L’OTIF est-elle la bonne façon de mesurer la disponibilité ?

On pourrait penser, comme pour beaucoup de choses, que 100 % est le chiffre à viser lorsque l’on fixe l’objectif de l’OTIF (à temps, en intégralité). Pourtant, dans la pratique, il est presque impossible d’atteindre 100 %. (Ou plutôt, cela coûterait très cher d’essayer !)

Surtout si l’on considère l’ampleur des possibilités d’influence extérieure sur la chaîne d’approvisionnement.

Cela est encore plus évident lors d’événements tels que le COVID ou le Brexit.

Mais c’est aussi un élément à prendre en compte dans un environnement en parfaite harmonie.

Pour illustrer cela, le calcul initial de l’OTIF sortant de Walmart était de 75 %. Mais la mesure de base qu’ils ont examinée était celle de leur capacité à s’améliorer. Et à partir de ce taux initial, ils ont réussi à augmenter leur score jusqu’à 87%. C’est encore loin d’être parfait, mais il s’agit néanmoins d’une augmentation notable.

 

Quels sont les avantages de l’OTIF ?

Il existe de nombreux scénarios dans lesquels la mesure de l’OTIF peut aider votre entreprise. En voici quelques exemples :

Que se passe-t-il si la moitié de votre commande est manquante ? Que se passe-t-il si vous recevez le double du volume convenu ?

Que se passe-t-il si vous recevez la livraison deux semaines plus tôt que prévu ? Bien sûr, c’est parfois une bonne nouvelle. À moins, bien sûr, que vous ne disposiez tout simplement pas de l’espace d’entreposage nécessaire pour faire face à cette augmentation instantanée des stocks.

Que se passe-t-il si la livraison est en retard ? Combien de temps pouvez-vous atténuer les attentes de vos clients avant qu’ils n’aillent faire leurs achats ailleurs ? Pas longtemps, je pense.

C’est là que l’indicateur de à temps en intégralité (OTIF) prend tout son sens.

Souvent, nous pouvons voir immédiatement le problème des commandes en retard ou manquées.

Bien que l’équipe opérationnelle puisse se plaindre de devoir trouver de l’espace dans l’entrepôt pour une commande inattendue, ce problème est vite oublié.

L’équipe de vente peut être un peu moins indulgente en cas de rupture de stock causée par une commande manquée d’un fournisseur.

Mais même dans ce cas, vous avez besoin d’outils pour déterminer s’il s’agit d’une erreur ponctuelle ou si le coupable est un récidiviste.

 

Quelles sont les limites de l’OTIF ?

On pourrait penser que l’OTIF fait exactement sa fonction telle qu’elle est décrite.

Et, dans une certaine mesure, vous auriez raison.

Toutefois, nous devons tenir compte de notre défi initial.

Disponibilité, commandes traitées… Ces concepts simples ont des significations différentes selon les interlocuteurs.

L’autre défi consiste à saisir les nuances et les complexités de votre activité.

Par exemple, comment calculer la mesure “à temps” pour un article qui est déjà en rupture de stock ? Après tout, les commandes en attente ne peuvent jamais être livrées à temps. Sinon, ils auraient déjà été livrés !

Qu’en est-il lorsque les commandes des fournisseurs s’étalent sur plusieurs semaines ou mois ? Faut-il prendre en compte chaque livraison individuellement ou seulement lorsque le dernier chargement arrive ?

Il est souvent plus simple en théorie qu’en pratique de suivre de manière efficace cette mesure !

 

Comment abordons-nous l’énigme de l’OTIF chez Slimstock ?

Pour avoir une bonne image des performances de vos fournisseurs et de votre qualité de service aux clients, vous avez besoin de données fiables.

Commençons par vos clients…

Nous voulons savoir de manière transparente si nous répondons ou non aux besoins de nos clients.

Et pour cela, nous pouvons examiner :

Disponibilité actuelle – Quelle est la quantité de stock dont nous disposons actuellement ? Et où se trouve ce stock dans la chaîne ?

