A OTIF é a forma correta de medir a disponibilidade?

Para responder a esta pergunta de forma eficaz, vamos olhar para os fundamentos da OTIF (ou ‘On Time, In Full‘) e como ela ajudou a melhorar um dos maiores negócios do mundo.

Walmart , uma empresa que sabe um pouco sobre gestão da cadeia de suprimentos, começou a melhorar sua cadeia de suprimentos. A intenção era rastrear o desempenho do fornecedor e criar melhorias na loja. Mas o mais importante, o varejista se esforçou para aumentar a satisfação do cliente.

Em seu sentido mais simplista, On Time in Full (OTIF) é uma métrica da cadeia de suprimentos. E seu único objetivo é medir a capacidade de uma empresa de atender aos pedidos dos clientes.

Sam Walton , fundador do Walmart, que é citado como tendo declarado “Há apenas um chefe. O cliente”. E ele pode demitir todos na empresa, simplesmente levando seus negócios para outro lugar”.

Criar um sistema de análise baseado na capacidade de uma empresa de fazer exatamente isso, parece ser uma medida muito sensata.

Se a excelência da cadeia de suprimentos estiver em sua agenda, On Time in Full (OTIF) pode revelar muitos detalhes sobre o desempenho de sua cadeia de suprimentos que, de outra forma, você perderia.

Ele pode lhe dizer o quão bem você está satisfazendo seus clientes. Se seus fornecedores estão entregando como prometido. E mesmo que você esteja fazendo justiça à sua cadeia de fornecimento interna.

E ainda assim, eu diria que há um grande número de empresas que nunca pensaram em medir OTIF na cadeia de suprimentos.

 

OTIF Vs. Disponibilidade

Todas as empresas do mundo querem apenas a quantidade certa de disponibilidade .

Como abordamos neste artigo, existe um ponto ótimo de equilíbrio. Você nunca quer muito, para não terminar com excessos e obsolescência de estoque. E você também nunca quer ser apanhado em falta, ou perder oportunidades de vendas e clientes insatisfeitos logo se seguirão.

Mas medir a disponibilidade é uma prática difícil de ser dominada.

Em primeiro lugar, OTIF e disponibilidade de estoque estão relacionadas. Mas eles não são os mesmos.

Claro, os altos níveis de disponibilidade provavelmente o ajudarão a atingir uma OTIF alta. Mas não se seu pequeno número de problemas de disponibilidade impactar suas linhas de produtos mais importantes!

O próximo desafio é que a disponibilidade significa coisas diferentes para pessoas diferentes.

Você olha para a OTIF? As taxas de cumprimento são uma boa referência? Qual é a melhor maneira de medir a disponibilidade? E por que existe tanta confusão sobre uma questão relativamente simples?

A resposta não é tão simples. Principalmente devido à falta de uma definição padrão da OTIF.

Assim, sempre que há uma conversa sobre a disponibilidade de produtos, todos falam em idiomas diferentes.

Pense em seu próprio negócio.

O que significa “pontual” para seu provedor ou fornecedor de logística? O que isso significa para seu departamento financeiro ou de cadeia de suprimentos?

E quão desalinhadas são essas duas datas?

E quanto à parte “Na íntegra“? Você tem um consenso sobre o que seria uma ordem “completa”?

Isto é antes de chegarmos às diferenças entre fornecedores e fabricantes específicos, e a quem temos que prestar contas quando a parte “no prazo” disto se desvia do que foi acordado.

A maioria das pessoas concordará que uma entrega abaixo do normal é um problema. Mas e quanto a uma entrega excessiva?

Receber mais estoque que o acordado é claramente um fracasso no processo. Mas como devemos prestar contas disso?

Como calcular a OTIF? O que a fórmula On Time, In Full diz a você?

No papel, a fórmula OTIF é bastante simples.

Pegamos o número total de pedidos que foram feitos dentro do prazo e que foram concluídos e depois dividimos isso pelo número total de pedidos.

