Si vous souhaitez une “bonne” disponibilité des produits, les stocks sont un mal nécessaire.

Bien sûr, il y a souvent beaucoup de débats sur la quantité de stocks à détenir. Alors que les vendeurs veulent la plus grande disponibilité possible, les responsables financiers veulent minimiser l’investissement en fonds de roulement et réduire les coûts. C’est un véritable casse-tête.

Mais il y a une chose sur laquelle tout le monde est d’accord : Ne pas avoir assez de stock est un très gros problème ! Après tout…

PAS DE STOCK= PAS DE VENTE

PAS DE VENTE = PAS D’ARGENT !!!

Qu’est-ce que la disponibilité des produits ? Et pourquoi la disponibilité des produits est-elle importante ?

Tony Wild, l’expert en inventaire, a dit un jour : “L’inventaire est le résultat d’un manque de données.”

Mais qu’en est-il du manque de stocks ?

Bien sûr, le manque de données est aussi une cause majeure des problèmes de disponibilité des produits. Cependant, ce problème de chaîne d’approvisionnement est également le symptôme d’un manque de concentration, de temps, de mauvais processus et de problèmes de communication. En théorie, tout cela semble être des solutions rapides et faciles. Cependant, dès que l’on creuse un peu plus, les problèmes de disponibilité sont souvent bien plus complexes.

Par exemple, prenez le scénario suivant…

Votre équipe est déjà sollicitée par de nombreux problèmes à résoudre.

Elle doit rester au courant de milliers et de milliers de produits.

Il y a un manque général de perspicacité et souvent vous ne prenez conscience d’un problème que lorsque vos clients commencent à se plaindre.

Cela vous semble familier ?

Et n’allez pas croire que nous parlons uniquement de la disponibilité des produits dans le commerce de détail.

La plupart des entreprises avec lesquelles nous travaillons ne connaissent que trop bien ces défis. Par conséquent, les équipes chargées de la chaîne d’approvisionnement se retrouvent généralement dans un cycle sans fin de lutte contre les incendies : réparer des problèmes qui auraient pu être évités au lieu d’apporter une réelle valeur ajoutée.

C’est pourquoi nous avons rédigé cet article : pour aider votre entreprise à prendre le contrôle de ses processus d’inventaire et à améliorer les performances de votre chaîne d’approvisionnement !

Quelles sont les causes des problèmes de disponibilité de vos produits ? et quelles sont les priorités ?

Avant de poursuivre, il y a une chose que nous ne pouvons pas nous permettre d’ignorer.

Vous êtes susceptible d’être confronté à de nombreux problèmes de disponibilité des produits, quel que soit le jour. Voici quelques exemples que vous pouvez rencontrer :

Problèmes de disponibilité paralysants
Goulot d’étranglement dans la chaîne d’approvisionnement
Commandes inattendues de clients
Erreurs de prévision
Problèmes de fournisseurs
Données manquantes
Clients en colère
Problèmes de paiement des fournisseurs
Processus perturbés
La liste pourrait s’allonger encore et encore…

Tous ces problèmes exigent votre attention.

Et vous ne pouvez pas les balayer sous le tapis et prétendre qu’ils vont disparaître comme par magie. Mais voici le gros éléphant dans la pièce : Vous ne pouvez pas tout régler. Du moins, pas rapidement.

Vous devez donc établir des priorités. Mais comment déterminer quelles tâches sont importantes et quelles tâches vous pouvez vous permettre d’ignorer ?

Malheureusement, il n’existe pas de baguette magique. Vous ne pouvez pas jeter un sort et faire disparaître tous vos problèmes d’inventaire (si seulement c’était possible…).

Mais ne vous inquiétez pas. Dans cette section, nous allons explorer quelques tactiques simples pour vous aider à optimiser votre charge de travail afin d’accomplir efficacement les tâches les plus importantes sans vous laisser submerger par des problèmes sans importance.

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Comment améliorer la disponibilité des produits ?

Conseil 1 : Identifiez vos problèmes de disponibilité urgents et importants

Nous savons tous que les décisions relatives à la chaîne d’approvisionnement se répercutent sur l’ensemble de l’organisation. Les problèmes non résolus de la chaîne d’approvisionnement se comportent de la même manière. Cependant, certains problèmes seront toujours beaucoup plus importants que d’autres. C’est notre travail d’identifier ces tâches et de les résoudre du mieux que nous pouvons.

