Disponibilidade de estoque – 6 dicas sobre como melhorá-la

Sam Phipps

Ultima atualização: January 12, 2024

Se queres uma “boa” disponibilidade de produtos, o inventário é um mal necessário

A disponibilidade de estoque suscita muito debate sobre a quantidade de estoque a ser mantida. Enquanto o pessoal de vendas quer que a disponibilidade dos produtos seja a mais alta possível, os profissionais de finanças querem minimizar o investimento de capital de giro e cortar custos. É um verdadeiro problema.

Mas há uma coisa com a qual todos podem concordar: Não ter estoque suficiente é de fato um problema muito grande! Afinal de contas…

SEM ESTOQUE = NÃO TEM VENDA

SEM VENDA = NÃO TEM DINHEIRO!!!

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O que é disponibilidade de estoque? E por que a disponibilidade de estoque é importante?

Tony Wild, o especialista em inventário, disse certa vez: “O inventário é o resultado da falta de dados”.

Mas e o que dizer da falta de inventário?

Naturalmente, a falta de dados também é uma das principais causas de problemas de disponibilidade de estoque. Entretanto, este problema da cadeia de fornecimento é também um sintoma de falta de foco, tempo, processos ruins e problemas de comunicação. Em teoria, tudo isso soa como correções rápidas e fáceis. Entretanto, uma vez que se aprofunda um pouco mais, os problemas de disponibilidade de estoque são muitas vezes muito mais complexos.

Explicação da disponibilidade de estoque

Por exemplo, vê o seguinte cenário…

Tua equipe já está sobrecarregada com muitos problemas para resolver.

Eles precisam se manter em cima de milhares e milhares de produtos.

Há uma falta geral de percepção e muitas vezes te apercebes de um problema quando teus clientes começam a reclamar.

Soa familiar?

E, por favor, não pense que estamos apenas falando sobre a disponibilidade de inventàrio no varejo.

Muitas das empresas com as quais trabalhamos conhecem muito bem estes desafios. Como consequência, as equipes da cadeia de fornecimento normalmente se encontram em um ciclo infinito de combate a incêndios: consertando problemas que poderiam ter sido evitados em vez de acrescentar qualquer valor real.

É por isso que escrevemos este artigo: para ajudar sua empresa a assumir o controle de seus processos de inventário e impulsionar melhorias de desempenho em toda a tua cadeia de suprimentos!

O que está causando problemas de disponibilidade de seus produtos? e o que deve priorizar?

Antes de continuarmos, há uma coisa que não podemos ignorar.

É provável que enfrente muitos problemas de disponibilidade de estoque em um determinado dia. Aqui estão apenas alguns exemplos que podes encontrar:

8 Desafios da disponibilidade de inventário

  • Problemas de disponibilidade
  • Congestionamento da cadeia de abastecimento
  • Pedidos inesperados de clientes
  • Erros de previsão
  • Questões de fornecedores
  • Dados em falta
  • Clientes zangados
  • Questões de pagamento de fornecedores
  • Processos interrompidos

Todas estas questões exigem sua atenção.

E você não pode simplesmente escová-las sob o tapete e fingir que elas vão desaparecer por magia. Mas aqui está o grande elefante na sala: Você não pode consertar tudo. Pelo menos não rapidamente.

Portanto, você tem que dar prioridade. Mas como você pode determinar quais tarefas são importantes e quais tarefas você pode ignorar?

Infelizmente, não há varinha mágica. Você não pode simplesmente lançar um feitiço e fazer desaparecer todos os seus problemas de inventário (se ao menos isso fosse possível…)

Mas não se preocupe. Nesta seção, exploraremos algumas táticas simples para ajudá-lo a otimizar tua carga de trabalho a fim de realizar as tarefas mais importantes de forma eficaz, sem ficar atolado por problemas sem importância.

Como melhorar a disponibilidade de produtos?

Dica 1: Identifica tuas questões urgentes vs as questões importantes de disponibilidade

Todos nós sabemos que as decisões da cadeia de abastecimento se espalham por toda a organização. Os problemas não resolvidos na cadeia de suprimentos comportam-se de forma semelhante. No entanto, algumas questões serão sempre muito mais importantes do que outras. É nosso trabalho identificar estas tarefas e corrigi-las da melhor forma possível.

Primeiramente, todas as tarefas podem ser divididas em duas categorias principais:

Importantes – estas são tarefas que nos ajudam diretamente a atingir objetivos específicos.

Urgentes – estas são tarefas que requerem atenção. No entanto, estas tarefas estão frequentemente associadas a ajudar alguém a alcançar seus objetivos.

Como são estas tarefas em nosso mundo?