Em sua forma mais simplista, o On-time (OT) simplesmente avalia se seus pedidos de saída chegaram a tempo.

A parte In Full (IF) examina se o volume correto foi recebido.

Medindo ambos os componentes como um todo, então analisamos o quão satisfeitos estão seus clientes, assumindo que os pedidos estão em boas condições uma vez que cheguem ao seu destino.

Como podemos usar a OTIF?

Ao longo deste artigo, vamos falar da OTIF a partir de duas perspectivas:

OTIF de entrada – É aqui que rastreamos a OTIF do fornecedor contra seus pedidos de compra.

OTIF de saída – É aqui que medimos OTIF em seus próprios pedidos de saída para seus clientes finais.

Como podemos usar a OTIF para medir o desempenho do fornecedor?

A OTIF também pode ser um poderoso fornecedor de referência.

Afinal de contas, podemos usar o ON Time, In Full (OTIF) para explorar algumas questões importantes:

• Seus fornecedores estão cumprindo as promessas que lhe fizeram em primeiro lugar?
• Eles estão prejudicando sua reputação e seu relacionamento com os clientes?
• Você tem dados para respaldar suas dúvidas?
• E você pode apresentar isto de volta aos stakeholders?

KPIs OTIF são ferramentas fantásticas para se ter uma prática teórica e relacioná-la com a vida real. Eles permitem que você olhe para fatos frios e difíceis e melhore o desempenho comercial quase que instantaneamente.

O que é um bom alvo OTIF?

Você pensaria, como muitas outras coisas, que 100% é o número a ser visado ao estabelecer sua meta On Time, In Full OTIF. No entanto, na prática, é quase inalcançável um 100%. (Ou melhor, seria super caro tentar!)

Especialmente quando se pensa no enorme peso das oportunidades de influência externa para afetar a cadeia de suprimentos.

Isto é mais evidente com eventos como a COVID ou Brexit.

Mas é algo a ser considerado também em um ambiente harmonioso.

Para exemplificar isto, o cálculo inicial da OTIF de saída do Walmart era de 75%. Mas a métrica chave para a qual eles olharam era para melhorar.

 

Quais são os benefícios da OTIF?

Há muitos cenários onde a medição OTIF pode ajudar seu negócio. Aqui estão apenas alguns exemplos:

E se metade do seu pedido desaparecer? E se você receber o dobro do volume que você concordou?

E se você receber a remessa 2 semanas mais cedo do que o esperado? Claro, às vezes isso é uma boa notícia. A menos, é claro, que você simplesmente não tenha espaço no depósito para acomodar um aumento imediato no estoque.

E se a entrega deles estiver atrasada? Quanto tempo você pode diminuir as expectativas de seus clientes antes que eles comprem em outro lugar? Não muito tempo, eu imagino.

É aqui que a métrica On Time, In Full (OTIF) entra em seu próprio ritmo.

Muitas vezes, podemos ver o problema com encomendas atrasadas ou não atendidas imediatamente.

Embora você possa ouvir a equipe de operações reclamar por ter que encontrar espaço no armazém para uma ordem inesperada, isto é rapidamente esquecido.

A equipe de vendas pode ser um pouco menos indulgente no caso de uma ruptura de estoque causada por um pedido não atendido de um fornecedor.

Mas mesmo assim, você precisa das ferramentas para rastrear se este foi um erro único ou se o culpado é um infrator em série.

Quais são as limitações do On Time, In Full (OTIF)?

Você pensaria que a OTIF faria exatamente o que ela propõe?

E, até certo ponto, você estaria certo.

No entanto, temos que considerar nosso desafio original.

Disponibilidade, encomendas completas… Estes simples conceitos significam coisas diferentes para pessoas diferentes.

O outro desafio está em captar as nuances e complexidades de sua operação.

