Cosa devi sapere del Minimum Order Quantity (MOQ)

Cosa devi sapere sul MOQ (Minimum Order Quantity)

Che cos’è la Quantità Minima d’Ordine (MOQ)? In un mondo perfetto, i fornitori dovrebbero consegnare i prodotti di cui la tua azienda ha bisogno nella quantità esatta di cui hai bisogno. Non solo, sarebbe perfetto se fossero in grado di farlo senza costi aggiuntivi.

Tuttavia, nella realtà, gestire gli ordini con i fornitori è molto più complesso. Dato che la maggior parte dei fornitori imporrà una quantità minima d’ordine, tutti i vincoli devono essere considerati prima che l’ordine venga effettuato.

Ma cosa sono le quantità minime d’ordine? Perché i fornitori devono imporre tali vincoli? Che impatto hanno i MOQ sul tuo livello di inventario? Inoltre, come puoi ottimizzare gli ordini di acquisto per rispettare i vincoli degli ordini senza mettere a rischio la tua azienda?

Cos’è la quantità minima d’ordine?

Iniziamo dalle basi…

Le Minimum order quantities o MOQs sono la dimensione minima dell’ordine che il fornitore è disposto ad accettare. Questo è spesso espresso come il numero minimo di unità. Tuttavia, i fornitori possono anche impostare la quantità minima dell’ordine in termini di valore dell’ordine. Ad esempio, il Fornitore ABC  accetterà solo un ordine superiore a € 1000. (È probabile che anche tu imponga ai tuoi clienti delle Quantità Minime d’Ordine predefinite).

I motivi che spingono le aziende a fissare dei MOQ sono molteplici. Le approfondiremo più avanti. Tuttavia, è importante capire l’impatto che le Quantità Minime d’Ordine hanno sulle tue attività quotidiane.

Perché i fornitori hanno una quantità minima d’ordine?

Mentre gli MOQ possono essere ribaltati su alcuni potenziali clienti, i fornitori devono pur assicurarsi che realizzino un profitto. Dopo tutto, il fornitore deve anche gestire il trasporto, i costi di detenzione, la gestione e amministrazione. Spesso queste spese generali rappresentano una piccola percentuale del valore complessivo dell’ordine. Tuttavia, minore è la quantità dell’ordine, maggiormente questi costi deteriorano il margine di profitto.

Consideriamo ad esempio i seguenti scenari:

Nello scenario A, il fornitore realizza un ottimo profitto. Nello scenario B, invece, in cui le quantità dell’ordine del cliente sono molto più piccole, il fornitore non realizza alcun profitto. Peggio ancora, se il fornitore consentisse ai clienti di acquistare in singole unità, come nello scenario C, subirebbe addirittura una perdita su ogni transazione!

Questo è solo un semplice esempio, dal punto di vista del fornitore, che spiega come vendere i prodotti in quantità così piccole non ha alcun senso finanziario. Di conseguenza, i fornitori impostano quantità minime di ordine per proteggere i propri margini.

L’impatto delle quantità minime d’ordine sul tuo inventario

Abbiamo analizzato il motivo per cui i fornitori fissano un quantitativo minimo d’ordine, ma come si ripercuotono questi vincoli su di te?

I MOQ hanno una grande influenza sul numero di giorni di scorte che un’azienda detiene e sulla frequenza con cui vengono effettuati ordini di acquisto con i fornitori.Ad esempio, la quantità minima d’ordine influisce su alcuni dei seguenti aspetti:

• Il livello medio delle scorte in nostro possesso
• L’importo del capitale circolante che abbiamo in magazzino
• La frequenza di revisione degli ordini
• Il momento ottimale per effettuare un ordine di rifornimento al fornitore

Facciamo un ulteriore passo avanti…

MOQ elevato

Quando il fornitore ha un MOQ elevato, l’impatto più ovvio è che l’inventario deve essere tenuto ad un livello molto più alto. Come evidenziato nel grafico, nel punto di riordino l’azienda avrà oltre 20 settimane di inventario. E come abbiamo analizzato nel nostro recente articolo sul costo delle scorte, tenerle è molto costoso. La conseguenza di ciò è che i costi di detenzione complessivi saranno molto elevati ed un grande volume di scorte occuperà una quantità molto maggiore di spazio nel magazzino.

