Explicação sobre a quantidade mínima de pedidos (MOQ)

Como você pode fazer com que as Quantidades Mínimas de Pedido trabalhem para você? Imagine um mundo sem quantidades mínimas de pedido (MOQs). Os fornecedores forneceriam os produtos de que sua empresa precisa nas quantidades exatas que você precisa. E o mais importante, eles ficariam mais do que felizes em fazer isso sem nenhum custo adicional.

Entretanto, na realidade, fazer pedidos para com fornecedores é muito mais complexo.

Como a maioria dos fornecedores impõe uma quantidade mínima de pedido, todas as restrições devem ser consideradas antes de o pedido ser feito.

Mas o que são quantidades mínimas de pedido? Por que os fornecedores precisam impor essas restrições? Qual o impacto dos MOQs em sua posição de estoque? Mais importante ainda, como você pode otimizar os pedidos de compra para atender a essas restrições de pedidos sem expor sua empresa a riscos?

O que é uma quantidade mínima de pedido?

Vamos começar com o básico…

A quantidade mínima de pedido de um fornecedor é o tamanho mínimo de pedido que o fornecedor está disposto a aceitar. Isso geralmente é expresso como o número mínimo de unidades. No entanto, os fornecedores podem, às vezes, definir a quantidade mínima de pedido em termos de valor do pedido. Por exemplo, o fornecedor ABC Ltd só aceitará pedidos acima de £1.000. (É provável que você também imponha algumas quantidades mínimas de pedido predefinidas aos seus clientes).

Há uma série de razões pelas quais as empresas estabelecem MOQs. E vamos nos aprofundar neles mais tarde. No entanto, é importante entender o impacto que as quantidades mínimas de pedidos têm em suas operações diárias.

Por que os fornecedores definem uma quantidade mínima de pedido?

Como toda empresa, os fornecedores enfrentam uma série de custos e restrições. E, no final das contas, os fornecedores precisam garantir que terão um certo lucro em cada pedido. Afinal, o fornecedor ainda tem que cobrir os custos de transporte, retenção, manuseio e administração.

Geralmente, esses custos indiretos representam uma pequena porcentagem do valor total do pedido. No entanto, quanto menor a quantidade do pedido, mais esses custos afetam a margem de lucro.

Considere, por exemplo, os seguintes cenários:

No Cenário 1, o fornecedor obtém um lucro saudável. Entretanto, no Cenário 2, em que as quantidades dos pedidos dos clientes são muito menores, o fornecedor não obtém lucro algum. Pior ainda, se o fornecedor permitir que os clientes comprem em unidades individuais, como no Cenário 3, ele terá, na verdade, um prejuízo em cada transação.

Embora esse seja apenas um exemplo simples, da perspectiva do fornecedor, vender os produtos em quantidades tão pequenas não faz sentido financeiro algum.
E é exatamente por isso que os fornecedores estabelecem Quantidades Mínimas de Pedido para proteger suas margens.

Qual é o impacto das quantidades mínimas de pedido em seu estoque?

Exploramos por que os fornecedores definem uma quantidade mínima de pedido, mas como essas restrições afetam você?

Bem, MOQs têm uma enorme influência em seu negócio . Por exemplo, a quantidade mínima de pedidos afeta alguns dos seguintes aspectos:

• O nível médio de estoque que mantemos
• O valor do capital de giro que mantemos em estoque
• A frequência com que revisamos os pedidos
• O momento ideal para fazer um pedido de reabastecimento com o fornecedor

Vamos dar um passo adiante…

Quantidades mínimas de pedido elevadas

Quando o fornecedor tem um alto MOQ em vigor, o impacto mais óbvio é que nossos níveis médios de estoque serão muito mais altos.

Conforme destacado no gráfico abaixo, no ponto de reabastecimento, a empresa manterá mais de 20 semanas de estoque. E, conforme exploramos em nosso artigo recente sobre custo de estoque, manter o estoque é muito caro.

