9 strategie per evitare l’eccesso di stock

Sai di avere problemi di eccesso di stock, e lo sanno anche tutti gli altri nel settore. Probabilmente è per questo che stai leggendo questo articolo. Tuttavia, il primo passo è già stato fatto: riconoscere di avere un problema.

Le procedure per ridurre l’eccesso di stock devono essere sempre considerate come una delle pratiche più importanti e devono essere incorporate nella cultura aziendale. Purtroppo, non tutte le aziende danno priorità a questo problema e incorrono in costi inutili che potrebbero essere eliminati implementando strategie per combattere l’eccesso di stock.

Per questo motivo, noi di Slimstock abbiamo raggruppato diverse tecniche che ti aiuteranno a risolvere il problema dell’eccesso di scorte e che qualsiasi azienda può utilizzare per ottimizzare le proprie prestazioni.

Innanzitutto, il problema: cos’è l’eccesso di stock?

Chiamato anche eccesso di scorte o surplus stock, l’eccesso di stock si riferisce alla porzione di magazzino che non si prevede di vendere a breve.

Esistono tuttavia alcuni tipi di scorte aggiuntive che teniamo per motivi strategici. Le scorte di riserva, le scorte di sicurezza, ecc. non devono quindi essere classificate come eccesso di stock.

 

Ma non perdiamo di vista il problema più grande: l’eccesso di stock danneggia ogni angolo della azienda. Ogni reparto e ogni dipendente.

Ma ci sono alcuni eccessi che possono essere archiviati come “lieve fastidio”. Un problema a breve termine e facilmente risolvibile. Ce ne sono altri che potrebbero costarci molto. Sia in termini di prestazioni immediate che di crescita futura.

E ogni problema offre almeno tre modi per danneggiarci.

Pensiamo a ciascuno di essi come a un pugile con tre mosse speciali. Tre pugni diversi che ci lasceranno sul tappeto.

1. Investimento sprecato.

L’acquisto delle scorte è il più ovvio dei pugni nello stomaco. Se si includono i costi di logistica e trasporto, si tratta di un esborso notevole.

2. Costi evitabili.

Il pugno alla mascella dei costi di gestione. Pensiamo allo stoccaggio e alla manutenzione dell’inventario. Costi che, in questo caso, non sono necessari.

3. Opportunità perse.

Il colpo finale è il costo opportunità. Il tuo denaro viene lasciato inevitabilmente in esubero. Anche se sei un grande peso, una volta che le tue risorse sono state spese, le tue difese possono diventare inutili.

Ad aggravare la complessità del problema, queste scorte saranno una perdita totale se quel particolare prodotto in eccedenza diventa obsoleto. Inoltre, il problema si ripercuote in modo diverso sugli articoli a rapida e lenta rotazione.

• Sui prodotti a rapida rotazione provoca problemi di cash-flow a breve termine.
• Sui prodotti a lunga rotazione provoca problemi di capitale circolante e di costi a lungo termine.

Sintomi della detenzione dell’eccesso di scorte

L’eccesso di stock è un problema che affligge molte aziende.

Persino il gigante della vendita al dettaglio Walmart sente l’impatto della detenzione di eccesso di scorte: in una delle sue sedi in Nord America, le scorte sono aumentate del 32% fino al secondo trimestre del 2022 a causa dell’inflazione e dei problemi della supply chain. Di conseguenza, c’è un “eccesso” nei negozi.

È quindi essenziale riconoscere i sintomi dell’eccesso di stock, in modo da essere meglio preparati a evitare le conseguenze della loro detenzione. Ma a cosa bisogna prestare attenzione?

1) Accumulo nel magazzino (magazzino sovraffollato)

Quando la logistica vede un aumento dei volumi, si verifica un accumulo di scorte nel magazzino. Questo potrebbe portare a una carenza di spazio.

Per molte aziende, l’eccesso di stock è fisicamente visibile. Infatti, spesso è la prima cosa che i dipendenti vedono quando arrivano al lavoro. In parole povere? Il magazzino non è abbastanza grande per l’eccesso di merce a stock e non si muove.

Nel caso di Walmart, l’eccesso di scorte riempivano il retrobottega e i pallet intasavano il negozio.

