6 conseils pour augmenter la disponibilité de vos produits

Comment améliorer la disponibilité des produits ?

Tous ces problèmes requièrent votre attention. Vous ne pouvez pas vous contenter de les balayer sous le tapis et de prétendre qu’ils disparaîtront comme par enchantement. Mais voici le grand tabou : vous ne pouvez pas tout régler. Du moins, pas très rapidement.

Il faut donc établir des priorités. Mais comment déterminer quelles tâches sont importantes et lesquelles vous pouvez vous permettre d’ignorer ?

Malheureusement, il n’existe pas de baguette magique. Vous ne pouvez pas jeter un sort et faire disparaître tous les problèmes de votre inventaire (j’aimerais bien que ce soit possible…).

Mais ne vous inquiétez pas. Dans cette section, nous allons explorer quelques techniques simples qui vous aideront à optimiser votre charge de travail afin d’accomplir efficacement les tâches les plus importantes sans vous laisser submerger par les problèmes sans importance.

1er conseil : identifiez vos problèmes de disponibilité urgents et importants

Nous savons tous que les décisions relatives à la Supply Chain se répercutent sur l’ensemble de l’organisation. Les problèmes non résolus se répercutent de la même manière. Toutefois, il faut savoir prioriser et c’est à nous d’identifier les tâches en question et de les résoudre du mieux possible.

En premier lieu, classez toutes les tâches en deux catégories principales :
– Les tâches importantes, qui contribuent directement à la réalisation d’objectifs spécifiques.
– Les tâches urgentes, qui exigent une attention immédiate, mais qui sont souvent liées à l’assistance pour aider quelqu’un d’autre à atteindre ses propres objectifs.

Comment se manifestent ces types de tâches dans notre quotidien ?

Dans le contexte de la Supply Chain, une tâche “importante” pourrait consister à revoir les exceptions de prévisions. Nous la catégorisons comme cela parce qu’elle nous aide à prendre de meilleures décisions concernant les stocks. Et donc, à atteindre nos objectifs qui sont garantir la disponibilité des produits ou minimiser les coûts de la chaîne d’approvisionnement.

Quant à elle, une tâche qualifiée “d’urgente” pourrait impliquer de passer une commande de fret aérien en dernière minute pour honorer la promesse d’un commercial envers un client. Cette tâche peut sembler ne pas avoir un impact direct sur l’objectif global de votre équipe. Cependant, l’absence d’action aurait des conséquences immédiates. En effet, si la commande n’est pas passée, la vente est perdue.

L’équipe responsable de la Supply Chain est souvent submergée par ce type de demandes “urgentes”. Pourtant, en même temps, les tâches importantes de routine doivent toujours être accomplies. Cette situation peut rapidement submerger votre équipe, qui travaille avec diligence.

Maintenant, laissez-moi vous poser deux questions cruciales :
– Si vous deviez choisir entre les deux exemples mentionnés ci-dessus, lequel priorisez vous ?
– Imaginez maintenant que vous ayez le temps de n’accomplir qu’une seule de ces deux tâches. Laquelle choisissez-vous ?

Lorsqu’il s’agit de questions de disponibilité, Eisenhower sait mieux que quiconque ce qu’il faut faire !
Disponibilité des produits Matrice de Covey

En 1954, le président Eisenhower s’est penché sur la question classique de la charge de travail suivante :

“J’ai deux sortes de problèmes : les urgents et les importants, et les importants ne sont jamais urgents.”

En s’appuyant sur les principes d’Eisenhower, Steven Covey, expert de renom en matière de gestion d’entreprise, a étendu ce concept et rendu populaire la matrice de Covey. Cette approche simple se révèle particulièrement utile pour nous aider à discerner nos priorités, ce qui est d’une grande utilité, surtout à l’heure actuelle.

