Tabla de contenidos
Tabla de contenidos- 6 consejos para solucionar problemas de disponibilidad de inventario
- Si quieres una buena disponibilidad de producto, el inventario es un mal necesario
- ¿Por qué la disponibilidad de productos es un reto?
- Entendiendo la disponibilidad de stock
- ¿Cuál es la causa de sus problemas de ‘product availability’? ¿Qué debes priorizar?
- Ejemplos de problemas de disponibilidad de inventario
- ¿Cómo mejorar la cantidad de producto disponible?
- Consejo 1: Identifica tus problemas de disponibilidad urgentes frente a los importantes
- Consejo 2: Aplica la Matriz Covey para alcanzar tus objetivos de disponibilidad de productos
- Consejo 3: Adopta un enfoque de gestión por excepción para garantizar alto volumen de producto disponible
- Consejo 4: Corrige tus excepciones de previsión para evitar antes los problemas de disponibilidad de productos
- Consejo 5: Soluciona las excepciones de inventario para garantizar la disponibilidad de los productos.
- ¿Qué problemas de disponibilidad de existencias hay que tener en cuenta?
- Consejo 6: ¡Rompe tus objetivos de disponibilidad!
- Herramientas para mejorar la disponibilidad de stock y aumentar las ventas
- Preguntas frecuentes sobre disponibilidad de producto y disponibilidad de inventario
Si quieres una buena disponibilidad de producto, el inventario es un mal necesario
La disponibilidad de producto o disponibilidad en stock suscita un gran debate sobre la cantidad de inventario que es necesaria. Mientras que los comerciales quieren que la disponibilidad de los productos sea lo más alta posible, los financieros quieren minimizar la inversión de capital circulante en stock y así reducir costes. Estos intereses contrapuestos pueden ser, en algunos casos, un dolor de cabeza.
Pero hay algo en lo que todo el mundo está de acuerdo: La falta de existencias es un gran problema ya que, al fin y al cabo…
SIN EXISTENCIAS = SIN VENTAS
SIN VENTAS = ¡¡¡SIN LIQUIDEZ!!!
¿Por qué la disponibilidad de productos es un reto?
Tony Wild, el experto en inventarios, dijo una vez: “El inventario es el resultado de la falta de datos”. Pero, ¿Qué pasa con la falta de inventario?
Por supuesto, la falta de datos también es una de las principales causas de los problemas de disponibilidad de productos. Sin embargo, este problema de la cadena de suministro también es un síntoma de falta de enfoque, tiempo, procesos deficientes y problemas de comunicación. En teoría, todo esto parecen dificultades fáciles de solucionar. Sin embargo, cuando se profundiza un poco, los problemas de disponibilidad de producto suelen ser mucho más complejos y de difícil solución.
Entendiendo la disponibilidad de stock
Por ejemplo, tomemos la siguiente situación…
- Tu equipo ya está desbordado con muchos problemas que resolver.
- Tienen que estar al tanto de miles y miles de productos.
- Hay una falta general de visibilidad y, a menudo, sólo te das cuenta de un problema cuando tus clientes empiezan a quejarse. ¿Te resulta familiar?
Y no pienses que sólo hablamos de la disponibilidad de productos en el comercio minorista. Muchas de las empresas con las que trabajamos están muy familiarizadas con estos retos. Como consecuencia, los equipos de la cadena de suministro suelen tener que estar apagando incendios constantemente. Es decir, solucionando problemas que podrían haberse evitado en lugar de estar aportando valor real a sus empresas.
Por eso hemos escrito este artículo: para ayudar a tu empresa a tomar el control de sus procesos de inventario e impulsar mejoras de rendimiento en toda la cadena de suministro.
¿Cuál es la causa de sus problemas de ‘product availability’? ¿Qué debes priorizar?
Antes de seguir adelante, hay algo que no podemos ignorar.
Es probable que te enfrentes a muchos problemas de disponibilidad de productos o ‘product availability’ en un día cualquiera. He aquí algunos ejemplos con los que puedes encontrarte:
Ejemplos de problemas de disponibilidad de inventario
- Problemas de disponibilidad
- Cuello de botella en la cadena de suministro
- Pedidos inesperados de clientes
- Errores de previsión
- Problemas con los proveedores
- Falta de datos
- Clientes enfadados
- Problemas de pago a proveedores
- Procesos interrumpidos
- La lista podría ser interminable…
¿Cómo mejorar la cantidad de producto disponible?