Spesso questo sintomo viene trascurato. Dopotutto, se si guarda a qualcosa per un tempo sufficientemente lungo, diventa rapidamente la nuova norma. Di conseguenza, il responsabile degli approvvigionamenti o l’acquirente non si rende più conto di avere un problema di eccesso di stock.

Il problema può diventare così grave che le aziende richiedono uno stoccaggio esterno o addirittura l’investimento in nuove strutture. Un’ulteriore conseguenza è che i processi di magazzino diventano disordinati e privi di serenità.

 2) Capitale circolante sotto pressione

Il disagio di avere eccesso di stock è spesso avvertito dal reparto finanziario. Il reparto finanziario vedrà un aumento degli investimenti in magazzino e dei KPI relativi agli investimenti di capitale, come il valore dell’inventario. Questo potrebbe lasciare il capitale circolante “in rosso” o aumentare il debito dell’azienda.

Un metodo utilizzato dai responsabili finanziari per analizzare le scorte è la liquidità, ossia la valutazione della capacità dell’azienda di onorare gli obblighi utilizzando il denaro attualmente in banca e quello da ricevere.

Un capitale eccessivo vincolato alle scorte spesso rende le aziende illiquide, costringendole ad aumentare il ricorso al debito. Se l’eccesso di stock ostacola la liquidità, il direttore finanziario spesso insiste per ridurre le scorte.

3) Spegnimento regolare degli incendi

A causa dell’eccesso di stock, i responsabili dell’inventario vedranno diminuire i loro KPI relativi all’eccesso di scorte, come ad esempio il valore dell’inventario rispetto alla rotazione delle scorte.

I pianificatori dell’inventario, invece, vedranno aumentare le eccezioni di eccesso di stock, aumentando la pressione sul loro carico di lavoro quotidiano.

Quando ci si trova in questa situazione, spesso è troppo tardi per eseguire un’analisi approfondita dell’inventario per capire quali parti dovrebbero essere ridotte. Ottimizzare le scorte non significa solo ridurle, ma anche avere il componente giusto nel posto giusto e al momento giusto.

Ridurre le scorte in modo non conforme a una strategia globale di inventario si traduce in cambiamenti rapidi che ottengono l’effetto a breve termine di ridurre le scorte. Tuttavia, senza un’adeguata considerazione, ciò può compromettere il servizio clienti, in quanto la attività è afflitta da problemi di scorte.

Cause comuni di eccesso di stock o overstock

Ora che sai quali sono i sintomi da tenere d’occhio, diamo un’occhiata ad alcune cause comuni di eccesso di stock. Sono molte le ragioni per cui le aziende finiscono per avere troppe scorte. Ma ecco alcuni esempi comuni in cui si imbattono i nostri consulenti.

1. Scarsa previsione della domanda

Molte aziende sono soggette a un eccesso di scorte a causa del numero e della varietà di prodotti/articoli che devono pianificare. Di conseguenza, è più probabile che abbiano difficoltà a gestire:

• Assortimenti di prodotti ampi e diversificati
• Modelli di domanda irregolari e volatili per alcuni prodotti
• Domanda lenta per altri prodotti
• Elevati requisiti di livello di servizio
• Soppressione regolare di prodotti/sostituzioni

Ne consegue che è necessaria una serie di modelli di previsione e di inventario per mantenere un quadro chiaro. Inoltre, man mano che vengono rilasciati nuovi prodotti e altri passano attraverso il ciclo di vita del prodotto, è importante catturare e utilizzare la domanda storica in modo appropriato.

Il problema, ovviamente, è che i fogli di calcolo o persino i comuni sistemi di previsione e inventario non sono in grado di affrontare questa complessità.

2. Rischi di fornitura

Tempi di consegna incoerenti da parte dei fornitori causano molti grattacapi. Nel tentativo di ridurre l’incertezza, molti team della supply chain effettuano ordini eccessivi per evitare l’esaurimento delle scorte.

3. Complessità della supply chain

Nelle aziende semplici, dove c’è un solo magazzino, è più facile prevedere la quantità di scorte necessarie. Tuttavia, nelle supply chain più complesse, multi-sito o multi-echelon, è facile perdere di vista i requisiti di inventario.

