Envanter Opti̇mi̇zasyonu – Faydali Bi̇r Rehber

Stok optimizasyonu, doğru zamanda doğru miktarda yani ‘ne zaman’ ve ‘ne kadar’ envanter sipariş edilmesi gerektiğine cevap arandığı bir konudur.

Bulmacanın ‘ne zaman’ kısmı, envanter maliyetine karşı stoğunuzun tükenmesi riskine göre belirlenir. Ve ‘ne kadar’ kısmı ise, envanter maliyetleriyle sipariş maliyetleri arasındaki denge ile sağlanır.

Peki ama bunu uygulamada nasıl başarabilirsiniz?

Envanter optimizasyonundan beklentiler değişebilir

Finans, Satış, IT, Satın Alma, Lojistik departmanlarının hepsinin optimize edilmiş envanter hakkında farklı beklentileri olabilir.

Finans departmanınız, tüm maliyetlerin göz önünde bulundurulduğu ve ürünlerin atığa dönüşmesi konusunda dikkatli olunan bir çözüm isteyebilir.

Satış departmanınız, iyi marjlar ve memnun müşterilere odaklanabilir.

Peki ya IT ekibiniz? Onlar da muhtemelen huzur ve geceleri rahat bir uyku uyumak isteyecektir.

Bu konu kimin sorumluluğunda?

Tam anlamıyla bir optimizasyon sağlanabilmesi için işbirliği şarttır. İletişim ve koordinasyon sağlanmadıkça sadece optimize edilmemiş değil, tamamen dengesiz stok seviyelerinin ortaya çıkması durumuyla sıkça karşılaşılmaktadır.

Stok optimizasyonu nedir?

Müşteri davranışları sürekli değişiyor ve ürün çeşitliliği artıyor.

Talep modelleri dalgalı, ekonomik koşullar ve tedarik süreçleri belirsizliklerle dolu.

Bunlar, envanter seviyelerinizi piyasanın ritmine göre dinamik olarak ayarlamanın çok önemli olduğu anlamına gelir. Eğer seviyeleriniz müşterilerinizin beklentilerini karşılamıyorsa bunun temel nedeni nedir?

Envanter yönetimi süreçlerinin sürekli olarak değerlendirmesi çok önemlidir. Örneğin;

• Hangi ürünlerin stoklanması gerektiğini biliyor musunuz? Ve neden?
• Stokların tükenmesini ve satış kaybını önlemek için her üründen ne kadar ihtiyacınız olduğunu biliyor musunuz?
• Envanterinizi kontrol altında tutmak için bir sağlam yaklaşımınız var mı?

Envanterinizin somut rekabet avantajları sağladığından emin olmak için bu soruları görmezden gelemezsiniz.

Etkili envanter optimizasyonu için gerekli bileşenler

‘İyi envanter yönetimi’, doğru ürünlerin doğru miktarda ve doğru envanter devir hızıyla mevcut olmasını sağlar.

Aşağıdaki 5 alana odaklanarak daha da uygun maliyetli bir envanter yönetimi süreci oluşturabilirsiniz. Hatta iyiden mükemmele dönüşen bir süreç …

Talep tahmini

Güvenilir tahminler tüm kararlar için güvenilir bir zemin oluşturur. Bu, hem ürün çeşitliliği, hem satın alma hacmi, hem de emniyet stokları için geçerlidir.

Geçmiş veriler genellikle stok ciroları, mevcut sipariş seviyeleri ve gelecekteki satış beklentileri hakkındaki bilgilerle birlikte kullanılır.

Ancak mevcut tahmin süreçlerinin güncel ve geçerli olup olmadığını sormak önemlidir.

Aynı şekilde, tahminin kalitesi de yeterli mi? Mümkünse dinamik olarak en azından belirli aralıklarla gözden geçirilerse, iyileştirme fırsatları tespit edilebilir.

Ana veri

Bir şirketin süreçleri ancak üzerine inşa edildikleri veriler kadar iyidir.

Kötü veri, kötü karar almaya yol açar.