Todos estos problemas exigen tu atención. Y no puedes simplemente esconderlos bajo la alfombra y fingir que van a desaparecer por arte de magia. Pero aquí está el gran tabú: No puedes arreglarlo todo. Al menos no de manera sumamente rápida.
Así que hay que priorizar. Pero, ¿Cómo puedes determinar qué tareas son importantes y cuáles puedes permitirte ignorar?
Por desgracia, no existe una varita mágica. No puedes lanzar un hechizo y hacer que desaparezcan todos los problemas del inventario (ojalá fuera posible…).
Pero no te preocupes. En esta sección, exploraremos algunas técnicas sencillas que te ayudarán a optimizar tu carga de trabajo para realizar eficazmente las tareas más importantes sin que te atasques en los problemas sin importancia.
Consejo 1: Identifica tus problemas de disponibilidad urgentes frente a los importantes
Todos sabemos que las decisiones de la cadena de suministro repercuten en toda la organización. Los problemas no resueltos de la cadena de suministro tienen efectos similares. Sin embargo, algunos problemas siempre serán mucho más importantes que otros. Nuestro trabajo consiste en identificar estas tareas y solucionarlas lo mejor que podamos.
En primer lugar, todas las tareas pueden dividirse en dos categorías principales:
Importantes – Son tareas que nos ayudan directamente a alcanzar objetivos específicos.
Urgentes – Son tareas que requieren atención. Sin embargo, estas tareas suelen estar asociadas a ayudar a otra persona a alcanzar sus objetivos.
¿Y cómo se presentan estas tareas en nuestro mundo? En el contexto de la cadena de suministro, un ejemplo de tarea “importante” podría ser revisar las excepciones en las previsiones. Es importante porque esta tarea nos ayuda a tomar mejores decisiones en torno al inventario. Como resultado, esta tarea nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos de garantizar la disponibilidad del producto o minimizar el coste de la cadena de suministro.
Un ejemplo de tarea “urgente” podría ser realizar un pedido aéreo de última hora para cumplir la promesa de un comercial a un cliente. Puede que esto no afecte directamente a los objetivos de tu equipo. Sin embargo, la repercusión de no hacerlo es inmediata: por ejemplo, si no se piden las existencias, tendremos una venta perdida.
A menudo, el equipo de la cadena de suministro se ve desbordado por cuestiones “urgentes”. Sin embargo, al mismo tiempo, las tareas importantes del día a día siguen pendientes. Todo esto se puede traducir en que el equipo se sienta abrumado.
Ahora, permíteme que te haga una pregunta candente: ¿Cuál de los dos ejemplos anteriores haría primero? Imagine que sólo tiene tiempo para hacer una de estas dos tareas: ¿Cuál ignoraría?
La cuestión de la disponibilidad según Eisenhower
En 1954, el presidente Eisenhower reflexionó de esta forma sobre la carga de trabajo:
“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes, y los importantes nunca son urgentes”.
Basándose en los principios de Eisenhower, el líder del pensamiento empresarial, Steven Covey, llevó este concepto un paso más allá y popularizó la Matriz Covey. Esta sencilla herramienta nos ayuda a reflexionar sobre nuestras prioridades (¡especialmente en tiempos como los actuales!):
| URGENTE | NO URGENTE | |
|---|---|---|
| IMPORTANTE | 1ª Prioridad
“Gestión de artículos A agotados” |
2ª Prioridad
“Revisar excesos de stock” |
| NO IMPORTANTE | 3ª Prioridad
“Revisar artículos C agotados” |
4ª Prioridad
“No debería existir” |
Consejo 2: Aplica la Matriz Covey para alcanzar tus objetivos de disponibilidad de productos
Hay muchas medidas que se pueden tomar para gestionar los problemas de disponibilidad del producto. Algunas serán más importantes que otras. Por lo tanto, aplique la Matriz de Covey para priorizar su carga de trabajo.