Tout d’abord, toutes les tâches peuvent être réparties en deux catégories principales :

Importantes – ce sont les tâches qui nous aident directement à atteindre des objectifs spécifiques.

Urgentes – Ce sont des tâches qui requièrent de l’attention. Cependant, ces tâches sont souvent associées au fait d’aider quelqu’un d’autre à atteindre ses objectifs.

À quoi ressemblent ces tâches dans notre monde ?

Dans le contexte de la chaîne d’approvisionnement, un exemple de tâche “importante” pourrait être l’examen des exceptions aux prévisions. Cette tâche est importante car elle nous aide à prendre de meilleures décisions concernant les stocks. Par conséquent, cette tâche nous aide à atteindre nos objectifs de garantir la disponibilité des produits ou de minimiser les coûts de la chaîne d’approvisionnement.

Un exemple de tâche “urgente” pourrait être la passation d’une commande de fret aérien de dernière minute pour tenir la promesse d’un vendeur à un client. Cette tâche peut ne pas avoir d’impact direct sur l’objectif de votre équipe. Cependant, l’impact de ne pas le faire est immédiat – par exemple, si vous ne commandez pas le stock, la vente sera perdue.

Souvent, l’équipe de la chaîne d’approvisionnement est submergée par des problèmes “urgents”. Pourtant, dans le même temps, les tâches quotidiennes importantes doivent encore être accomplies. Il n’en faut pas plus pour que votre équipe, qui travaille dur, soit submergée !

Maintenant, laissez-moi vous poser une question brûlante : Lequel des deux exemples ci-dessus feriez-vous en premier ?

Imaginez maintenant que vous n’ayez le temps de faire qu’une seule de ces deux tâches – laquelle ignorez-vous ?

Eisenhower sait mieux !

En 1954, le président Eisenhower a abordé cette énigme classique de la charge de travail :

“J’ai deux sortes de problèmes : les urgents et les importants, et les importants ne sont jamais urgents.”

S’inspirant des principes d’Eisenhower, Steven Covey, leader d’opinion dans le domaine des affaires, a poussé ce concept un peu plus loin en popularisant la matrice de Covey.

Cet outil simple nous aide à réfléchir à nos priorités (surtout par les temps qui courent !):

Conseil 2 : Appliquez la matrice de Covey pour atteindre vos objectifs de disponibilité des produits

Il existe de nombreuses actions que vous pouvez entreprendre pour gérer les problèmes de disponibilité des produits. Certaines d’entre elles seront plus importantes que d’autres. Appliquez donc la matrice de Covey pour hiérarchiser votre charge de travail.

Si vous le faites bien, vous obtiendrez rapidement des résultats fantastiques, car votre équipe se concentrera sur ce qui compte !

Voici un exemple de la façon dont vous pouvez classer des tâches spécifiques : 

Conseil 3 : adoptez une approche de gestion par exception pour garantir une grande disponibilité des stocks.

Lorsqu’il s’agit d’identifier vos priorités dans la pratique, la gestion par exception est la clé ! Mais qu’est-ce que la gestion par exception ?

La gestion par exception consiste à automatiser les tâches répétitives, ennuyeuses et à faible valeur ajoutée tout en consacrant le plus de temps et d’attention possible aux problèmes qui doivent vraiment être résolus.

En permettant à une machine de faire le gros du travail, vous (et vos collègues non-robots) n’avez pas à vous soucier des tâches répétitives et fastidieuses : tout cela peut être automatisé ! Au lieu de cela, vous pouvez investir du temps et de l’énergie dans les tâches qui nécessitent un peu d’intuition humaine.

L’approche de la gestion par exception vous permet de vous concentrer sur les problèmes qui peuvent se profiler à l’horizon. Par exemple, imaginez que les ventes s’envolent soudainement. Cette approche, appelée comportement “exceptionnel”, vous le signalera afin que vous puissiez y remédier.

Par conséquent, au lieu de vous enliser dans le “business as usual”, vous pouvez résoudre les causes des ruptures de stock et de la disponibilité bien avant qu’elles ne touchent vos clients.

