Perguntas e respostas sobre estoque de segurança

Para muitos proprietários de empresas, manter grandes quantidades de estoque de segurança parece ser uma boa ideia. Ter a rede de segurança de uma disponibilidade maior manterá seus clientes satisfeitos e os lucros em alta.

No entanto, se você fizer um cálculo errado, esse será um dos erros mais caros que você pode cometer, e toda a sua empresa poderá ser prejudicada.

O volume de interrupções no mundo atual supera o que estamos acostumados. Há atividades de greve em todos os principais centros da cadeia de suprimentos, guerras em andamento, agitação causada pela pandemia e preocupações crescentes com o meio ambiente. Consequentemente, a arte de administrar uma cadeia de suprimentos bem-sucedida nunca foi tão complicada.

Parece que estamos a apenas um dia de distância de outro desastre que cai em nossa porta, seja por causa de uma inflação imparável, de uma recessão ou de uma mudança política à esquerda. Os riscos para sua cadeia de suprimentos estão mais altos do que nunca .

Permitir o desperdício de receita e espaço ou jogar fora produtos desatualizados ou invendáveis em aterros sanitários aumentará em dez vezes esse risco para sua empresa.

Então, como encontrar o equilíbrio perfeito para o estoque de segurança? Vamos analisar isso.

O que é estoque de segurança?

Vamos começar com o básico.

O objetivo do estoque de segurança é proteger-se contra a incerteza. É a quantidade de estoque que você mantém, além do que espera vender.

Obviamente, a demanda flutua, assim como a oferta. O nível correto de estoque de segurança garantirá que você seja capaz de fornecer os produtos que seus clientes desejam. E, com o nível ideal de estoque de segurança, você terá estoque suficiente no site para atender aos pedidos, manter os clientes satisfeitos, eliminar prejuízos financeiros decorrentes de vendas perdidas e manter a reputação da sua marca.

O estoque de segurança é essencialmente seu amortecedor contra o pior cenário possível. Ele o ajuda nos momentos em que seus fornecedores o deixam na mão e funciona como um estoque a descoberto em momentos de turbulência.

Portanto, o nível desse estoque de reserva deve ser respaldado por uma análise robusta para calcular a demanda futura.

Como calcular o estoque de segurança

Se você esgotasse um produto que acabou de lançar, consideraria isso um sucesso estrondoso?

É muito provável que a maioria das empresas o faça. E, no entanto, o que também é muito provável é o fato de que, ao não encomendar estoque suficiente, você estaria decepcionando um grande número de clientes em potencial que queriam gastar dinheiro com você. Isso é perda de receita e perda de lucro.

A verdade é que, quando isso acontece, mostra que você foi excessivamente cauteloso com suas decisões de estoque. Para começar, você deveria ter investido mais.

É complicado fazer isso com a introdução de um produto porque a quantidade de demanda é desconhecida. É compreensível que você não queira se comprometer demais com um estoque que talvez não venda. Mas agora que o estoque se esgotou, você pagará o preço por não ter comprado mais.

Você deveria ter comprado mais e assumido um risco maior? É possível. Mas, assim como não é possível prever o sucesso de um produto, também não é possível prever seu fracasso.

Os produtos cujo sucesso depende de uma moda passageira podem ser ainda mais difíceis de prever. Veja o caso da ascensão e queda dos fidget spinners. Em questão de dias, esses brinquedos se espalharam pelos playgrounds de todo o país.

Muitas empresas investiram nesses produtos. E, por um curto período, eles foram responsáveis por 17% do total de vendas de brinquedos.

Investir em estoque de segurança parecia, então, uma decisão bastante óbvia. Só que, tão rapidamente quanto chegaram ao mercado, elas saíram da consciência da mesma forma.

As vendas de fidget spinners, ironicamente um produto criado para reduzir o estresse e a ansiedade, fracassaram completamente. Qualquer empresa que tenha tido a infelicidade de investir demais neles provavelmente ainda tem alguns milhares em seu depósito… a menos, é claro, que já tenham sido enviados para um aterro sanitário.

A lição aqui é simples. Quando se trata de estoque de segurança, atingir esse equilíbrio delicado é uma caminhada na corda bamba na qual você não quer vacilar. É preciso encontrar o equilíbrio certo entre os níveis de serviço e o investimento do capital de giro em estoque e risco.

Quais fatores devem ser considerados no estoque de segurança?