No contexto da cadeia de fornecimento, um exemplo de uma tarefa “importante” poderia ser a revisão das exceções previstas. Isto é importante porque esta tarefa nos ajuda a tomar melhores decisões em torno do inventário. Como resultado, esta tarefa nos ajuda a atingir nossos objetivos de garantir a disponibilidade de estoque ou minimizar o custo da cadeia de fornecimento.

Um exemplo de uma tarefa ‘urgente’ poderia ser colocar um pedido de frete aéreo de última hora para cumprir a promessa de um vendedor a um cliente. Isto pode não afetar diretamente o objetivo de tua equipe. Entretanto, o impacto de não fazer isto é imediato – por exemplo, se você não encomendar o estoque, a venda será perdida.

Muitas vezes a equipe da cadeia de fornecimento é inundada com questões ‘Urgentes’. No entanto, ao mesmo tempo, o dia a dia normal de tarefas importantes ainda tem que ser completado. Não é preciso muito para que tua trabalhadora equipe fique sobrecarregada!

Agora, deixa-me fazer a pergunta ardente: Qual destes dois exemplos acima você faria primeiro?

Agora imagina que você só tem tempo para fazer uma destas duas tarefas – qual delas você ignora?

Quando se trata de questões de disponibilidade, Eisenhower é quem melhor sabe!

Em 1954, o Presidente Eisenhower abordou este clássico dilema de carga de trabalho: “Eu tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes, e os importantes nunca são urgentes”. Baseado nos princípios de Eisenhower, o líder de pensamento empresarial, Steven Covey, levou este conceito um passo adiante e popularizou a Matriz Covey. Esta simples ferramenta nos ajuda a pensar em nossas prioridades (especialmente em tempos como estes!):

URGENTE NÃO URGENTE
IMPORTANTE    1ª Prioridade

“Questões que necessitam de ações imediatas, uma vez que os processos diários não podem continuar sem que sejam consertadas e que também levarão a melhorias de longo prazo nos processos da empresa.”

   2ª Prioridade

“Ações que não precisam ser tratadas diretamente, mas que estão influenciando os processos comerciais e as melhorias a longo prazo.”

NÃO IMPORTANTE    3ª Prioridade

“Interferências que precisam de ação imediata, mas não contribuem para melhorias no processo a longo prazo .”

   4ª Prioridade

“A tarefa não contribui para melhorias a longo prazo e não requer ação imediata. A importância das tarefas deve ser reconsiderada uma vez que elas podem ser uma perda de tempo.”

 

Dica 2: Aplica a Matriz Covey para atingir tuas metas de disponibilidade de inventário

Há muitas ações que você pode tomar para administrar os problemas de disponibilidade de produtos. Algumas delas serão mais importantes do que outras. Portanto, aplica a Covey Matrix para priorizar tua carga de trabalho.

Se fizer isso bem, logo você verá resultados fantásticos à medida que tua equipe se concentrar no que importa!

Aqui está um exemplo de como é possível que você queira categorizar tarefas específicas:

URGENTE NÃO URGENTE
IMPORTANTE    1ª Prioridade

“Lidar com itens A fora de estoque”

   2ª Prioridade

“Rever estoque excedente”

NÃO IMPORTANTE    3ª Prioridade

“Revisão de itens C fora de estoque”

   4ª Prioridade

“Não deveria existir”

 

Dica principal: Ao segmentar o sortimento de acordo com a importância estratégica, você pode concentrar seu tempo e energia para garantir uma alta disponibilidade de estoque nos produtos mais importantes. Clique aqui para ler mais sobre o planejamento do sortimento.

Dica 3: Adota uma abordagem de gerenciamento por exceção para garantir a alta disponibilidade de estoque

Quando se trata de identificar tuas prioridades na prática, a gestão por exceção é fundamental! Mas o que é gerenciamento por exceção?

A gestão por exceção tem tudo a ver com a automatização de tarefas que são repetitivas, enfadonhas e agregam valor limitado, ao mesmo tempo em que se concentra tanto tempo e atenção em questões que realmente precisam ser abordadas.

Ao permitir que uma máquina faça o trabalho pesado, você (e seus colegas não robôs) não precisa se preocupar com as tarefas repetitivas: tudo isso pode ser automatizado! Em vez disso, você pode investir tempo e energia naquelas tarefas que requerem um pouco de intuição humana.

A abordagem de gestão por exceção permite que você se concentre nos problemas que possam existir no horizonte. Por exemplo, imagine que as vendas subitamente disparam, esta abordagem é chamada de comportamento “excepcional” e irá sinalizar isto para que você possa fazer algo a respeito.