Anche se riuscite a ottimizzare i livelli di scorte in ogni sede, potreste finire per avere troppe scorte in tutta la catena di approvvigionamento.

4. Calcolo insufficiente del rifornimento

Un rifornimento ottimale è possibile solo se si dispone dei parametri corretti. Ma è anche importante applicare il giusto modello di rifornimento.

In fondo, il rifornimento in un ambiente alimentare è molto diverso da quello di un’azienda di moda o di beni di largo consumo.

Se non si tiene conto di parametri chiave come le scorte in magazzino, il lead time, il livello di servizio desiderato e la fase del ciclo di vita del prodotto, i livelli di eccesso di stock si accumuleranno lentamente fino a creare un vero e proprio problema.

5. Calcolo errato delle scorte di sicurezza

Se i livelli delle scorte di sicurezza vengono rivisti solo una volta ogni sei mesi, potrebbero essere ben gonfiati rispetto alla domanda potenziale, portando ad un accumulo di scorte aggiuntive.

6. Gestione del ciclo di vita del prodotto

Tutti i prodotti hanno un ciclo di vita che vede un aumento della domanda seguito da un plateau e da un lento declino. Se i livelli delle scorte non vengono adeguati quando si verifica il declino, il risultato è un eccesso di stock. E se questo non viene affrontato correttamente, si rischia di essere puniti. Ecco perché la gestione delle scorte obsolete è fondamentale.

7. Ossessione per la disponibilità del 100% delle scorte

Maggiore disponibilità significa migliori livelli di servizio. Ma il 100% di disponibilità ha un costo significativo. Pertanto, i livelli di servizio devono essere in linea con l’importanza e il valore del prodotto.

8. Eccesso e obsolescenza

Cambiamenti di tendenza imprevisti in un prodotto possono superare le previsioni e rendere il prodotto obsoleto. A volte, senza alcun preavviso.

L’eccesso di merce a stock è negativo per l’azienda. Occupano spazio prezioso in magazzino e costano molto denaro mentre diventano obsolete. Come fare, quindi, per liberarsene?

 

Come battere il conteggio

Che cosa si può fare ora con l’eccesso di stock? Si potrebbero bruciare l’eccesso di merce a stock per liberarsene facilmente. Anche se non è consigliabile (soprattutto per gli articoli infiammabili).

Scherzi a parte, l’eliminazione delle scorte obsolete comporta una riduzione dei margini di profitto. Accettare che non hanno più valore o che hanno un valore negativo (a causa dei costi di mantenimento) per la azienda può essere un boccone duro da ingoiare e questo non impressionerà il direttore finanziario o il consiglio di amministrazione.

L’investimento iniziale in questi articoli è già stato perso e continuare a lasciarli occupare spazio in magazzino non farà altro che aggravare queste perdite.

Si tratta di un esempio di “fallacia dei costi irrecuperabili”, per cui sbarazzarsene è la scelta più conveniente.

Per fortuna, questo articolo ti insegnerà come alzarti dalla tela e uscire vincitore.

Ti fornirà i trucchi utilizzati da migliaia di aziende di successo in tutto il mondo.

Ti aiuterà a mettere a punto la strategia di inventario. A prendere il controllo dell’assortimento. E ad affrontare i problemi con i fornitori, il tutto eliminando l’eccesso di stock!

Ma prima di continuare, sappia che non è una cosa facile da fare. Per vincere questa battaglia si deve avere il coraggio di farlo. Bisogna allenarsi ed essere pronti a incassare qualche danno lungo il percorso. E come ti diranno la maggior parte degli esperti, non si può prendere molto dagli altri.

A un certo punto si tratta di te. Quel momento è adesso. Perciò, rimboccati le maniche e parli di strategia.

Di chi è la colpa dell’eccesso di scorte?

Forse non è utile per l’armonia dell’ufficio iniziare a puntare il dito. Dopotutto, quando le cose vanno male, è meglio dedicare il proprio tempo a trovare soluzioni invece di attribuire colpe.

Detto questo, se si capisce meglio perché ci si trova in questa situazione, le soluzioni potrebbero arrivare più rapidamente.