Niveaux de service calculés – En cas de rupture de stock, quelle proportion de la demande prévue manquera-t-elle ? Nous pouvons également examiner cette question rétrospectivement et étudier l’impact des ruptures de stock passées.

Et qu’en est-il du suivi des performances des fournisseurs …

Les paramètres fournisseurs ont un impact considérable sur le moment où nous commandons et sur la quantité que nous commandons.

La question à laquelle nous voulons répondre ici est donc la suivante : nos fournisseurs font-ils ce qu’ils ont promis ?

Pour cela, il faut comprendre ce qui suit :

Variation du délai de livraison – Dans quelle mesure le délai de livraison “réel” diffère-t-il du délai de livraison convenu avec le fournisseur ?

 

Comment utiliser l’OTIF pour améliorer la disponibilité et la performance des fournisseurs ?

Comme pour tous les indicateurs, il n’est pas utile de les suivre si vous n’agissez pas.

Il existe plusieurs façons d’améliorer à la fois la disponibilité que vous offrez à vos clients et le service que vous recevez de vos fournisseurs.

Voici les 5 étapes sur lesquelles vous devez vous concentrer pour améliorer vos indicateurs OTIF :

1. Clarifier clairement tous les indicateurs clés de performance
2. Collecter des données de manière cohérente
3. Fixer des objectifs réalistes
4. Identifier rapidement les problèmes et y remédier
5. Comparez avec vos autres indicateurs de performance clés
6. Être constamment curieux

 

Approfondissons chacun de ces points…

Clarifier clairement tous les indicateurs clés de performance

Il est essentiel de s’assurer que les mesures utilisées sont bien cohérentes et comprises par toutes les parties prenantes.

Bien qu’il soit normal que les méthodes d’analyse puissent varier d’une entreprise à l’autre, il est également fréquent que différentes équipes au sein d’une même entreprise puissent avoir des interprétations divergentes de la signification réelle des mesures.

Quelle que soit la méthode de calcul de l’OTIF (à temps, en intégralité) que vous utilisez ou si vous utilisez une méthode différente, tout le monde doit comprendre et s’accorder sur la manière dont la méthode est calculée.

Collecter des données de manière cohérente

En vous organisant correctement, vous constaterez que l’amélioration progressive est beaucoup plus facile à réaliser. Tout simplement, vous devez tous mesurer de la même manière. Sinon, autant ne pas commencer.

Mais qu’entendons-nous par “collecter des données” ? Nous voulons nous assurer que toutes vos master data concernant l’historique des ventes, les commandes en attente, les livraisons des fournisseurs et les commandes des clients sont pertinentes.

Fixer des objectifs réalistes

Pour voir une véritable amélioration de vos performances, il est peu probable que vous y parveniez en continuant à faire les mêmes choses qu’auparavant. Il vous faudra plutôt adopter de nouvelles tactiques et stratégies pour avancer et obtenir des résultats tangibles.

Bien sûr, il existe de nombreux indicateurs de performance de la supply chain KPIs que vous pouvez utiliser pour suivre les performances.

L’OTIF, la disponibilité actuelle, les niveaux de service calculés et la variation des délais sont tous utiles pour mesurer cette piste d’amélioration.

Cependant, vous devez d’abord comprendre clairement où vous allez. Si vos ambitions sont trop élevées ou mal alignées sur les objectifs généraux de votre entreprise, vous risquez de vous retrouver dans une situation délicate.

Conseil :pour un guide de mise en œuvre des processus S&OP et IBP, téléchargez la carte de présentation des processus d’entreprise intégrés.

Identifier rapidement les problèmes et y remédier

Vous disposez des données, tout le monde comprend les objectifs et vous avez mis en place un plan. Mais qu’en est-il maintenant ?

Presque toutes les mesures de disponibilité ont un problème commun : il est souvent trop tard pour réagir une fois que le problème est remarqué. Vous devez donc être proactif et détecter les problèmes potentiels avant qu’ils n’affectent votre entreprise.

