O que são dados mestres? Respostas às suas principais perguntas

A corrida para a transformação digital já começou. De acordo com Gartner , um número impressionante de 91% das organizações já está envolvido em alguma forma de iniciativa digital. Ao aproveitar o poder da IA, do aprendizado de máquina, do Big Data e de outras tecnologias revolucionárias, as empresas estão criando cadeias de suprimentos cada vez mais responsivas e resilientes.

Embora esses avanços apresentem oportunidades interessantes para as empresas, há um ingrediente essencial que você não pode ignorar: Os dados mestres. Simplificando, sem entradas de dados robustas, a eficácia dessas tecnologias e seus possíveis benefícios diminuem rapidamente.

Mesmo na execução diária das tarefas da cadeia de suprimentos, você precisa de uma base sólida para tomar as ações mais básicas. Sem um insight robusto sobre o comportamento do cliente, as restrições do fornecedor e seus parâmetros comerciais, toda a sua operação estará sujeita a uma tomada de decisão ineficaz.

Então, como você pode otimizar seus dados mestres para acelerar o sucesso de suas iniciativas digitais e tomar melhores decisões na cadeia de suprimentos?

O desafio dos dados mestres

Seus dados mestres recebem a atenção que merecem? Para alguns, a menor menção aos dados mestres causa arrepios na espinha. Mas, dada a sua importância como catalisador da transformação, esse não é um tópico que podemos simplesmente ignorar.

Quase todas as empresas têm alguma forma de dados mestre. De fato, muitas organizações têm muitos deles. Então, qual é o problema?

Bem, é uma equação simples: Entrada de lixo = saída de lixo.

Com certeza, a maioria das empresas tem uma abundância de dados. Mas isso não significa que eles estejam corretos ou completos. Além disso, mesmo quando os dados estão disponíveis, esses insights críticos são usados de forma eficaz para informar a tomada de decisões na cadeia de suprimentos?

De fato, muitas das empresas que ajudamos não possuem os dados mestres essenciais para um bom gerenciamento de estoque. E como o especialista em inventário, Tony Wild , destacou certa vez: “O inventário é a consequência física da falta de dados”.

É sempre o elefante na sala. Mas, se você não tiver os fundamentos para tomar as decisões mais fundamentais da cadeia de suprimentos, suas iniciativas de transformação digital poderão ser seriamente prejudicadas.

Mas se os dados mestres são tão importantes, por que eles são sempre negligenciados ou, pior ainda, completamente ignorados? A resposta é simples: manter os dados mestres atualizados e completos é um trabalho árduo.

Mas você não precisa se preocupar. Depois de trabalhar com milhares de empresas em todo o mundo, entendemos os desafios que as empresas enfrentam. Neste artigo, vamos nos aprofundar nos detalhes da Master data.

Por que tantas empresas têm dificuldades com os dados mestres?

Todos nós sabemos que os dados mestres são essenciais para a tomada de decisões eficazes na cadeia de suprimentos. Da mesma forma, todos sabem que manter a Master data atualizada é uma tarefa dolorosa. Mas aqui está a amarga verdade: se seus dados mestres estiverem incompletos ou desatualizados, você cometerá erros.

Mesmo que os dados estivessem perfeitamente corretos quando foram importados pela primeira vez para o seu sistema, eles são facilmente excluídos, corrompidos ou mal interpretados. Ou talvez os dados não sejam mais um reflexo verdadeiro da realidade.

Imagine se você usar um fornecedor diferente, ou se o seu fornecedor tiver mudado a forma de atender à sua demanda. E se seus próprios custos de armazenamento tiverem mudado? O espaço do armazém é escasso e não é mais tão barato como antes.

A questão é simples: a qualidade de seus dados mestres se deteriora com o tempo. E se você quiser tomar decisões de inventário eficazes, precisará de uma base robusta de dados de qualidade.

O que são dados mestres? Definição no contexto de sua organização

Antes de nos aprofundarmos no assunto, precisamos primeiro delinear o que são os dados mestres.

