Excesso de estoque: principais causas e 9 estratégias para reduzi-lo

O excesso de estoque é um problema com o qual muitas empresas lutam. Até mesmo o gigante do varejo Walmart sente o impacto de manter um estoque excessivo – Em uma de suas localidades na América do Norte, o estoque aumentou 32% até o segundo trimestre de 2022 devido à inflação e a problemas na cadeia de fornecimento. Conseqüentemente, há um “transbordamento” nas lojas.

Portanto, é essencial reconhecer os sintomas do excesso de inventário, para que você possa estar melhor preparado para evitar as conseqüências de mantê-lo. Mas, o que você precisa ter em mente?

1) Empilhamento no Armazém (Armazém superlotado)

Quando a logística vê o volume aumentar, isso leva a um acúmulo de estoques em seu armazém. Isto pode levar ainda mais à falta de espaço.

Para muitas empresas, o estoque em excesso é fisicamente visível. Na verdade, esta pode ser a primeira coisa que os funcionários vêem quando chegam ao trabalho. Em termos simples? O armazém não é grande o suficiente para o excesso de estoque que você tem – e não está em movimento.

No caso do Walmart, seus inventários em excesso encheram a sala dos fundos como um assento adicional em paletes entupindo o chão da loja.

Muitas vezes este sintoma é negligenciado. Afinal de contas, se você olhar para algo por tempo suficiente, ele se torna rapidamente a nova norma. Conseqüentemente, o gerente de compras ou comprador não percebe mais que tem um problema de excesso de estoque.

O problema pode se tornar tão grave que as empresas necessitam de armazenamento externo ou mesmo de investimento em novas instalações. Uma outra conseqüência é que os processos de armazenagem ficam desorganizados e carecem de serenidade.

2) Capital de Giro Estressado

O desconforto de carregar o excesso de estoque é freqüentemente sentido pelo departamento financeiro. O departamento financeiro verá um aumento no investimento em ações e em KPIs de investimento de capital como o Valor do Estoque. Isto pode deixar o capital de giro “no vermelho” ou aumentar a dívida do negócio.

Um método utilizado pelos gerentes financeiros para analisar inventários é através da liquidez, ou seja, avaliar a capacidade da empresa de honrar obrigações usando o dinheiro atualmente no banco mais o dinheiro a ser recebido.

O fato de ter muito capital em estoque muitas vezes deixa as empresas ilíquidas, forçando-as a aumentar sua dependência da dívida. Se o excesso de estoque está prejudicando a liquidez, o gerente financeiro freqüentemente insiste que o estoque seja reduzido.

3) Combate a incêndios regulares

Como resultado do excesso de estoque, os Gerentes de Estoque verão seus KPIs de excesso de estoque como o Valor de Estoque vs. Giro de Estoque diminuírem. Os Inventory Planners, por outro lado, verão um aumento nas Exceções de Estoque Excedente colocando maior pressão em sua carga de trabalho diária.

Quando você está nesta situação, muitas vezes é tarde demais para realizar uma análise completa do inventário para ver quais peças devem ser reduzidas. Otimizar o estoque não é apenas reduzir os níveis de estoque, é ter a peça certa no lugar certo e na hora certa.

A redução de estoque de uma forma que não adere a uma estratégia geral de estoque acaba resultando em mudanças rápidas que alcançam o efeito de curto prazo de redução de estoque. Entretanto, sem a devida consideração, isto pode afetar o atendimento ao cliente à medida que sua operação se torna atormentada pela falta de estoque.

Agora você sabe quais os sintomas que você precisa ter em mente, vamos dar uma olhada em algumas causas comuns de excesso de estoque. Claro que há muitas razões pelas quais as empresas acabam mantendo um estoque excessivo. Mas aqui estão alguns exemplos comuns com os quais nossos consultores se deparam.