Quels sont les points à surveiller ?

Lorsqu’il s’agit d’atteindre les objectifs “à temps et en intégralité” des clients, il n’y a qu’une seule chose dont nous devons nous préoccuper :

Disposons-nous d’une disponibilité suffisante pour couvrir la demande attendue jusqu’à ce que le stock puisse être reconstitué ?

L’action que nous choisissons de mener dépend de la situation.

Nous pourrions peut-être avancer la prochaine commande de réapprovisionnement du fournisseur. Nous pourrions même accélérer la commande et supporter le coût supplémentaire d’un fret aérien.

Quoi qu’il en soit, plus tôt vous détecterez un reliquat, plus vous disposerez d’options pour y remédier.

Mais qu’en est-il de l’OTIF fournisseurs ?

Cette question est un peu plus délicate. Après tout, comment savoir si vos fournisseurs vont vous décevoir ?

Nous pourrions prendre en compte les antécédents du fournisseur.

S’il s’agit d’un éternel délinquant en matière de commandes tardives ou incomplètes, nous pourrions peut-être prévoir un stock de sécurité pour protéger la disponibilité. Mais encore une fois, pourquoi devrions-nous payer pour les mauvaises performances d’un fournisseur ?

Nous pourrions également essayer de collaborer avec les fournisseurs.

Le simple fait de disposer de KPI performants nous permet de mieux nous positionner pour résoudre les problèmes de performance.

Toutefois, en partageant des informations sur nos besoins futurs en matière de stocks, le fournisseur peut être mieux placé pour honorer vos commandes.

En outre, si le fournisseur peut fournir des informations sur sa disponibilité, cela peut nous aider à détecter les défaillances beaucoup plus tôt.

Comparez avec vos autres indicateurs de performance clés

Se féliciter d’une excellente performance de l’OTIF de manière individuelle n’est qu’un leurre.

C’est important de considérer comment l’OTIF s’harmonise avec d’autres analyses clés pour évaluer les performances de votre entreprise. Par exemple, atteindre un taux de performance OTIF de 95% est excellent, mais cela pourrait ne pas être bénéfique si vous avez surinvesti dans votre fonds de roulement ou si vous présentez un risque élevé d’obsolescence, ce qui pourrait affecter votre entreprise à long terme.

Il est également essentiel de comparer le taux de performance OTIF pour différents groupes de produits. Par exemple, avoir une disponibilité presque parfaite pour les produits C est satisfaisant, mais cela ne suffit pas si les performances des produits A sont médiocres.

Être constamment curieux

Lorsque vos performances OTIF en matière de livraison ou de disponibilité ne sont pas à la hauteur, vous devez vous poser la question : POURQUOI ?

Peut-être que votre approche n’est pas adéquate ? Ou peut-être qu’il y a d’autres facteurs qui ont impacté vos résultats et que vous n’avez pas pris en compte ? Ou encore, vos objectifs initiaux ne sont peut-être plus adaptés à la situation actuelle ?

Il ne suffit pas seulement de détecter les domaines où les performances ne sont pas à la hauteur des attentes. Il est également crucial de rechercher les domaines où l’OTIF a été largement dépassé. Ces domaines pourraient offrir des opportunités d’amélioration et de réplication de tactiques efficaces dans d’autres secteurs de l’entreprise.

En fin de compte, se fixer des objectifs, y compris pour l’OTIF, est destiné à remettre en question le statu quo et à améliorer continuellement les performances.

Quelques réflexions finales sur l’OTIF…

Dans cet article, nous avons examiné les fondements de l’OTIF, les bénéfices qu’elle peut apporter, les limites qu’elle présente, ainsi que les méthodes pour tirer profit de cette mesure et améliorer les performances de votre entreprise.

Nous avons également évoqué l’approche que nous avons adoptée chez Slimstock en matière d’OTIF.