Productbeschikbaarheid: 6 tips om het te verbeteren

Wat is productbeschikbaarheid? En waarom is productbeschikbaarheid belangrijk?

Tony Wild, de voorraad-expert, zei ooit: “Voorraad is het resultaat van een gebrek aan gegevens.” Maar hoe zit het met een gebrek aan voorraad? Natuurlijk zijn slechte gegevens ook een belangrijke oorzaak van problemen met de beschikbaarheid van producten. Dit supply chain-probleem is echter ook een symptoom van een gebrek aan focus, tijd, slechte processen en communicatieproblemen. In theorie klinken dit allemaal als snelle en gemakkelijke oplossingen. Maar als je wat dieper graaft, zijn problemen met de beschikbaarheid vaak veel complexer.

Voorraadbeschikbaarheid uitgelegd

Neem bijvoorbeeld het volgende scenario: Jouw team is al overbelast omdat ze veel problemen moeten oplossen. Ze moeten op de hoogte blijven van duizenden producten. Er is een algemeen gebrek aan inzicht en vaak word je pas bewust van een probleem als je klanten beginnen te klagen. Komt het bekend voor?

Dit geldt niet alleen voor de beschikbaarheid van producten in de detailhandel. Veel van de bedrijven waar wij mee werken kennen deze uitdagingen maar al te goed. Als gevolg daarvan bevinden supply chain-teams zich meestal in een eindeloze cyclus van brandjes blussen: problemen oplossen die voorkomen hadden kunnen worden in plaats van echte waarde toe te voegen. Daarom hebben we dit artikel geschreven. We willen jouw bedrijf helpen de voorraadprocessen onder controle te krijgen en prestatieverbeteringen in jouw hele supply chain stimuleren!

Voordat we verder gaan, is er één ding dat we niet kunnen negeren.

Je zult waarschijnlijk op een willekeurige dag te maken krijgen met veel problemen met de beschikbaarheid van producten. Hier zijn slechts een paar voorbeelden die je kunt tegenkomen:

8 Uitdagingen van productbeschikbaarheid

• Verlamde beschikbaarheidsproblemen
• Knelpunt in de toeleveringsketen
• Onverwachte klantbestellingen
• Voorspellingsfouten
• Problemen met leveranciers
• Ontbrekende gegevens
• Boze klanten
• Betalingsproblemen met leveranciers
• Verstoorde processen

De lijst kan maar doorgaan…

Al deze problemen vragen je aandacht.

En je kunt ze niet zomaar onder het tapijt vegen en doen alsof ze op magische wijze zullen verdwijnen. Maar hier is de grote olifant in de kamer: je kunt niet alles oplossen. In ieder geval niet snel.

Dus, je moet prioriteiten stellen. Maar hoe kun je bepalen welke taken belangrijk zijn en welke je kunt negeren?

Helaas is er geen toverstokje. Je kunt niet zomaar een spreuk uitspreken en al je voorraadproblemen laten verdwijnen (was dat maar mogelijk…)

Maar maak je geen zorgen. In deze sectie gaan we enkele eenvoudige tactieken verkennen om je te helpen je werkbelasting te optimaliseren, zodat je de belangrijkste taken effectief kunt afhandelen zonder vast te lopen in onbelangrijke problemen.

Hoe kun je de beschikbaarheid van producten verbeteren?

Tip 1: Identificeer je urgente versus belangrijke beschikbaarheidsproblemen

We weten allemaal dat beslissingen in de toeleveringsketen door de hele organisatie weerklinken. Onopgeloste problemen in de toeleveringsketen gedragen zich op dezelfde manier. Sommige problemen zullen echter altijd veel belangrijker zijn dan andere. Het is onze taak om deze taken te identificeren en ze zo goed mogelijk op te lossen.

Allereerst kunnen alle taken worden onderverdeeld in twee hoofdcategorieën:

Belangrijk – dit zijn taken die ons direct helpen specifieke doelen te bereiken.

Urgent – dit zijn taken die aandacht vereisen. Deze taken zijn echter vaak gericht op het helpen van iemand anders bij het bereiken van hun doelen.