Por exemplo, como você calcula a métrica ‘On Time’ para um item que já está em pedido atrasado? Afinal de contas, os pedidos atrasados nunca podem ser pontuais. Caso contrário, eles já teriam sido entregues!

E onde os pedidos de fornecedores são distribuídos por várias semanas ou meses? Você deve considerar cada entrega individualmente ou somente quando a carga final chegar?

Conseqüentemente, rastrear esta métrica com eficácia é muitas vezes mais fácil de dizer do que de fazer!

Como nos aproximamos do OTIF em Slimstock?

Para obter uma boa impressão tanto do desempenho de seus fornecedores quanto de seus serviços aos clientes, você precisa de pontos de dados nos quais você possa confiar.

Vamos começar com seus clientes…

Queremos obter uma imagem transparente de se estamos ou não atendendo às necessidades de nossos clientes.

E para isso, podemos explorar:

Disponibilidade atual – Quanto estoque temos atualmente em estoque? E em que parte da cadeia esse estoque é mantido?

Calculado Níveis de serviço – Se acabarmos o estoque, quanto da demanda prevista nos faltará? Também podemos rever esta retrospectiva e explorar o impacto de estoques esgotados no passado.

E quanto ao monitoramento do desempenho do fornecedor …

Os parâmetros dos fornecedores têm um enorme impacto sobre quando fazemos pedidos e quanto pedimos.

Portanto, a pergunta que queremos responder aqui é: Nossos fornecedores estão fazendo o que prometeram?

E para isso, precisamos entender o seguinte:

Variação do lead time – Em que medida o lead time “real” diferiu do lead time acordado com o fornecedor?

Como melhorar a OTIF?

Como você pode usar a OTIF para melhorar a disponibilidade? Como a OTIF pode ajudá-lo a vencer os desafios de seu fornecedor?

Como em todas as métricas, não faz muito sentido rastreá-las a menos que você vá agir.

Há várias maneiras de melhorar tanto a disponibilidade que você oferece a seus clientes quanto o serviço que você recebe dos fornecedores.

Mas aqui estão os 5 passos nos quais você deve se concentrar para melhorar suas métricas OTIF:

1. Assegurar total clareza sobre todos os KPIs
2. Coleta consistente de dados
3. Estabelecer metas realistas
4. Detectar problemas e agir com antecedência
5. Compare e contraste com seus outros KPIs
6. Permanecer inquisitivo

Vamos mergulhar um pouco mais fundo em cada um desses pontos…

Assegurar total clareza sobre todos os KPIs

O primeiro bloco inicial deve ser a corroboração da medição. É natural que aqueles de diferentes empresas tenham métodos de análise variados.

Entretanto, também é bastante comum que equipes diferentes dentro de uma mesma empresa tenham uma perspectiva diferente sobre o que as métricas realmente significam.

Independentemente de qual variação de On Time, In Full (OTIF) você usa ou se usar uma métrica diferente inteiramente, todos precisam entender e concordar sobre como a métrica é calculada.

Coleta consistente de dados

Ao se estabelecer corretamente, você encontrará a melhoria incremental muito mais fácil de realizar. Simplesmente, todos devem medir da mesma maneira. Caso contrário, é melhor não começar.

Mas o que queremos dizer com “coletar dados”. Queremos dizer que todos os seus dados mestres em torno do histórico de vendas, pedidos atrasados, entregas de fornecedores e pedidos de clientes estão no local.

Estabelecer metas realistas

Seu desempenho provavelmente não vai mudar muito se você continuar fazendo as mesmas coisas que sempre fez. Para avançar e entregar resultados tangíveis, você precisará empregar novas táticas e estratégias.

Claro, existem muitos KPIs da cadeia de suprimentos que você poderia usar para rastrear o desempenho.

OTIF, disponibilidade atual, níveis de serviço calculados e variação do lead time são todos úteis para medir esta trajetória de melhoria.