Como resultado, em vez de ficar atolado pelo ‘business as usual’, você pode corrigir as causas de falta de estoque e disponibilidade antes que elas atinjam seus clientes.

Mas o que conta como excepcional?

Product Availability Blog Question

De que tipo de exceções estamos falando? Em essência, no contexto da disponibilidade de produtos, há dois tipos principais de exceções com as quais precisamos nos preocupar: previsão e inventário.forecasting & inventory.

Inventory exceptions

O objetivo da equipe da cadeia de suprimentos é manter o nível ideal de estoque. Portanto, quando falamos sobre exceções de disponibilidade de estoque de inventores, procuramos o seguinte:

1) Não há estoque suficiente para satisfazer a demanda dos clientes – se você não tratar disso, você perderá vendas e decepcionará os clientes.

2) Demasiado estoque – Se você não tomar providências, você fechará um valioso capital de giro que poderia ser investido em outro lugar. Isto precisa ser revisto diariamente, pois seus riscos podem mudar.
Exceções de previsão

O objetivo de uma boa previsão é tentar antecipar a demanda futura o mais próximo possível da demanda realizada.

Se a previsão for drasticamente diferente da demanda real, isto é o que poderíamos considerar “excepcional”. Por exemplo, talvez queiramos observar o seguinte:

1) A previsão difere enormemente do que você espera

2) Os dados do histórico de demanda que você precisa ou são incompletos ou podem não ser confiáveis (por exemplo, as vendas do mês passado foram enormes em comparação a cada dois meses e você não entende por quê!)

Top tip: É importante que você permaneça atualizado com seu inventário e com as exceções previstas. A falha em resolver as causas destes problemas pode resultar rapidamente em dores de cabeça na disponibilidade de estoque. Verifique nosso infográfico sobre exceções de inventário para manter ou até mesmo melhorar a disponibilidade. Clique aqui para fazer o download de sua cópia agora!

Tip 4: Dica 4: Corrija suas exceções previstas para evitar problemas de disponibilidade de inventário quanto antes

Esperemos que a abordagem excepcional da gestão signifique que você só precisa olhar para um punhado de itens todos os dias.

Neste caso, faz sentido revisar manualmente cada item e usar sua intuição humana para tomar uma decisão informada.

Entretanto, o que acontece se você tiver muitas exceções? Por exemplo, talvez você tenha um novo cliente e esta nova demanda impacte em muitos produtos diferentes?

Se você tiver milhares de exceções para trabalhar, talvez não seja possível revisá-las individualmente.

Neste caso, as ações específicas que você tomar para corrigir o histórico e as previsões de demanda dependerão tanto da estrutura quanto das ferramentas que você utilizar. Entretanto, depois de trabalhar com muitas empresas para resolver questões de previsão, aqui estão as principais etapas do processo de planejamento no qual você deve se concentrar.

Passo 1: Faça um backup

Isto provavelmente parece absurdo. Quero dizer, quem não aceitaria um backup rápido? No entanto, muitos líderes empresariais pulam este passo por sua conta e risco. Quando você está fazendo grandes mudanças como correções de previsão, você deve fazer um backup de sua posição atual. Afinal, se você cometer um erro, a vida é muito mais fácil se você puder fazer uma simples restauração de dados!

Passo 2: Identifique os itens que você precisa ajustar

Após uma grande interrupção, algumas empresas tentam fazer ajustes de previsão em todo o sortimento. Isto pode significar a simples implementação de uma regra em todo o sortimento para ignorar o histórico de demanda para o período da interrupção. Alternativamente, isto pode significar aumentar ou diminuir a previsão para cada item em XX%.

Esta é a abordagem correta? Quase definitivamente não!

É provável que haja um número muito pequeno de cenários em que você precise ajustar todo o seu sortimento desta forma. Ao invés disso, você precisa se concentrar em grupos específicos.

Eu não estou dizendo que você precisa rever a previsão para cada item individualmente – isto levaria uma eternidade! Mas você pode querer agrupar os produtos com base em alguma lógica sensata (e relevante) e ajustar a previsão de acordo.

Por exemplo:

  • Produtos do mesmo fornecedor
  • Produtos da mesma categoria
  • Produtos vendidos no mesmo local
  • Produtos que compartilham perfis de demanda similares (padrões de vendas regulares, irregulares ou lentos)

Passo 3: Determinar como a previsão terá de ser ajustada para cada grupo de produtos.

É aqui que você precisa falar com seus amigos em vendas e marketing. Afinal, para garantir que as previsões sejam um verdadeiro reflexo do que a demanda pode parecer no futuro, você precisa de inteligência de mercado. E em tempos como este, em que você tem grandes lacunas em sua história de demanda, você precisa de toda a percepção que puder obter.