E l’eccesso di stock è un bel guaio.

È quindi colpa del team della supply chain? Forse è la cosa più sensata? Sono responsabili degli acquisti.

Forse la Finanza avrebbe potuto intervenire? O il team di pianificazione della domanda? O il CEO? Non è questo il compito della C-suite?

Purtroppo, se sei dirigente, ci sono brutte notizie. Perché questa situazione ricade quasi certamente sulle tue spalle.

La dirigenza ha determinato se il prodotto fosse o no disponibile in magazzino, la strategia di approvvigionamento e i livelli di servizio target. E questi tre elementi sono fattori critici.

Ma lasciamo perdere il gioco delle colpe e proponiamo un rimedio per evitare che questo accada di nuovo.

Come eliminare l’eccesso di scorte:

Per risolvere il problema delle eccedenze di magazzino, abbiamo delineato 8 semplici passaggi per aiutarti a eliminare l’eccesso di scorte che frenano la attività.

Seguendo questi consigli, sarai in grado di ridurre al minimo i costi di inventario e di liberare il capitale circolante, il che sarà musica per le orecchie del direttore finanziario!

8 passi per eliminare “senza dolore” l’eccesso di stock:

Passo 1: capire l’entità del problema

Poiché è il luogo in cui viene investita un’enorme quantità di capitale, è probabile che il valore delle scorte sia il primo punto in cui il problema dell’eccesso di stock si è manifestato.

Un forte aumento del valore dovrebbe far suonare un campanello d’allarme.

Ma molti fanno fatica a vedere oltre il valore delle scorte. E senza segmentare il valore delle singole scorte, è impossibile distinguere i problemi dalle opportunità.

E questo lascia un problema più grande: la maggior parte non ha idea di quanto eccesso di stock abbia in realtà.

• Le scorte in possesso rappresentano un problema a breve termine, sarà risolto da prodotti in rapida evoluzione?
• Oppure si tratta di scorte che non sono state vendute per un periodo considerevole?

Il valore delle scorte senza analisi è irrilevante

Ed ecco alcuni calcoli che vale la pena fare…

1. Valore dell’inventario vs. rotazione delle scorte
2. Valore delle scorte per fase del ciclo di vita del prodotto
3. Valore delle scorte per gruppo o classificazione di prodotti
4. Giorni di stoccaggio

Una volta ottenute le risposte a questi calcoli, sarai molto più in grado di capire quanto sia un problema il magazzino traboccante. Senza di esse, stai fischiando al vento.

Passo 2: Definire ciò che è importante

Una volta che si sa quali eccessi di stock sono un problema e quali un’opportunità, è molto più facile capire come è sorto il problema.

Naturalmente l’attenzione deve essere rivolta ai prodotti più importanti.

E assicurarci che le priorità siano chiare aiuterà ad affinare la attenzione. Questo viene definito come livelli di servizio. E sono guidati dal management.

I livelli di servizio riguardano il tempo, il denaro e lo spazio che stanno dietro alle decisioni aziendali. La tua azienda, come tutte le altre, avrà una capacità limitata in questo senso.

Se i tuoi obiettivi di livello di servizio sono precisi, ti assicurerai che l’investimento (in denaro, tempo o spazio) si concentri sui prodotti su cui fai più affidamento.

“Come faccio a sapere quali sono i prodotti più importanti?”

Se non lo sai già, è ora di scoprirlo. E il semplice “numero di vendite” non è la strada giusta. Non si vuole attribuire erroneamente importanza a un prodotto leader di perdita.

È necessario definire il loro valore per l’azienda.

Bisogna pensare ai ricavi per SKU. Contributo al margine per SKU. Numero di clienti per SKU. Numero di ordini per SKU. Percentuale di profitto per SKU.

Tutti questi dati ci daranno una comprensione molto più chiara del portafoglio.

Passo 3: Analizzare spesso i livelli di servizio

È importante ricordare che non stiamo solo cercando di risolvere il problema dell’eccesso di stock, ma anche di evitare che il problema si ripresenti in futuro.

E per farlo, dobbiamo instaurare delle buone abitudini. Una di queste buone abitudini è l’analisi continua dei livelli di servizio.