Com um nível tão alto de estoque, podemos esperar que os custos gerais de manutenção sejam muito altos. Afinal de contas, um volume tão grande de estoque ocupará uma quantidade muito maior de espaço no depósito.

Também precisamos considerar todos os custos associados que vêm com esse estoque de retenção. E com que risco?

Os MOQs altos imobilizarão um nível muito maior de capital de giro. Além disso, o risco de obsolescência é muito maior. E se o produto nunca for vendido, esse investimento poderá ser perdido para sempre.

No entanto, nem tudo é desgraça e tristeza. O resultado positivo de MOQs altos é que o produto não precisará ser revisado ou encomendado com tanta frequência. Como resultado, os custos administrativos e de pedidos podem ser minimizados.

Além disso, o risco de falta de estoque é muito baixo. Afinal, a equipe da cadeia de suprimentos terá várias semanas (ou até meses!) para responder a qualquer possível problema de disponibilidade.

Então, para resumir:

Impacto da alta quantidade mínima de pedidos

Positivo:

• Minimização dos custos administrativos, de processamento de pedidos e de estoque
• Redução do risco de falta de estoque

Negativo:

• Alto investimento em capital de giro
• Altos custos de manutenção
• Aumento do risco de obsolescência do produto

Quantidades mínimas de pedido baixas

MOQs baixos têm um impacto muito diferente. Por exemplo, se os fornecedores estiverem dispostos a oferecer uma quantidade mínima de pedido muito menor, isso significa que você pode manter um nível de estoque muito menor.

O benefício real aqui é que é necessário um investimento menor de capital de giro para atender ao MOQ e o risco de obsolescência é reduzido significativamente.

O perigo de pedir um MOQ baixo é que o produto terá de ser revisado e pedido com muito mais frequência. Isso, é claro, tem um custo em termos de administração, processamento de pedidos e custos de estoque .

Ao contrário dos MOQs altos, em que a volatilidade é absorvida pelo fato de que sempre haverá um alto nível de estoque, os MOQs baixos significam que os níveis de estoque provavelmente serão mais enxutos.

Consequentemente, os baixos MOQs deixam a operação mais exposta a picos de demanda e problemas de fornecimento. Portanto, o risco de falta de estoque é muito maior. Para proteger a disponibilidade de tais fatores, pode ser necessário manter um nível estratégico de segurança ou estoque de reserva.

Dica importante – Os níveis de estoque de segurança/almofada nunca devem ser determinados por capricho. Se esses níveis estiverem desalinhados com as metas de sua empresa, eles podem custar muito dinheiro. Há muitos fatores a serem considerados.

Para resumir:

Impacto da baixa quantidade mínima de pedidos

Positivo:

• Redução dos custos de manutenção devido ao menor nível de estoque
• Menor investimento em capital de giro
• Redução do risco de obsolescência

Negativo:

• Revisão e pedidos frequentes de produtos
• Custos mais altos de administração, processamento de pedidos e estoque
• Maior exposição a questões de demanda e oferta
• Maior risco de falta de estoque – *considere manter um nível estratégico de segurança ou estoque de reserva

O que acontece se você errar nos MOQs?

Abordamos o impacto de quantidades mínimas de pedidos baixas e altas. Mas e se você errar completamente o MOQ?

“Como você poderia errar?”, você pode perguntar.

Um erro comum é sobre como o MOQ é definido. O valor unitário do MOQ se refere a um único produto, uma caixa, um palete ou até mesmo uma carga de contêiner?

Ou há um desalinhamento na unidade de medida? É bem possível que você esteja planejando em peças. Mas se o seu fornecedor trabalha com peso, você está falando uma língua diferente. (Como alguém que pessoalmente não entendeu os critérios do pedido e acabou pedindo muito mais estoque do que o necessário, posso garantir que esse é um erro muito embaraçoso de se cometer).