De acordo com o site Wikipedia , os dados mestres podem ser definidos como “dados sobre as entidades comerciais que fornecem contexto para as transações comerciais”.

Porém, no contexto do gerenciamento da cadeia de suprimentos, os dados mestres são os bits fundamentais de informações que determinam o “o quê”, o “por quê”, o “como” e o “quem” de cada ação que tomamos.

Para dar apenas alguns exemplos, os dados mestres da cadeia de suprimentos normalmente abrangem as seguintes áreas:

• Detalhes do produto
• Parâmetros do fornecedor
• Parâmetros de inventário
• Transações de clientes e histórico de vendas

Detalhes do produto

Normalmente, isso inclui os detalhes específicos sobre os produtos, como número de SKU, preço e características técnicas.

Parâmetros do fornecedor

Isso inclui dados como prazos de entrega e quantidades mínimas de pedidos acordadas , bem como preços ou descontos por volume.

Parâmetros de inventário

Os dados agrupados nessa categoria incluem a localização física dos produtos, o nível de serviço desejado, a altura e o valor do estoque, bem como o ponto de reabastecimento.

Transações de clientes e histórico de vendas

Essas são as informações fundamentais necessárias para manter com eficiência o relacionamento comercial com o cliente. Como tal, incluem condições de pagamento, prazos de entrega, histórico de compras e informações de contato. Para muitas empresas, o histórico de demanda também está incluído nessa categoria.

Onde os dados mestres se encaixam em sua jornada de transformação digital?

O gerenciamento de dados mestres é um processo estratégico e estruturado que envolve a criação, a organização e a manutenção de um conjunto de informações precisas e consistentes sobre a Master data. O objetivo desse processo é estabelecer e manter um “ponto de verdade” único e confiável.

Os dados mestres são parte integrante dos esforços de transformação da cadeia de suprimentos. Eles sustentam várias iniciativas, incluindo visibilidade de dados, análise, eficiência de processos, colaboração com fornecedores, gerenciamento de riscos e experiência do cliente.

Desde ajudá-lo a entender sua situação atual ao embarcar em uma nova iniciativa digital até apoiar a execução de melhorias no processo e acompanhar os resultados, os dados mestres robustos são um pré-requisito para o sucesso.

Além disso, o Master Data Management eficaz deve garantir que as informações corretas estejam disponíveis em toda a organização. E, portanto, permite uma colaboração perfeita e um planejamento totalmente integrado.

Como melhores dados mestres podem ajudá-lo a alcançar a excelência operacional?

O valor da Master data na transformação da cadeia de suprimentos é evidente. Mas como uma base de dados robusta pode permitir que seu pessoal tome melhores decisões táticas e operacionais?

Desde ajudar a sua equipe a otimizar os níveis de estoque até determinar a melhor resposta a uma interrupção, os dados mestres fornecem uma base robusta que dá suporte a processos eficientes e eficazes em toda a sua cadeia de suprimentos.

Tomada de decisão orientada por dados

A excelência operacional depende da tomada de decisões informadas e orientadas por dados. Os dados mestres fornecem a base necessária de informações, permitindo que as partes interessadas tomem decisões informadas em todos os níveis da organização.

Com dados mestres confiáveis, precisos e abrangentes, os executivos da cadeia de suprimentos, até a diretoria, têm os insights necessários para analisar tendências, identificar padrões e obter visibilidade das métricas de desempenho. Ao capacitar as partes interessadas com as informações corretas, sua equipe pode tomar decisões mais proativas e resolver os desafios da cadeia de suprimentos com confiança.

Eficiência do processo

Para permitir o planejamento conjunto, toda a empresa precisa “cantar a mesma música”. Quando falamos de planejamento e previsão de demanda, o objetivo é fornecer uma única fonte de verdade da qual toda a empresa possa depender. Essa mesma lógica se aplica aos dados mestres.

