Q&A Säkerhetslager

Hur beräknar jag de perfekta säkerhetslagret?

För att kunna fastställa de perfekta säkerhetslagren för just ditt företag så måste du analysera kostnaden för att ha ett överskottslager och väga den mot risken (och konsekvenserna) av att ha slut på lagret.

Här är några enkla tips för att bedöma ditt behov av säkerhetslager:

1. Bestäm ledtiden:

Hur lång tid tar det för din leverantör att leverera varorna till dig när du har lagt en beställning? Ju längre denna period är, desto större är risken för störningar och osäkerhet. Om dina ledtider är extremt korta är behovet av säkerhetslager mindre brådskande. Men om ledtiderna är flera månader är det troligt att säkerhetslagret måste vara större.

2. Bestäm efterfrågans variabilitet:

Är det troligt att denna produkt kommer att gå samma väg som fidget spinners och dö ut? Eller har produkten i fråga en lång livslängd? Du kan beräkna efterfrågans variabilitet genom att analysera historiska försäljningsdata eller använda statistiska prognosmetoder.

3. Beräkna servicenivån:

Hur viktig är produkten för dina kunder? För att besvara denna fråga fastställer företagens mål för servicenivån. Ju högre servicenivån är, desto större är kravet på säkerhetslager.

Vissa produkter är dock viktigare än andra. Därför är det klokt att prioritera din investering i säkerhetslager i de produkter som är viktigast.

4. Använd rätt formel för säkerhetslager:

Hur bedömer ni för närvarande era säkerhetslagernivåer? Sätter ni upp ett finger i luften? Eller använder ni data för att fatta ett rationellt beslut? Det finns flera formler för säkerhetslager som du kan använda.

Här är en snabb sammanfattning av några av de viktigaste formlerna:

Hur fungerar mekaniken för säkerhetslager?

I nästa avsnitt kommer vi att bli lite mer tekniska…

Vad är Z-score?

Z-score (eller standard score) är ett begrepp som anger antalet standardavvikelser som en datapunkt har från genomsnittet. För att uppnå ett högre servicenivåmål måste du kunna täcka en större avvikelse för att minska risken för lagerbrist. Därför ökar Z-score när servicenivån ökar.

Du kan söka efter lämplig Z-score baserat på önskad servicenivå i en standardiserad normalfördelningstabell:

Vad är standardavvikelsen för efterfrågan på ledtid?

Nästa steg är att ta hänsyn till standardavvikelsen för efterfrågan under ledtiden. Detta är ett statistiskt mått på variationen i efterfrågan på en produkt under ledtiden från leverantörerna.

Den kvantifierar i vilken grad efterfrågan på en produkt kan fluktuera eller avvika från sitt genomsnittliga värde under ledtiden. För att beräkna detta kan man titta på historiska försäljningsdata eller använda statistiska prognosmetoder.

En högre standardavvikelse tyder på större osäkerhet eller variabilitet i efterfrågan, medan en lägre standardavvikelse tyder på större stabilitet i efterfrågemönstren.

Vad är genomsnittlig ledtidsefterfrågan?

Den sista pusselbiten i detta pussel är den så kallade genomsnittliga ledtidsefterfrågan.

Genomsnittlig ledtidsefterfrågan avser den genomsnittliga efterfrågenivån som du förväntar dig under ledtiden. Detta är naturligtvis tiden mellan beställning av en produkt och mottagandet av den från leverantören eller tillverkaren.

För att beräkna den genomsnittliga ledtidsefterfrågan tar du vanligtvis hänsyn till den historiska eller förväntade efterfrågan på produkten under en viss period för att uppskatta hur stor efterfrågan du kan förvänta dig under denna period.

Något som är viktigt att nämna här är att detta inte är en engångsföreteelse. Du måste utföra denna analys nästan konstant. Det är inte bara när du introducerar en ny produkt eller när du går ut på marknaden. Du bör ständigt övervaka och justera efterhand som efterfrågemönster och ledtider förändras med tiden.

Hur påverkar osäkerheten i efterfrågan kraven på säkerhetslager?

Det borde vara en självklarhet, men låt oss ändå gå in på detaljer.

Om du har lägre volatilitet i din efterfrågan är det mindre troligt att du behöver ett säkerhetslager. De företag som kan ställa in sin klocka efter efterfrågan kommer sällan att få slut på sina lager. Men de kommer också sällan att ha en efterfrågan som inte räcker till.

Företag med sådana efterfrågemönster är få, om de ens existerar. Det är mycket troligare att ditt företag, och andra som konkurrerar med det, kommer att uppleva en konstant volatilitet i efterfrågan.

De flesta företag är utsatta för lagerbrist och överskott. Denna osäkerhet gör det nödvändigt att ha ett säkerhetslager och det är oerhört viktigt att beräkna dess storlek.

Hur kan ledtiden påverka behovet av säkerhetslager?

Säkerhetslager är ett otroligt användbart verktyg för att täcka den osäkerhet som uppstår vid varierande ledtider.

Du vet hur irriterande det är att vänta längre på en produkt än väntat efter att du har gjort en beställning … även om det är din vanliga fredagskvälls takeaway. När produkten är skillnaden mellan vinst och förlust är det dock ännu viktigare.

För produkter med mycket korta ledtider är detta inte ett så stort problem. Detta är särskilt sant eftersom kortare ledtider i regel medför kortare variationer i volatiliteten. Om du till exempel har en order med 1 dags ledtid är det högst osannolikt att en störning kommer att driva den över hanterbara nivåer. Det händer, men det är mycket mindre sannolikt.