1. Previsão de demanda pobre

Muitas empresas são propensas a excesso de estoque devido ao número e variedade de produtos/itens que precisam planejar. Como resultado, elas são mais propensas a lidar com isso:

• Sortimentos de produtos grandes e diversificados
• Padrões de demanda irregulares e voláteis para alguns produtos
• Demanda lenta para outros
• Requisitos de alto nível de serviço
• Supressão/substituição regular de produtos

A conseqüência aqui é que você precisa de uma variedade de modelos de previsão e inventário para manter uma imagem clara. Além disso, à medida que novos produtos são lançados e outros se movimentam através do ciclo de vida do produto, é importante capturar e utilizar adequadamente a demanda histórica.

O problema, é claro, é que as planilhas ou mesmo os sistemas comuns de inventário e previsão não têm a capacidade de lidar com essa complexidade.

2. Riscos de abastecimento

Os prazos de entrega incoerentes dos fornecedores (leia nossa postagem sobre a matriz kraljic para escolher os melhores fornecedores) resultam em muitas dores de cabeça. Em uma tentativa de cortar a incerteza, muitas equipes da cadeia de suprimentos fazem um over-order para evitar a ruptura de estoque.

3. Complexidade da cadeia de abastecimento

Em negócios simples onde há apenas um único depósito, é mais fácil antecipar quanto estoque você precisa. No entanto, em cadeias de fornecimento mais complicadas, de vários locais ou de vários escalões, é fácil perder de vista as necessidades de estoque.

Mesmo se você otimizar com sucesso os níveis de estoque em cada local, você ainda pode acabar mantendo um estoque excessivo ao longo de toda a cadeia de fornecimento.

4. Cálculo de reabastecimento pobre

O reabastecimento ideal só é possível se você tiver os parâmetros corretos em vigor. Mas também é importante que seja aplicado o modelo de reabastecimento correto.

Afinal, o reabastecimento em um ambiente alimentar é muito diferente do reabastecimento em um negócio de moda ou de FMCG.

Se você não levar em conta parâmetros-chave como estoque em mãos, tempo de entrega, nível de serviço desejado e fase do ciclo de vida do produto, o excesso de estoque se acumulará lentamente até que você tenha um problema real em suas mãos.

5. Cálculo errado do estoque de segurança

Se os níveis de estoque de segurança forem revisados apenas uma vez a cada seis meses, eles podem estar bem inflados em comparação com a demanda potencial, levando a um acúmulo de estoque adicional.

6. Gerenciamento do ciclo de vida do produto

Todos os produtos têm um ciclo de vida que vê um aumento da demanda seguido por um platô e um lento declínio. Se os níveis de estoque não são ajustados quando seres em declínio acontecem, o resultado é um excesso de estoque. E se isto não for tratado corretamente, você poderá ser punido. É por isso que a gestão obsoleta do estoque é crítica.

7. 100% Obsessão de disponibilidade de estoque

Mais disponibilidade significa melhores níveis de serviço. Mas 100% de disponibilidade vem com um custo significativo. Os níveis de serviço anteriores devem estar alinhados com a importância e o valor que o produto oferece.

8. Excesso e obsolescência

Mudanças inesperadas de tendência em um produto podem superar nossa previsão e fazer com que o produto se torne obsoleto. Algumas vezes, sem qualquer aviso. Estoque extra é ruim para os negócios. Ocupa espaço valioso no armazém e custa muito dinheiro enquanto se torna obsoleto. Então, como você se livra dele?

Como se livrar de seu estoque excedente:

Para lidar com seu estoque excedente de gremlins, delineamos 8 passos simples para ajudá-lo a eliminar o estoque excedente que está atrasando seu negócio.

Seguindo estas dicas, você será capaz de minimizar os custos de inventário e liberar capital de giro, o que será música para os ouvidos do diretor financeiro!

8 estrategias para eliminar “sem dor” o excesso de estoque:

Estratégia 1. Entender o tamanho do problema

Como é onde uma enorme quantidade de seu capital foi investida, é provavelmente justo dizer que foi no valor do estoque que seu problema de excesso de estoque se agravou pela primeira vez.

Um forte aumento no valor deve fazer soar os alarmes.