No entanto, primeiro você precisa ter uma compreensão clara de para onde você está indo. Se suas ambições forem muito elevadas ou desalinhadas com seus objetivos comerciais gerais, você poderá ser deixado de lado.

Top tip: para obter um guia de implementação dos processos de S&OP e IBP, faça o download do Mapa de Visão Geral dos Processos de Negócios Integrados.

Detectar problemas e agir com antecedência

Você tem os dados; todos entendem os objetivos e você tem um plano em andamento. Mas e agora?

O problema com quase todas as métricas de disponibilidade é que, quando você percebe que tem um problema, muitas vezes é tarde demais. Portanto, você precisa ser pró-ativo na detecção de problemas potenciais antes que eles atinjam seu negócio.

Quais as questões que você precisa ter cuidado?

Quando se trata de atingir o cliente no tempo certo, em metas completas, há apenas uma coisa com a qual precisamos nos preocupar:

Temos disponibilidade suficiente para cobrir a demanda antecipada até que o estoque possa ser reabastecido?

A ação que escolhemos tomar depende da situação.

Talvez pudéssemos antecipar o próximo pedido de reabastecimento do fornecedor. Poderíamos até agilizar o pedido e incorrer no custo adicional do frete aéreo.

De qualquer forma, quanto mais cedo você puder detectar uma falha, mais opções você terá para corrigir o problema.

Mas e o OTIF do fornecedor?

Isto é um pouco mais complicado. Afinal de contas, como você sabe se seus fornecedores vão decepcioná-lo?

Poderíamos considerar o histórico do fornecedor.

Se eles são infratores perpétuos por encomendas atrasadas ou incompletas, talvez pudéssemos construir algum estoque de segurança para proteger a disponibilidade. Mas então, novamente, por que deveríamos pagar pelo mau desempenho de um fornecedor?

Alternativamente, poderíamos tentar trabalhar com fornecedores.

Apenas por meio deste KPI, ficamos mais bem posicionados para desafiar de frente as questões de desempenho.

Entretanto, ao compartilhar informações sobre nossas necessidades futuras de estoque, o fornecedor pode estar melhor posicionado para atender ao seu pedido.

Além disso, se o fornecedor puder fornecer informações sobre sua disponibilidade, isto pode nos ajudar a detectar as falhas muito mais cedo.

Compare e contraste com seus outros KPIs

Celebrar uma grande performance OTIF isoladamente é o ouro dos tolos.

Você precisa pensar sobre como a OTIF funciona em conjunto com outras análises e como elas são cruciais para avaliar o desempenho comercial. Por exemplo, perceber que você está atingindo um desempenho OTIF de 95% é ótimo.

Mas não se você investiu em excesso de capital de giro ou tem um enorme risco de obsolescência, o que pode prejudicar maciçamente os negócios a longo prazo.

Outra coisa a mencionar aqui é como sua OTIF se compara entre os diferentes grupos de produtos?

Se você tem uma disponibilidade quase perfeita para seus itens C, isso é ótimo. Mas não se seus itens A estiverem funcionando mal.

Permanecer inquisitivo

Quando o desempenho de sua entrega OTIF ou disponibilidade for insuficiente, você precisa fazer a pergunta: POR QUÊ?

É porque suas táticas estão erradas? Há outros fatores que não foram levados em conta em seus resultados? Ou seus objetivos originais não são mais relevantes?

E não se trata apenas de identificar áreas de subdesempenho. Também queremos procurar onde temos superado de longe as metas da OTIF. Talvez pudéssemos aplicar estas mesmas táticas a outras áreas da operação.

Afinal de contas, o objetivo de estabelecer metas é desafiar o status quo! E a OTIF não é exceção.

Algumas reflexões finais sobre a OTIF…

Neste artigo, exploramos as origens da OTIF, seus benefícios, limitações e como você pode usar essa métrica para ter um impacto positivo em seus negócios. E discutimos até mesmo como abordamos a OTIF aqui em Slimstock.