Mais qu’est-ce qui est considéré comme exceptionnel ?

De quel type d’exceptions parlons-nous ? Dans le contexte de la disponibilité des produits, il existe essentiellement deux types d’exceptions dont nous devons nous préoccuper : les prévisions et les stocks.

Exceptions liées aux stocks
L’objectif de l’équipe de la Supply Chain est de maintenir le niveau optimal des stocks. Par conséquent, lorsque nous parlons d’exception de stocks, nous recherchons ce qui suit :

1) Il n’y a pas assez de stock pour satisfaire la demande des clients – Si vous ne traitez pas ce problème, vous perdrez des ventes et décevrez les clients.

2) Trop de stock – Si vous n’agissez pas, vous bloquez un fonds de roulement inestimable qui pourrait être investi ailleurs. Ce point doit être revu quotidiennement car vos risques peuvent changer.

Exceptions aux prévisions
L’objectif d’une bonne prévision est d’essayer d’anticiper la demande future en se rapprochant le plus possible de la demande réelle.

Si la prévision est radicalement différente de la demande réelle, on peut considérer qu’il s’agit d’une situation “exceptionnelle”. Par exemple, nous pourrions être attentifs aux cas suivants :

1) La prévision diffère massivement de ce que vous attendez. 

2) Les données historiques de la demande dont vous avez besoin sont incomplètes ou ne sont pas dignes de confiance (par exemple, les ventes du mois dernier étaient énormes par rapport à celles des autres mois et vous ne comprenez pas pourquoi !) 

A moins que ces problèmes soient gérés correctement, il va vous manquer les fondamentaux pour bâtir des prévisions fiables. Il sera alors difficile de prendre des décisions stratégiques en matière de stocks. Mais que pouvons-nous faire pour corriger ces problèmes ?

En savoir plus exceptions d’approvisionnement

Conseil 4 : Corrigez vos exceptions prévisionnelles pour éviter les problèmes de disponibilité plus tôt.

Avec un peu de chance, l’approche exceptionnelle de la gestion signifie que vous ne devez examiner qu’une poignée d’éléments chaque jour.

Dans ce cas, il est logique d’examiner manuellement chaque élément et d’utiliser votre intuition humaine pour prendre une décision éclairée.

Cependant, que se passe-t-il si vous avez beaucoup d’exceptions ? Par exemple, vous avez peut-être embarqué un nouveau client et cette nouvelle demande a un impact sur de nombreux produits différents ?

Si vous avez des milliers d’exceptions à traiter, il n’est pas toujours possible de les examiner individuellement.

Dans ce cas, les actions spécifiques que vous prenez pour corriger l’historique de la demande et les prévisions dépendront à la fois de la structure & ; des outils que vous utilisez. Cependant, après avoir travaillé avec de nombreuses entreprises pour résoudre des problèmes de prévision, voici les principales étapes du processus de planification sur lesquelles vous devez vous concentrer.

Étape 1 : Faites une sauvegarde

Cela peut paraître idiot. Je veux dire, qui ne voudrait pas faire une sauvegarde rapide ? Pourtant, beaucoup de chefs d’entreprise sautent cette étape à leurs risques et périls. Lorsque vous effectuez des changements importants, comme des corrections de prévisions, vous devez faire une sauvegarde de votre position actuelle. Après tout, si vous faites une erreur, la vie est beaucoup plus facile si vous pouvez faire une simple restauration des données !

Étape 2 : Identifiez les éléments que vous devez ajuster

À la suite d’une perturbation majeure, certaines entreprises tentent de procéder à des ajustements prévisionnels globaux sur l’ensemble de la gamme. Cela peut signifier simplement la mise en œuvre d’une règle à l’échelle de la gamme pour ignorer l’historique de la demande pour la période de la perturbation. Ou bien, cela peut signifier augmenter ou diminuer la prévision de chaque article de XX%.

Est-ce la bonne approche ? Presque certainement pas !

Il est probable qu’il n’y ait qu’un très petit nombre de scénarios dans lesquels vous devrez ajuster l’ensemble de votre assortiment de cette manière. Vous devez plutôt vous concentrer sur des groupes spécifiques.

