Un ghid pragmatic pentru optimizarea stocurilor

Sam Phipps

Ultima actualizare: February 27, 2024 | 4 min

Optimizarea stocurilor pare un lucru ușor de realizat

La prima vedere, este vorba pur și simplu de a comanda cantitatea potrivită de stoc la momentul potrivit.

“Când” și “cât de mult” sunt cele două aspecte cheie.

Partea “Când” a puzzle-ului este ghidată de costul stocurilor față de riscul de a rămâne fără stocuri. Iar “cât” este definit de costurile de stocare versus costurile de comandă.

Simplu atunci?

Nu chiar.

Optimizarea acestor elemente poate avea un aspect diferit în funcție de perspectiva dumneavoastră.

Finanțele, Vânzările, IT, Achizițiile, Logistica vor avea cu toții o perspectivă unică asupra modului corect de optimizare a stocurilor și chiar asupra modului în care arată optimizarea.

Este posibil ca departamentul dvs. financiar să dorească să analizeze costurile de capital și să se asigure că se ia în considerare obsolescența.

Vânzările vor marje bune și clienți mulțumiți.

Și cum rămâne cu echipa dumneavoastră IT? Ei bine, probabil că își doresc doar liniște și să doarmă noaptea.

Așadar, cine își asumă responsabilitatea?

Multe companii nu știu răspunsul la această întrebare. În consecință, ele rămân cu o situație de stoc care nu numai că nu este optimizată, dar este și total dezechilibrată.

New call-to-action

Ce este optimizarea stocurilor?

Comportamentul clienților se schimbă în mod constant.

Sortimentele evoluează. Tiparele cererii fluctuează. Iar oferta nu este niciodată stabilă.

Acest lucru înseamnă că este esențial să vă adaptați cu precizie nivelul stocurilor la ritmul pieței. Dacă nivelurile dvs. nu corespund așteptărilor clienților, nu va trece mult timp până când vă veți întreba unde a fost greșit totul.

Este esențial să vă opriți și să reevaluați în mod regulat procesele care ar trebui să asigure o gestionare rentabilă a stocurilor. De exemplu.

  • Are stocul dvs. conștientizarea strategică pe care o merită?
  • Știți ce articole trebuie să fie stocate? Și de ce?
  • Știți de ce cantitate din fiecare produs aveți nevoie, pentru a evita epuizarea stocurilor și pierderile de vânzări?
  • Aveți principii solide pentru a vă ține stocul sub control?

Pentru a vă asigura că stocul dumneavoastră oferă avantaje competitive tangibile, acestea sunt întrebări pe care nu vă puteți permite să le ignorați.

Ingredientele pentru o optimizare eficientă a stocurilor

O “bună gestionare a stocurilor” asigură că bunurile potrivite sunt disponibile în cantitatea potrivită, cu o rotație corectă a stocurilor.

Cu toate acestea, concentrați-vă pe cele 5 domenii de mai jos și veți construi un proces de gestionare a stocului și mai eficient din punct de vedere al costurilor. Unul care îl transformă din bun în excelent.

Inventory Optimisation Recipe

Prognoza cererii

Previziunile fiabile creează o bază de încredere pentru toate deciziile. Fie că este vorba de sortimente, de volumul de achiziții sau de stocurile de siguranță.

Datele istorice sunt adesea utilizate în combinație cu cunoștințele despre fluctuația stocurilor, nivelul actual al comenzilor și așteptările privind vânzările viitoare.

Dar este important să ne întrebăm dacă procesele de prognoză existente sunt actualizate.

În egală măsură, este calitatea previziunilor satisfăcătoare? Adesea, chiar și cu eforturi modeste, se identifică rapid șansele de îmbunătățire.

Sfat de top: Doriți să obțineți o imagine mai clară a cererii? Consultați ghidul nostru privind planificarea cererii și aflați cum puteți spori precizia previziunilor astăzi.

Date de bază

Procesele unei companii sunt la fel de bune ca și datele pe care sunt construite.

Datele slabe duc la luarea unor decizii proaste.

Iar deciziile proaste înseamnă excese costisitoare, epuizări de stoc și clienți furioși. Acestea nu sunt vești bune, indiferent de departamentul din care faceți parte.Așadar, cât de des sunt reevaluate datele de bază ale stocului dumneavoastră?

