Produkttillgänglighet: 6 tips om hur du förbättrar den

Tony Wild, expert på lagerhållning, sa en gång: “Lager är resultatet av brist på data.”

Men hur är det med brist på lager?

Naturligtvis är bristfälliga data också en viktig orsak till problem med produkttillgänglighet. Men detta problem i leveranskedjan är också ett symptom på brist på fokus, tid, dåliga processer och kommunikationsproblem. I teorin låter allt detta som snabba och enkla lösningar. Men när man gräver lite djupare är tillgänglighetsproblemen ofta mycket mer komplexa.

Produkttillgänglighet förklaring

Ta till exempel följande scenario…

Ditt team är redan överbelastat med massor av problem att lösa.

De måste hålla koll på tusentals och åter tusentals produkter.

Det finns en allmän brist på insikt och ofta blir man medveten om ett problem först när kunderna börjar klaga.

Låter det bekant?

Och tro inte att vi bara pratar om produkttillgänglighet i detaljhandeln.

Många av de företag vi arbetar med känner alltför väl till dessa utmaningar. Som en följd av detta befinner sig supply chain-teamen ofta i en ändlös cykel av brandbekämpning: att åtgärda problem som kunde ha förhindrats istället för att tillföra något verkligt värde.

Det är därför vi har skrivit den här artikeln: för att hjälpa ditt företag att ta kontroll över sina lagerprocesser och förbättra prestandan i hela leveranskedjan!

Innan vi går vidare finns det en sak som vi inte har råd att ignorera.

Du kommer sannolikt att stöta på många problem med produkttillgänglighet varje dag.

Här är bara några exempel som du kan stöta på:

​​8 Utmaningar med lagertillgänglighet

• Tillgänglighetsproblem
• Flaskhals i leveranskedjan
• Oväntade kundorder
• Fel i prognoser
• Leverantörsfrågor
• Uppgifter som saknas
• Arga kunder
• Problem med leverantörsbetalningar
• Avbrutna processer

Listan kan göras hur lång som helst…

Alla dessa frågor kräver din uppmärksamhet.

Och du kan inte bara sopa dem under mattan och låtsas att de på något magiskt sätt kommer att försvinna. Men här är den stora elefanten i rummet: Du kan inte fixa allt. Åtminstone inte snabbt.

Du måste alltså prioritera. Men hur kan du avgöra vilka uppgifter som är viktiga och vilka du har råd att ignorera?

Tyvärr finns det ingen trollstav. Du kan inte bara kasta en trollformel och få alla dina lagerproblem att försvinna (om det bara vore möjligt…)

Men oroa dig inte. I det här avsnittet går vi igenom några enkla knep som hjälper dig att optimera din arbetsbelastning så att du får de viktigaste uppgifterna gjorda på ett effektivt sätt utan att fastna i oviktiga problem.

Hur kan man förbättra produkttillgängligheten?

Tips 1: Identifiera dina brådskande Vs viktiga tillgänglighetsproblem

Vi vet alla att beslut som fattas i leveranskedjan påverkar hela organisationen. Olösta problem i leveranskedjan beter sig på liknande sätt. Vissa frågor kommer dock alltid att vara mycket viktigare än andra. Det är vårt jobb att identifiera dessa uppgifter och åtgärda dem så gott vi kan.

För det första kan alla uppgifter delas in i två huvudkategorier:

Viktiga – det här är uppgifter som direkt hjälper oss att uppnå specifika mål.

Brådskande – Det här är uppgifter som kräver uppmärksamhet. Dessa uppgifter är dock ofta förknippade med att hjälpa någon annan att uppnå sina mål.

Hur ser dessa uppgifter ut i vår värld?

När det gäller leveranskedjan skulle ett exempel på en “viktig” uppgift kunna vara att granska prognosavvikelser. Detta är viktigt eftersom uppgiften hjälper oss att fatta bättre beslut om lagerhållning. Som ett resultat av detta hjälper uppgiften oss att uppnå våra mål att säkra produkttillgängligheten eller minimera kostnaderna i leveranskedjan.

Ett exempel på en “brådskande” uppgift kan vara att i sista minuten beställa en flygfrakt för att uppfylla en säljares löfte till en kund. Detta kanske inte direkt påverkar teamets mål. Konsekvenserna av att inte göra detta är dock omedelbara – om du t.ex. inte beställer lagret kommer försäljningen att gå förlorad.

Ofta översvämmas supply chain-teamet av “brådskande” frågor. Men samtidigt måste de vanliga dagliga viktiga uppgifterna fortfarande slutföras. Det krävs inte mycket för att ditt hårt arbetande team ska bli överväldigat!

Låt mig nu ställa den brännande frågan: Vilket av dessa två exempel ovan skulle du göra först?

Tänk dig nu att du bara har tid att göra en av dessa två uppgifter – vilken ignorerar du?