Você pode gastar o tempo e o dinheiro que quiser em dados e análises, mas a realidade é que é quase impossível prever com perfeição a demanda real .

Da mesma forma, por melhor que seja o seu relacionamento com os fornecedores, é sempre difícil prever a entrega deles no prazo e na quantidade certa.

É aí que entra o estoque de segurança. Ele pode protegê-lo contra as interrupções causadas por esses dois fatores.

No entanto, você deve levar em conta quatro áreas principais em seus cálculos de estoque de segurança:

• Volatilidade na demanda
• Prazos de entrega e confiabilidade do fornecedor
• Metas de nível de serviço
• O risco “real” de ficar sem estoque

Como faço para calcular os níveis de estoque de segurança perfeitos?

Para calcular os níveis perfeitos de estoque de segurança para a sua empresa, é preciso analisar o custo de manter estoque em excesso e ponderar esse custo em relação ao risco (e ao impacto) de ficar sem estoque.

Aqui estão algumas dicas simples para avaliar suas necessidades de estoque de segurança:

1. Determinar o tempo de espera:

Quanto tempo levará para o seu fornecedor receber as mercadorias depois que você fizer um pedido?

Quanto mais longo for esse período, maior será o risco de interrupção e incerteza. Se seus prazos de entrega forem extremamente curtos, a necessidade de estoque de segurança é menos urgente.

Entretanto, se os prazos de entrega forem medidos em meses, é provável que o nível do estoque de segurança precise ser maior.

2. Determinar a variabilidade da demanda:

É provável que esse produto siga o mesmo caminho dos fidget spinners e caia em um penhasco? Ou o item em questão tem longevidade? Você pode calcular a variabilidade da demanda analisando dados históricos de vendas ou usando métodos de previsão estatística.

3. Calcule o nível de serviço:

Qual é a importância do produto para seus clientes? Para responder a essa pergunta, as empresas definem as metas de nível de serviço. Quanto mais alta a meta de nível de serviço, maior a necessidade de estoque de segurança. Entretanto, alguns produtos são mais importantes do que outros. Portanto, faz sentido priorizar seu investimento em estoque de segurança nos produtos mais importantes.

4. Aplique a fórmula correta de estoque de segurança:

Como você avalia atualmente seus níveis de estoque de segurança? Você coloca um dedo no ar? Ou usa os dados para tomar uma decisão racional? Há várias fórmulas de estoque de segurança que você pode usar.

Aqui está um resumo rápido de algumas das principais fórmulas:

Fórmula	Cálculo	Adequado para
Estoque de segurança fixo	Quantidade fixa	Adequado para itens com demanda e lead time consistentes
Revisão periódica	(Demanda máxima x tempo de ciclo de produção máximo) – (Demanda média x tempo de ciclo de produção médio)	Adequado para itens com demanda sazonal ou intermitente
Estoque de segurança orientado por serviços	Escore Z x Desvio padrão da demanda de tempo de ciclo de produção x Demanda média de tempo de ciclo de produção	Adequado para itens com demanda ou lead time imprevisíveis
Erlang C	(demanda média do tempo de ciclo de produção x tempo de ciclo de produção em dias) + fator de segurança	Adequado para itens com prazos de entrega longos e períodos de venda curtos

Como funciona a mecânica do estoque de segurança?

Uma das mais comuns é a abordagem orientada pelo nível de serviço. Uma análise mais aprofundada da equação pode explorar algumas das permutações do modelo e a relação íntima entre os níveis de serviço e o estoque de segurança.

Conforme destacado na tabela abaixo, a fórmula em questão é:

Estoque de segurança = Z-score x Desvio padrão da demanda de tempo do ciclo de produção x Demanda média de tempo do ciclo de produção

Na próxima seção, abordaremos um pouco mais de técnica. Mas fique conosco …

O que é Z-score?

Um Z-score (ou pontuação padrão) é um termo que representa o número de desvios padrão de um ponto de dados em relação à média. Para atingir uma meta de nível de serviço mais alta, você deve ser capaz de cobrir um nível maior de desvio para reduzir o risco de falta de estoque. Portanto, a pontuação Z aumenta à medida que a meta de nível de serviço é aumentada.

Você pode procurar o Z-score apropriado com base no nível de serviço desejado em uma tabela de distribuição normal padrão:

O que é o Desvio Padrão da Demanda de Lead Time?