Dobbiamo anche considerare tutti i costi associati che derivano dalla detenzione di scorte. E con quale rischio?

Ancora più importante è il fatto che dovrà essere investito un livello molto più elevato di capitale circolante per soddisfare il MOQ. Di conseguenza, il rischio di obsolescenza è di gran lunga maggiore. E se il prodotto non venisse mai venduto, l’investimento potrebbe essere perso.

Tuttavia, avere MOQ elevati comporta che il prodotto non avrà bisogno di essere rivisto o ordinato con la stessa frequenza. Di conseguenza, i costi di amministrazione e di ordinazione possono essere ridotti al minimo. Inoltre, anche il rischio di esaurimento delle scorte è molto basso. Infatti, il team della supply chain ha diverse settimane per rispondere a qualsiasi potenziale problema di disponibilità!

Quindi, per sintetizzare:

Impatto di una quantità minima d’ordine elevata

Positivo:

• Riduzione dei costi amministrativi e di elaborazione degli ordini
• Riduzione del rischio di esaurimento scorte

Negativo:

• Elevato investimento di capitale circolante
• Costi di gestione elevati
• Aumento del rischio di obsolescenza del prodotto

MOQ basso

MOQ bassi hanno un impatto molto diverso sull’inventario. Se i fornitori sono disposti ad accettare una quantità minima d’ordine molto inferiore, le aziende possono detenere un livello molto più basso di inventario e ricostituire l’inventario quando necessario. Il vero vantaggio qui è che è richiesto un minore investimento di capitale circolante ed il rischio di obsolescenza è ridotto in modo significativo.

Il pericolo di ordinare a MOQ più bassi è che il prodotto dovrà essere rivisto e ordinato molto più frequentemente.  Questo, ovviamente, ha un costo in termini di costi amministrativi, di elaborazione degli ordini e costo del magazzino.

A differenza dell’alto MOQ in cui la volatilità, in primo luogo, viene assorbita dal fatto che esiste un alto livello di inventario, un basso MOQ porterà a livelli di inventario molto più snelli.  Di conseguenza, MOQ bassi lasciano l’azienda più esposta ai picchi di domanda e offerta.  Per salvaguardare la disponibilità da tali fattori, può essere necessario detenere un livello strategico di sicurezza o un buffer stock.

In sintesi:

Impatto di una bassa quantità minima di ordine

Positivo:

• Riduzione dei costi di gestione grazie alla riduzione del livello di inventario
• Minori investimenti di capitale circolante
• Riduzione del rischio di obsolescenza

Negativo:

• Revisione e ordinazione frequente dei prodotti
• Maggiori costi amministrativi, di elaborazione degli ordini e di inventario
• Maggiore esposizione ai problemi della domanda e dell’offerta
• Maggiore rischio di esaurimento delle scorte – *considerare la possibilità di detenere un livello strategico di scorte di sicurezza o di riserva.

Sommario: alti MOQ v bassi MOQ

Cosa succede se si sbagliano i MOQ?

Abbiamo trattato l’impatto di quantità minime d’ordine basse e alte. Ma cosa succede se si sbaglia completamente il MOQ?

“Come si può sbagliare?”, ti chiederai.

Un errore comune riguarda il modo in cui viene definito il MOQ. Il valore unitario del MOQ si riferisce a un singolo prodotto, a una scatola, a un pallet o addirittura a un carico di container?

Oppure c’è un disallineamento nell’unità di misura? È possibile che tu stia pianificando in pezzi. Ma se il tuo fornitore lavora in peso, state parlando una lingua diversa. (Come persona che ha personalmente frainteso i criteri d’ordine e ha ordinato molte più scorte del necessario, posso assicurarti che è un errore molto imbarazzante da commettere).

