Productbeschikbaarheid: 6 tips om het te verbeteren

Sam Phipps

Laatst geüpdatet: March 15, 2024 | 4 min
Sam Phipps

Als je ‘goede’ productbeschikbaarheid wilt, is voorraad een noodzakelijk kwaad

Natuurlijk is er vaak veel discussie over hoeveel voorraad moet worden aangehouden. Terwijl de verkopers de beschikbaarheid van producten zo hoog mogelijk willen houden, willen de financiële collega’s de investering in werkkapitaal minimaliseren en zoveel mogelijk kosten besparen. Maar over één ding is iedereen het eens: Niet genoeg voorraad hebben is inderdaad een heel groot probleem! Want geen voorraad is geen verkoop en geen verkoop betekent geen inkomsten.

Wat is productbeschikbaarheid? En waarom is productbeschikbaarheid belangrijk?

Tony Wild, de voorraad-expert, zei ooit: “Voorraad is het resultaat van een gebrek aan gegevens.” Maar hoe zit het met een gebrek aan voorraad? Natuurlijk zijn slechte gegevens ook een belangrijke oorzaak van problemen met de beschikbaarheid van producten. Dit supply chain-probleem is echter ook een symptoom van een gebrek aan focus, tijd, slechte processen en communicatieproblemen. In theorie klinken dit allemaal als snelle en gemakkelijke oplossingen. Maar als je wat dieper graaft, zijn problemen met de beschikbaarheid vaak veel complexer.

Voorraadbeschikbaarheid uitgelegd

Neem bijvoorbeeld het volgende scenario: Jouw team is al overbelast omdat ze veel problemen moeten oplossen. Ze moeten op de hoogte blijven van duizenden producten. Er is een algemeen gebrek aan inzicht en vaak word je pas bewust van een probleem als je klanten beginnen te klagen. Komt het bekend voor?

Dit geldt niet alleen voor de beschikbaarheid van producten in de detailhandel. Veel van de bedrijven waar wij mee werken kennen deze uitdagingen maar al te goed. Als gevolg daarvan bevinden supply chain-teams zich meestal in een eindeloze cyclus van brandjes blussen: problemen oplossen die voorkomen hadden kunnen worden in plaats van echte waarde toe te voegen. Daarom hebben we dit artikel geschreven. We willen jouw bedrijf helpen de voorraadprocessen onder controle te krijgen en prestatieverbeteringen in jouw hele supply chain stimuleren!

Wat veroorzaakt problemen met de beschikbaarheid van je product en wat moet je prioriteit geven?

Voordat we verder gaan, is er één ding dat we niet kunnen negeren. De kans is groot dat je op een bepaalde dag te maken krijgt met veel problemen met de beschikbaarheid van producten.

Hier zijn een paar voorbeelden die je kunt tegenkomen:

8 uitdagingen van productbeschikbarheid

  • Vertragende beschikbaarheidsproblemen
  • Knelpunt in de supply chain
  • Onverwachte bestellingen van klanten
  • Prognosefouten
  • Problemen met leveranciers
  • Ontbrekende gegevens
  • Boze klanten
  • Betalingsproblemen met leveranciers

De lijst kan nog wel even doorgaan. Al deze kwesties vragen je aandacht. En je kunt ze niet gewoon onder het tapijt vegen en doen alsof ze op magische wijze zullen verdwijnen. Maar je kunt niet alles oplossen. Tenminste niet snel. Je moet dus prioriteiten stellen. Maar hoe bepaal je welke taken belangrijk zijn en welke je kunt negeren? We zullen een aantal eenvoudige tactieken uitleggen om je te helpen je werklast te optimaliseren, zodat je de belangrijkste taken effectief kunt uitvoeren zonder te worden opgehouden door onbelangrijke problemen.

Hoe verbeter je de beschikbaarheid van producten?