Por exemplo, se a sua equipe de compras estiver planejando com base em um lead time de 3 meses, mas a sua equipe de logística estiver trabalhando com um lead time de 2 meses, isso resultará em ineficiências operacionais. Dados mestres confiáveis garantem que dados precisos e padronizados estejam disponíveis em vários processos operacionais, como compras, gerenciamento de estoque, planejamento de produção e atendimento de pedidos.

Porém, o mais importante é que os dados mestres robustos são essenciais para automatizar os processos de rotina com um alto grau de precisão. Ao eliminar erros manuais, reduzir o retrabalho e otimizar a alocação de recursos, você pode criar eficiência nos processos, reduzir os custos operacionais e facilitar tempos de ciclo mais rápidos.

Visibilidade da cadeia de suprimentos

Para atingir a excelência operacional, você precisa de um alto grau de visibilidade da cadeia de suprimentos . Com dados mestres precisos e consistentes, as organizações podem obter visibilidade em tempo real de vários aspectos da cadeia de suprimentos, como desempenho do fornecedor, disponibilidade, risco de obsolescência e investimento de capital de giro.

Como resultado, seus tomadores de decisão ficam mais bem posicionados para identificar proativamente os gargalos, resolver problemas e otimizar as operações da cadeia de suprimentos. Além disso, com uma base sólida, isso pode facilitar de forma mais eficaz a colaboração com fornecedores, clientes e diferentes departamentos em sua organização.

Otimização de estoque

Otimização de estoques tem tudo a ver com atingir o equilíbrio certo entre disponibilidade impecável, custo otimizado e eficiência maximizada da cadeia de suprimentos. No entanto, para entender quais alavancas você precisa acionar para obter os melhores resultados, você precisa de dados robustos.

Os dados mestres fornecem informações precisas sobre detalhes de produtos, níveis de estoque e padrões de demanda, permitindo que as organizações reequilibrem os níveis de estoque e minimizem os custos de retenção. Com dados mestres confiáveis, as organizações podem prever a demanda com precisão, melhorar o planejamento de reabastecimento, reduzir a falta de estoque e alinhar os níveis de estoque com as necessidades dos clientes. Isso resulta em maior satisfação do cliente, redução do capital de giro e aumento da lucratividade.

Melhoria contínua

A excelência operacional é uma jornada contínua de aprimoramento contínuo. Os dados mestres desempenham um papel crucial na viabilização de iniciativas de melhoria contínua, fornecendo dados precisos para medir o desempenho, identificar áreas de melhoria e acompanhar o progresso. Com dados mestres confiáveis, é possível estabelecer métricas de desempenho, comparar com os padrões do setor e implementar projetos de melhoria direcionados. Isso promove uma cultura de melhoria contínua, impulsiona a excelência operacional e garante que a organização permaneça adaptável e competitiva em um ambiente de negócios dinâmico.

Quem deve “possuir” seus dados mestres?

Ao longo deste artigo, exploramos o papel crucial dos dados mestres para possibilitar a transformação da cadeia de suprimentos, bem como para sustentar sua busca pela excelência operacional.

Entretanto, em toda a sua operação, você provavelmente terá milhões (se não bilhões) de pontos de dados. Atualizar todos eles seria uma tarefa gigantesca. Então, por onde você começa?

A primeira etapa é determinar exatamente quem deve ser responsável pelos dados mestres em sua empresa. Deve ser a equipe de TI, Finanças, Operações ou até mesmo a equipe de gerenciamento?

Essa é uma pergunta difícil. E muitas empresas não têm uma resposta clara. Você provavelmente acha que depende da empresa em questão… e, até certo ponto, você estaria correto.

É bem possível que haja um processo ou sistema tecnológico ao qual a equipe de TI precise dar suporte. No entanto, os dados mestres são de responsabilidade de todos.

Mas será que a gerência deve realmente gastar seu tempo atualizando dados? É verdade que esse pode não ser o melhor uso de seu tempo. No entanto, eles devem definir os limites e garantir que todas as equipes estejam fazendo a sua parte.

Em última análise, desde o planejador de demanda até o CEO, todos temos o dever de mantê-lo limpo. Porque, assim, todos se beneficiam.