Um guia pragmático para a otimização de estoque

A otimização de estoques parece ser uma coisa fácil de se conseguir. Na superfície, é simplesmente uma questão de encomendar a quantidade certa de estoque no momento certo.

“Quando” e “quanto” são suas duas questões-chave.

A parte ‘Quando’ do quebra-cabeças é orientada pelo custo do inventário versus o risco de você ficar sem estoque. E ‘quanto’ é definido pelo custo do estoque versus o custo do pedido.
Simples então? 

Não é simples.

A otimização destes elementos pode parecer diferente, dependendo de sua perspectiva 

Finanças, Vendas, TI, Compras, Logística terão uma perspectiva única sobre a forma correta de otimizar o estoque, e até mesmo sobre como a otimização se apresenta. 

Seu departamento financeiro pode querer olhar para os custos de capital e certificar-se de que a obsolescência seja cuidada. 

As vendas querem boas margens e clientes satisfeitos. 

E quanto à sua equipe de TI? Bem, eles provavelmente só querem paz e dormir à noite. 

Então, quem assume a responsabilidade? 

Muitas empresas não sabem a resposta a isso. Consequentemente, elas ficam com uma situação de estoque que não só não é otimizada como totalmente desequilibrada. 

O que é otimização de estoque? 

O comportamento do cliente muda constantemente. 

Os sortimentos evoluem. Os padrões de demanda flutuam. E seu fornecimento nunca é estável. 

Isto significa que é essencial ajustar seus níveis de estoque ao ritmo do mercado. Se seus níveis não corresponderem às expectativas de seus clientes, não demorará muito até que você se pergunte onde tudo isso deu errado. 

É crucial parar e reavaliar regularmente os processos que devem proporcionar uma gestão de estoque econômica. Por exemplo. 

• Seu inventário tem a consciência estratégica que merece? 
• Você sabe quais itens precisam ser estocados? E por quê? 
• Você sabe quanto de cada item você precisa, para evitar falta de estoque e vendas perdidas? 
• Você tem princípios sólidos para manter seu estoque sob controle? 

Para garantir que seu estoque proporcione vantagens competitivas tangíveis, estas são questões que você não pode se dar ao luxo de ignorar. 

Otimização de estoque: qual é o objetivo?

A otimização de estoque é um processo cujo objetivo é atingir a máxima disponibilidade de estoque com o investimento mínimo. Em outras palavras, trata-se de ter o estoque certo para oferecer o nível de serviço desejado em todos os momentos para todos os nossos itens. Uma definição curta, mas na prática requer abordagens diferentes dependendo do tipo de empresa e setor em questão. Nesse sentido, podemos nos fazer uma pergunta: quem tem a necessidade de otimizar estoque?

A resposta é que, em princípio, tem necessidade de otimizar estoque toda empresa que trabalhe com itens em estoque e com demanda independente, ou seja, não sabe quais itens e em quais quantidades serão demandadas. Caso contrário, um inventário não ótimo causa sérias dificuldades do ponto de vista operacional e financeiro. As falhas produzem perda de vendas e até de clientes, enquanto as ações imobilizam nosso capital.

Além disso, um excesso de estoque gera obsolescência, o que destrói a rentabilidade da empresa. Se somarmos a esses fatores a atual situação econômica, a otimização se torna mais do que importante, essencial. No entanto, é comum que as empresas gerenciem seus estoques levando em conta as previsões da demanda gerada por seus sistemas ERP e/ou por suas equipes comerciais. Infelizmente, esse modo de trabalho não possui os modelos apropriados de cálculo de previsão e estoque de segurança que permitem uma gestão de cada item. Resultado: incontáveis ​​horas de trabalho que no final dão um resultado ruim.

Os ingredientes para a otimização eficaz do inventário 

A ‘boa gestão de estoque’ garante que as mercadorias certas estejam disponíveis na quantidade certa, com a rotação correta do estoque. 

Entretanto, concentre-se nas 5 áreas abaixo e você construirá um processo de gerenciamento de estoque ainda mais econômico. Um que o transforma de bom em ótimo. 

Previsão da demanda 

Previsões confiáveis criam uma base de seguridade para todas as decisões. Quer seja em sortimentos, volume de compras ou estoques de segurança. 

Os dados históricos são freqüentemente usados em combinação com o conhecimento sobre a rotação de estoques, níveis de pedidos atuais e expectativas para vendas futuras. 

Mas é importante perguntar se os processos de previsão existentes estão em dia. 

Do mesmo modo, a qualidade da previsão é satisfatória? Muitas vezes, mesmo com esforços modestos, as chances de melhoria são rapidamente identificadas. 

Dica principal: Deseja obter uma imagem mais clara da demanda? Consulte nosso guia de planejamento da demanda e descubra como você aumenta a precisão da previsão hoje. 