Hoe zien deze taken eruit in onze wereld?

In de context van de toeleveringsketen kan een voorbeeld van een ‘belangrijke’ taak het beoordelen van voorspellingsuitzonderingen zijn.

Dit is belangrijk omdat deze taak ons helpt betere beslissingen te nemen over de voorraad.

Als resultaat helpt deze taak ons onze doelen te bereiken, zoals het waarborgen van de beschikbaarheid van producten of het minimaliseren van de kosten in de toeleveringsketen.

Een voorbeeld van een ‘urgente’ taak kan zijn het plaatsen van een last-minute luchtvrachtorder om de belofte van een verkoper aan een klant na te komen. Dit heeft mogelijk geen directe invloed op het doel van je team. De impact van het niet uitvoeren hiervan is echter onmiddellijk – bijvoorbeeld, als je de voorraad niet bestelt, gaat de verkoop verloren.

Vaak wordt het team van de toeleveringsketen overspoeld met ‘urgente’ problemen. Tegelijkertijd moeten de normale dagelijkse belangrijke taken nog steeds worden uitgevoerd. Het kost niet veel om je hardwerkende team overweldigd te laten raken!

Nu stel ik de prangende vraag: Welke van de twee bovenstaande voorbeelden zou je als eerste doen?

Stel je nu voor dat je alleen tijd hebt om een van deze twee taken uit te voeren – welke negeer je dan?

Als het gaat om problemen met de beschikbaarheid van producten, weet Eisenhower het beste!

 

In 1954 sprak president Eisenhower over dit klassieke werkbelastingsvraagstuk:

“Ik heb twee soorten problemen: de urgente en de belangrijke, en de belangrijke zijn nooit urgent.”

Op basis van Eisenhower’s principes ging zakelijke denkleider Steven Covey een stap verder en populariseerde de Covey Matrix.

Dit eenvoudige hulpmiddel helpt ons na te denken over onze prioriteiten (vooral in tijden zoals deze!):

Tip 2: Pas de Covey Matrix toe om je doelen voor productbeschikbaarheid te bereiken

Er zijn veel acties die je kunt ondernemen om problemen met productbeschikbaarheid te beheren. Sommige hiervan zullen belangrijker zijn dan andere. Gebruik daarom de Covey Matrix om je werkbelasting te prioriteren.

Als je dit goed doet, zul je al snel fantastische resultaten zien terwijl je team zich richt op wat echt belangrijk is!

Hier is een voorbeeld van hoe je specifieke taken zou kunnen categoriseren:

 

 

Top tip: Door je assortiment te segmenteren op strategisch belang, kun je je tijd en energie richten op het waarborgen van een hoge voorraadbeschikbaarheid van de producten die het meest belangrijk zijn. Klik hier om meer te lezen over assortiment planning.

 

Tip 3: Pas een management-by-exception aanpak toe om een hoge productbeschikbaarheid te garanderen

Als het gaat om het in de praktijk bepalen van je prioriteiten, is management-by-exception de sleutel! Maar wat is management-by-exception?

Management-by-exception draait om het automatiseren van taken die repetitief, saai en van beperkte waarde zijn, terwijl je zoveel mogelijk tijd en aandacht besteedt aan kwesties die echt aangepakt moeten worden.

Door een machine het zware werk te laten doen, hoeven jij (en je niet-robot collega’s) je geen zorgen te maken over de kleinigheden en repetitieve taken: dit kan allemaal worden geautomatiseerd! In plaats daarvan kun je tijd en energie investeren in taken die een beetje menselijke intuïtie vereisen.

De management-by-exception aanpak stelt je in staat om je te concentreren op problemen die zich mogelijk aan de horizon aftekenen. Stel je bijvoorbeeld voor dat de verkoop plotseling stijgt, dit wordt beschouwd als ‘uitzonderlijk’ gedrag en zal dit markeren zodat je er iets aan kunt doen.

Als resultaat kun je, in plaats van vast te lopen in de ‘business as usual’, de oorzaken van voorraadtekorten en beschikbaarheidsproblemen aanpakken ruim voordat ze je klanten treffen.