Aveți termenele de execuție corecte în sistem? Cantitățile minime de comandă ale furnizorilor dumneavoastră sunt actualizate? Normele privind nivelurile de servicii și nivelurile stocurilor de siguranță sunt adecvate?

Sfat de top: Este ușor să uitați de această componentă critică a procesului de optimizare a stocurilor. Asigurați-vă că toți parametrii dvs. sunt în ordine cu ghidul nostru pas cu pas pentru succesul datelor de bază!

Competențe umane

Din păcate, pentru unii, oamenii joacă un rol esențial în transformarea optimizării stocurilor într-o realitate.

Prin urmare, este vital ca oamenii dumneavoastră să știe ce pârghii trebuie să folosească. Prin urmare, crearea unei imagini de ansamblu și a unei înțelegeri comune a fluxurilor de lucru ale stocului nu este opțională. Toți cei implicați trebuie să aibă cunoștințe suficiente.

De asemenea, este esențial ca rolurile și responsabilitățile lanțului de aprovizionare să fie clar definite.

  • Cine deține datele de bază?
  • Cine este responsabil pentru asigurarea exactității previziunilor?
  • Cine determină în ultimă instanță nivelul serviciului?

Fără cunoștințele și responsabilitatea corespunzătoare, întregul proces de gestionare a stocurilor ar putea fi împiedicat de erori și ineficiență.

Managementul relațiilor

Următorul domeniu care contribuie la optimizarea cu succes a stocurilor se reduce la modul în care sunt gestionate relațiile cu clienții și furnizorii.

Niciun lanț nu este mai puternic decât veriga sa cea mai slabă.

Comunicarea și schimbul de informații sunt esențiale pentru a lua decizii eficiente. precum și pentru a lua măsuri corective atunci când oferta nu se aliniază cu cererea.

Suport software

Optimizarea stocurilor necesită, de obicei, tone de date și sute de algoritmi.

Dar acestea nu sunt informații utile dacă vă aflați în mijlocul unei lupte cu un fanatic al foilor de calcul. Cineva care încearcă să ofere informații relevante pentru decizie printr-un proces manual și deprimant de lung. Dar combinați acest lucru cu un instrument greoi și acest lucru devine o cale rapidă spre dezastru.

Pentru a lua decizii bune în materie de stocare, procesele de stocare ar trebui să fie susținute de instrumentele potrivite.

Sfat de top: Peste 1500 de companii din întreaga lume se bazează pe platforma noastră de optimizare a lanțului de aprovizionare. Aflați cum Slim4, vă poate ajuta să preluați controlul asupra stocului dumneavoastră.

5 pași pentru a naviga în călătoria de optimizare a stocului.

Am vorbit despre premisele unei optimizări reușite a stocurilor. Dar care sunt pașii pe care trebuie să-i urmați pentru a vă realiza câștigurile din lanțul de aprovizionare.

Gândiți-vă la următoarea secțiune ca la o rețetă pentru succes. Bineînțeles, dovezile sunt în față. Dar nu poți face omletă fără să spargi câteva ouă!

Iată care sunt pașii de bază pe care va trebui să îi urmați:

  1. Curățarea obsolescenței
  2. Determinarea compoziției stocului
  3. Definirea controlului prioritar
  4. Calculați stocul optim pe articol
  5. Optimizarea costurilor logistice

Inventory Optimisation Steps

 

1. Curățarea de obsolescență

La fel ca în cazul multor călătorii în viață, primul pas este să accepți că ai o problemă. În contextul optimizării stocului, acest lucru înseamnă să recunoașteți că vă țineți de un stoc de care probabil nu aveți nevoie.

Analizarea produselor din sortimentul dumneavoastră care sunt depășite este prioritatea dumneavoastră principală. Acest lucru vă va oferi informații pe care să le luați în considerare imediat și, de asemenea, vă va ajuta la planificarea pe termen lung.

Puteți apoi să vă “curățați” depozitul de aceste decizii. Ce rămâne? Ce este trimis în abis?