	URGENT	PAS URGENT
IMPORTANT	Priorité nº1 Les problèmes nécessitant une intervention immédiate, car ils entravent la continuité des opérations quotidiennes et permettra également des améliorations à long terme dans les processus de l’entreprise.	Priorité nº2 Actions qui ne nécessitent pas de traitement immédiat mais qui ont une incidence sur les processus de l’entreprise et sur les améliorations à long terme.
PAS IMPORTANT	Priorité nº3 Interruptions nécessitant une action immédiate mais ne contribuant pas à l’amélioration du processus à long terme.	Priorité nº4 La tâche ne contribue pas aux améliorations à long terme et ne requiert pas d’action immédiate. Il est nécessaire de réévaluer leur importance, car elles risquent de s’avérer chronophages.

 

2éme conseil : appliquez la matrice de Covey pour atteindre vos objectifs de disponibilité des produits

Vous pouvez prendre de nombreuses mesures pour gérer les problèmes de disponibilité des produits. Certaines d’entre elles seront plus importantes que d’autres. Appliquez donc la matrice de Covey pour hiérarchiser votre charge de travail.

Si vous le faites bien, vous obtiendrez rapidement des résultats, car votre équipe se concentrera sur ce qui est important !
Voici un exemple de la manière dont vous pouvez classer des tâches spécifiques :

	URGENT	PAS URGENT
IMPORTANT	Priorité nº1 Traiter les articles A en rupture de stock	Priorité nº2 Examiner les stocks excédentaires
PAS IMPORTANT	Priorité nº3 Examiner les ruptures de stock C	Priorité nº4 Ne devrait pas être présent

Astuce : en segmentant votre assortiment en fonction de son importance stratégique, vous pouvez concentrer votre temps et votre énergie sur la disponibilité des produits les plus importants. Cliquez ici pour en savoir plus sur la stratégie d’assortiments.

3éme conseil : adoptez une approche de gestion par exception pour garantir une grande disponibilité des stocks

Lorsqu’il s’agit d’identifier vos priorités dans la pratique, la gestion par exception est essentielle !
Mais qu’est-ce que la gestion par exception ?

Cela consiste à automatiser les tâches répétitives, ennuyeuses et à valeur ajoutée limitée, tout en consacrant le plus de temps et d’attention possible aux questions qui doivent réellement être traitées.

En déléguant la majeure partie du travail à une machine, vous (et vos collègues non automatisés) n’avez plus à vous soucier des tâches fastidieuses et répétitives, car elles peuvent toutes être automatisées. Au lieu de cela, vous avez la possibilité d’investir votre temps et votre énergie dans les activités qui demandent une touche d’intuition humaine.

L’approche de la gestion par exception vous permet de vous concentrer sur les problèmes émergents. Par exemple, si les ventes connaissent soudainement une augmentation importante, ce comportement est considéré comme “exceptionnel”, vous permettant ainsi de le détecter et de prendre des mesures correctives.
De cette manière, au lieu de rester embourbés dans le statu quo de “business as usual”, vous pouvez anticiper et résoudre les problèmes liés aux ruptures de stock et à la disponibilité bien avant qu’ils n’affectent négativement vos clients.

Mais qu’est-ce qui est considéré comme exceptionnel ?
De quel type d’exceptions parlons-nous ? Dans le contexte de la disponibilité des produits, il existe essentiellement deux types d’exceptions dont nous devons nous préoccuper : les prévisions et les stocks.

L’objectif de l’équipe Supply Chain est de maintenir un niveau de stock optimal. Par conséquent, lorsque nous parlons d’exceptions liées à la disponibilité des stocks, nous recherchons les situations suivantes :

1) Le stock n’est pas suffisant pour satisfaire la demande des clients – Si vous ne vous attaquez pas à ce problème, vous risquez de perdre des ventes et de décevoir vos clients.

2) Trop de stock – Si vous ne prenez pas de mesures, vous immobiliserez un fonds de roulement précieux qui pourrait être investi ailleurs. Il est essentiel de réévaluer cette situation quotidiennement, car les risques associés peuvent évoluer

L’objectif d’une bonne prévision est d’essayer d’anticiper la demande future en se rapprochant le plus possible de la demande réalisée.