 

Maar wat telt als uitzonderlijk?

Over welke uitzonderingen hebben we het? In essentie zijn er in de context van productbeschikbaarheid twee hoofdtypen uitzonderingen waar we ons zorgen over moeten maken: forecasting en voorraad.

Voorraaduitzonderingen

Het doel van het team van de toeleveringsketen is om het optimale voorraadniveau te handhaven. Daarom, wanneer we het hebben over uitzonderingen in de productbeschikbaarheid van de voorraad, letten we op het volgende:

1) Er is niet genoeg voorraad om aan de klantvraag te voldoen – Als je dit niet aanpakt, verlies je verkoop en stel je klanten teleur.

2) Te veel voorraad – Als je geen actie onderneemt, zal je onschatbaar werkkapitaal vastzetten dat elders geïnvesteerd had kunnen worden. Dit moet dagelijks worden beoordeeld, omdat je risico’s kunnen veranderen.

Het doel van een goede voorspelling is om de toekomstige vraag zo nauwkeurig mogelijk te anticiperen op de gerealiseerde vraag.

Als de voorspelling drastisch verschilt van de werkelijke vraag, beschouwen we dit als ‘uitzonderlijk’. Bijvoorbeeld, we willen letten op het volgende:

1) De voorspelling wijkt enorm af van wat je verwacht

2) De gegevens over de vraaggeschiedenis die je nodig hebt, zijn onvolledig of misschien niet betrouwbaar (bijv. de verkoop van vorige maand was enorm vergeleken met alle andere maanden en je begrijpt niet waarom!)

Tenzij deze problemen correct worden beheerd, zal je de basis missen die nodig is om robuuste voorspellingen te maken. Dit zal op zijn beurt het moeilijk maken om strategische voorraadbeslissingen te nemen. Maar wat kunnen we doen om deze problemen op te lossen?

Stap 1: Maak een backup

Dit klinkt waarschijnlijk vanzelfsprekend. Ik bedoel, wie zou geen snelle backup maken? Toch slaan veel bedrijfsleiders deze stap over met alle risico’s van dien.

Als je grote veranderingen doorvoert, zoals het corrigeren van voorspellingen, moet je een backup maken van je huidige situatie. Immers, als je een fout maakt, is het leven veel gemakkelijker als je eenvoudig de data kunt herstellen!

Top tip: Om goede beslissingen te nemen, heb je robuuste data nodig. Klik hier om onze gids voor masterdatamanagement te lezen.

Stap 2: Identificeer de items die je moet aanpassen

Na grote verstoringen proberen sommige bedrijven algemene voorspellingaanpassingen te maken voor het hele assortiment. Dit kan betekenen dat je simpelweg een algemene regel implementeert om de vraaggeschiedenis voor de periode van de verstoring te negeren. Of dit kan betekenen dat je de voorspelling voor elk item met een bepaald percentage verhoogt of verlaagt.

Is dit de juiste aanpak? Vrijwel zeker niet!

Er zullen waarschijnlijk slechts een zeer klein aantal scenario’s zijn waarin je je hele assortiment op deze manier moet aanpassen. In plaats daarvan moet je je richten op specifieke groepen.

Ik zeg niet dat je de voorspelling voor elk item individueel moet bekijken – dat zou eindeloos duren! Maar je kunt producten groeperen op basis van een logische en relevante indeling en de voorspelling dienovereenkomstig aanpassen.

Bijvoorbeeld:

• Producten van dezelfde leverancier
• Producten in dezelfde categorie
• Producten verkocht op dezelfde locatie
• Products that share similar demand profiles (regular, lumpy or slow sales patterns)

Stap 3: Bepaal hoe de voorspelling voor elke productgroep moet worden aangepast

Dit is waar je moet praten met je collega’s van verkoop en marketing. Om ervoor te zorgen dat de voorspellingen een waarheidsgetrouwe weergave zijn van de toekomstige vraag, heb je marktinzichten nodig. En in tijden zoals deze, waarin je grote gaten hebt in je vraaggeschiedenis, heb je alle inzichten nodig die je kunt krijgen.