Ve kötü kararlar, maliyet artışları, stoksuz kalmalar ve kızgın müşteriler anlamına gelir. Hangi departmanda olursanız olun bu sizin için bir sorun haline gelecektir. Peki, stok ana verileriniz ne sıklıkla yeniden değerlendiriliyor?

Sistemde doğru teslim süreleri var mı? Tedarikçilerinizin minimum sipariş miktarları güncel mi? Hizmet seviyeleri kurallarınız ve güvenlik stok seviyeleriniz uygun mu?

İnsan yetkinlikleri

Optimimum envantert seviyesine sahip olmak için önsan unsuru çok önemlidir.

Bu nedenle, çalışanlarınızın hangi açıdan bakmaları gerektiğini bilmeleri hayati önem taşır. Dolayısıyla envanter iş akışlarına ilişkin ortak bir genel bakış ve anlayış oluşturmak oldukça kritiktir.   İlgili herkes yeterli bilgiye sahip olması gerekir.

Tedarik zinciri rollerinin ve sorumluluklarının net bir şekilde tanımlanmış olması da çok önemlidir.

• Ana verilerin sahibi kim?
• Tahminlerin doğru olmasını sağlamaktan kim sorumlu?
• Hizmet seviyesini nihai olarak kim belirler?

Doğru bilgi ve hesap verebilirlik olmadan, tüm envanter yönetimi süreci hatalar ve verimsizlikler nedeniyle engellenebilir.

İlişki yönetimi

Başarılı envanter optimizasyonuna katkıda bulunan bir sonraki alan, müşteri ve tedarikçi ilişkilerinin yönetilmesidir.

Hiçbir zincir en zayıf halkasından daha güçlü değildir.

İletişim ve bilgi paylaşımı, etkili kararlar almak için çok önemlidir. Örneğin arzın taleple uyumlu olmadığı durumlarda düzeltici önlemler almak için kullanılmalıdır.

Yazılım desteği

Envanter optimizasyonu tipik olarak tonlarca veri ve yüzlerce algoritma gerektirir.

Diğer yandan Excel’in ne kadar yararlı bir program olduğu doğrudur. Ama Excel fanatikliği şirketlerin gelişmesini engelleyen mesele halini alabilmektedir.  Kararla ilgili bilgileri iç karartıcı derecede manuel ve uzun bir süreçle vermeye çalışan biri rekabet edilebilirliği tehlikeye atabilir. Bu konuda yapay zekayla güçlendirilmiş algoritmalara güvenmek gerekir

İyi envanter kararları almak için envanter süreçleri doğru araçlarla desteklenmelidir.

5 adımda stok optimizasyonu yolculuğunuza yön verin.

Başarılı envanter optimizasyonunun ön koşullarından bahsettik. Ancak tedarik zinciri kazanımlarınızı gerçekleştirmek için izlemeniz gereken adımlar.

Bundan sonraki bölümü bir başarı tarifi gibi düşünün.

İşte atmanız gereken temel adımlar:

1. Eskimiş stokları temizleyin
2. Stok çeşitliliğinizi belirleyin
3. Önceliklerinizi tanımlayın
4. Ürün başına optimum envanteri hesaplayın
5. Lojistik maliyetlerini optimize edin

 

1. Eskimiş stoğun temizlenmesi

Hayattaki pek çok yolculukta olduğu gibi, ilk adım bir sorununuz olduğunu kabul etmektir. Stok optimizasyonu bağlamında bu, muhtemelen ihtiyacınız olmayan envanteri elinizde tuttuğunuzu kabul etmek anlamına gelir.

Ürün yelpazenizdeki hangi ürünlerin modasının geçtiğini analiz etmek en önemli önceliğiniz olmalıdır. Bu size acil değerlendirme için içgörüler sağlayacak ve aynı zamanda uzun vadeli planlamaya yardımcı olacaktır.

Daha sonra deponuzu bu değerlendirmelere göre ‘temizleyebilirsiniz’. Ne kalmalı? Ne gitmeli?

Bu kararları verirken parametreleri iki kez kontrol etmek, her adımda doğru hamleleri yaptığınız konusunda içinizin rahat olmasını sağlayacaktır.