Mas muitos lutam para ver o valor do inventário passado. E sem segmentar o valor mantido em estoque individual, é impossível ver o problema a partir da oportunidade.

E isto deixa um problema maior, na medida em que a maioria não tem idéia de quanto excesso de estoque realmente tem.

• O estoque que você possui é um problema de curto prazo, que será resolvido com produtos de rápida movimentação?
• Ou está amarrado em um estoque que não é vendido há um período considerável?

Uma delas é uma oportunidade. A outra é um problema.

O valor do estoque sem análise é irrelevante

E aqui estão alguns cálculos que vale a pena fazer…

1. Valor do Estoque vs. Giro de Estoque
2. Valor de inventário por fase do ciclo de vida do produto
3. Valor do estoque por grupo de produtos ou classificação
4. Dias de estoque

Uma vez que você tenha respostas a elas, estará muito melhor equipado para saber o quanto o armazém transbordante é um problema. Sem elas, você está assobiando ao vento.

Estratégia 2. Definir o que é importante

Uma vez que você saiba qual estoque em excesso é um problema, e qual é uma oportunidade, é muito mais fácil descobrir como surgiu o problema.

Naturalmente, seu foco deve estar nos produtos que mais importam.

E certificar-se de que suas prioridades sejam cristalinas ajudará a afiar seu foco. Isto é definido como níveis de serviço. E eles são impulsionados pela gerência.

Os níveis de serviço dizem respeito ao tempo, dinheiro e espaço por trás das decisões comerciais. E seu negócio, como qualquer outro, terá capacidade limitada sobre estes.

Se seus objetivos de nível de serviço forem pontuais, você garantirá que o investimento (em dinheiro, tempo ou espaço) gira em torno dos produtos dos quais você mais depende.

“Como posso saber quais são os produtos mais importantes?”

Se você ainda não sabe, está na hora de resolver o problema. E simplesmente “número de vendas” não é o caminho. Você não quer erroneamente repartir a importância de um líder de perdas.

Você tem que definir o valor deles para o seu negócio.

Pense na receita por SKU. Contribuição em margem por SKU. Número de clientes por SKU. Número de pedidos por SKU. Porcentagem de lucro por SKU.

Tudo isso lhe dará uma compreensão muito mais clara de sua carteira.

Estratégia 3. Analisar seus níveis de serviço com freqüência

Lembre-se, não estamos apenas tentando resolver o problema de seu estoque excedente existente, estamos tentando impedir que o problema volte a crescer no futuro.

E para fazer isso, precisamos estabelecer bons hábitos. Um desses bons hábitos é a análise contínua de seus níveis de serviço.

Por sua própria natureza, os níveis de serviço são incrivelmente difíceis de medir. Mas isso não é uma desculpa para ignorá-los. Se alguma coisa, é um sinal de que você deveria estar se concentrando ainda mais neles.

Se os custos de sua cadeia de fornecimento estão aumentando, seus clientes estão resmungando ou indo para outro lugar, seus objetivos comerciais mudaram ou você está apenas lutando para atingir o alvo… é hora de analisar seus níveis de serviço.

Mas faça disto uma ocorrência regular. Não espere que nada do acima mencionado aconteça e é muito menos provável que aconteça.

Estratégia 4. Pense novamente em sua estratégia de estocagem

A realidade dura e fria para a maioria das empresas é que a estratégia de estocagem está fora do forno. Falta-lhe clareza ou lógica. Conseqüentemente, o negócio investe inversamente nos produtos errados e nos níveis de estoque em excesso em espiral.

Estratégia 5. assumir o controle dos ciclos de vida de seu produto

Se você não está ciente das etapas do ciclo de vida de um produto, estude a imagem abaixo. Guarde-a em sua área de trabalho. Imprima-a. Coloque-o em sua geladeira.

Coloque-o em qualquer lugar que o ajude a memorizá-lo.

Agora pense na etapa mais provável que resulta em excesso de estoque.

À primeira vista, a “fase de eliminação gradual” parece mais provável. Você está eliminando este produto por uma razão, então é uma suposição natural esperar um excesso.