Op basis van deze inzichten kun je de beste aanpak bepalen om de voorspelling te verfijnen. Hier zijn enkele vragen die je je collega’s kunt stellen:

• Als de vraag is gedaald, wanneer verwachten de verkopers dat de klantvraag weer zal aantrekken?
• Als de vraag is verdwenen door voorraadtekorten, zullen de klanten een grote bestelling plaatsen zodra de voorraad weer op peil is?
• Heeft het bedrijf nieuwe klanten gewonnen?
• Zijn er plannen om speciale promoties of evenementen te houden?
• Zijn er klanten overgestapt naar een concurrent, en moeten we daarom een daling in de verkoop verwachten?

Stap 4: Voer de aanpassing uit

Zodra je je basisvoorspelling hebt verrijkt met marktinzichten, is het tijd om de veranderingen door te voeren. Naast het maken van de vereiste wijzigingen in alle relevante systemen, moet je de reden voor de voorspellingaanpassing documenteren.

Immers, de pijn van de oorspronkelijke verstoring zal snel worden vergeten. En tenzij je de reden voor het aanpassen van de voorspelling documenteert, kan dit later voor grote hoofdpijn zorgen!

Top tip: Een duidelijker beeld krijgen van de toekomstige vraag helpt je om betere voorraadbeslissingen te nemen. Dit stelt je op zijn beurt in staat om de beschikbaarheid van voorraad te maximaliseren terwijl je de voorraad onder controle houdt. We hebben al een paar basisprincipes behandeld, maar klik hier om onze complete gids voor vraagplanning te lezen.

Tip 5: Los je voorraaduitzonderingen op om de productbeschikbaarheid te waarborgen!

Oké, nu moeten we ervoor zorgen dat we voldoende voorraad hebben om aan deze vraag te voldoen. Maar hoeveel voorraad hebben we nodig?

In wezen hebben we een voldoende hoeveelheid voorraad nodig om de voorspelde vraag te dekken totdat de voorraadniveaus zijn aangevuld. De lengte van deze periode hangt echter af van het punt in de keten waar je volgende voorraadbatch zich bevindt.

Als je voldoende voorraad in je magazijn hebt om aan de vraag te voldoen totdat de voorraadniveaus zijn aangevuld… fantastisch.

Je hoeft geen directe actie te ondernemen. Het kan echter verstandig zijn om deze items te monitoren voor het geval de vraag significant afwijkt van de voorspelling.

Maar wat als dit niet het geval is? Wat als je niet genoeg voorraad hebt? Aan de andere kant, wat als je zoveel voorraad hebt dat je de vraag voor maanden of zelfs jaren kunt voldoen? En nog erger, wat als er nog meer voorraad onderweg is?!

Welke problemen met de productbeschikbaarheid moet je in de gaten houden?

Bij het beoordelen van de voorraad moeten we ons richten op enkele belangrijke gebieden. De eerste twee zijn gericht op potentiële beschikbaarheidsproblemen:

 

 

 

 

Tip 6: Bereik je beschikbaarheidsdoelen!

In deze blog hebben we onderzocht hoe je praktische stappen kunt ondernemen om snel de belangrijkste oorzaken van problemen met productbeschikbaarheid te identificeren, op te lossen en te beheren voordat ze de klanttevredenheid beïnvloeden.

Om een consistent hoge beschikbaarheid van producten te garanderen, heb je een solide strategie nodig die wordt ondersteund door realtime inzicht in je voorraadpositie. Door deze eenvoudige stappen te volgen, hopen we dat je de beschikbaarheid kunt vergroten zonder te hoeven investeren in enorme hoeveelheden overtollige voorraad!

Breng je voorraadprocessen naar een hoger niveau…
Om voortdurende prestatieverbeteringen te bereiken, zijn er veel stappen die we kunnen nemen om onze end-to-end operatie te optimaliseren. Ontdek hoe je de efficiëntie kunt verhogen, de winstgevendheid kunt vergroten en meer.