Ayrıca, gelecekteki stoklarda hatalı alımları önlemek için şirket genelinde doğru düzenlemeleri yapmanızı sağlayacaktır.

Böylece yeni, olgun ve ömrünü tamamlamış ürünlerin bir karışımı ortaya çıkacaktır.

2. Stok çeşitliliğinizi belirleyin

Tüm envanterlere aynı şekilde müdahale edilmemelidir.

Peki, stok çeşitliliğiniz nasıl bir şekil almalı? Kaç yeni ürün bulundurmalısınız? Her zaman mevcut olan, çok satılan ürünler için kendinize ne kadar rezerv ayırmalısınız? Ve kayıplarınızı nelerden azaltabilirsiniz?

Envanter optimizasyonu tamamen yapabileceğiniz ince ayarlarla ilgilidir. Aşağıdaki tabloya bakarak hangi stok türleriyle oynamanın mantıklı olduğunu ve hangi ürünleri olduğu gibi bırakmanız gerektiğini görebilirsiniz.

Sabit stok

Sabit stok sizin her zaman mevcut olan ürünlerinizdir. Hatta sözleşme gereği bu stoğu tutmakla yükümlü olunabilir. Bu nedenle bu stokla ilgili çok fazla yapılacak bir şey söz konusu değildir. İsteseniz bile muhtemelen bunu azaltamazsınız.

Stratejik stok

Stratejik stoklar piyasa koşullarından faydalanmak için vardır.

Belki de tedarikçiniz size hayır diyemeyeceğiniz bir anlaşma teklif etti ve gelecek yıl için ihtiyacınız olan tüm envanteri önceden satın almak için bilinçli bir karar verdiniz.

Belki de satış elemanlarınızın peşinde olduğu yeni müşteriyi kazanmak için özel bir stok seviyesi tutuyorsunuz.

Bu gübü durumlarda strateşik stoklar devreye girer.

Başlangıç Stoğu

Bunlar, şansınızı denemeye karar verdiğiniz ürünler için tutacağınız stok türüdür.

Başlangıç stoğunuzun miktarını belirlemek için akıllıca bir analiz yapmanız yere daha sağlam basmanızı sağlayacaktır. Ancak ta ki üzerinde çalışabileceğiniz gerçek satış verilerine sahip olduğunuzda, bu ürünleri optimize etmeye başlayabilirsiniz.

Taşıma stoğu

Bu ürünlerin teslim yerine ulaşıncaya kadar geçen zaman sürecinde oluşan stoklardır. Sipariş verildiği andan nihai adreslerine varıncaya kadarki süreçte isterlerse okyanusun ortasında bir gemide olsun bunlar taşıma stoğudur.

Elbette, siparişiniz neredeyse size vardıysa, muhtemelen seçeneğiniz kalmamıştır. Ancak sipariş hala tedarikçideyse, siparişi geri çekebilir veya deponuza daha erken ulaşması için hızlandırabilirsiniz.

Yanlış stok

Herkes hata yapar. Bazıları diğerlerinden daha fazla. Yanlış stok ilk etapta asla sipariş edilmemeliydi. Ama şimdi bu konuda bir şeyler yapmanız gerekiyor.

Maalesef genelde bu ürünler atığa dönüşüyor. (Lütfen daha çevre dostu seçeneklerin mevcut olabileceğini unutmayın!)

Parti büyüklüğü ve emniyet stoğu

Optimize edebileceğiniz envanterler işte burada başlar.

Parti büyüklüğü ve Emniyet stoğu, üzerinde etkili olabileceğiniz ve olmanız gereken iki kategoridir.

Ancak, fazla stoğun en önemli nedenlerinden biri, emniyet stoğu ve sipariş miktarının statik rakamlar olarak görülmesidir. Oysa öyle değildir.

Sipariş ettiğiniz veya ürettiğiniz miktarda, doğal olarak tedarikçi başına Minimum Sipariş Miktarı (MOQ) da etkilidir.

3. Önceliklerinizi tanımlayın

Önceliği tanımlamayı düşünürken Pareto ilkesi devreye girer.

