Ottimizzazione delle scorte: una guida pratica

In apparenza, si tratta semplicemente di ordinare la giusta quantità di scorte al momento giusto.

Il “quando” e il “quanto” sono i due punti chiave.

La parte “quando” del puzzle è guidata dal costo dell’inventario rispetto al rischio di esaurimento delle scorte. E il “quanto” è definito dai costi di magazzino rispetto ai costi degli ordini.

Semplice allora?

Non proprio.

L’ottimizzazione di questi elementi può avere un aspetto diverso a seconda della prospettiva

Finanza, Vendite, IT, Acquisti, Logistica hanno tutti un punto di vista diverso sul modo corretto di ottimizzare le scorte, e anche su come si presenta l’ottimizzazione. 

Il reparto finanziario potrebbe voler considerare i costi di capitale e assicurarsi che l’obsolescenza sia presa in considerazione. 

Le vendite vogliono buoni margini e clienti soddisfatti. 

E il team IT? Probabilmente vuole solo la pace e dormire la notte. 

Quindi, chi si assume la responsabilità?

Molte aziende non conoscono la risposta. Di conseguenza, si ritrovano con una situazione di inventario non solo non ottimizzata, ma totalmente squilibrata. 

Cosa è l’ottimizzazione delle scorte?

Il comportamento dei clienti cambia costantemente. 

Gli assortimenti si evolvono. I modelli di domanda fluttuano. E l’offerta non è mai stabile. 

È quindi essenziale regolare i livelli di inventario al ritmo del mercato. Se i livelli non corrispondono alle aspettative dei clienti, non passerà molto tempo prima che ci si chieda dove sia andato tutto storto. 

È fondamentale fermarsi regolarmente e rivalutare i processi che dovrebbero garantire una gestione efficace delle scorte. Per esempio: 

• L’inventario ha la consapevolezza strategica che merita? 
• Quali articoli devono essere stoccati? E perché? 
• Di quanti articoli si ha bisogno, per evitare di rimanere a corto di scorte e perdere vendite? 
• Esistono principi solidi per tenere sotto controllo l’inventario? 

Per garantire che l’inventario offra vantaggi competitivi tangibili, queste sono domande che non si possono ignorare. 

Gli ingredienti per un’efficace ottimizzazione delle scorte

Una buona ottimizzazione delle scorte garantisce la disponibilità delle merci giuste nella giusta quantità e con il giusto turnover. 

Tuttavia, concentrandosi sulle 5 aree di seguito elencate, si potrà costruire un processo di ottimizzazione delle scorte ancora più efficace dal punto di vista dei costi. Un processo che lo trasformerà da buono a ottimo. 

Previsione della domanda

Previsioni affidabili creano una base affidabile per tutte le decisioni. Sia che si tratti di assortimenti, volumi di acquisto o scorte di sicurezza. 

I dati storici sono spesso utilizzati in combinazione con le conoscenze sui fatturati delle scorte, sui livelli attuali degli ordini e sulle aspettative per le vendite future. 

Ma è importante chiedersi se i processi di previsione esistenti siano aggiornati. 

Inoltre, la qualità delle previsioni è soddisfacente? Spesso, anche con sforzi modesti, si individuano rapidamente le possibilità di miglioramento. 

Top tip: Vuoi ottenere un quadro più chiaro della domanda? Consulta la nostra guida alla pianificazione della domanda e scopri come aumentare l’accuratezza delle previsioni oggi stesso. 

Master Data

I processi di un’azienda sono validi solo quanto i dati su cui si basano. 

Dati scadenti portano a decisioni sbagliate. 

E decisioni sbagliate significano eccessi costosi, scorte paralizzanti e clienti arrabbiati. Non è una buona notizia, indipendentemente dal reparto in cui si opera. Quanto spesso vengono rivalutati i master data dell’inventario? 

Il sistema prevede i giusti tempi di consegna? Le quantità minime d’ordine dei fornitori sono aggiornate? Le regole sui livelli di servizio e i livelli di sicurezza delle scorte sono adeguati? 

Top tip: è facile dimenticarsi di questa componente critica del processo decisionale sull’ottimizzazione delle scorte. Per assicurarsi che tutti i parametri siano in ordine, è disponibile la nostra guida passo-passo per il successo dei master data! 

Competenze umane

Purtroppo, per alcuni, gli esseri umani giocano un ruolo fondamentale nel rendere l’ottimizzazione delle scorte una realtà. 