Per loro stessa natura, i livelli di servizio sono incredibilmente difficili da misurare. Ma questa non è una scusa per ignorarli. Semmai è un segno che bisogna concentrarsi ancora di più su di essi.

Se i costi della supply chain sono in aumento, i clienti si lamentano o si rivolgono altrove, gli obiettivi aziendali sono cambiati o semplicemente si fa fatica a raggiungere gli obiettivi… è ora di analizzare i livelli di servizio.

Ma fai in modo che questo avvenga regolarmente. Non aspettare che si verifichi una di queste situazioni, perché è molto più improbabile che si verifichi.

Passo 4: Ripensare la strategia di stoccaggio

La dura realtà per la maggior parte delle aziende è che la strategia di stoccaggio è fuori controllo. Manca di chiarezza e di logica. Di conseguenza, l’azienda inverte gli investimenti nei prodotti sbagliati e i livelli di eccesso di stock aumentano vertiginosamente.

Passo 5: controllare il ciclo di vita dei prodotti

Se non conosci le fasi del ciclo di vita di un prodotto, studia l’immagine qui sotto. Salvala sul desktop. Stampala. Mettila sul frigorifero.

Mettila in qualsiasi posto che ti aiuti a memorizzarla.

 

 

Pensa ora alla fase più probabile che porta a un eccesso di scorte.

A prima vista, la “fase di eliminazione graduale” sembra la più probabile. Il prodotto viene eliminato gradualmente per un motivo, quindi è naturale aspettarsi un eccesso.

In realtà, l’eccesso può verificarsi in qualsiasi fase. E ogni fase porta con sé le proprie sfide.

Ecco alcune domande da porsi per ogni fase…

La fase di riflessione

• Quante quantità di un determinato prodotto dovresti acquistare con l’ordine iniziale?
• Da quale fornitore devi rifornirti?
• Se sbagli, fallirai al lancio. Se lo fai bene, avrai la quantità perfetta di scorte. Ma qual è la quantità perfetta?

La fase di introduzione

• How much of a particular product should you buy with the initial purchase order?
• From which supplier should you source your products?

Get this wrong and you’ll fail on launch. Get it right and you’ll have the perfect amount of stock. But how much is the perfect amount?

La fase di crescita

Sai di aver bisogno di più scorte, ma non sai quante. Finora ti sei basato su congetture, informazioni di mercato e stime. Se stai cercando di crescere, un numero insufficiente di azioni semplicemente non va bene.

• Dovresti ancora utilizzare modelli qualitativi? Ora che hai più dati, devi usarli. Adattati a un modello quantitativo.
• Quali sono gli aumenti previsti della domanda e come influiranno sui livelli di scorte esistenti?

La fase di maturità

I picchi vertiginosi della crescita potrebbero essere giunti al termine, ma individuare la fase di maturità è metà della battaglia.

A un certo punto si verificherà una differenza tra le vendite previste e quelle effettive. Quando accadrà? È quasi impossibile da prevedere. Quindi stai attento e pronto ad adeguare rapidamente i livelli di servizio.

La fase di declino

Così come è possibile prevedere la crescita dall’introduzione, la fase di declino segue uno schema simile, ma al contrario.

Naturalmente è necessario armarsi contro l’obsolescenza, per evitare di accelerare notevolmente questa fase. Ma l’eccesso di stock diventa tanto più probabile quanto più si è privi di previsioni accurate.

Almeno in questo caso si dispone del maggior numero di dati possibili in ogni fase del processo.

Top Tip: la strategia di inventario deve essere in linea con la rispettiva fase del ciclo di vita del prodotto. Leggik la nostra guida alla gestione del ciclo di vita del prodotto.

Speriamo che questo blog ti aiuti a garantire che le tue tattiche siano all’altezza.

Passo 6: razionalizzare l’assortimento

Piuttosto che cercare di razionalizzare l’opportunità di eliminare un prodotto dall’assortimento, è molto più semplice analizzare le decisioni per mantenerlo.

Ci sono molte domande che puoi porti a te stesso, o a chi è più esperto, per ottenere una buona risposta anche a questo.