Tip 1: Identificeer jouw urgente en belangrijke beschikbaarheidskwesties

We weten allemaal dat beslissingen in de supply chain doorwerken in de hele organisatie. Onopgeloste problemen in de supply chain gedragen zich net zo. Sommige problemen zullen echter altijd veel belangrijker zijn dan andere. Het is onze taak om deze taken te identificeren en ze zo goed mogelijk op te lossen. Ten eerste kunnen alle taken worden onderverdeeld in twee hoofdcategorieën:

Belangrijk – Dit zijn taken die ons direct helpen om specifieke doelen te bereiken.
Dringend – Dit zijn taken die aandacht vereisen. Deze taken worden echter vaak geassocieerd met het helpen van iemand anders om zijn doelen te bereiken.

Hoe zien deze taken er in onze wereld uit?

In de context van de supply chain zou een voorbeeld van een ‘belangrijke’ taak het beoordelen van prognose-uitzonderingen kunnen zijn. Dit is belangrijk omdat deze taak ons helpt om betere beslissingen te nemen over voorraden. Als gevolg daarvan helpt deze taak ons onze doelen te bereiken om de beschikbaarheid van producten te garanderen of de kosten van de supply chain te minimaliseren.

Een voorbeeld van een ‘dringende’ taak is het plaatsen van een last-minute luchtvrachtorder om de belofte van een verkoper aan een klant in te lossen. Dit heeft misschien niet direct invloed op de doelstelling van je team. De impact van het niet uitvoeren van deze taak is echter onmiddellijk – bijvoorbeeld, als je de voorraad niet bestelt, gaat de verkoop verloren.

Vaak wordt het supply chain-team overspoeld met ‘dringende’ problemen. Maar tegelijkertijd moeten de normale dagelijkse belangrijke taken nog steeds worden uitgevoerd. Er is niet veel voor nodig om je hardwerkende team overweldigd te laten raken! De brandende vraag is: Welke van de twee bovenstaande voorbeelden zou jij als eerste doen?

Stel je nu voor dat je maar tijd hebt om een van deze twee taken uit te voeren – welke negeer je dan?

Als het op beschikbaarheid aankomt, weet Eisenhower het het beste!

In 1954 stelde president Eisenhower dit klassieke werklastconflict aan de orde: “Ik heb twee soorten problemen: de dringende en de belangrijke, en de belangrijke zijn nooit dringend.” Op basis van de principes van Eisenhower ging business thought leader Steven Covey nog een stap verder en populariseerde hij de Covey Matrix. Dit eenvoudige hulpmiddel helpt ons na te denken over onze prioriteiten (vooral in tijden als deze!).

URGENT NIET URGENT
 

 

BELANGRIJK

EERSTE PRIORITEIT

Problemen die onmiddellijke actie vereisen omdat dagelijkse processen niet kunnen doorgaan zonder en die ook zullen leiden tot procesverbeteringen van het bedrijf.

TWEEDE PRIORITEIT

Acties die niet direct direct hoeven te worden afgehandeld, maar van invloed zijn op processen en langetermijnverbeteringen.

 

NIET BELANGRIJK

DERDE PRIORITEIT

Onderbrekingen die onmiddellijke actie vereisen maar niet bijdragen aan procesverbeteringen op lange verbeteringen.

VIERDE PRIORITEIT

De taak draagt niet bij aan verbeteringen en vereist geen onmiddellijke actie. Het belang van taken moet worden heroverwogen omdat ze misschien tijdverspilling kunnen zijn.

 

Tip 2: Pas de Covey-matrix toe om jouw doelstellingen voor productbeschikbaarheid te halen

Er zijn veel acties die je kunt ondernemen om problemen met productbeschikbaarheid op te lossen. Sommige zijn belangrijker dan andere. Pas dus de Covey Matrix toe om je werklast te prioriteren.