A verdade é que o excesso pode vir em qualquer estágio. E cada etapa traz seus próprios desafios.

Aqui estão algumas perguntas a se fazer para cada etapa…

A etapa de revisão

• Seu novo produto vai oferecer um valor genuíno para o sortimento?
• Haverá demanda suficiente? E como será essa demanda? O que sua pesquisa de mercado lhe diz sobre os níveis ideais de abastecimento?
• Quais são as margens e elas justificam seu lançamento?

A etapa de introdução

• Quanto de um determinado produto você deve comprar com o pedido de compra inicial?
• De qual fornecedor você deve obter seus produtos?

Se você se enganar, vai falhar no lançamento. Faça certo e você terá a quantidade perfeita de estoque. Mas quanto é a quantidade perfeita?

A fase de crescimento

Você sabe que precisa de mais estoque, mas não sabe quanto mais. Até agora você tem descansado em adivinhações, informações de mercado e estimativas. Se você está tentando crescer, não há estoque suficiente, simplesmente não serve.

• Você ainda deveria estar usando modelos qualitativos? Agora que você tem mais dados, você precisa utilizá-los. Adaptar-se a um modelo quantitativo.
• Quais são os aumentos previstos na demanda e como eles afetarão os níveis de estoque existentes?

O estágio de maturidade

Os altos e vertiginosos níveis de crescimento podem estar chegando ao fim, mas a detecção do estágio de maturidade é a metade da batalha.

Haverá, em algum momento, uma diferença entre as vendas previstas e as vendas reais. Quando isso vai acontecer? É quase impossível prever. Portanto, fique alerta e esteja pronto para ajustar seus níveis de serviço rapidamente.

A fase de declínio

De maneira semelhante, você pode prever o crescimento desde a introdução, a fase de declínio segue um padrão semelhante, apenas ao contrário.

Naturalmente, você precisa se armar contra a obsolescência, para não acelerar notavelmente esta etapa. Mas o excesso de estoque se torna tanto mais provável quanto você o faz sem uma previsão precisa.

Pelo menos aqui você está armado com o máximo de dados possíveis em qualquer etapa do processo.

Top tip: Sua estratégia de inventário deve estar alinhada com a respectiva fase do ciclo de vida do produto. Leia nosso guia de gerenciamento do ciclo de vida do produto.

Esperamos que este blog o ajude a garantir que suas táticas estejam à altura do que está acontecendo.

Estratégia 6. Racionalizar seu sortimento

Em vez de tentar racionalizar se você deve erradicar um produto de seu sortimento, é uma tarefa muito mais fácil analisar as decisões para mantê-lo.

Há muitas perguntas que você pode fazer a si mesmo, ou aquelas mais esclarecidas, para obter uma boa resposta a isto também.

Para uma lista completa, verifique este artigo de planejamento de sortimento. Mas pense de acordo com as linhas de…

• Quão regulares são as vendas?
• Qual é a receita feita por item?
• E quanto disso é lucro?
• A base de clientes é ampla ou estreita?
• Você pode oferecer alternativas?

Tente o índice de estocagem para uma análise mais precisa

Se qualquer produto tem uma classificação inferior a 35/100, você simplesmente não deveria estocá-lo.

Mas seu índice de estoque precisa ser adaptado individualmente e apropriado para o negócio mais amplo.

A forma como você define seus parâmetros depende da importância de cada atributo. Por exemplo, se você é uma marca nova, a quantidade total de novos clientes pode ser uma alta consideração.

Se é crucial que você continue rico em dinheiro como empresa, o volume de negócios precisa ser muito pesado.

Se você é uma marca estabelecida com clientes fiéis, o número de clientes A deve ser a chave. Aqui está um exemplo de um produto classificado entre 100…

Uma vez que você tenha uma classificação para cada produto em seu sortimento, é muito mais fácil definir se ele deve ser mantido em estoque ou não.

Estratégia 7: Desafiar o mau desempenho do fornecedor

Vocês estarão todos muito familiarizados com o desempenho deficiente dos fornecedores nos últimos tempos. Enormes elementos externos como pandemias globais fornecem problemas inevitáveis, e transferem a culpa do fornecedor.