Verificarea de două ori a parametrilor în funcție de care luați aceste decizii vă va oferi liniștea de a fi siguri că faceți mișcările corecte la fiecare pas.

De asemenea, vă veți asigura că furnizați setări exacte pentru a preveni achizițiile eronate în stocurile viitoare.

Astfel, apare o combinație de articole noi, mature și de sfârșit de viață.

2. Determinați compoziția stocului

Nu toate stocurile sunt create în mod egal.

Așadar, ce formă ar trebui să ia compoziția stocului dumneavoastră? Câte obiecte noi ar trebui să dețineți? Ce rezerve ar trebui să vă acordați pentru articolele mereu prezente și bine vândute? Și la ce vă puteți reduce pierderile?

Optimizarea stocului constă în reglarea fină a ceea ce puteți. Și, dacă vă uitați la tabelul de mai jos, puteți vedea ce tipuri de stocuri are sens să modificați și ce articole ar trebui să lăsați așa cum sunt.

Stoc fix

Stocul fix este constanta dvs., baza de referință. Produsele dvs. mereu prezente. Este posibil să fiți chiar obligat prin contract să păstrați acest stoc. Prin urmare, aveți mâinile legate. Probabil că nu prea ați putea să-l reduceți, chiar dacă ați vrea.

Stoc strategic

Acțiunile strategice sunt acolo pentru a profita de condițiile de piață.

Poate că furnizorul dumneavoastră v-a oferit o ofertă pe care nu ați putut să o refuzați și ați luat o decizie conștientă de a achiziționa în avans toate stocurile de care aveți nevoie pentru anul următor.

Poate că dețineți un nivel special de stocuri pentru a câștiga acel nou client pe care îl urmăresc vânzătorii dumneavoastră.

În orice caz, decizia a fost luată. Iar stocul respectiv se află acum în depozitul dumneavoastră.

Stoc de introducere

Acestea sunt articolele pe care ați decis să pariați.

Poate că puteți face o analiză inteligentă pentru a afla cât ați putea vinde. Dar, în ultimă instanță, această acțiune este aici pentru a începe să se miște. Odată ce veți avea la dispoziție date reale privind vânzările, veți putea începe să optimizați aceste produse.

Stoc uzual

Acesta este stocul care este în mișcare. Comanda a fost plasată; stocul ar putea fi chiar pe drum.

Bineînțeles, dacă comanda dvs. traversează deja Canalul Panama, probabil că nu mai aveți alte opțiuni. Dar dacă comanda se află încă la furnizor, este posibil să puteți să o amânați sau să o accelerați, astfel încât să ajungă mai repede în depozitul dumneavoastră.

Stoc greșit

Toată lumea face greșeli. Unii mai mult decât alții. Stocul incorect nu ar fi trebuit să fie comandat niciodată. Dar acum trebuie să faceți ceva în privința asta.

Din fericire, stocul incorect are deja o strategie asociată. În mod normal, aceasta se învârte în jurul incineratorului. (Vă rugăm să rețineți că pot fi disponibile și alte opțiuni mai ecologice!)

Dimensiunea lotului și stocul de siguranță

În sfârșit, un stoc pe care îl putem optimiza corespunzător!

Dimensiunea lotului și stocul de siguranță sunt două categorii asupra cărora puteți și ar trebui să aveți influență.

Cu toate acestea, o cauză majoră a suprastocului este faptul că stocul de siguranță și cantitatea comandată sunt considerate numere statice. Ele nu sunt.

Cantitatea pe care o comandați sau o produceți depinde, în mod natural, de cantitatea minimă de comandă sau MOQ pentru fiecare furnizor.

Sfat: Putem merge mai departe aici și să calculăm cantitatea economică a comenzii. Faceți clic aici pentru a afla mai multe despre cum puteți aplica formula EOQ pentru a găsi echilibrul perfect.

3. Definirea controlului prioritar

Principiul Pareto intervine atunci când ne gândim la definirea priorităților.

La fel cum “80% din bogăție este deținută de 20% din populație”, tot așa, în multe companii, 80% din vânzări sunt determinate de doar 20% din portofoliul de produse.

Nu toate produsele sunt create în mod egal. Și veți ști, fără să vă gândiți la asta, ce produse din sortimentul dvs. contribuie cu cea mai mare parte a marjelor dvs. de profit.