Als je dit goed doet, zul je al snel fantastische resultaten zien als je team zich concentreert op wat belangrijk is! Hier is een voorbeeld van hoe je specifieke taken kunt categoriseren:

 

URGENT NIET URGENT
 

BELANGRIJK

   EERSTE PRIORITEIT

“Beheer stock-outs
van A-artikelen”

   TWEE PRIORITEIT

“Overtollige voorraden beoordelen”

 

NIET BELANGRIJK

   DERDE PRIORITEIT

“Beoordeel stock-outs
van C-artikelen”

   VIERDE PRIORITEIT

“Het hoort niet te bestaan”

 

Toptip: Door jouw assortiment te segmenteren op strategisch belang, kun jij jouw tijd en energie richten op een hoge voorraadbeschikbaarheid van de producten die er het meest toe doen. Klik hier om meer te lezen over assortimentsplanning.

Tip 3: Ga uit van uitzonderingsbeheer om een hoge voorraadbeschikbaarheid te garanderen

Als het aankomt op het identificeren van je prioriteiten in de praktijk, is management by exception de sleutel! Maar wat is management by exception? Management by exception draait om het automatiseren van taken die repetitief en saai zijn en weinig waarde toevoegen, terwijl je zoveel mogelijk tijd en aandacht besteedt aan zaken die echt aangepakt moeten worden.

Door een machine het zware werk te laten doen, hoeven jij (en je niet-robot collega’s) je geen zorgen te maken over de kleine repetitieve taken: dit kan allemaal geautomatiseerd worden! In plaats daarvan kun je tijd en energie steken in die taken die een beetje menselijke intuïtie vereisen.

Met de benadering van management op basis van uitzonderingen kun je je richten op problemen die aan de horizon opdoemen. Stel je bijvoorbeeld voor dat de verkoop plotseling sterk stijgt. Deze aanpak wordt ‘uitzonderlijk’ gedrag genoemd en zal dit signaleren zodat je er iets aan kunt doen.

Het resultaat is dat je, in plaats van te verzanden in ‘business as usual’, de oorzaken van voorraadtekorten en beschikbaarheid kunt oplossen lang voordat je klanten er last van hebben.

productbeschikbaarheid, denkende cartoon

 

Maar wat telt als uitzonderlijk?

Over wat voor uitzonderingen hebben we het? In wezen zijn er in de context van productbeschikbaarheid twee soorten uitzonderingen waar we ons zorgen over moeten maken: prognoses en voorraden.

Het doel van het supply chain team is om het optimale voorraadniveau te handhaven. Als we het daarom hebben over uitzonderingen op de voorraadbeschikbaarheid van de voorraad, zoeken we naar het volgende:

1) Er is niet genoeg voorraad om aan de vraag van klanten te voldoen – Als je hier niets aan doet, verlies je omzet en stel je klanten teleur.
2) Te veel voorraad – Als je geen actie onderneemt, houd je onbetaalbaar werkkapitaal vast dat elders geïnvesteerd zou kunnen worden. Dit moet dagelijks opnieuw worden bekeken omdat je risico’s kunnen veranderen.

Het doel van een goede voorspelling is om te proberen de toekomstige vraag zo dicht mogelijk te benaderen met de gerealiseerde vraag. Als de voorspelling drastisch afwijkt van de werkelijke vraag, kunnen we dit als ‘uitzonderlijk’ beschouwen. We kunnen bijvoorbeeld op het volgende letten:

1) De voorspelling wijkt enorm af van wat je verwacht
2) De gegevens over de vraaggeschiedenis die je nodig hebt, zijn ofwel onvolledig of mogelijk niet betrouwbaar (de verkoop van vorige maand was bijvoorbeeld enorm in vergelijking met elke andere maand en je begrijpt niet waarom!).

Als deze problemen niet op de juiste manier worden aangepakt, ontbreekt de basis die nodig is om robuuste prognoses op te stellen. Dit zal het op zijn beurt moeilijk maken om strategische voorraadbeslissingen te nemen. Maar wat kunnen we doen om deze problemen op te lossen?

Toptip: Het is belangrijk dat je bovenop je voorraad en prognose-uitzonderingen blijft zitten. Als je de oorzaken van deze problemen niet aanpakt, kan dit snel leiden tot problemen met de voorraadbeschikbaarheid.