A próxima etapa é considerar o desvio padrão da demanda durante o lead time. Isso representa a medida estatística da variabilidade na demanda de um produto durante o tempo de espera dos fornecedores.

Ele quantifica o grau em que a demanda de um produto pode flutuar ou se desviar de seu valor médio durante o lead time. Para calcular isso, examine os dados históricos de vendas ou use métodos estatísticos de previsão.

Um desvio padrão mais alto sugere um nível maior de incerteza ou variabilidade na demanda, enquanto um desvio padrão mais baixo indica mais estabilidade nos padrões de demanda.

O que é demanda média de lead time?

A peça final desse quebra-cabeça é a chamada demanda média de lead time.

A demanda média do lead time refere-se ao nível médio de demanda previsto durante o lead time. Esse, obviamente, é o período entre a colocação de um pedido de um produto e seu recebimento do fornecedor ou fabricante.

Para calcular a demanda média do lead time, normalmente considera-se a demanda histórica ou esperada do produto em um período específico para estimar a quantidade de demanda que se pode esperar durante esse período.

Algo importante a ser mencionado aqui é que isso não é algo único. Você precisa realizar essa análise de forma quase constante. Não se trata apenas de quando você introduz um novo produto ou entra no mercado. Você deve estar sempre monitorando e ajustando conforme os padrões de demanda e os prazos de entrega mudam ao longo do tempo.

Como a incerteza na demanda afeta os requisitos do estoque de segurança?

Isso deveria ser senso comum, mas vamos detalhá-lo de qualquer forma.

Se houver menor volatilidade nos níveis de demanda, é menos provável que você precise de um estoque de segurança. As empresas que podem ajustar seu relógio de acordo com a demanda raramente ficarão sem estoque. Mas também raramente terão uma demanda insuficiente.

Empresas com padrões de demanda como esse são poucas e distantes entre si, se é que existem. É muito mais provável que sua empresa e outras que concorrem com ela apresentem uma volatilidade constante na demanda.

A maioria das empresas está exposta à falta e ao excesso de estoque. Essa incerteza faz com que a necessidade de um estoque de segurança seja uma obrigação e que o cálculo de seu tamanho seja incrivelmente importante.

Como o lead time pode influenciar a necessidade de estoque de segurança?

O estoque de segurança é uma ferramenta incrivelmente útil para cobrir a incerteza decorrente de prazos de entrega variáveis.

Você sabe como é irritante esperar mais tempo por um produto do que o esperado depois de fazer um pedido… mesmo que seja o seu habitual prato de sexta-feira à noite. No entanto, quando esse produto é a diferença entre um lucro e um prejuízo, isso é ainda mais importante.

Para produtos com prazos de entrega muito curtos, isso não é tão preocupante. Isso é especialmente verdadeiro porque, com um prazo de entrega mais curto, normalmente vem uma variação mais curta na volatilidade. Se, por exemplo, você tiver um pedido com um lead time de 1 dia, é altamente improvável que um distúrbio o leve além dos níveis gerenciáveis. Isso acontece, mas é muito menos provável.

Nesse caso, é de se esperar que o cliente compreenda bem o fato de receber o produto com um dia de atraso e, portanto, o estoque de segurança provavelmente não será necessário para cobrir um déficit.

No entanto, se compararmos isso com os produtos que estão sendo enviados do Extremo Oriente para o Reino Unido, é provável que o tempo de espera e o risco sejam muito maiores. Digamos que um pedido leve até 12 semanas para ser recebido. Nesse caso, há muito mais oportunidades para que as coisas deem errado. Há mais variáveis, e o aumento potencial do tempo de espera é muito maior.

Um cliente seu ficará satisfeito em esperar mais 12 semanas além das 12 que já está esperando? Provavelmente é improvável. E mesmo que ele espere, é provável que não fique satisfeito com isso. Portanto, para continuar com a mesma disponibilidade de produtos, você precisará de uma reserva maior de estoque de segurança.

O estoque de segurança deve cobrir os problemas de confiabilidade do fornecedor?

É fácil culpar seu fornecedor pelos atrasos e problemas de entrega. Afinal de contas, eles são os responsáveis por fazer com que o estoque deles chegue até você, para que se torne seu estoque.

Mas jogar o jogo da culpa só o levará até certo ponto. E isso não ajudará em nada a incutir nos clientes a confiança de que você conseguirá fornecer os produtos que eles desejam.