I det här fallet förväntar du dig att din kund har ganska stor förståelse för att få sin produkt en dag för sent, och därför behövs förmodligen inget säkerhetslager för att täcka en brist.

Om man jämför detta med produkter som skickas från Fjärran Östern till Storbritannien är både ledtiden och risken sannolikt mycket högre. Låt oss säga att det tar upp till 12 veckor innan en beställning tas emot. I det här fallet finns det mycket större möjligheter att saker och ting kan gå fel. Det finns fler variabler och den potentiella ökningen av ledtiden är mycket större.

Är din kund nöjd med att vänta ytterligare 12 veckor utöver de 12 veckor som han eller hon redan väntar? Det är troligen osannolikt. Och även om de väntar, är det inte troligt att de är nöjda med det. För att fortsätta med samma produkttillgänglighet behöver du därför en större reserv av säkerhetslager.

Bör säkerhetslagret täcka leverantörernas tillförlitlighet?

Det är lätt att skylla leveransförseningar och problem på din leverantör. Det är trots allt de som ansvarar för att deras lager levereras till dig så att det blir ditt lager.

Men att spela på skuldbeläggande räcker inte långt. Och det bidrar inte till att ge dina kunder förtroende för att du så småningom kan leverera de varor de vill ha.

Så bör du öka säkerhetslagret om det finns en chans att dina leverantörer inte är pålitliga ? Förmodligen. Det är ingen idé att berätta för dina kunder att du har blivit sviken av dina leverantörer igen. De kommer helt enkelt att handla någon annanstans.

Men om en leverantör ständigt är försenad eller regelbundet misslyckas med att leverera hela din beställning som utlovat bör du ställa frågor. Kanske finns det luckor i dina uppgifter. Eller kanske är det dags att ta itu med situationen direkt, antingen genom samarbete eller genom att hitta en alternativ leverantörskälla.

Varför har servicenivåerna en så stor inverkan på säkerhetslagret?

Att upprätthålla en servicenivå på 100 % verkar vara ett rimligt mål. Tyvärr är det dock helt orealistiskt, för att inte säga praktiskt taget omöjligt.

De är naturligt att vilja erbjuda kunden 100 % tillfredsställelse, baserat på deras krav. Men att sikta på 100 % skulle troligen kräva en så stor reserv av säkerhetslager att du skulle lämna din verksamhet öppen för höga risknivåer.

Anledningen till att servicenivåer är en så viktig drivkraft för säkerhetslager är det direkta sambandet mellan de två. Och det behöver inte vara en så hög siffra som 100 % för att öka risken.

Ju större önskan du som företag har att tillfredsställa kundernas behov, desto större måste ditt säkerhetslager vara. Men ju mer ökar risken. Det är beklagligt att lämna ditt företag öppet för risken för lagerbrist – du lämnar vinst på bordet och maximerar inte möjligheterna – men att ha överskottsavfall är ett lika stort problem.

När du investerar i säkerhetslager, använder du värdefullt rörelsekapital. Och om detta lager aldrig flyttas kan dina pengar vara förlorade för gott.

Men vi får inte heller bortse från den stress som höga lagernivåer innebär för ditt lager och din logistikverksamhet.

Därför är det viktigt att du ifrågasätter dina antaganden om säkerhetslager:

Vad du måste analysera är produkternas strategiska betydelse.

• Har de en hållbarhetstid?
• Är det troligt att produkterna kommer att säljas så småningom?
• Är de generellt sett snabba i sina rörelser?
• Är produkten en modefluga eller säsongsbetonad?
• Kan du använda pengarna för att investera i andra delar av verksamheten som har lägre risk?

Vad händer om risken för lagerutfall är liten?

Det finns vissa tillfällen då risken för att ska få slut på lager är extremt liten, till exempel en produkt med en minsta beställningsmängd som täcker kundernas sannolika efterfrågan under ett helt år.

Om ditt företag bara gör en beställning per år, och om efterfrågan är stabil och inte påverkar kundnöjdheten förrän efter många månader, är det mindre problematiskt.

Även om efterfrågan på produkten skulle öka och volatiliteten skulle öka, har du gott om tid att fylla på ditt lager om det skulle bli för lite. Du kan också förvänta dig en god skadebegränsning genom ledtiderna, med tanke på hur långt fram i tiden du känner till risken för lagerbrist.

Hur lämpliga är dina säkerhetslagernivåer?

Säkerhetslager verkar vid första anblicken vara en enkel fråga att lösa: beställ en del, men inte så mycket att det blir en risk. Förutom att det är ett mycket dåligt drag att fatta ett beslut av denna omfattning med endast en gissning.

Använd formeln ovan för att göra en kontinuerlig bedömning och se till att ditt företag är skyddat mot volatiliteten på marknaden.

Det finns inte mycket du kan göra för att stoppa ett krig eller en annan pandemi som rasar i världen. Men du kan ta hand om dig själv genom att vara väl förberedd. Genom att begränsa konsekvenserna av lageruttag och hantera dina intäkter noga får du en fast kontroll över säkerhetslagret och bättre utsikter för framtiden.

I huvudsak handlar det om dessa två frågor:

1. Har du tillräckligt med lager för att möta efterfrågan?
2. Har du för mycket?

Det är en hårfin gräns mellan för mycket och för lite. Men som tur är kan vi hjälpa dig att hålla den gränsen.

Prata med en av våra experter genom att klicka här så hjälper vi dig att hitta vägen till framgång med säkerhetslager på nolltid.