Si lo haces bien, pronto verá resultados fantásticos, ya que su equipo se centrará en lo que importa. He aquí un ejemplo de cómo puede clasificar tareas específicas:
| URGENTE | NO URGENTE | |
|---|---|---|
| IMPORTANTE | 1ª Prioridad
“Manejar el quiebre de stock de los ítems A” |
2ª Prioridad
“Manejar el excesos de stock” |
| NO IMPORTANTE | 3ª Prioridad
“Revisar el quiebre de stock de los ítems C” |
4ª Prioridad
“No debería existir” |
Consejo Top: Si segmentas tu surtido en función de su importancia estratégica, podrás concentrar tu tiempo y energía en garantizar una alta disponibilidad de existencias de los productos más importantes.
Consejo 3: Adopta un enfoque de gestión por excepción para garantizar alto volumen de producto disponible
Cuando se trata de identificar sus prioridades en la práctica, la gestión por excepción es la clave. Pero, ¿Qué es la gestión por excepción?
La gestión por excepción consiste en automatizar las tareas repetitivas, aburridas y de escaso valor añadido para dedicar el máximo tiempo y atención a los problemas que realmente hay que resolver.
Al permitir que una máquina haga el trabajo pesado, usted (y tus colegas, que no son robots) no tienen que preocuparse de las tareas repetitivas de fondo. ¡Y muchas otras tareas también se pueden automatizar! Una vez liberado este tiempo, podrás invertir tiempo y energía en aquellas tareas que requieren de un poco de intuición humana.
El enfoque de gestión por excepción le permite centrarse en los problemas que puedan existir en el horizonte. Por ejemplo, imagine que las ventas se disparan de repente. Esto supondría una situación excepcional, y al estar libre de las tareas repetitivas que ocupan más tiempo podrás gestionarlo y hacer algo al respecto.
De este modo, en lugar de estancarte en los problemas que son recurrentes, podrás solucionar las causas de las roturas de stock o desabastecimiento y la disponibilidad mucho antes de que afecten a tus clientes.
¿Qué se considera excepcional?
¿De qué tipo de excepciones estamos hablando? En esencia, en el contexto de la disponibilidad de productos, hay dos tipos principales de excepciones de las que debemos preocuparnos: las de previsiones y las de inventario.
Excepciones de inventario
El objetivo del equipo de la cadena de suministro es mantener el nivel óptimo de existencias. Por lo tanto, cuando hablamos de excepciones de disponibilidad de stock, buscamos lo siguiente:
- No hay existencias suficientes para satisfacer la demanda de los clientes. Si no se soluciona este problema, perderás ventas y decepcionarás a los clientes.
- Demasiadas existencias. Si no tomas medidas, bloqueará un capital circulante inestimable que podría invertirse en otra cosa. Esto debe revisarse a diario, ya que los riesgos y necesidades pueden cambiar muy rápidamente.
El objetivo de una buena previsión es intentar anticipar la demanda futura y que sea lo más parecida posible a la demanda real.
Excepciones de pronóstico
Si la previsión difiere drásticamente de la demanda real, entonces podemos considerar que la situación es “excepcional”. Por ejemplo, podemos fijarnos en lo siguiente:
- La previsión difiere enormemente de lo esperado.
- Los datos del historial de demanda que se necesitan están incompletos o pueden no ser fiables (por ejemplo, las ventas del mes pasado fueron enormes en comparación con todos los demás meses y no se encuentra un motivo).
A menos que estos problemas se gestionen correctamente, carecerás de la base necesarias para elaborar previsiones sólidas. Esto, a su vez, dificultará la toma de decisiones estratégicas en materia de stock. Pero, ¿Qué podemos hacer para corregir estos problemas?
Consejo Top: Es importante que esté al tanto de las excepciones en el inventario y las previsiones. Si no se abordan las causas de estos problemas, pueden producirse rápidamente problemas de disponibilidad de existencias.
Consejo 4: Corrige tus excepciones de previsión para evitar antes los problemas de disponibilidad de productos
Con un poco de suerte, el enfoque de la gestión excepcional te permitirá tener que prestar atención únicamente a un puñado de artículos cada día. En este caso, tiene sentido revisar manualmente cada artículo y utilizar tu intuición humana para tomar una decisión informada.
Pero, ¿Qué ocurre si hay muchas excepciones? Esto puede ocurrir, por ejemplo, al incorporar a un nuevo cliente y que esto afecte a la disponibilidad de producto de muchos artículos diferentes.
Si tiene que trabajar con miles de excepciones, puede que no sea posible revisarlas individualmente.