Tip 4: Corrigeer je prognose-uitzonderingen om beschikbaarheidsproblemen eerder te voorkomen

Hopelijk betekent de uitzonderlijke managementaanpak dat je slechts naar een handvol items per dag hoeft te kijken. In dit geval is het zinvol om elk item handmatig te bekijken en je menselijke intuïtie te gebruiken om een weloverwogen beslissing te nemen. Maar wat gebeurt er als je veel uitzonderingen hebt? Bijvoorbeeld, misschien heb je een nieuwe klant en heeft deze nieuwe vraag impact op veel verschillende producten? Als je echter met duizenden uitzonderingen moet werken, is het misschien niet mogelijk om ze afzonderlijk te bekijken. In dit geval zijn de specifieke acties die je onderneemt om de vraaggeschiedenis en prognoses te corrigeren afhankelijk van zowel de structuur als de tools die je gebruikt. Na met veel bedrijven te hebben gewerkt aan prognoseproblemen, zijn dit de belangrijkste stappen van het planningsproces waarop jij je moet richten.

Stap 1: Maak een back-up

Dit klinkt logisch. Toch slaan veel bedrijfsleiders deze stap op eigen risico over. Als je grote veranderingen doorvoert, zoals prognosecorrecties, moet je een back-up maken van je huidige positie. Immers, als je een fout maakt, is het leven veel eenvoudiger als je de gegevens eenvoudig kunt herstellen!

Toptip: Om goede beslissingen te kunnen nemen, heb je robuuste gegevens nodig. Klik hier om onze gids voor masterdatamanagement te lezen.

Stap 2: Identificeer de items die je moet aanpassen

Na een grote verstoring proberen sommige bedrijven algemene prognoseaanpassingen door te voeren voor het hele assortiment. Dit kan betekenen dat er eenvoudigweg een regel wordt geïmplementeerd om de vraaggeschiedenis voor de periode van de verstoring te negeren. Een andere mogelijkheid is het verhogen of verlagen van de prognose voor elk artikel met een bepaald percentage. Is dit de juiste aanpak? Bijna zeker van niet!

Er zal waarschijnlijk een zeer klein aantal scenario’s zijn waarbij je je hele assortiment op deze manier moet aanpassen. In plaats daarvan moet je je richten op specifieke groepen. Ik zeg niet dat je de prognose voor elk artikel afzonderlijk moet bekijken – dat zou een eeuwigheid duren! Maar misschien wil je producten groeperen op basis van een verstandige (en relevante) logica en de prognose dienovereenkomstig aanpassen.

Bijvoorbeeld:

  • Producten van dezelfde leverancier
  • Producten in dezelfde categorie
  • Producten verkocht op dezelfde locatie
  • Producten met vergelijkbare vraagprofielen (regelmatige, onregelmatige of langzame verkooppatronen)

Stap 3: Bepaal hoe de prognose voor elke productgroep moet worden aangepast

Dit is waar je met je vrienden in sales en marketing moet praten. Om ervoor te zorgen dat prognoses een getrouwe afspiegeling zijn van hoe de vraag er in de toekomst uit zou kunnen zien, heb je immers marktintelligentie nodig. En in tijden als deze, waarin je grote gaten hebt in je vraaggeschiedenis, heb je alle inzicht nodig die je kunt krijgen.

Op basis van dit inzicht kun je de beste aanpak bepalen om de voorspelling te verfijnen. Hier zijn enkele vragen die je aan je collega’s zou kunnen stellen: Als de vraag is gedaald, wanneer verwacht de verkoop dan dat de vraag weer aantrekt?  Als de vraag is verdwenen door stock-outs, zullen de klanten dan een grote bestelling plaatsen zodra de voorraad weer op voorraad is? Heeft het bedrijf nieuwe klanten binnengehaald? Zijn er plannen voor speciale promoties of evenementen? Zijn er klanten overgestapt naar een concurrent en moeten we daarom een daling van de verkoop verwachten?