No entanto, o erro do usuário não é o único problema. Às vezes, o erro está mais relacionado à qualidade e à estrutura de seus dados.

Muitas empresas ignoram esse parâmetro crítico, por isso não é incomum que definam a quantidade mínima de pedidos do fornecedor como “1” como valor padrão. Da mesma forma, muitas empresas se esquecem de atualizar os parâmetros de MOQ sempre que eles mudam. Consequentemente, o MOQ pode ser muito maior ou menor do que a restrição real.

É aqui que os problemas começam.

Se o MOQ que você usa para planejar suas necessidades de estoque não for um reflexo verdadeiro do MOQ real, você poderá enfrentar:

• Procedimentos de pedidos ineficientes e caros
• Acúmulo evitável de excesso de estoque
• Desperdício de investimento em capital de giro
• Exposição desnecessária a riscos (tanto em termos de excesso de estoque quanto de obsolescência de produtos)
• Maior risco de erros de planejamento
• Falta de clareza em todo o processo de pedido

Mas o pior problema aqui é que, se seus dados estiverem incorretos, você pode nem mesmo saber que tem um problema!

Isso nos leva muito bem ao próximo tópico: Dados mestre.

Seus dados mestre de MOQ estão atualizados?

Como vimos, as MOQs são uma das principais restrições que precisamos considerar ao planejar nosso estoque. Portanto, é fundamental que as quantidades mínimas de pedido de cada produto estejam atualizadas e corretas em seus dados mestre existentes.

Caso contrário, isso pode levar a erros dispendiosos ou atrasos evitáveis na colocação do pedido de compra.

Como você pode usar os MOQs para otimizar seus pedidos de compra?

Até agora, exploramos a influência das Quantidades Mínimas de Pedidos, a importância dos dados mestre e o que acontece se as MOQs não forem mantidas atualizadas em seu sistema de pedidos.

Mas agora vamos dar uma olhada em como podemos usar os MOQs para tomar melhores decisões de compra.

A primeira coisa que precisamos ter em mente é que quantidades desproporcionais de pedidos causam níveis de estoque caros e de alta média e criam riscos desnecessários relacionados à obsolescência.

Da mesma forma, quantidades de pedidos muito pequenas causam operações de depósito desnecessárias e custos administrativos e de transporte que podem ser evitados.

Então, como podemos encontrar o equilíbrio entre satisfazer o MOQ e manter os custos e riscos sob controle?

Até este ponto, falamos sobre o MOQ como se ele fosse definitivo. Entretanto, isso nem sempre é motivo de preocupação. Por exemplo, quando o MOQ é baixo, na realidade, o pedido de compra provavelmente estará muito acima da quantidade mínima do pedido. Da mesma forma, com MOQs altos, há sempre a opção de negociar um MOQ mais favorável ou até mesmo encontrar outro fornecedor.

Em última análise, se quisermos aproveitar novas oportunidades de otimização, talvez precisemos pensar fora da caixa. E isso pode significar não apenas repensar nossa abordagem de pedidos de compra, frequências de pedidos e tempos de revisão… mas talvez até mesmo mudar os fornecedores com os quais trabalhamos.

Na próxima seção, exploraremos algumas medidas práticas que podem ser tomadas para avaliar os MOQs.

Como detectar se o MOQ é muito alto

A primeira pergunta que queremos responder é: o MOQ está alinhado com o nível de demanda que prevemos?

Essa é uma pergunta importante porque influencia o número de dias de estoque que mantemos em um determinado momento.

Já discutimos anteriormente os perigos de quantidades altas de pedidos. Mas como determinar o quanto é alto demais?

Infelizmente, a resposta é que isso depende.

Se os produtos em questão forem itens de curto prazo de validade, como produtos alimentícios frescos, provavelmente não poderemos aceitar um MOQ superior a alguns dias. Afinal, há um alto risco de que o estoque se esgote antes de podermos vendê-lo ou usá-lo nós mesmos.