Tuttavia, l’errore dell’utente non è l’unico problema. A volte l’errore riguarda piuttosto la qualità e la struttura dei dati.

Molte aziende trascurano questo parametro critico, per cui non è raro che impostino la Quantità minima d’ordine del fornitore su “1” come valore predefinito. Allo stesso modo, molte aziende dimenticano di aggiornare i parametri MOQ ogni volta che cambiano. Di conseguenza, il MOQ può essere molto più alto o più basso del vincolo reale.

È qui che iniziano i problemi.

Se il MOQ utilizzato per pianificare i fabbisogni di magazzino non rispecchia fedelmente il MOQ effettivo, potresti incorrere nei seguenti problemi:

• Procedure di ordinazione inefficienti e costose
• Accumulo di scorte in eccesso
• Spreco di investimenti in capitale circolante
• Esposizione al rischio (sia in termini di scorte in eccesso che di obsolescenza dei prodotti)
• Maggiore rischio di errori di pianificazione
• Mancanza di chiarezza nel processo di ordinazione

Ma il problema peggiore è che, se i dati non fossero corretti, potresti non accorgerti di avere un problema!

Questo ci porta al prossimo argomento: I dati anagrafici.

I dati anagrafici MOQ sono aggiornati?

Come abbiamo visto, i MOQ sono uno dei vincoli principali a cui dobbiamo pensare quando pianifichiamo il nostro inventario. Pertanto, è fondamentale che le Quantità Minime d’Ordine per ogni prodotto siano aggiornate e corrette nei dati anagrafici.

In caso contrario, potrebbero verificarsi errori costosi o ritardi nell’emissione dell’ordine di acquisto.

Come puoi ottimizzare i tuoi ordini di acquisto?

Finora abbiamo esplorato l’influenza delle Quantità Minime d’Ordine, l’importanza dei dati anagrafici e cosa succede se le MOQ non sono aggiornate nel sistema di ordinazione.

Ma ora vediamo come utilizzare i MOQ per prendere decisioni di acquisto migliori.

La prima cosa da tenere a mente è che quantità di ordini sproporzionate causano costosi livelli medi di inventario ed inutili rischi legati all’obsolescenza. Allo stesso modo, le quantità di ordine troppo piccole causano inutili operazioni di magazzino e costi amministrativi di trasporto evitabili. Quindi, come possono i team della supply chain trovare l’equilibrio tra soddisfare il MOQ e tenere sotto controllo costi e rischi?

Fino a questo punto, abbiamo parlato del MOQ come se fosse scolpito nella pietra. Tuttavia, dove il MOQ è basso, in realtà, l’ordine di acquisto sarà molto probabilmente molto al di sopra della quantità minima dell’ordine. Allo stesso modo, con MOQ elevati, c’è sempre la possibilità di negoziare un MOQ più favorevole o addirittura trovare un altro fornitore. In questo modo, tutti gli ordini di acquisto, le frequenze degli ordini e i tempi di revisione devono essere attentamente considerati… ma forse anche cambiare i fornitori con cui lavoriamo.

Nella prossima sezione analizzeremo alcuni passi pratici che puoi compiere per valutare i MOQ.

Come capire se il MOQ è troppo alto

La prima domanda a cui vogliamo rispondere è: il MOQ è in linea con il livello di domanda che prevediamo?

Si tratta di una domanda importante perché influisce sul numero di giorni di giacenza in un determinato momento.

Abbiamo già parlato dei pericoli legati alle quantità elevate di ordini. Ma come si fa a stabilire quando un grosso ordine sia davvero troppo elevato?

Purtroppo la risposta è che dipende.

Se si tratta di prodotti a breve conservazione, come i prodotti alimentari freschi, probabilmente non possiamo accettare un MOQ superiore a un paio di giorni. Dopo tutto, c’è un alto rischio che le scorte si esauriscano prima di poterle vendere o utilizzare noi stessi.

