista, por no decir prácticamente imposible.

Por supuesto, es natural querer ofrecer a tu cliente una satisfacción del 100%, basada en tu demanda. Pero aspirar al 100% requeriría una reserva tan grande de existencias de seguridad que dejaría su empresa expuesta a altos niveles de riesgo.

La razón por la que los niveles de servicio son un motor tan importante de las existencias de seguridad es esta correlación directa entre ambos. Y no tiene por qué ser una cifra tan alta como el 100% para aumentar el riesgo. Cuanto mayor sea tu deseo como empresa de saciar la demanda de su cliente, mayor deberá ser su stock de seguridad. Sin embargo, más aumenta el riesgo.

¿Qué relación hay entre la disponibilidad de inventario y el stock de seguridad?

El stock de seguridad es el nivel adicional de inventario que mantienen las empresas para minimizar el riesgo de agotamiento. Sin embargo, ser demasiado cauteloso puede generar rápidamente excesos costosos y obsolescencia, lo que estropeará los márgenes.

¿Por qué necesitas stock de seguridad?

En las últimas semanas, muchas supermercados se estaban quedando sin papel higiénico. Aunque parece un gran éxito para las compañías que lo venden, la escasez dejó a muchos clientes decepcionados. Entonces, ¿debería el retail haber invertido en más acciones para cubrir esta demanda inesperada? ¿Es posible planificar una fluctuación tan masiva en la demanda? La respuesta a la pregunta es: probablemente.

En última instancia, el stock de seguridad óptimo se trata de lograr un equilibrio entre los niveles de servicio, la inversión en stock y el riesgo.

¿Cómo de apropiados son tus niveles de stock de seguridad?

Determinar el nivel correcto de stock de seguridad en la gestión de inventario, es más fácil decirlo que hacerlo. Sin embargo, al evaluar su propia situación de stock de seguridad, debe hacer dos preguntas: ¿Tiene suficiente stock para satisfacer la demanda? ¿Tienes demasiado? Hay una delgada línea entre demasiado y muy poco.

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