Per una panoramica completa, consulta questo articolo sulla pianificazione dell’assortimento. Ma pensa a…

• Quanto sono regolari le vendite?
• Quanti ricavi vengono realizzati per articolo?
• E quanto di questo è il profitto?
• La clientela è ampia o ristretta?
• Si possono offrire alternative?

Per un’analisi più accurata, prova a utilizzare l’indice di inventario.

Se un prodotto ha una valutazione inferiore a 35/100, semplicemente non dovresti rifornirlo.

Ma l’indice di stoccaggio deve essere personalizzato e adeguato all’azienda nel suo complesso.

La definizione dei parametri dipende dall’importanza di ciascun attributo. Ad esempio, se sei un nuovo marchio, il numero totale di nuovi clienti potrebbe essere un fattore importante.

Se è fondamentale che l’azienda rimanga ricca di liquidità, il fatturato deve essere fortemente ponderato.

Se invece si tratta di un marchio affermato con clienti fedeli, il numero di clienti A dovrebbe essere fondamentale. Ecco un esempio di un prodotto valutato su 100…

Una volta che hai una valutazione per ogni prodotto dell’assortimento, è molto più facile definire se deve essere tenuto in magazzino o meno.

Passo 7: Contestare le scarse prestazioni dei fornitori

Le scarse prestazioni dei fornitori ti saranno fin troppo familiari negli ultimi tempi. Elementi esterni di grande portata, come le pandemie globali, creano problemi ineluttabili e spostano la colpa dal fornitore.

Tuttavia, non tutti i fornitori sono uguali. E dato il costo potenziale per la tua azienda di prestazioni scadenti da parte dei fornitori, è necessario agire.

Ma prima di agire, è necessario effettuare un benchmark. Ecco alcune misure a cui potresti pensare:

L’indice on time-in-full

L’indice on time-in-full (OTIF) è un buon punto di partenza e spesso è il KPI più comune.

In parole povere, se la quantità di ordini completi consegnati in tempo è inferiore a quella stimata, si richiede una revisione.

Variazione del lead time

Che differenza fa un giorno. Sia per te che per i clienti. Per questo motivo, una differenza di lead time tra la consegna prevista e quella effettiva è una situazione che può essere critica.

Ovviamente, prima di lanciarti in una conversazione difficile, pensi a quanto questo fornitore sia cruciale per la tua attività e all’entità del problema.

Se si tratta di un fornitore principale e di una sola spedizione andata male, probabilmente è meglio una conversazione costruttiva che la cancellazione del contratto.

Passo 8: ripulire i dati anagrafici dei fornitori

Per contestare correttamente un fornitore, un team della supply chain o persino il management di alto livello, sono necessari i dati.

Ma, a dire il vero, senza dati provenienti da ogni parte dell’azienda è impossibile prendere buone decisioni.

I fornitori, clienti e concorrenti sono stati tutti stravolti nel recente passato. Alcuni risentiranno ancora dei vincoli della supply chain globale.

Ma altri non lo faranno.

E come abbiamo già detto, non tutti i fornitori sono uguali.

Qualcuno dei tuoi fornitori ha chiuso le fabbriche? Hanno intenzione di tornare al “business as usual”? E se sì, quando accadrà?

Che tipo di tempi di consegna saranno ora comuni?

L’informazione è potere. E conoscere le capacità dei fornitori ti aiuterà ad analizzare il loro valore.

Assicurati di raccogliere informazioni e di aggiornare i sistemi in modo rapido e frequente.

Ecco un articolo dei master data dei fornitori.

Passo 9: collaborare con passione

Più informazioni ha il tuo fornitore, più è facile per lui soddisfare le richieste future.

Lo stesso vale per i clienti. Quanto meglio si comprendono le loro esigenze di inventario, tanto meno è probabile che le soluzioni di eccesso di stock funzionino.

Dopo tutto, è molto meno probabile che ti lascino nei guai con ordini a sorpresa, richieste di volumi fuori dall’ordinario o modelli di ordini irregolari.

La parte difficile è però quella di stabilire quali informazioni debbano essere condivise tra te, i tuoi fornitori e i clienti.

Condividerle richiede uno sforzo dedicato, ma potrebbe sbloccare rapidamente prestazioni migliori nella azienda.