Je ne dis pas que vous devez revoir les prévisions pour chaque article individuellement – cela prendrait une éternité ! Mais vous pouvez regrouper les produits en fonction d’une logique raisonnable (et pertinente) et ajuster les prévisions en conséquence.

Par exemple :

Les produits du même fournisseur
Produits de la même catégorie
Produits vendus au même endroit
Produits ayant des profils de demande similaires (ventes régulières, irrégulières ou lentes).

Étape 3 : Déterminer comment les prévisions devront être ajustées pour chaque groupe de produits.

C’est là que vous devez parler à vos amis des ventes et du marketing. Après tout, pour s’assurer que les prévisions sont un reflet fidèle de ce à quoi la demande pourrait ressembler à l’avenir, vous avez besoin de renseignements sur le marché. Et dans une période comme celle-ci, où l’historique de la demande présente de grandes lacunes, vous avez besoin de toutes les informations que vous pouvez obtenir.

Sur la base de ces informations, vous pouvez déterminer la meilleure approche pour affiner les prévisions. Voici quelques-unes des questions que vous pourriez poser à vos collègues :

Si la demande a chuté, quand les ventes prévoient-elles une reprise de la demande des clients ?
Si la demande a disparu en raison de ruptures de stock, les clients passeront-ils une grosse commande une fois que les stocks seront à nouveau disponibles ?
L’entreprise a-t-elle gagné de nouveaux clients ?
Est-il prévu d’organiser des promotions ou des événements spéciaux ?
Des clients ont-ils déménagé chez un concurrent et devons-nous donc nous attendre à une baisse des ventes ?

Étape 4 : Exécuter l’ajustement

Une fois que vous avez enrichi vos prévisions de base avec des informations sur le marché, il est temps d’appliquer les changements. En plus d’apporter les changements nécessaires à tous les systèmes pertinents, vous devez documenter la raison de l’ajustement des prévisions.

Après tout, la douleur de la perturbation initiale sera rapidement oubliée. Et si la raison de l’ajustement des prévisions n’est pas documentée, cela pourrait causer de gros maux de tête à l’avenir !

Corriger vos exceptions de stocks

Ok, donc maintenant nous devons nous assurer que nous avons assez de stock pour satisfaire cette demande. Mais de combien de stocks avons-nous besoin ?

Eh bien, en substance, nous avons besoin d’une quantité suffisante de stock pour couvrir la demande prévue jusqu’à ce que les niveaux de stock soient reconstitués. Bien que la durée de cette période dépende du point de la chaîne où se trouve votre prochain lot de stock.

Si vous avez suffisamment de stocks dans votre entrepôt pour satisfaire la demande jusqu’à ce que les niveaux de stocks soient reconstitués… fantastique. Vous n’avez pas besoin de prendre de mesures immédiates. Cependant, vous pouvez vouloir surveiller ces articles au cas où la demande diffère sensiblement des prévisions.

Mais que se passe-t-il si ce n’est pas le cas ? Et si vous n’avez pas assez de stock ?

D’un autre côté, que se passe-t-il si vous avez tellement de stock que vous pouvez répondre à la demande pendant des mois, voire des années ? Pire encore, que se passe-t-il si vous en avez encore plus en route !

Quels sont les problèmes de disponibilité des stocks auxquels vous devez faire attention ?

Lorsque nous examinons les stocks, nous devons nous concentrer sur certains domaines principaux. Les deux premiers sont axés sur les problèmes potentiels de disponibilité :

Réduire au minimum les risques (et les coûts) évitables liés aux stocks.

Détruisez vos cibles disponibles !

Dans ce blog, nous avons exploré comment vous pouvez prendre des mesures pratiques pour identifier, réparer et gérer rapidement les principales causes des problèmes de disponibilité des produits avant qu’ils n’affectent la satisfaction des clients.

Pour garantir une disponibilité élevée et constante des produits, vous avez besoin d’une stratégie solide qui s’appuie sur une connaissance en temps réel de la position de vos stocks. En suivant ces quelques étapes simples, nous espérons que vous pourrez améliorer la disponibilité sans avoir à investir dans d’énormes quantités de stocks excédentaires !

Faites passer vos processus d’inventaire au niveau supérieur…
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