Pertanto, è fondamentale che il personale sappia quali leve deve azionare. La creazione di una visione d’insieme e di una comprensione comune dei flussi di lavoro dell’inventario non è quindi facoltativa. Tutti i soggetti coinvolti devono avere conoscenze sufficienti. 

È inoltre essenziale che i ruoli e le responsabilità della supply chain siano chiaramente definiti. 

• Chi è il proprietario dei master data? 
• Chi è responsabile dell’accuratezza delle previsioni? 
• Chi determina in ultima analisi il livello di servizio? 

Senza le giuste conoscenze e responsabilità, l’intero processo di ottimizzazione delle scorte potrebbe essere ostacolato da errori e inefficienze. 

Gestione delle relazioni

La prossima area che contribuisce al successo dell’ottimizzazione delle scorte è la gestione delle relazioni con i clienti e i fornitori. 

Nessuna catena è più forte del suo anello più debole. 

La comunicazione e la condivisione delle informazioni sono fondamentali per prendere decisioni efficaci. E per intraprendere azioni correttive quando l’offerta non si allinea con la domanda. 

Supporto software

L’ottimizzazione delle scorte richiede in genere tonnellate di dati e centinaia di algoritmi. 

Ma queste non sono informazioni utili se ci si trova nel bel mezzo di una battaglia con un fanatico dei fogli di calcolo. Qualcuno che cerca di fornire informazioni rilevanti per le decisioni attraverso un processo manuale e deprimente. Ma se a questo si aggiunge uno strumento macchinoso, la strada verso il disastro si fa breve. 

Per prendere buone decisioni in materia di inventario, i processi di inventario devono essere supportati dagli strumenti giusti. 

Top tip: oltre 1500 aziende in tutto il mondo si affidano dal nostro software di ottimizzazione dell’inventario. Scopri come Slim4 può aiutarti a prendere il controllo del tuo inventario.  

 

 

5 passi per navigare nel viaggio dell’ottimizzazione delle scorte.

Abbiamo parlato dei prerequisiti per un’ottimizzazione delle scorte di successo. Ma quali sono i passi da seguire per realizzare i guadagni della supply chain? 

Questa sezione è come una ricetta per il successo. Naturalmente, la prova è nel budino. Ma non si può cucinare una torta senza rompere qualche uovo! 

Ecco i passi fondamentali da compiere: 

1. Ripulire l’obsolescenza 
2. Determinare la composizione dell’inventario 
3. Definire il controllo delle priorità 
4. Calcolare l’inventario ottimale per articolo 
5. Ottimizzazione dei costi logistici 

 

1. Ripulire l’obsolescenza

Come in molti viaggi della vita, il primo passo è accettare di avere un problema. Nel contesto dell’ottimizzazione delle scorte, ciò significa riconoscere che si stanno conservando scorte di cui probabilmente non si ha bisogno. 

Analizzare quali prodotti del nostro assortimento sono obsoleti è la priorità assoluta. Questo ci darà spunti di riflessione immediata e ci aiuterà anche nella pianificazione a lungo termine. 

Da queste decisioni è possibile “ripulire” il magazzino. Cosa rimane? Cosa viene spedito nell’abisso? 

Il doppio controllo dei parametri in base ai quali prendete queste decisioni ci darà la certezza di fare le mosse giuste in ogni fase. 

Inoltre, ci si assicurerà di fornire all’azienda impostazioni accurate per evitare acquisti errati di scorte future. 

Si può quindi individuare un mix di articoli nuovi, maturi e a fine vita. 

2. Determinare la composizione delle scorte

Non tutte le scorte sono uguali. 

Quindi, quale forma dovrebbe assumere la composizione dell’inventario? Quanti articoli nuovi bisogna tenere? Quali riserve dovrebbero essere previste per gli articoli sempre presenti e ben venduti? E su cosa si possono ridurre le perdite? 

L’ottimizzazione delle scorte consiste nel mettere a punto ciò che è possibile. La tabella seguente mostra quali tipi di scorte è opportuno modificare e quali invece è meglio lasciare invariate. 

Scorte fisse 

Le scorte fisse sono la costante dell’inventario. La linea di base. I prodotti sempre presenti. È possibile che per contratto ci sia l’obbligo di tenere queste scorte. Pertanto, le mani sono legate. Probabilmente non sarebbe possibile ridurle di molto, anche se si volesse. 

Azioni strategiche 

Le scorte strategiche servono a sfruttare le condizioni di mercato. 