Mas mesmo que o frescor do produto não seja um problema, como no caso de porcas e parafusos, ainda assim precisamos estar conscientes de quantos dias de estoque um único MOQ cobrirá.

Como ponto de partida, você pode analisar quantos dos produtos de seu sortimento têm um MOQ superior a um ano de demanda. Se o seu mercado for particularmente dinâmico, talvez seja necessário reduzir o período de 1 ano para 6 meses, ou talvez até 3 meses. De qualquer forma, essa análise rápida sinalizará instantaneamente os produtos que podem ser um problema.

Mas como você usa essas informações?

Pode haver um bom motivo para que você aceite uma quantidade mínima de pedido alta.

• Talvez os produtos sejam altamente personalizados para atender às suas necessidades específicas e, portanto, seu pedido deve corresponder às restrições de produção dos fornecedores. Se esse for o único fornecedor que pode atender às suas especificações, sua escolha pode ser limitada.
• Talvez o item tenha um valor tão baixo que manter o estoque de um ano não seja, de fato, uma grande dificuldade financeira.

Da mesma forma, essa análise pode sinalizar alguns produtos em que o MOQ é muito alto para você, portanto, será necessário agir. Para esses itens, temos algumas opções:

• Opção 1 – Negociar com o fornecedor e concordar com uma quantidade mínima de pedido menor.
• Opção 2 – Encontrar um fornecedor alternativo.
• Opção 3 – Investigar se esse produto deve ser estocado em seu sortimento ativo.

O MOQ atual está resultando em pedidos ineficientes?

As altas quantidades mínimas de pedidos e o impacto em nossos estoques médios não são os únicos problemas com os quais devemos nos preocupar. Também precisamos considerar se estamos fazendo pedidos de estoque da forma mais eficiente possível.

O que é eficiência de pedidos?

Em essência, estamos falando sobre a frequência com que fazemos um pedido.

Quando os MOQs são pequenos, você pode se sentir tentado a fazer pedidos pequenos e frequentes. No entanto, sabemos que todo pedido que fazemos tem um custo associado; ele consome um tempo valioso para ser criado, processado e enviado ao fornecedor.

Então, como podemos detectar produtos que podem estar em risco de práticas de pedidos ineficientes?

Podemos começar identificando os produtos em que fazemos vários pedidos dentro do mesmo prazo de entrega.

Por que isso é um problema?

Bem, isso sugere que estamos fazendo poucos pedidos. Como consequência, o risco de falta de estoque pode ser maior. Ao executar os níveis de estoque em um nível tão baixo, bastaria um pequeno pico na demanda ou uma entrega atrasada para resultar em problemas de disponibilidade. Além disso, podemos estar incorrendo em custos desnecessários de pedidos e administração.

Outra preocupação é que podemos estar perdendo descontos por volume.

Há alguma exceção a essa regra?

É claro que há alguns cenários em que faz sentido fazer vários pedidos dentro do mesmo prazo de entrega. Se pegarmos o exemplo dos alimentos frescos, talvez queiramos fazer pedidos mais frequentes para garantir o melhor frescor possível do produto.

Como alternativa, talvez estejamos limitados pela capacidade de nosso depósito. E, portanto, não temos escolha a não ser fazer poucos pedidos e com frequência.

Como podemos corrigir esses problemas?

Se não houver restrições em vigor, temos algumas opções:

• Aumentar o tamanho do pedido: As Quantidades Mínimas de Pedidos são apenas isso – são o nível “mínimo” de estoque que podemos pedir. Portanto, sempre podemos aumentar nosso volume de pedidos.
• Otimizar o período de revisão: A outra opção é definir um período de revisão rítmica e incorporá-lo às nossas necessidades de estoque. Portanto, em vez de simplesmente fazer o pedido até o MOQ, agora fazemos um pedido um pouco mais estratégico.