Tıpkı “servetin %80’inin nüfusun %20’sine ait olması” gibi, birçok işletmede de satışların %80’i ürün portföyünün sadece %20’si tarafından gerçekleştirilmektedir.

Ve ürün yelpazenizdeki hangi ürünlerin kâr marjlarınızda kritik öneme sahip olduğunu hiç düşünmeden bileceksiniz.

Bu makaleyi kendi işinizi göz önünde bulundurarak incelediyseniz, işletme sermayenizin nerede buharlaşma tehdidi altında olduğunu, hangi stokları düzenleyip hangilerini düzenleyemeyeceğinizi ve dolayısıyla işletme sermayesindeki potansiyel tasarrufları fark etmiş olacaksınız.

Şimdi soru şu… Bu tasarrufu elde etmek için stokları nasıl optimize etmelisiniz?

Üstelik bunu bulunurluğunuzu ve dolayısıyla sadık müşterilerinizin hizmet seviyelerini etkilemeden yapın.

80-20 kuralı birçok neden-sonuç ilişkisi için geçerlidir. Verileri incelediğinizde sizin işinizde de durum farklı olmayacaktır.

Cironuzun %80’ini hangi %20 belirliyor? Ya da sipariş satırlarınızın %80’ini? Ya da stoklarınızın %80’ini?

Bunu öğrenmek için, X en önemli ve Z en az olmak üzere bir XYZ analizi yapın.

Bu, cironun VE örneğin marjın %80’ini hangi makalelerin %20’sinin belirlediğine dair içgörü sağlamaya yardımcı olacaktır.

4. Ürün başına optimum envanteri hesaplayın

Ünlü bir düşünür, yalnızca kontrolünüz altındaki şeyler hakkında endişelenmeniz gerektiğini söyler.

Bunun dışındaki herhangi bir şey çabaya değmez, çünkü zaten sonucu etkileme olasılığınız çok azdır.

İşletmelerin risklerini mümkün olduğunca karşılamak takdire şayan bir niyet olsa da, bazı şeyler her zaman kontrolünüz dışında olacaktır.

Örneğin bir kar fırtınasının teslimat sürelerinizi aniden etkilemesi gibi.

Ya da başka bir pandemi. Ya da ne yazık ki öngörülebilir olsa da başka bir siyasi felaketin gündeme gelmesi.

Ürün başına optimum envanterinizi hesaplamanın anahtarı, arz ile talebi olabildiğince yakın bir şekilde dengelemektir.

İşletmenizin satın alması için en uygun an ne zamandır?

Çok erken sipariş verirseniz şirketin sınırlarını zorlarsınız. Daha fazla yer kaplar ve daha fazla sermaye kullanırsınız. Değişen piyasa koşullarına karşı daha az çevik olursunuz ve işletmenizin buna karşı koymasını zorlaştırırsınız.

Ancak çok geç sipariş verirseniz işletmeyi de riske atmış olursunuz. Kısa vadeli müşteri kaybına uğrayabilir ve uzun vadeli marka konumunuza zarar verebilirsiniz.

Stok seviyelerinizi gelecekteki talep tahminlerinden Tersine-Mühendislikle belirlemelisiniz. Talebiniz istikrarlıysa karar vermek çok daha kolaydır.

 

Talebiniz yukarıdaki grafiğe benziyorsa, mevcut temel stoğu karşıladığınızdan emin olmak oldukça kolay bir hesaplamadır. Bir yandan da en iyi senaryoyu karşılayacak emniyet stoğuna sahip olduğunuzdan emin olun.

Aşağıdaki grafiğe benzeyen talebi tahmin etmek ve envanterle karşılamak çok daha zordur.

 

Bir ürünün ortalama satışını, MOQ’unu, teslimat süresini, mevcut stoğunu ve emniyet stoğunu bilmek yine de size isabetli kararlar almanız için yeterli veri sağlamaz.

Talep modeli hakkında bilgiye ihtiyacınız var. Talep profilini anlamanız gerekir. Ortaya çıkan trendleri anlamanız gerekir.