Dito isto, nem todos os fornecedores são criados igualmente. E dado o custo potencial para seu negócio do mau desempenho do fornecedor, você deve agir.

Mas antes de agir, você precisa fazer um benchmark. Aqui estão algumas medidas sobre as quais você pode querer pensar:

Taxa de tempo em cheio

A taxa On-time-in-full (OTIF) é um bom lugar para começar e muitas vezes o KPI mais comum.

Simplificando, se a quantidade de pedidos completos entregues dentro do prazo ficar aquém de sua estimativa, é pedir para ser criticada.

Top Tip: Medir a disponibilidade pode ser um pouco complicado. Confira nosso guia completo para OTIF para dar a si mesmo um avanço.

Variação do lead time

Que diferença faz um dia. Tanto para você, quanto para seu cliente. E assim, uma diferença no tempo de espera entre a entrega esperada e a real é uma situação propícia para a crítica.

Obviamente, antes de entrar em uma conversa difícil, porém, pense em quão crucial este fornecedor é para seu negócio, e na escala do problema em questão.

Se eles são um fornecedor principal e é apenas uma remessa que correu mal, uma conversa construtiva é provavelmente melhor do que cancelar o contrato.

Estratégia 8: Limpar os dados de seu fornecedor principal

Para desafiar corretamente um fornecedor, uma equipe da cadeia de fornecimento ou mesmo a gerência de alto nível, você precisa de dados. Mas, para ser franco, sem dados de cada parte de seu negócio é impossível tomar boas decisões. Seus fornecedores, clientes e concorrentes foram todos perturbados no passado recente. Alguns ainda estarão sentindo as limitações da cadeia de fornecimento global.

Mas outros não o farão. E como mencionamos anteriormente, nem todos os fornecedores são criados igualmente. Algum de seus fornecedores já fechou fábricas? Eles estão planejando voltar ao “business as usual”? E se sim, quando isso vai acontecer?

Que tipo de tempos de espera serão agora comuns? Informação é poder. E conhecer as habilidades de seus fornecedores o colocará em grande posição para analisar seu valor. Certifique-se de coletar informações e atualizar os sistemas com rapidez e freqüência.

Estratégia 9: Colaborar com paixão

Quanto mais informações seu fornecedor tiver, mais fácil será para ele atender às demandas futuras.

O mesmo se aplicava a seus clientes. Quanto melhor você entender suas necessidades de estoque, menos provável será que suas soluções de estoque em excesso funcionem.

Afinal de contas, é muito menos provável que eles o deixem em apuros com pedidos surpresa, fora dos pedidos normais de volume ou padrões irregulares de pedidos.

No entanto, determinar quais informações devem ser compartilhadas entre você, seus fornecedores e seus clientes é a parte leste.

Compartilhá-lo exige esforço dedicado, mas poderia desbloquear um melhor desempenho em seu próprio negócio muito rapidamente.

Quem é o culpado pelo estoque em excesso?

Talvez não seja propício à harmonia do escritório começar a apontar o dedo. Afinal de contas, quando as coisas dão errado, seu tempo é melhor gasto na elaboração de soluções no lugar de repartir as culpas.

Dito isto, se você entender melhor porque está nesta confusão, as soluções podem vir mais rapidamente.

E o excesso de estoque é uma grande confusão.

Então é a equipe da cadeia de suprimentos? Talvez isso faça o maior sentido? Eles são os encarregados das compras.

Talvez as Finanças pudessem ter intervindo? Ou a equipe de Planejamento? Ou o CEO? Esta não é a função da suíte C?

Bem, infelizmente, se você está na gerência, há más notícias. Porque isto quase certamente cai sobre seus ombros.

A administração determinou se o produto foi estocado ou não, a estratégia de abastecimento e os níveis de serviço alvo. E estes três elementos são fatores críticos.

Mas vamos passar do jogo da culpa e oferecer um remédio para impedir que isso aconteça novamente.