Dacă ați parcurs acest articol cu gândul la propria dvs. afacere, v-ați dat seama unde amenință să se evapore capitalul de lucru, cu ce stocuri puteți sau nu să vă jucați și, prin urmare, cunoașteți potențialul de economisire a capitalului de lucru.

Întrebarea care se pune acum este: cum ar trebui să optimizați stocurile pentru a obține această economie?

Și asta fără a afecta disponibilitatea și, prin urmare, nivelurile de servicii pentru clienții dvs. fideli.

Domnul Vilfredo Pareto intră din stânga scenei.

Regula 80-20 se aplică la multe relații de cauză și efect. Și nu va fi diferit în afacerea dvs. atunci când veți cerceta datele.

Care 20% determină 80% din cifra de afaceri? Sau 80% din liniile de comandă? Sau 80% din stocul dumneavoastră?

Pentru a afla, efectuați o analiză XYZ, X fiind cel mai important, iar Z cel mai puțin important.

Acest lucru va ajuta la obținerea unei informații despre care 20% din articole determină 80% din cifra de afaceri ȘI, de exemplu, marja.

Sfat de top: O bună analiză a sortimentului poate oferi informații șocante despre starea stocului dumneavoastră. Iată câteva sfaturi practice pentru a efectua o analiză ABC a sortimentului dumneavoastră.

4. Calculați stocul optim pentru fiecare articol

Există un proverb celebru, cu autor necunoscut, care spune că ar trebui să te îngrijorezi doar de lucrurile pe care le poți controla.

Orice altceva în afară de asta nu merită efortul, deoarece oricum există puține șanse de a influența rezultatul.

Deși este o intenție admirabilă să acoperiți cât mai mult posibil riscurile companiei, unele lucruri vor fi întotdeauna în afara controlului dumneavoastră.

Cum ar fi, de exemplu, o furtună de zăpadă care afectează brusc timpii de livrare.

Sau o altă pandemie. Sau un alt dezastru politic care să iasă în evidență, oricât de trist ar fi acesta.

Cheia pentru a calcula stocul optim pentru fiecare articol este de a echilibra cât mai bine oferta și cererea.

Când este momentul optim pentru ca afacerea dumneavoastră să cumpere?

Comandați prea repede și veți testa limitele companiei. Veți ocupa mai mult spațiu și veți utiliza mai mult capital. Veți fi mai puțin agil la condițiile de piață în schimbare și veți pune afacerea în dificultate.

Totuși, dacă comandați prea târziu, veți expune afacerea la riscuri. S-ar putea să pierdeți clienți pe termen scurt și, eventual, să afectați poziția pe termen lung a mărcii.

Ar trebui să faceți o inginerie inversă a nivelurilor de stoc din previziunile cererii viitoare. Este mult mai ușor să luați decizii dacă cererea este stabilă.

 

Inventory Optimisation Bar Chart

 

Dacă cererea dvs. seamănă cu graficul de mai sus, este destul de ușor de calculat pentru a vă asigura că sunteți acoperit pentru stocul de bază existent. În același timp, asigurați-vă că aveți un stoc de siguranță pentru a acoperi cel mai bun scenariu.

Cererea care seamănă cu graficul de mai jos, însă este mult mai dificil de prezis și de acoperit cu stocuri.

 

Inventory Optimisation Black Bar Chart

 

Cunoașterea vânzărilor medii, a cantității de vânzare, a termenului de livrare, a stocului curent și a stocului de siguranță pentru un articol nu vă oferă suficiente date pentru a lua decizii incisive.

Aveți nevoie de informații despre modelul cererii. Trebuie să înțelegeți profilul cererii. Trebuie să înțelegeți tendințele emergente.

Trebuie să vă identificați factorii de risc cunoscuți în ceea ce privește cererea. Și trebuie să vă protejați împotriva factorilor de volatilitate a cererii pe care nu îi puteți controla.

Numai atunci puteți începe să planificați un stoc optimizat.

5. Optimizarea costurilor logistice

Aveți stocul disponibil pentru a vă asigura că comenzile dvs. sunt îndeplinite?