En este caso, las acciones específicas que tomes para corregir el historial y las previsiones de la demanda dependerán tanto de la estructura como de las herramientas que utilices. No obstante, teniendo en cuenta nuestra experiencia resolviendo problemas de previsión con muchas empresas, estos son los principales pasos del proceso de planificación en los que creemos que deberías centrarte.
Paso 1: Haga una copia de seguridad
Probablemente parezca una tontería. ¿Quién no haría una copia de seguridad? Sin embargo, muchos empresarios y gestores se saltan este paso, con el enorme riesgo que ello supone. Cuando realice grandes cambios, como correcciones de previsiones, debe hacer una copia de seguridad de su posición actual en ese momento. Al fin y al cabo, si cometes un error, la vida es mucho más fácil si puedes hacer una sencilla restauración de los datos.
Paso 2: Identifique los elementos que necesita ajustar
Tras una perturbación importante, algunas empresas intentan realizar ajustes generales de las previsiones en todo el surtido. Esto puede significar simplemente implementar una regla en todo el surtido para ignorar el historial de demanda durante el periodo de la interrupción. Otra posibilidad es aumentar o reducir las previsiones de cada artículo en un XX%.
¿Es éste el enfoque correcto? Casi seguro que no.
Es probable que en muy pocos casos sea necesario ajustar todo el surtido de esta forma. En su lugar, debe centrarse en grupos específicos.
No estoy diciendo que tengas que revisar las previsiones de cada artículo por separado, ¡Te llevaría una eternidad! Pero es posible que sea una buena idea agrupar los productos basándote en alguna lógica sensata (y relevante) y ajustar la previsión en consecuencia.
Por ejemplo:
- Productos del mismo proveedor
- Productos de la misma categoría
- Productos vendidos en la misma ubicación
- Productos que comparten perfiles de demanda similares (patrones de venta regulares, irregulares o lentos)
Paso 3: Determinar cómo habrá que ajustar la previsión para cada grupo de productos
Aquí es donde tiene que hablar con sus amigos de ventas y marketing. Al fin y al cabo, para garantizar que las previsiones reflejen fielmente cómo será la demanda en el futuro, se necesita información sobre el mercado. Y en tiempos como los actuales, en los que existen grandes lagunas en el historial de la demanda, se necesita toda la información posible.
A partir de esta información, podrás determinar el mejor enfoque para afinar la previsión. Estas son algunas de las preguntas que puede hacer a tus colegas:
- Si la demanda ha bajado, ¿cuándo espera el departamento de ventas que repunte?
- Si la demanda desapareció por falta de existencias, ¿realizarán los clientes un gran pedido cuando las existencias vuelvan a estar disponibles?
- ¿Ha conseguido la empresa nuevos clientes?
- ¿Hay planes para celebrar promociones o eventos especiales?
- ¿Se ha marchado algún cliente a la competencia y, por tanto, cabe esperar una caída de las ventas?
Paso 4: Ejecutar el ajuste
Una vez que haya mejorado tu previsión base con inteligencia de mercado, es hora de aplicar los cambios. Además de realizar los cambios necesarios en todos los sistemas pertinentes, debes documentar el motivo del ajuste de la previsión.
Después de todo, la preocupación generada por la interrupción original se olvidará rápidamente. Y si no se documentan los motivos para ajustar la previsión, podrían producirse grandes quebraderos de cabeza en el futuro.
Consejo 5: Soluciona las excepciones de inventario para garantizar la disponibilidad de los productos.
Bien, ahora necesitamos asegurarnos de que tenemos suficiente inventario para satisfacer esta demanda. Pero, ¿Cuánto inventario necesitamos?
Bueno, en esencia, necesitamos una cantidad de inventario suficiente para cubrir la demanda prevista hasta que se repongan los niveles de inventario. Aunque la duración de este periodo depende del punto de la cadena en el que se encuentre su próximo lote de existencias.
Si tiene existencias suficientes en su almacén para satisfacer la demanda hasta que se repongan los niveles de inventario… fantástico. No necesita tomar ninguna medida inmediata. Sin embargo, es posible que desee supervisar estos artículos en caso de que la demanda difiera significativamente de la previsión.
Pero, ¿y si no es así? ¿Y si no tiene existencias suficientes? Por otro lado, ¿Y si tiene tantas existencias que puede satisfacer la demanda durante meses o incluso años? Y lo que es peor, ¿y si tiene aún más en camino?