Talep tarafındaki bilinen risk faktörlerini belirlemeniz gerekir. Ve kontrol edemediğiniz talep dalgalanması faktörlerine karşı kendinizi korumanız gerekir.

Ancak o zaman optimize edilmiş bir envanter için planlama yapmaya başlayabilirsiniz.

5. Lojistik maliyetlerinin optimize edilmesi

Siparişlerinizin yerine getirildiğinden emin olmak için yeterince envanteriniz var mı?

Değilse, zamanında sipariş edebilir misiniz? Bu ne gibi ek maliyetlere yol açabilir? Daha kısa teslim süresiyle sipariş vermek tüm işletmenin maliyetlerini etkileyecek mi? Stok bulundurmamak daha büyük bir aksaklık yaratır mı? Ve her iki durumda da, artan maliyet satış marjında karşılanıyor mu?

Stok tutmanın veya tutmamanın sonuçlarını anlamanız kesinlikle zorunludur.

Bu durum işletmenin genelini nasıl etkiliyor?

Stok tutmanın veya tutmamanın şirketi nasıl etkilediğini anlıyor musunuz? Bir depoya sahip olmak harika bir şeydir. Ancak ihtiyacınız olmayan ve asla ihtiyaç duymayacağınız ürünlerle doluysa, bunun gereksiz bir maliyeti vardır.

İhtiyacınız olan ürünlerle doldurmak bir fırsattır.

Slim4 > ERP ve Excel

Stok optimizasyonu gibi, karmaşık analizler yapmak için basit yöntemlere güvenmek en iyi seçeneğiniz değildir. Aslında, karmaşık kararlar almak için ERP sisteminizi veya hatta Excel’i kullanmak, sizi cevaplardan çok sorularla baş başa bırakacaktır.

“Nerede yanlış yaptık?” gibi sorular. Ya da “gerçek kârımız neden beklediğimiz kârdan çok daha düşük?”

Eğer birkaç ürün satıyorsanız, talepte dalgalanma olmayan düzenli müşteriler için, Excel muhtemelen iyidir. Ama sanırım durum böyle değil.

Eğer işiniz bundan daha karmaşıksa, daha sağlam bir çözüme ihtiyacınız var demektir. Verimli, aktarılabilir, tekrarlanabilir ve ölçeklenebilir bir ürüne.

Bunu siz de test edebilirsiniz.

Aşağıdaki adımları uygulayın ve mevcut envanter optimizasyon süreciniz için ERP ve Excelin yeterli olup olmadığını görün.

Mevcut yazılımınızı kullanarak, ürün yelpazenizden 5 ürün seçin ve 3 planlamacıyı aşağıdaki parametreleri ayarlamaya davet edin:

• Teslim süresini bir ay artırın.
• Hizmet seviyesini %97 olarak seçin.
• Satış tahminini manuel olarak %20 artırın.

Etkinin ne olduğunu ve 5 ürün için ne kadar sipariş vermeleri gerektiğini sorun.

Ardından bu hesaplamaları yapmanın ne kadar sürdüğüne ve kaç tıklama gerektiğine bakın. Verimli bir süreç mi?

Sonuçlar dışa aktarılabilir mi?

Yaptıklarınız tekrarlanabilir mi? Ertesi gün bunu tekrar yapıp yapamayacaklarını ve en önemlisi aynı cevapları verip veremeyeceklerini sorun.

Ve son olarak, bu ölçeklenebilir bir süreç mi? Ekibinize 200 ürünü daha özelleştirmek için neye ihtiyaç duyacaklarını sorun.

Bu kulağa anormal bir çaba gibi gelebilir ve sonuçlar da bu düşünceyi güçlendirebilir ancak bu stratejinin arkasındaki düşünce sizi envanter optimizasyonunda uzun bir yol kat ettirecektir. Ayrıca Slim4 gibi araçların süreci bir düğmeye tıklamak kadar kolay hale getirme gücünü de vurgulayacaktır.

Platformumuzun ne kadar etkin olduğunu ve şirketinizin bundan ne kadar faydalanabileceğini öğrenmek için uzmanlarımızdan biriyle görüşün.