Dacă nu, puteți să o comandați la timp? Ce costuri suplimentare ar putea genera acest lucru? O comandă cu un termen de livrare mai scurt va avea un impact asupra costurilor întregii activități? Faptul că nu aveți stocuri va crea perturbări mai mari? Și, în ambele cazuri, este costul crescut acoperit în marja de vânzare?

Este absolut imperativ să înțelegeți implicațiile deținerii sau nu deținerii de acțiuni.

Cum afectează aceasta afacerea în general?

Înțelegeți cum influențează compania faptul că dețineți sau nu acțiuni? A avea un depozit este grozav. Dar dacă acesta este plin de produse de care nu aveți nevoie și de care nu veți avea niciodată nevoie, acest lucru are un cost inutil.

Umplerea acestuia cu produse de care aveți nevoie este o oportunitate.

Slim4 > ERP și Excel

Optimizarea stocurilor este simplă (cel puțin în teorie), dar asta nu înseamnă că nu este ușoară.

Prin urmare, nu este cea mai bună opțiune să vă bazați pe metode simpliste pentru a face analize complicate. De fapt, utilizarea sistemului ERP sau chiar a Excel-ului pentru a lua decizii complexe are toate șansele să vă lase cu mai multe întrebări decât răspunsuri.

Întrebări de genul: “Unde am greșit?”. Sau “de ce profitul nostru real este mult mai mic decât profitul preconizat?”.

Dacă vindeți un singur produs, la un flux constant de clienți obișnuiți, a căror cerere nu fluctuează niciodată, Excel este probabil în regulă. Dar bănuiesc că nu este cazul.

Dacă afacerea dvs. este mai complexă decât atât, aveți nevoie de un produs mai robust. Unul care să fie eficient, transferabil, reproductibil și scalabil.

Aveți nevoie de Slim4.

New call-to-action

Puteți testa și acest lucru.

Nu ne credeți doar pe cuvânt. Urmați pașii de mai jos și vedeți dacă instrumentele dvs. actuale de stocare sunt la înălțimea așteptărilor.

Folosind software-ul actual, luați 5 articole din gama dvs. și invitați 3 planificatori să ajusteze următorii parametri:

  • Creșteți termenul de livrare cu o lună.
  • Creșteți nivelului de servicii la 97%.
  • Creșteți manual previziunile de vânzări cu 20%.

Cereți să vedeți care este impactul și cât ar trebui să comande pentru cele 5 articole.

Apoi, vedeți cât timp este nevoie pentru a face aceste calcule și câte clicuri sunt necesare. Este un proces eficient?

Sunt rezultatele transferabile? Câte dintre răspunsuri sunt aceleași?

Sunt răspunsurile reproductibile? Întrebați-i dacă pot face acest lucru din nou a doua zi și, cel mai important, dacă pot da aceleași răspunsuri.

Și, în cele din urmă, este un proces scalabil? Întrebați-vă echipa de ce ar avea nevoie pentru a personaliza încă 200 de articole.

Acest lucru poate părea un exercițiu inutil, iar rezultatele ar putea confirma această opinie, dar gândirea din spatele acestei strategii vă va ajuta să vă optimizați foarte mult stocul. Și, de asemenea, evidențiază puterea unor instrumente precum Slim4 de a face procesul la fel de ușor ca și cum ați da click pe un buton.

Pentru a afla cât de robustă este platforma noastră și cât de mult ar putea beneficia afacerea dumneavoastră, adresați-vă unuia dintre experții noștri.

New call-to-action

Întrebări frecvente despre optimizarea stocului

De ce este importantă optimizarea stocului?

Optimizarea stocurilor vă permite să reduceți capitalul de lucru și să vă îmbunătățiți nivelul de servicii fără a deține prea multe stocuri.

Cum optimizați stocul?

Optimizarea stocurilor presupune perfectarea unui echilibru între cerere și ofertă, evitând costurile ridicate de depozitare, precum și epuizarea stocurilor.

Care sunt cele 4 tipuri de control al stocului?

Patru metode populare de control al optimizării stocurilor includ analiza ABC, LIFO (Last In, First Out) și FIFO (First In, First Out), urmărirea loturilor și stocul de siguranță.

Please select your location to see content specific to your country

x