Si la prévision est très différente de la demande réelle, on peut parler “d’exception”. Par exemple, nous pourrions être attentifs aux situations suivantes :

1) Les prévisions diffèrent considérablement de ce que vous attendez

2) Les données relatives à l’historique de la demande dont vous avez besoin sont soit incomplètes, soit douteuses (par exemple, les ventes du mois dernier ont été énormes par rapport à celles de tous les autres mois et vous ne comprenez pas pourquoi).

Si ces questions ne sont pas gérées correctement, vous ne disposerez pas de la base nécessaire pour établir des prévisions solides. Il sera alors difficile de prendre des décisions stratégiques en matière de stocks. Mais que pouvons-nous faire pour remédier à ces problèmes ?

Astuce : il est essentiel de maintenir une gestion proactive de vos stocks et des exceptions de prévisions. Si vous ne prenez pas les mesures nécessaires pour résoudre les origines de ces problèmes, vous pourriez rapidement faire face à des problèmes de disponibilité des stocks. Consultez notre infographie sur la gestion des exceptions de stock pour maintenir, voire améliorer la disponibilité. Cliquez ici pour télécharger votre exemplaire dès maintenant !

4ème conseil : corrigez les exceptions de vos prévisions pour éviter les problèmes de disponibilité plus rapidement

Si tout se passe comme prévu, l’approche de gestion par exception implique que vous n’aurez à examiner qu’une petite fraction de vos produits quotidiennement.

Dans de tels cas, il est avisé de procéder à une évaluation manuelle de chaque produit, en utilisant votre intuition humaine pour prendre des décisions éclairées.

Cependant, que se passe-t-il lorsque vous êtes confronté à de nombreuses exceptions ? Par exemple, l’arrivée d’un nouveau client peut avoir un impact sur de nombreux produits différents.

Si vous vous retrouvez à gérer des milliers d’exceptions, il se peut qu’il ne soit pas réaliste de les examiner individuellement.

Dans de telles situations, les mesures spécifiques que vous prendrez pour corriger l’historique des demandes et des prévisions dépendront à la fois de la structure de votre entreprise et des outils que vous utilisez. Cependant, après avoir collaboré avec de nombreuses entreprises pour résoudre des problèmes de prévision, voici les principales étapes du processus de planification sur lesquelles vous devriez vous concentrer.

Étape 1 : effectuer une sauvegarde

Cela peut sembler évident. Qui négligerait de faire une sauvegarde rapide ? Pourtant, de nombreux chefs d’entreprise passent outre cette étape, au péril de leurs opérations. Lorsque vous apportez des modifications significatives, comme des ajustements de prévisions, il est impératif de sauvegarder votre situation actuelle. Après tout, en cas d’erreur, la vie est bien plus simple si vous pouvez facilement restaurer les données !

Astuce : Pour prendre de bonnes décisions, vous avez besoin de données solides. Cliquez ici pour lire notre guide sur la gestion des données de référence.

Étape 2 : identifier les produits à ajuster

À la suite d’une perturbation majeure, certaines entreprises envisagent des ajustements globaux et des prévisions pour l’ensemble de leur gamme de produits. Ces ajustements peuvent consister en l’application d’une règle générale pour ignorer l’historique de la demande pendant la période perturbée, ou bien en une modification de X % des prévisions pour chaque article.

Est-ce la bonne approche ? Presque certainement pas !

Dans un très petit nombre de cas, il peut être nécessaire d’ajuster l’ensemble de la gamme de produits de cette manière. Cependant, il est plus judicieux de se concentrer sur des groupes spécifiques.

Je ne suggère pas de revoir les prévisions pour chaque article individuellement, car cela prendrait beaucoup de temps. Mais vous pouvez regrouper les produits selon une logique réfléchie (et pertinente) puis ajuster les prévisions en conséquence.

Par exemple :
● Produits du même fournisseur
● Produits de la même catégorie
● Produits vendus au même endroit
● Produits présentant des profils de demande similaires (ventes régulières, irrégulières ou lentes)

Étape 3 : déterminer comment ajuster les prévisions pour chaque groupe de produits

C’est là que vous devez vous adresser à vos amis des ventes et du marketing. En effet, pour que les prévisions reflètent fidèlement la demande future, il faut disposer d’informations sur le marché. Et dans des périodes comme celle-ci, où l’historique de la demande présente des lacunes importantes, vous avez besoin de toutes les informations possibles.