Com base nesta percepção, você pode determinar a melhor abordagem para refinar a previsão. Aqui estão algumas das perguntas que você pode querer fazer a seus colegas:

  • Se a demanda caiu, quando as vendas esperam que a demanda dos clientes aumente?
  • Se a demanda desaparecer devido a falta de estoque, os clientes farão um grande pedido quando o estoque estiver de novo em estoque?
    O negócio conquistou novos clientes?
  • Há planos para realizar promoções ou eventos especiais?
  • Algum cliente se mudou para um concorrente e, portanto, devemos esperar que as vendas caiam?

Passo 4: Executar o ajuste

Uma vez que você tenha enriquecido sua previsão base com inteligência de mercado, é hora de aplicar as mudanças. Além de fazer as mudanças necessárias em todos os sistemas relevantes, você deve documentar o motivo do ajuste da previsão.

Afinal de contas, a dor da interrupção original será rapidamente esquecida. E a menos que sua razão para o ajuste da previsão seja documentada, isto poderia causar algumas grandes dores de cabeça mais adiante!

Top tip A obtenção de uma imagem mais clara da demanda futura o ajudará a tomar melhores decisões de inventário. Isto, por sua vez, lhe permitirá maximizar a disponibilidade de estoque enquanto mantém o estoque sob controle. Já cobrimos alguns dos pontos básicos, mas clique aqui para ler nosso guia completo de planejamento da demanda.

Passo 5: Conserte suas exceções de inventário para salvaguardar a disponibilidade de produtos!

Certo, então agora precisamos ter certeza de que temos estoque suficiente para satisfazer esta demanda. Mas de quanto inventário precisamos?

Bem, em essência, precisamos de uma quantidade suficiente de estoque para cobrir a demanda prevista até que os níveis de estoque sejam reabastecidos. Embora, a duração deste período dependa do ponto da cadeia em que se encontra seu próximo lote de inventário.

Se você tem estoque suficiente em seu armazém para satisfazer a demanda até que os níveis de estoque sejam reabastecidos… fantástico. Você não precisa tomar nenhuma ação imediata. Entretanto, você pode querer monitorar esses itens caso a demanda difira significativamente da previsão.
Mas e se este não for o caso? E se você não tiver estoque suficiente?
Por outro lado, e se você tiver tanto estoque que possa atender a demanda por meses ou mesmo anos? Pior ainda, e se você tiver ainda mais a caminho?!

De que problemas de disponibilidade de produtos você precisa estar atento?

Quando revisamos o inventário, há algumas áreas principais nas quais precisamos nos concentrar. As duas primeiras estão focadas em possíveis problemas de disponibilidade:

Problemas De Disponibilidade

Os próximos dois desafios estão mais em torno da minimização dos riscos de estoque evitáveis (e dos custos!):

Risco De Inventário

Passo 6: Obtenha suas metas de disponibilidade de produtos!

Neste blog, exploramos como você pode tomar medidas práticas para identificar, corrigir e gerenciar rapidamente as principais causas dos problemas de disponibilidade de produtos antes que eles atinjam a satisfação do cliente.

Para garantir uma alta disponibilidade consistente dos produtos, você precisa de uma estratégia sólida que seja apoiada por uma visão em tempo real sobre sua posição de estoque. Seguindo estas simples etapas, esperamos que você possa aumentar a disponibilidade sem ter que investir em grandes quantidades de estoque em excesso!

Leve seus processos de inventário para o próximo nível…

Para alcançar a melhoria contínua do desempenho, há muitas medidas que podemos tomar para otimizar nossa operação de ponta a ponta. Descubra como você pode aumentar a eficiência, aumentar a lucratividade e ainda mais.

Melhore a disponibilidade de estoque. Descarregue hoje mesmo nosso guia final de reabastecimento de estoque!

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Perguntas frequentes sobre a disponibilidade de produtos

O que é a disponibilidade de produtos?

A disponibilidade de produtos é a capacidade de um varejista de atender à demanda do cliente por um determinado item.
Uma medida de se um produto está em estoque e pode ser encomendado pelos clientes.

Por que a disponibilidade de produtos é importante?

Manter uma boa disponibilidade de produtos ajuda as empresas a atender às necessidades dos clientes, aumentar a receita e manter uma reputação positiva.

Como medir a disponibilidade de produtos?

É importante entender que empresas diferentes podem usar métricas diferentes dependendo de sua indústria, produto e da natureza de seu negócio.

O que influencia a disponibilidade de produtos?

Há vários fatores que podem influenciar a disponibilidade de produtos, tais como demanda, produção e fabricação, cadeia de fornecimento, gerenciamento de estoque, distribuição, concorrentes e sazonalidade.

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