Stap 4: De aanpassing uitvoeren

Zodra je je basisprognose hebt verrijkt met marktinformatie, is het tijd om de wijzigingen toe te passen. Naast het aanbrengen van de vereiste wijzigingen in alle relevante systemen, moet je de reden voor de prognoseaanpassing documenteren. De pijn van de oorspronkelijke verstoring zal immers snel vergeten zijn. En tenzij je de beweegredenen voor het aanpassen van de prognose documenteert, kan dit later voor grote hoofdpijn zorgen.

Toptip: Als je een duidelijker beeld hebt van de toekomstige vraag, kun je betere beslissingen nemen over jouw voorraden. Hierdoor kun je de beschikbaarheid van jouw voorraad maximaliseren en jouw voorraad onder controle houden. We hebben al een paar van de basisbeginselen behandeld, maar klik hier om onze volledige gids voor vraagplanning te lezen.

Tip 5: Regel je voorraaduitzonderingen om de beschikbaarheid van producten te garanderen!

Oké, dus nu moeten we ervoor zorgen dat we genoeg voorraad hebben om aan deze vraag te voldoen. Maar hoeveel voorraad is nodig? Nou, in wezen hebben we voldoende voorraad nodig om de voorspelde vraag te dekken totdat de voorraadniveaus zijn aangevuld. Hoewel, de lengte van deze periode afhangt van op welk punt in de keten je volgende partij voorraad zich bevindt.

Als je voldoende voorraad in je magazijn hebt om aan de vraag te voldoen totdat de voorraadniveaus zijn aangevuld. Dat is fantastisch. Je hoeft niet meteen actie te ondernemen. Je wilt deze artikelen echter wel in de gaten houden voor het geval de vraag aanzienlijk afwijkt van de prognose. Maar wat als dit niet het geval is? Wat als je niet genoeg voorraad hebt?

Aan de andere kant, wat als je zoveel voorraad hebt dat je maanden of zelfs jaren aan de vraag kunt voldoen? En het ergste is, wat als er nog meer op komst is?

Op welke problemen met de beschikbaarheid van voorraden moet je letten?

Wanneer we onze voorraad bekijken, zijn er een aantal belangrijke gebieden waar we ons op moeten richten. De eerste twee zijn gericht op potentiële beschikbaarheidsproblemen:

Potentiële Beschikbaarheidsproblemen

De volgende twee uitdagingen hebben meer te maken met het minimaliseren van vermijdbare voorraadrisico’s (en kosten!):

Vermijdbare Voorraadrisico's

Tip 6: Verpletter je beschikbaarheidsdoelen!

In deze blog hebben we onderzocht hoe je praktische stappen kunt ondernemen om de belangrijkste oorzaken van problemen met de beschikbaarheid van producten snel te identificeren, op te lossen en te beheren voordat de klanttevredenheid eronder lijdt. Om een consistent hoge beschikbaarheid van producten te garanderen, heb je een solide strategie nodig die wordt ondersteund door real-time inzicht in je voorraadpositie. Door deze eenvoudige stappen te volgen, hopen we dat je de beschikbaarheid kunt verhogen zonder te hoeven investeren in grote hoeveelheden overtollige voorraad!

Breng jouw voorraadprocessen naar een hoger niveau. Om onze prestaties voortdurend te verbeteren, kunnen we veel stappen ondernemen om onze end-to-end operatie te optimaliseren. Ontdek hoe jij de efficiëntie kunt verhogen, de winstgevendheid kunt vergroten en verder kunt gaan.

Belangrijkste opmerkingen over productbeschikbaarheid

Identificeer urgente vs. belangrijke beschikbaarheidskwesties: Het is essentieel om onderscheid te maken tussen belangrijke taken, die direct bijdragen aan het bereiken van specifieke doelen, en dringende taken, die iemand anders kunnen helpen hun doelen te bereiken. Door deze te identificeren kan worden voorkomen dat dringende problemen het supply chain-team overweldigen en dat belangrijke taken worden verwaarloosd.