Forse il fornitore ci ha proposto un’offerta a cui non si poteva dire di no e si è deciso consapevolmente di acquistare in anticipo tutte le scorte necessarie per l’anno successivo. 

Forse si è tenuto un livello speciale di scorte per conquistare quel nuovo cliente che gli addetti alle vendite stavano inseguendo. 

In ogni caso, la decisione è stata presa. E le scorte si trovano ora nel magazzino. 

Scorte introduttive 

Questi sono gli articoli su cui si è deciso di puntare. 

Forse è possibile fare qualche analisi intelligente per capire quanto si potrebbe vendere. Ma, in definitiva, questo stock è qui per dare il via alle attività. Una volta che si dispone di dati di vendita reali su cui lavorare, si può iniziare a ottimizzare questi prodotti. 

Azioni in pipeline 

Questo è lo stock che si sta muovendo. L’ordine è stato piazzato; lo stock potrebbe anche essere in acqua. 

Ovviamente, se l’ordine sta già attraversando il Canale di Panama, probabilmente non ci sono più opzioni. Ma se l’ordine è ancora presso il fornitore, si potrebbe essere in grado di posticiparlo o di accelerarlo in modo che arrivi prima nel magazzino. 

Scorte errate 

Tutti commettono errori. Alcuni più di altri. Le scorte sbagliate non avrebbero mai dovuto essere ordinate. Ma ora bisogna fare qualcosa. 

Per fortuna, le scorte errate hanno già una strategia associata. Di solito si tratta di un inceneritore. (Si noti che possono essere disponibili altre opzioni più ecologiche). 

Dimensione dei lotti e scorte di sicurezza 

Finalmente un inventario che si può ottimizzare in modo adeguato! 

Le dimensioni dei lotti e le scorte di sicurezza sono due categorie su cui si può e si deve influire. 

Tuttavia, una delle cause principali dell’eccesso di scorte è che le scorte di sicurezza e la quantità degli ordini sono viste come numeri statici. Non è così. 

La quantità ordinata o prodotta dipende naturalmente dalla quantità minima d’ordine o MOQ del fornitore. 

3. Definire il controllo delle priorità

E farlo senza incidere sulla disponibilità e quindi sui livelli di servizio per i tuoi clienti più fedeli. 

Il signor Vilfredo Pareto entra in scena da sinistra. 

La regola dell’80-20 si applica a molte relazioni di causa ed effetto. E non sarà diverso per la tua azienda quando andrai a scavare nei dati. 

Quale 20% determina l’80% del tuo fatturato? O l’80% degli ordini? O l’80% delle scorte? 

Per scoprirlo, basta effettuare un’analisi XYZ, dove X è il fattore più importante e Z quello meno. 

Questo aiuterà a capire quale 20% degli articoli determina l’80% del fatturato e, ad esempio, il margine. 

Top Tip: Una buona analisi dell’assortimento può rivelare alcuni dati sconvolgenti sullo stato del tuo inventario. Ecco alcuni consigli pratici per condurre un’analisi ABC del tuo assortimento. 

4. Calcolare l’inventario ottimale per articolo 

C’è un famoso detto, di autore ignoto, che afferma che bisogna preoccuparsi solo delle cose che si hanno sotto controllo. 

Tutto ciò che non è sotto il nostro controllo non vale la pena di essere preso in considerazione, perché le possibilità di influenzare il risultato sono comunque scarse. 

Sebbene sia un’intenzione ammirevole quella di coprire il più possibile i rischi dell’azienda, alcune cose saranno sempre al di fuori del tuo controllo. 

Ad esempio, una tempesta di neve che improvvisamente influisce sui tempi di consegna. 

O un’altra pandemia. O un altro disastro politico, per quanto tristemente prevedibile. 

La chiave per calcolare l’inventario ottimale per articolo è bilanciare il più possibile l’offerta con la domanda. 

Quando è il momento ottimale per la nostra azienda per acquistare? 

Se si ordina troppo presto, si mettono a dura prova i limiti dell’azienda. Si occupa più spazio e si consuma più capitale. Sarai meno agile di fronte ai cambiamenti del mercato e metterai l’azienda in difficoltà. 

Ordinando troppo tardi, invece, si espone l’azienda a un rischio. Si potrebbe perdere la clientela a breve termine e potenzialmente danneggiare la posizione del marchio a lungo termine. 