¿Qué problemas de disponibilidad de existencias hay que tener en cuenta?
Cuando revisamos el inventario, hay algunas áreas principales en las que debemos centrarnos. Las dos primeras se centran en posibles problemas de disponibilidad:
Los dos retos siguientes se centran más en minimizar los riesgos de inventario evitables (¡y los costes!)
Consejo 6: ¡Rompe tus objetivos de disponibilidad!
En este post hemos explorado cómo puedes tomar medidas prácticas para identificar, solucionar y gestionar rápidamente las principales causas de los problemas de disponibilidad de productos antes de que afecten a la satisfacción del cliente. Para garantizar una alta disponibilidad constante de los productos, necesitas una estrategia sólida que se apoye en una visión en tiempo real de su posición de inventario. Si sigues estos sencillos pasos, esperamos que puedas aumentar la disponibilidad sin tener que invertir en grandes cantidades de exceso de existencias.
Herramientas para mejorar la disponibilidad de stock y aumentar las ventas
Pronóstico de la demanda
Saber con anticipación la cantidad de artículos que los clientes necesitarán y en que lugar, es trascendental para mejorar la disponibilidad de stock y aumentar las ventas. Sin embargo no todos los artículos funcionan de la misma manera. Incluso, un mismo artículo puede tener diferentes demandas, dependiendo del lugar dónde se encuentra. Por esta razón es importante realizar una clasificación de la demanda de todas las combinaciones de artículos (SKU´s / almacenes) para luego realizar la correcta previsión.
Slimstock cuenta con un software de gestión de inventarios (Slim4), que automáticamente clasifica todos los artículos según su historia. A cada una de estas diferentes clasificaciones se le aplica la fórmula adecuada, que entrega una previsión de la demanda precisa. De esta manera, se obtiene una demanda futura más certera, que ayudará a gestionar cada producto de manera anticipada. Así, ayudamos a mejorar la disponibilidad de stock y aumentar las ventas.
El nivel de servicio indicado
También es importante otorgar a cada artículo un nivel de servicio adecuado. Para esto, se debe realizar un análisis ABC, que clasifique los artículos según la importancia que tenga para el negocio. De esta manera podremos mejorar la disponibilidad de stock asignando un nivel de servicio más alto sólo para aquellos artículos que nos interesan.
Gestión de productos estacionales
Nuestro software Slim4, cuenta con funcionalidades específicas que ayudan a gestionar períodos de alta rotación de productos. Es el caso de la identificación de productos estacionales, que permite saber los períodos del año donde el producto va a aumentar las ventas. Adicionalmente Slim4 optimiza la gestión de eventos y promociones. Esta, permite planificar un aumento de rotación o liquidaciones de productos con la debida anticipación.
Slimstock, el partner indicado
Es importante contar con la herramienta indicada que ayude a una gestión de inventarios proactiva. Nuestro software Slim4, cuenta con una gestión por excepciones, entregando las alarmas indicadas en el momento oportuno, que ayudarán a mejorar la disponibilidad y aumentar las ventas en su negocio. Con la colaboración de consultores expertos y Slim4, nuestro software de gestión de inventarios, le ayudaremos a mejorar la disponibilidad de stock. Esto podrá traer como consecuencia el aumentar las ventas en hasta un 5%.
Preguntas frecuentes sobre disponibilidad de producto y disponibilidad de inventario
¿Qué es la disponibilidad de productos?
La disponibilidad de un producto es la capacidad de un minorista para satisfacer la demanda de un artículo determinado. Es decir, mide si un producto está en stock y puede ser pedido por los clientes.
¿Por qué es importante la disponibilidad de los productos?
Mantener una buena disponibilidad de los productos ayuda a las empresas a satisfacer las necesidades de los clientes, aumentar los ingresos y mantener una reputación positiva.
¿Cómo medir la disponibilidad de los productos?
Es importante comprender que distintas empresas pueden utilizar métricas diferentes en función de su sector, su producto y la naturaleza de su negocio. Así que no hay una única respuesta a esta pregunta
¿Qué influye en la disponibilidad de los productos?
Hay varios factores que pueden influir en la disponibilidad de los productos, como la demanda, la producción y la fabricación, la cadena de suministro, la gestión de inventario, la distribución, los competidores y la estacionalidad.