No entanto, equilibrar níveis de pedidos com custos de pedidos otimizados é uma arte um tanto obscura.

Felizmente, é aqui que a lote econômico de compra (EOQ) entra em ação.

Em essência, a fórmula LEC se concentra nas principais áreas de custo para determinar a quantidade de pedido mais econômica.

O pedido das quantidades certas reduzirá as despesas operacionais e aumentará o retorno sobre o investimento em estoque, resultando, assim, na otimização integral dos custos totais da cadeia de suprimentos.

Vamos nos aprofundar nesse tópico em um de nossos próximos artigos.

O que você precisa considerar ao definir seus próprios MOQs?

Até agora, nos concentramos principalmente nas quantidades mínimas de pedido do fornecedor.

Mas qual é o MOQ correto para oferecer a seus próprios clientes?

Essa é uma pergunta importante, pois pode ter um grande impacto sobre como sua operação é estruturada.

Por exemplo, uma empresa que vende produtos com quantidades mínimas de pedido na casa dos milhares terá uma aparência muito diferente de uma empresa que vende produtos sem MOQ.

Essencialmente, há três grandes fatores sobre os quais precisamos pensar:

Restrições do lado da oferta

Cada ponto da cadeia de suprimentos é afetado pelas restrições do nível acima. Veja um fabricante de bicicletas, por exemplo. Antes de poder produzir qualquer coisa, ele precisa primeiro das matérias-primas certas.

Porém, o fornecedor do metal, ou mesmo o produtor da borracha necessária para os pneus, precisa produzir em um volume grande o suficiente para tornar o pedido econômico.

Isso, por sua vez, afetará o MOQ que eles podem oferecer.

Restrições do lado da demanda

Os MOQs não podem ser definidos com base apenas nos parâmetros econômicos. Eles também precisam ser competitivos do ponto de vista do cliente.

Imagine se seu supermercado local impusesse uma Quantidade Mínima de Pedido para o pão. Em vez de poder comprar um único pão, agora você precisa comprar pelo menos 50. Mesmo que o varejista lhe ofereça um desconto fantástico por volume, é improvável que você fique satisfeito em comprar uma quantidade tão grande de uma só vez. Afinal de contas, você tem pouco espaço no armário da cozinha. Consequentemente, você não teria muita escolha a não ser levar seu negócio para outro lugar.

A questão aqui é que, para ser competitivo, a Quantidade Mínima de Pedido deve funcionar para seu cliente-alvo.

E para resolver isso, precisamos pensar:

• A quantidade de pedidos recebidos por dia.

E:

• O volume médio de unidades solicitadas (ou melhor, esperadas) por cada cliente.

Restrições internas

Certamente, algumas forças do mercado influenciam a quantidade mínima de pedidos. Mas também há fatores em sua empresa que determinam a MOQ.

Por exemplo, a sua equipe de operações tem a capacidade de selecionar, embalar e enviar milhares de unidades individuais para os clientes?

Da mesma forma, você tem o espaço de armazenamento para enviar pedidos por contêiner?

Não faz muito sentido estabelecer uma quantidade mínima de pedido que simplesmente não seja lucrativa para sua empresa.

Algumas considerações finais sobre quantidades mínimas de pedido…

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender por que os MOQs existem, como são calculados e como eles afetam seus negócios.

Como um fator-chave em suas decisões diárias de estoque, você precisa entender como funcionam os MOQs. Mais importante ainda, você também deve entender como esse parâmetro crítico pode trabalhar para você.

Em nossos próximos artigos, levaremos esse conceito para o próximo nível. Exploraremos os prazos de entrega e como eles influenciam nossas necessidades de estoque, além de como você pode aplicar a fórmula EOQ em sua empresa.

Enquanto isso, gostaríamos de saber como você gerencia os MOQs em sua empresa.