Master data 

Os processos de uma empresa são apenas tão bons quanto os dados em que são construídos. 

Dados pobres levam a uma tomada de decisão deficiente. 

E más decisões significam excessos dispendiosos, estoques paralisantes e clientes zangados. Isso não é uma boa notícia, independentemente do departamento em que você esteja. 

Então, com que freqüência seus dados mestres de estoque são reavaliados? 

Você tem os tempos de espera certos no sistema? As quantidades mínimas de pedidos de seus fornecedores estão atualizadas? Suas regras de níveis de serviço e níveis de estoque de segurança são apropriados? 

Dica principal: É fácil esquecer este componente crítico do processo de decisão de otimização de estoque. Certifique-se de que todos os seus parâmetros estão em ordem com nosso guia passo a passo para o sucesso dos dados mestre! 

Competências humanas 

Infelizmente para alguns, os seres humanos desempenham um papel fundamental para tornar a otimização do inventário uma realidade. 

Portanto, é vital que sua equipa saiba quais alavancas precisam puxar. Criar uma visão geral e compreensão comum dos fluxos de trabalho do inventário não é, portanto, opcional. Todos os envolvidos devem ter conhecimento suficiente. 

Também é essencial que as funções e responsabilidades da cadeia de suprimentos sejam claramente definidas. 

• A quem pertence a master data? 
• Quem é responsável por garantir que as previsões sejam precisas? 
• Quem, em última instância, determina o nível de serviço? 

Sem o conhecimento e a responsabilidade certos, todo o processo de gerenciamento de estoque poderia ser dificultado por erros e ineficiências. 

Gerenciamento do relacionamento 

A próxima área que contribui para o sucesso da otimização de estoque se resume a como as relações com clientes e fornecedores são bem administradas. 

Nenhuma cadeia é mais forte do que seu elo mais fraco. 

A comunicação e o compartilhamento de informações são cruciais para a tomada de decisões eficazes. Assim como para tomar ações corretivas quando a oferta não se alinha com a demanda. 

Suporte de software 

A otimização de inventário normalmente requer toneladas de dados e centenas de algoritmos. 

Mas isso não é uma informação útil se você estiver no meio de uma batalha com um fanático por planilhas. Alguém que tenta dar informações relevantes para a decisão através de um processo deprimente manual e arrastado. Mas combine isto com uma ferramenta incômoda e isto se torna um caminho rápido para o desastre. 

Para tomar boas decisões de inventário, os processos de inventário devem ser apoiados pelas ferramentas corretas.  

Dica principal: Mais de 1500 empresas em todo o mundo contam com nossa plataforma de otimização da cadeia de fornecimento. Descubra como Slim4, poderia ajudá-lo a tomar o controle de seu inventário. 

5 passos para navegar em sua jornada de otimização de inventário. 

Temos falado sobre os pré-requisitos para uma otimização de inventário bem sucedida. Mas passos que você deve seguir para realizar seus ganhos na cadeia de fornecimento.  

Pense nesta próxima seção como uma receita para o sucesso. Mas você não pode fazer um bolo sem quebrar alguns ovos! 

Aqui estão os passos básicos que você precisará dar: 

1. Limpeza da obsolescência 
2. Determinar a composição do inventário 
3. Definir controle prioritário 
4. Calcular o estoque ideal por item 
5. Otimização dos custos logísticos 

1. Limpeza da obsolescência 

Como muitas viagens na vida, o primeiro passo é aceitar que você tem um problema. No contexto da otimização do inventário, isto significa reconhecer que você está mantendo o inventário que provavelmente não precisa.   

Analisar quais produtos dentro de seu sortimento são obsoletos é sua prioridade máxima. Isto lhe dará uma visão para consideração imediata, além de ajudar no planejamento a longo prazo. 

Você poderá então ‘limpar’ seu armazém a partir destas decisões. O que fica? O que é enviado para o abismo? 

A verificação dupla dos parâmetros pelos quais você está tomando essas decisões lhe dará paz de espírito, pois você está fazendo os movimentos certos a cada passo. 

Também garantirá que você está dando ao negócio configurações precisas para evitar compras errôneas no estoque futuro. 

Uma mistura de artigos novos, maduros e em fim de vida se torna então aparente. 

2. Determine a composição do estoque 

Nem todo estoque é criado igualmente.  

Então, que forma deve tomar sua composição de inventário? Quantos itens novos você deve manter? Que reservas você deve dar a si mesmo em itens sempre presentes e bem vendidos? E sobre o que você pode reduzir suas perdas? 

A otimização do inventário tem tudo a ver com a otimização do que você pode fazer. E olhando para a tabela abaixo, você pode ver com que tipos de estoque faz sentido mexer, e quais itens você deve deixar como estão. 