Pas de Covey Matrix toe:
Dit hulpmiddel, gebaseerd op principes die zijn opgesteld door Eisenhower en later uitgebreid door Steven Covey, helpt bij het prioriteren van taken in urgente en belangrijke kwadranten. Het toepassen van deze matrix kan helpen bij het optimaliseren van het beheer van problemen met productbeschikbaarheid.

Kies voor een management by exception aanpak:
Deze aanpak richt zich op het automatiseren van routinetaken en het besteden van menselijke aandacht en middelen aan het oplossen van problemen. Dit betekent dat problemen die zich in de toekomst kunnen voordoen, worden geïdentificeerd en aangepakt voordat ze gevolgen hebben voor klanten.

Prognose-uitzonderingen corrigeren om beschikbaarheidsproblemen eerder te voorkomen:
Dit omvat het herzien en aanpassen van prognoses op basis van de huidige marktomstandigheden en informatie, en omvat het maken van back-ups van gegevens, het identificeren van de items die moeten worden aangepast, het bepalen van de aanpassing voor elke productgroep en deze vervolgens implementeren.

Voorraad uitzonderingen oplossen:
Er moet voldoende voorraad worden aangehouden om aan de voorspelde vraag te voldoen totdat de voorraadniveaus zijn aangevuld. Voorraadniveaus moeten worden gecontroleerd, vooral in gevallen waar de vraag aanzienlijk kan afwijken van de voorspelling.

Voldoen aan beschikbaarheidsdoelen:

Een solide strategie, ondersteund door realtime inzicht in de voorraad, is essentieel om een consistent hoge beschikbaarheid van producten te garanderen zonder dat er buitensporige voorraden nodig zijn. Regelmatig voorraadbeheer en operationele optimalisatie kunnen leiden tot voortdurende prestatieverbetering.

Veelgestelde vragen over productbeschikbaarheid

Wat is productbeschikbaarheid

Productbeschikbaarheid is het vermogen van een winkelier om aan de vraag van klanten naar een bepaald artikel te voldoen.. Een maatstaf die aangeeft of een product op voorraad is en door klanten kan worden besteld.

Waarom is beschikbaarheid belangrijk?

Een goede beschikbaarheid van producten helpt bedrijven om aan de behoeften van klanten te voldoen, de omzet te verhogen en een positieve reputatie te behouden.

Hoe meet je de beschikbaarheid van producten?

Het is belangrijk om te begrijpen dat verschillende bedrijven verschillende statistieken kunnen gebruiken, afhankelijk van hun branche, product en de aard van hun bedrijf.

Wat beïnvloedt de beschikbaarheid van producten?

Er zijn verschillende factoren die de beschikbaarheid van producten kunnen beïnvloeden, zoals vraag, productie en fabricage, toeleveringsketen, voorraadbeheer, distributie, concurrenten en seizoensgebondenheid.

Hoe kan ik mijn taken prioriteren om de productbeschikbaarheid te verbeteren?

Je kunt de Covey Matrix gebruiken, die je helpt om taken te categoriseren als belangrijk en dringend, belangrijk maar niet dringend, niet belangrijk maar dringend, of niet belangrijk en niet dringend.

Welke uitdagingen kunnen de beschikbaarheid van producten beïnvloeden?

Verschillende uitdagingen kunnen de beschikbaarheid van producten beïnvloeden, zoals knelpunten in de toeleveringsketen, onverwachte bestellingen van klanten, prognosefouten, problemen met leveranciers, ontbrekende gegevens, boze klanten, betalingsproblemen met leveranciers en verstoorde processen.

Wat zijn enkele veelvoorkomende oorzaken van problemen met productbeschikbaarheid?

Veel voorkomende problemen zijn onder andere:

 

– Knelpunten in de supply chain
– Onverwachte bestellingen van klanten
– Fouten in prognoses
– Problemen met leveranciers
– Ontbrekende gegevens
– Problemen met betalingen aan leveranciers
– Verstoorde processen

Kies je locatie om content te zien uit jouw land?

x