När det gäller tillgänglighetsfrågor vet Eisenhower bäst!

År 1954 tog president Eisenhower upp detta klassiska problem med arbetsbelastningen:

“Jag har två typer av problem: de akuta och de viktiga, och de viktiga är aldrig akuta.”

Baserat på Eisenhowers principer tog företagsledaren Steven Covey detta koncept ett steg längre och populariserade Covey Matrix.

Detta enkla verktyg hjälper oss att fundera över våra prioriteringar (särskilt i tider som dessa!):

 

 

Tips 2: Använd Covey-matrisen för att nå dina mål för produkttillgänglighet

Det finns många åtgärder du kan vidta för att hantera problem med produkttillgänglighet. Vissa av dem kommer att vara viktigare än andra. Använd därför Covey-matrisen för att prioritera din arbetsbörda.

Om du gör detta på ett bra sätt kommer du snart att se fantastiska resultat när ditt team fokuserar på det som är viktigt!

Här är ett exempel på hur du kan kategorisera specifika uppgifter:

 

 

Tips: Genom att segmentera ditt sortiment efter strategisk betydelse kan du fokusera din tid och energi på att säkerställa hög lagertillgänglighet för de produkter som betyder mest. Klicka här för att läsa mer om sortimentsplanering.

Tips 3: Använd undantagshantering för att garantera hög lagertillgänglighet

När det gäller att identifiera era prioriteringar i praktiken är undantagshantering nyckeln! Men vad är undantagshantering?

Management by exception handlar om att automatisera uppgifter som är repetitiva, tråkiga och tillför begränsat värde samtidigt som man fokuserar så mycket tid och uppmärksamhet som möjligt på frågor som verkligen behöver åtgärdas.

Genom att låta en maskin göra grovjobbet behöver du (och dina kolleger som inte är robotar) inte oroa dig för de små repetitiva uppgifterna: allt detta kan automatiseras! Istället kan du investera tid och energi i de uppgifter som kräver lite mänsklig intuition.

Med undantagshantering kan du fokusera på problem som kan finnas i horisonten. Om du till exempel tänker dig att försäljningen plötsligt ökar kraftigt kallas detta för “exceptionellt” beteende och kommer att flagga för detta så att du kan göra något åt det.

Istället för att fastna i “business as usual” kan du åtgärda orsakerna till lagerbrist och tillgänglighet långt innan de drabbar dina kunder.

 

Men vad räknas som exceptionellt?

Vilken typ av undantag talar vi om? När det gäller produkttillgänglighet finns det i huvudsak två typer av undantag som vi behöver oroa oss för: prognoser och lager.

Lagerundantag

Målet för supply chain-teamet är att upprätthålla en optimal lagernivå. Därför letar vi efter följande när vi talar om undantag för lagertillgänglighet:

1) Det finns inte tillräckligt med lager för att tillgodose kundernas efterfrågan – Om du inte åtgärdar detta kommer du att förlora försäljning och göra kunderna besvikna.

2) För stort lager – Om du inte vidtar åtgärder kommer du att låsa in ovärderligt rörelsekapital som skulle kunna investeras på annat håll.Detta måste ses över dagligen eftersom dina risker kan förändras.

Målet med en bra prognos är att försöka förutse den framtida efterfrågan så nära den realiserade efterfrågan som möjligt.

Om prognosen skiljer sig drastiskt från den faktiska efterfrågan är detta vad vi skulle kunna kalla “exceptionellt”. Vi kanske till exempel vill hålla utkik efter följande:

1) Prognosen skiljer sig kraftigt från vad du förväntar dig

2) De efterfrågehistorikdata du behöver är antingen ofullständiga eller kanske inte tillförlitliga (t.ex. var förra månadens försäljning enorm jämfört med alla andra månader och du förstår inte varför!)

Om dessa frågor inte hanteras korrekt kommer du att sakna den grund som krävs för att skapa robusta prognoser. Detta kommer i sin tur att göra det svårt att fatta strategiska lagerbeslut. Men vad kan vi göra för att rätta till dessa problem?

Step 1: Ta en säkerhetskopia

Detta låter förmodligen dumt. Jag menar, vem skulle inte ta en snabb säkerhetskopia? Ändå är det många företagsledare som hoppar över detta steg på egen risk. När du gör stora förändringar, som att korrigera prognoser, måste du ta en säkerhetskopia av din nuvarande position. Om du trots allt gör ett misstag är livet mycket enklare om du kan göra en enkel dataåterställning!

Tips: För att fatta bra beslut behöver du robusta data. Klicka här för att läsa vår guide till hantering av masterdata.

Step 2: Identifiera de poster du behöver justera

Efter en större störning försöker vissa företag göra generella prognosjusteringar för hela sortimentet. Detta kan innebära att man helt enkelt inför en regel för hela sortimentet som innebär att man ignorerar efterfrågehistoriken för den period då störningen inträffade. Alternativt kan det innebära att prognosen för varje artikel ökas eller minskas med XX%.