Estoque fixo 

O estoque fixo é sua constante de estoque. Sua linha de base. Seus produtos sempre presentes. Você pode até mesmo ser obrigado contratualmente a manter este estoque. Portanto, suas mãos estão atadas. Você provavelmente não poderia muito para reduzi-lo, mesmo que quisesse.  

Estoque estratégico 

O estoque estratégico está lá para aproveitar as condições do mercado. 

Talvez seu fornecedor lhe tenha oferecido um negócio ao qual você não poderia dizer não e você tomou a decisão consciente de encaminhar a compra de todo o estoque necessário para o próximo ano. Talvez você tenha um nível especial de estoque para conquistar aquele novo cliente que seus vendedores têm perseguido.  

De qualquer forma, a decisão já foi tomada. E esse estoque agora está no seu armazém.  

Estoque de introdução 

Estes são os itens em que você decidiu levar um trocadilho. 

Talvez você possa fazer uma análise inteligente para saber quanto você pode vender. Mas, em última análise, este estoque está aqui para fazer a bola rolar. Uma vez que você tenha alguns dados reais de vendas para trabalhar, você pode começar a otimizar estes produtos.  

Estoque de pipelines 

Este é o estoque que está em movimento. O pedido foi feito; o estoque pode até estar em água.  

É claro, se seu pedido já está atravessando o Canal do Panamá, você provavelmente está sem opções. Mas se o pedido ainda estiver com o fornecedor, talvez você consiga empurrar o pedido de volta ou agilizá-lo para que ele chegue ao seu armazém mais cedo.  

Estoque incorreto 

Todos cometem erros. Alguns mais do que outros. O estoque incorreto nunca deveria ter sido encomendado em primeiro lugar. Mas agora você precisa fazer algo a respeito.  

Felizmente, o estoque incorreto tem uma estratégia já associada a ele. Normalmente isso gira em torno do incinerador. (Note que outras opções mais ecologicamente corretas podem estar disponíveis!) 

Tamanho do lote e estoque de segurança 

Finalmente, algum inventário que podemos otimizar corretamente! 

O tamanho do lote e o estoque de segurança são duas categorias nas quais você pode e deve ter influência.  

Entretanto, uma das principais causas do excesso de estoque é que o estoque de segurança e a quantidade de pedidos são vistos como números estáticos. Eles não são. 

A quantidade que você encomenda, ou produz, depende naturalmente da Quantidade Mínima de Pedido ou MOQ por fornecedor.  

Dica principal: Podemos ir mais longe aqui e calcular a quantidade econômica do pedido. Clique aqui para saber mais sobre como você pode aplicar a fórmula EOQ para atingir o equilíbrio perfeito.  

3. Definir controle prioritário 

O princípio de Pareto entra em jogo quando se pensa em definir prioridade. 

Assim como “80% da riqueza é propriedade de 20% da população”, assim, em muitas empresas, 80% das vendas são impulsionadas por apenas 20% do portfólio de produtos. 

Nem todos os produtos são criados igualmente. E você saberá, sem sequer pensar nisso, quais produtos de seu sortimento contribuem com a maior parte de suas margens de lucro. 

Se você esteve trabalhando neste artigo com seu próprio negócio em mente, você terá percebido onde seu capital de giro ameaça evaporar, com que estoque você pode e não pode mexer e, portanto, sabe a economia potencial em capital de giro. 

A pergunta é… como você deve otimizar o estoque para conseguir essa economia? 

E fazendo isso sem afetar a disponibilidade e, portanto, os níveis de serviço para seus clientes fiéis. 

O Sr. Vilfredo Pareto entra do palco à esquerda. 

A regra 80-20 se aplica a muitas relações de causa e efeito. E não será diferente em seus negócios quando você se aprofundar nos dados. 

Quais 20% determinam 80% do seu faturamento? Ou 80% das linhas de pedidos? Ou 80% do seu estoque? 

Para descobrir, faça uma análise XYZ, sendo X o mais importante, e Z o menos importante. 

Isso ajudará a descobrir quais 20% dos artigos determinam 80% do volume de negócios E, por exemplo, a margem. 

Dica principal: Uma boa análise de sortimento pode realizar algumas idéias chocantes sobre o estado de seu estoque. Aqui estão algumas dicas práticas para conduzir e análise ABC sobre seu sortimento. 

4. Calcular o estoque ideal por item 

Há um famoso ditado, autor desconhecido, que diz que você só deve se preocupar com as coisas que estão sob seu controle. 

Qualquer coisa fora disso não vale o esforço, pois há pouca possibilidade de você afetar o resultado de qualquer maneira. 

Embora seja uma intenção admirável cobrir ao máximo o risco das empresas, algumas coisas estarão sempre fora de seu controle. 

Como uma tempestade de neve afetando repentinamente seus prazos de entrega, por exemplo. 