Si dovrebbe fare un reverse engineering dei livelli di inventario a partire dalle previsioni della domanda futura. È molto più facile prendere decisioni se la domanda è stabile. 

 

 

Se la domanda assomiglia al grafico qui sopra, è abbastanza facile calcolare la copertura delle scorte di base. E allo stesso tempo assicurarsi di avere scorte di sicurezza per coprire lo scenario migliore. 

La domanda che assomiglia al grafico qui sotto, tuttavia, è molto più difficile da prevedere e coprire con le scorte. 

 

 

Conoscere le vendite medie, il MOQ, i tempi di consegna, le scorte attuali e le scorte di sicurezza di un articolo non ci fornisce dati sufficienti per prendere decisioni incisive. 

È necessario disporre di informazioni sull’andamento della domanda. È necessario comprendere il profilo della domanda. È necessario comprendere le tendenze emergenti. 

Bisogna identificare i fattori di rischio noti dal lato della domanda. E infine bisogna proteggersi dai fattori di volatilità della domanda che non si possono controllare. 

Solo a questo punto è possibile iniziare a pianificare un inventario ottimizzato. 

5. Ottimizzare i costi della logistica 

Le scorte di magazzino sono disponibili per garantire l’evasione degli ordini? 

In caso contrario, è possibile ordinarlo in tempo? Quali costi aggiuntivi potrebbero derivarne? Ordinare con un deliverty lead time più breve avrà un impatto sui costi dell’intera azienda? La mancanza di scorte creerà maggiori disagi? E in entrambi i casi, l’aumento dei costi è coperto dal margine di vendita? 

È assolutamente necessario comprendere le implicazioni della detenzione o della non detenzione di scorte. 

Che effetto ha sull’azienda in generale? 

È chiaro l’impatto che la detenzione o meno di scorte ha sull’azienda? Avere un magazzino è fantastico. Ma se è pieno di prodotti che non servono e che non serviranno mai, questo comporta un costo inutile. 

Riempirlo con prodotti di cui si ha bisogno è un’opportunità. 

Slim4 > ERP ed Excel

L’ottimizzazione delle scorte è semplice (almeno in teoria), ma ciò non significa che non sia facile. 

Pertanto, affidarsi a metodi semplicistici per fare analisi complicate non è la scelta migliore. Infatti, utilizzare il sistema ERP o addirittura Excel per prendere decisioni complesse è più probabile che ci lasci con più domande che risposte. 

Domande come: “Dove abbiamo sbagliato?”. O “perché il nostro profitto effettivo è così inferiore a quello previsto?”. 

Se si vende un solo prodotto, a un flusso costante di clienti regolari che non hanno mai fluttuazioni nella domanda, probabilmente Excel va bene. Ma credo che non sia questo il caso. 

Se la tua attività è più complessa, hai bisogno di un prodotto più robusto. Un prodotto efficiente, trasferibile, riproducibile e scalabile. 

Hai bisogno di Slim4. 

Puoi testarlo.

Non fidarti solo della nostra parola. Segui i passi che proponiamo di seguito e verifica se i tuoi attuali strumenti di inventario sono all’altezza del compito. 

Utilizzando il software attuale, seleziona 5 articoli dal tuo assortimento e invita 3 pianificatori a modificare i seguenti parametri: 

• Aumentare il lead time di un mese. 
• Aumentare il livello di servizio del 97%. 
• Aumentare manualmente le previsioni di vendita del 20%. 

Chiedi di vedere qual è l’impatto e quanto si dovrebbe ordinare per i 5 articoli. 

Poi vedi quanto tempo impiega a fare questi calcoli e quanti clic sono necessari. È un processo efficiente? 

I risultati sono trasferibili? Quante risposte sono le stesse? 

Le risposte sono riproducibili? Chiedi se sono in grado di ripetere l’operazione il giorno successivo e, soprattutto, di ottenere le stesse risposte. 

Infine, è un processo scalabile? Chiedi al tuo team di cosa avrebbero bisogno per personalizzare altri 200 articoli. 

Potrebbe sembrare un esercizio inutile e i risultati potrebbero confermare questa opinione, ma il pensiero alla base di questa strategia ti porterà molto lontano dall’ottimizzazione delle scorte. Inoltre, evidenzia la forza di strumenti come Slim4 nel rendere il processo semplice come un clic su un pulsante. 

Per scoprire la solidità della nostra piattaforma e i vantaggi che la tua azienda potrebbe trarre, rivolgiti a uno dei nostri esperti.