Portanto, você deve aumentar o estoque de segurança com a possibilidade de que seus fornecedores não sejam confiáveis? Provavelmente sim. Não faz sentido dizer aos seus clientes que você foi decepcionado pelos fornecedores novamente. Eles simplesmente comprarão em outro lugar e, talvez, perguntem gentilmente por que você não tinha uma contingência preparada.

No entanto, se um fornecedor estiver sempre atrasado ou não conseguir entregar seu pedido completo conforme prometido, é preciso fazer perguntas. Talvez haja lacunas em seus dados. Ou talvez seja hora de enfrentar a situação de frente, seja por meio de colaboração ou encontrando uma fonte alternativa de fornecimento.

Por que os níveis de serviço têm um impacto tão grande no estoque de segurança?

Manter um nível de serviço de 100% parece ser uma meta justa. Infelizmente, porém, isso é extremamente irrealista, se não praticamente impossível.

É claro que é natural querer oferecer ao seu cliente 100% de satisfação, com base na demanda dele. No entanto, a meta de 100% provavelmente exigiria uma reserva tão grande de estoque de segurança que deixaria sua empresa exposta a altos níveis de risco.

A razão pela qual os níveis de serviço são um fator tão importante para o estoque de segurança é essa correlação direta entre os dois. E não precisa ser um número tão alto quanto 100% para aumentar seu risco.

Quanto maior for o seu desejo, como empresa, de satisfazer a demanda do seu cliente, maior deverá ser o seu estoque de segurança. No entanto, mais o risco aumenta. Ok, deixar sua empresa aberta à possibilidade de uma falta de estoque é lamentável – você está deixando lucro na mesa e não está maximizando a oportunidade – mas ter pilhas de resíduos em excesso é um problema igualmente grande.

Ao investir em ações de segurança, você compromete um valioso capital de giro. E se esse estoque nunca mudar, seu dinheiro pode ser perdido para sempre.

Mas também não devemos ignorar o estresse que os altos níveis de estoque causam em seu armazém e na operação de logística.

Portanto, é importante que você desafie suas suposições sobre o estoque de segurança:

O que você precisa analisar é a importância estratégica desses produtos.

1. Eles têm prazo de validade?
2. É provável que os produtos sejam vendidos eventualmente?
3. Eles geralmente se movem rapidamente?
4. O produto é uma moda passageira ou sazonal?
5. Você poderia usar o dinheiro para investir em outros setores da empresa que tenham um risco menor?

E se o risco de falta de estoque for baixo?

Há algumas ocasiões em que o risco de o ficar sem estoque é extremamente baixo, como um produto com uma quantidade mínima de pedido que cobre a provável demanda do cliente durante um ano inteiro.

Se a sua empresa estiver fazendo apenas um pedido por ano, e essa demanda for estável e não tiver a probabilidade de afetar a satisfação do cliente até muitos meses depois, o problema será menor.

Mesmo que a demanda pelo produto tenha aumentado e os níveis de volatilidade tenham sido mais altos, você terá tempo suficiente para reabastecer o estoque caso os níveis fiquem baixos. Você também esperaria ter uma boa limitação de danos devido aos prazos de entrega, já que saberia com antecedência sobre a possibilidade de falta de estoque.

Quão adequados são seus níveis de estoque de segurança?

À primeira vista, o estoque de segurança parecem ser um dilema fácil de resolver: pedir algumas, mas não tanto a ponto de torná-las um risco. Exceto pelo fato de que tomar uma decisão dessa magnitude com apenas uma suposição ou estimativa baseada em nada mais do que um palpite no escuro é uma atitude muito ruim.

Use a fórmula acima para fazer uma avaliação contínua e você garantirá que sua empresa esteja protegida contra a volatilidade do mercado.

Não há muito que você possa fazer para impedir uma guerra ou outra pandemia que assola o mundo. Mas você pode cuidar de seu próprio negócio estando bem preparado. Ao limitar o impacto da falta de estoque e gerenciar sua receita de perto, você terá um controle rígido do estoque de segurança e uma melhor perspectiva para o futuro.

Essencialmente, isso se resume a essas duas perguntas:

1. Você tem estoque suficiente para atender à demanda?
2. Você tem muito?

Há uma linha tênue entre muito e pouco. Mas, felizmente, podemos ajudá-lo a seguir essa linha.

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