Ou outra pandemia. Ou outro desastre político que vem à tona, por mais tristemente previsível que isso possa ser. 

A chave para calcular seu estoque ideal por item é equilibrar a oferta com a demanda o mais próximo possível. 

Quando é o momento ideal para que sua empresa compre? 

Encomende muito cedo e você vai testar os limites da empresa. Você vai ocupar mais espaço e usar mais capital. Você será menos ágil para mudar as condições do mercado e colocar o negócio contra ele. 

Encomende tarde demais, porém, e você também expõe o negócio ao risco. Você poderá perder o costume de curto prazo e potencialmente prejudicar a posição da marca a longo prazo. 

Você deve fazer engenharia reversa de seus níveis de estoque a partir de previsões de demanda futura. É muito mais fácil tomar decisões se sua demanda for estável. 

Se sua demanda se parece com o gráfico acima, é um cálculo bastante fácil para garantir que você esteja coberto pelo estoque básico no local. Ao mesmo tempo, você tem a garantia de ter um estoque de segurança para cobrir o melhor cenário possível. 

A demanda que se parece com o gráfico abaixo, porém é muito mais difícil de prever e cobrir com estoque. 

Conhecer a média de vendas, MOQ, prazo de entrega, estoque atual e estoque de segurança de um item ainda não lhe dará dados suficientes para tomar decisões incisivas. 

Você precisa de informações sobre o padrão de demanda. Você precisa entender o perfil da demanda. Você precisa entender as tendências emergentes. Você precisa identificar os fatores de risco conhecidos do lado da demanda. E você precisa se proteger contra os fatores de volatilidade da demanda que você não pode controlar. 

Só então você pode começar a planejar um inventário otimizado. 

5. Otimização dos custos logísticos 

Você tem o estoque disponível para garantir o atendimento de seus pedidos? 

Se não, você pode encomendá-lo a tempo? Quais são os custos adicionais que isso pode acarretar? Pedidos com um prazo de entrega mais curto terão impacto nos custos de toda a empresa? O fato de não ter estoque criará maior perturbação? E em ambos os casos, o aumento do custo é coberto na margem da venda? 

É absolutamente imperativo que você compreenda as implicações de ter ou não ter estoque. 

Como isso afeta o negócio em geral? 

Você entende como a posse ou não de ações afeta a empresa? Ter um armazém é ótimo. Mas se ele estiver cheio de produtos, você não precisa e nunca precisará, isso vem a um custo desnecessário. 

Preenchê-lo com produtos que você precisa é uma oportunidade. 

 

Slim4 > ERP e Excel 

A otimização de estoques é simples (pelo menos em teoria), mas isso não significa que não seja fácil. 

Portanto, confiar em métodos simplistas para fazer análises complicadas não é sua melhor opção. Usar seu sistema ERP ou mesmo Excel para tomar decisões complexas é mais provável que deixe você com mais perguntas do que respostas. 

Perguntas como, “onde erramos?”. Ou “por que nosso lucro real é muito menor do que o esperado?”. 

Se você vender um produto, para um fluxo constante de clientes regulares que nunca flutuam na demanda, o Excel provavelmente está bem. Mas eu diria que provavelmente não é esse o caso. 

Se seu negócio é mais complexo do que isso, você precisa de um produto mais robusto. Um que seja eficiente, transferível, reprodutível e escalável. 

Você precisa de Slim4. 

Você pode testar isso também

Não acredite apenas em nossa palavra. Tome os passos abaixo e veja se suas ferramentas de inventário atuais estão à altura do trabalho. 

Usando seu software atual, pegue 5 itens de sua linha e convide 3 planejadores para ajustar os seguintes parâmetros: 

• Aumente o lead time em um mês. 
• Aumente o nível de serviço em 97%.
• Aumente manualmente a previsão de vendas em 20%. 

Peça para ver qual é o impacto e quanto devem encomendar para os 5 itens. 

Depois veja quanto tempo leva para fazer estes cálculos e quantos cliques são necessários. É um processo eficiente? 

Os resultados são transferíveis? Quantas das respostas são as mesmas? 

As respostas são reprodutíveis? Pergunte se eles podem fazer isso novamente no dia seguinte e, mais importante ainda, saia com as mesmas respostas. 

E finalmente, é um processo expansível? Pergunte a sua equipe o que eles precisariam para personalizar mais 200 itens. 

Isto pode soar como um exercício de futilidade, e os resultados podem impor essa opinião, mas o pensamento por trás desta estratégia levará você a um longo caminho para a otimização do inventário. E também destacar a força de ferramentas como Slim4 em tornar o processo tão fácil quanto clicar em um botão. 

Para saber o quanto nossa plataforma é robusta e o quanto sua empresa pode se beneficiar, clique aqui, e fale com um de nossos especialistas.