Är detta rätt tillvägagångssätt? Nästan definitivt inte!

Det kommer sannolikt att finnas ett mycket litet antal scenarier där du behöver justera hela ditt sortiment på detta sätt. Istället behöver du fokusera på specifika grupper.

Jag säger inte att du behöver granska prognosen för varje enskild produkt – det skulle ta en evighet! Men du kanske vill gruppera produkter baserat på någon förnuftig (och relevant) logik och justera prognosen därefter.

Till exempel:

• Produkter från samma leverantör
• Produkter i samma kategori
• Produkter som säljs på samma plats
• Produkter som har liknande efterfrågeprofiler (regelbundna, ojämna eller långsamma försäljningsmönster)

Step 3: Fastställ hur prognosen behöver justeras för varje produktgrupp

Det är nu du behöver prata med dina vänner inom försäljning och marknadsföring. För att säkerställa att prognoserna är en sann återspegling av hur efterfrågan kan se ut i framtiden behöver du trots allt marknadsinformation. Och i tider som dessa, när du har stora luckor i din efterfrågehistorik, behöver du alla insikter du kan få.

Baserat på denna insikt kan du bestämma det bästa tillvägagångssättet för att förfina prognosen. Här är några av de frågor som du kanske vill ställa till dina kollegor:

• Om efterfrågan minskade, när förväntar sig säljarna att kundernas efterfrågan ska öka igen?
• Om efterfrågan försvann på grund av lagerbrist, kommer kunderna att lägga en stor order när lagret åter finns i lager?
• Har företaget fått några nya kunder?
• Finns det några planer på att hålla särskilda kampanjer eller evenemang?
• Har några kunder gått över till en konkurrent och bör vi därför förvänta oss att försäljningen minskar?

Step 4: Utför justeringen

När du har berikat din basprognos med marknadsinformation är det dags att tillämpa ändringarna. Förutom att göra de nödvändiga ändringarna i alla relevanta system måste du dokumentera orsaken till prognosjusteringen.

Smärtan från den ursprungliga störningen kommer trots allt snabbt att glömmas bort. Och om inte skälen till att justera prognosen dokumenteras kan det orsaka stora problem längre fram!

Tips: Genom att få en tydligare bild av den framtida efterfrågan kan du fatta bättre lagerbeslut. Det i sin tur gör att du kan maximera lagertillgängligheten samtidigt som du håller koll på lagersaldot. Vi har redan gått igenom några av grunderna, men klicka här för att läsa vår kompletta guide till efterfrågeplanering.

Tip 5: Fixa dina lageravvikelser för att säkerställa produkttillgängligheten!

Okej, så nu måste vi se till att vi har tillräckligt med lager för att tillgodose denna efterfrågan. Men hur mycket lager behöver vi?

I grund och botten behöver vi en tillräcklig mängd lager för att täcka den prognostiserade efterfrågan tills lagernivåerna har fyllts på. Hur lång denna period blir beror dock på var i kedjan nästa lagerparti befinner sig.

Om du har tillräckligt med lager i ditt lager för att tillgodose efterfrågan tills lagernivåerna har fyllts på… fantastiskt. Du behöver inte vidta några omedelbara åtgärder. Du kanske dock vill övervaka dessa artiklar om efterfrågan skiljer sig avsevärt från prognosen.

Men vad händer om så inte är fallet? Vad händer om du inte har tillräckligt med lager?

Å andra sidan, tänk om du har så mycket lager att du kan tillgodose efterfrågan i månader eller till och med år? Ännu värre, tänk om du har ännu mer på väg?!

Vilka problem med lagertillgänglighet behöver du vara uppmärksam på?

När vi granskar lagret finns det några huvudområden som vi måste fokusera på. De två första är inriktade på potentiella tillgänglighetsproblem:

 

 

De två följande utmaningarna handlar mer om att minimera risker (och kostnader!) som kan undvikas vid lagerhållning.

 

 

Tip 6: Krossa dina tillgänglighetsmål!

I den här bloggen har vi undersökt hur du kan vidta praktiska åtgärder för att snabbt identifiera, åtgärda och hantera de främsta orsakerna till problem med produkttillgängligheten innan de drabbar kundnöjdheten.

För att kunna garantera en konsekvent hög produkttillgänglighet behöver du en solid strategi som stöds av realtidsinsikter över din lagerposition. Genom att följa dessa enkla steg hoppas vi att du kan öka tillgängligheten utan att behöva investera i stora mängder överskottslager!

Ta dina inventeringsprocesser till nästa nivå…

För att uppnå kontinuerliga prestandaförbättringar finns det många steg vi kan ta för att optimera vår end-to-end-verksamhet. Ta reda på hur du kan öka effektiviteten och lönsamheten.