Sur la base de ces informations, vous pouvez déterminer la meilleure approche pour affiner les prévisions. Voici quelques questions que vous pourriez poser à vos collègues :

Si la demande a chuté, quand les commerciaux s’attendent-ils à ce que la demande des clients reprenne ?

Si la demande a chuté en raison de ruptures de stock, les clients passeront-ils une commande importante une fois le stock réapprovisionné ?
L’entreprise a-t-elle acquis de nouveaux clients ?

Est-il prévu d’organiser des promotions ou des événements spéciaux ?

Des clients sont-ils allés chez un concurrent et devons-nous nous attendre à une baisse des ventes ?

Étape 4 : mise en œuvre de l’ajustement

Une fois que vous avez enrichi vos prévisions de base avec des informations sur le marché, il est temps d’appliquer les changements. Outre les modifications à apporter à tous les systèmes concernés, vous devez documenter la raison de l’ajustement des prévisions.

Après tout, la douleur causée par la perturbation initiale sera vite oubliée. Et à moins que la justification de l’ajustement des prévisions ne soit documentée, cela pourrait causer de gros maux de tête à l’avenir !

Astuce : une vision plus claire de la demande future vous aidera à prendre de meilleures décisions en matière de stocks. Vous pourrez ainsi optimiser la disponibilité des stocks tout en les maîtrisant. Nous avons déjà abordé quelques points essentiels, mais cliquez ici pour lire notre guide complet sur la planification de la demande.

5éme conseil : corrigez vos exceptions de stocks pour garantir la disponibilité des produits

Nous devons donc nous assurer que nos stocks sont suffisants pour répondre à la demande. Mais de quelle quantité de stocks avons-nous besoin ?

En fait, nous avons besoin d’une quantité suffisante de stocks pour couvrir la demande prévue jusqu’à ce que les niveaux de stocks soient reconstitués. Cependant, la durée de cette période dépend de l’étape actuelle de la Supply Chain dans laquelle se trouve le prochain lot de produits en stock.

Si vous avez suffisamment de stocks dans votre entrepôt pour satisfaire la demande jusqu’à ce que les niveaux de stocks soient réapprovisionnés… c’est fantastique. Vous n’avez pas besoin de prendre des mesures immédiates. Toutefois, vous pouvez surveiller ces articles au cas où la demande s’écarterait sensiblement des prévisions.

Mais que se passe-t-il si ce n’est pas le cas ? Que se passe-t-il si vous ne disposez pas d’un stock suffisant ?

D’autre part, que se passe-t-il si vous avez tellement de stocks que vous pouvez répondre à la demande pendant des mois, voire des années ? Et le pire, si vous en avez encore qui arrivent !

Quels sont les enjeux liés à la disponibilité des stocks auxquels vous devez être attentif ?

Lorsque nous analysons la gestion des stocks, il est essentiel de se focaliser sur quelques domaines clés, les deux premiers étant orientés vers les possibles problèmes de disponibilité :

Les deux défis suivants concernent davantage la minimisation des risques (et des coûts) évitables liés aux stocks.

 

6éme conseil : réalisez vos objectifs de disponibilité !

Dans cet article, plusieurs points ont été abordées comme les mesures pratiques pour identifier, corriger et gérer rapidement les principales causes des problèmes de disponibilité des produits avant qu’ils n’affectent la satisfaction clients.

Pour garantir une disponibilité élevée et constante des produits, vous avez donc besoin d’une stratégie solide qui s’appuie sur une vision en temps réel de la position de vos stocks. En suivant ces étapes simples, nous espérons que vous pourrez augmenter la disponibilité de vos produits sans avoir à investir dans des quantités excessives de stocks supplémentaires !

Élevez vos pratiques de gestion des stocks à un niveau supérieur…
Pour améliorer continuellement les performances, il existe de nombreuses mesures à prendre pour optimiser vos opérations de bout en bout. Découvrez comment vous pouvez améliorer votre efficacité, augmenter votre rentabilité et aller plus loin.
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