Ma anche se la freschezza del prodotto non è un problema, come nel caso di dadi e bulloni, dobbiamo comunque essere consapevoli di quanti giorni di inventario coprirà un singolo MOQ.

Come punto di partenza, puoi analizzare quanti prodotti del tuo assortimento hanno un MOQ superiore a 1 anno di domanda. Se il tuo mercato è particolarmente dinamico, potrebbe essere necessario ridurre il periodo da 1 anno a 6 mesi o addirittura a 3 mesi. In ogni caso, questa rapida analisi segnalerà immediatamente i prodotti che potrebbero rappresentare un problema.

Ma come si utilizzano queste informazioni?

Potrebbe esserci una buona ragione per cui sei nella situazione di accettare un quantitativo minimo d’ordine elevato.

• Forse i prodotti sono altamente personalizzati per soddisfare i tuoi fabbisogni specifici e quindi il tuo ordine deve corrispondere ai vincoli di produzione del tuo fornitore. Se questo è l’unico fornitore in grado di soddisfare le tue specifiche, la tua scelta potrebbe essere limitata.
• Forse l’articolo ha un valore così basso che tenere un anno di scorte non rappresenta una difficoltà finanziaria eccessiva.

Allo stesso modo, questa analisi può segnalare alcuni prodotti per i quali il MOQ è troppo alto per te, quindi dovrai agire. Per questi articoli, abbiamo alcune opzioni:

• Opzione 1 – Negoziare con il fornitore e concordare una quantità minima d’ordine inferiore.
• Opzione 2 – Trovare un fornitore alternativo.
• Opzione 3 – Valutare se questo prodotto debba essere presente nell’assortimento attivo.

L’attuale MOQ comporta un ordine inefficiente?

Le quantità minime d’ordine elevate e l’impatto sulle nostre scorte medie non sono gli unici problemi a cui dobbiamo prestare attenzione. Dobbiamo anche valutare se stiamo ordinando le scorte nel modo più efficiente possibile.

Che cos’è l’efficienza degli ordini?

In sostanza, stiamo parlando della frequenza con cui effettuiamo un ordine.

Quando i MOQ sono piccoli, potresti essere tentato di ordinare poco e spesso. Tuttavia, sappiamo che ogni ordine effettuato ha un costo associato: richiede tempo prezioso per essere creato, elaborato e inviato al fornitore.

Come possiamo quindi individuare i prodotti che potrebbero essere a rischio di pratiche di ordinazione inefficienti?

Possiamo iniziare identificando i prodotti per i quali effettuiamo più ordini con lo stesso lead time.

Perché è un problema?

Ciò suggerisce che stiamo ordinando meno del necessario. Di conseguenza, il rischio di esaurimento delle scorte potrebbe essere più elevato. Gestendo i livelli di inventario a un livello così basso, basterebbe un piccolo picco di domanda o un ritardo nelle consegne per causare problemi di disponibilità. Inoltre, potremmo incorrere in inutili costi di ordinazione e di amministrazione.

Un’altra preoccupazione è che potremmo perdere gli sconti sui volumi.

Ci sono eccezioni a questa regola?

Naturalmente, ci sono alcuni scenari in cui ha senso ordinare più volte nello stesso arco di tempo. Se prendiamo l’esempio degli alimenti freschi, potremmo voler effettuare ordini più frequenti per garantire la massima freschezza del prodotto.

In alternativa, forse siamo limitati dalla capacità del nostro magazzino. E quindi non abbiamo altra scelta che ordinare poco e spesso.

Come possiamo risolvere questi problemi?

Se non ci sono vincoli, abbiamo un paio di opzioni:

• Aumentare la dimensione dell’ordine: I quantitativi minimi d’ordine sono proprio questo: il livello “minimo” di scorte che possiamo ordinare. Pertanto, possiamo sempre aumentare il nostro volume d’ordine.

• Ottimizzare il periodo di revisione: L’altra opzione consiste nell’impostare un periodo di revisione ritmica ed inserirlo nei nostri fabbisogni di inventario. Pertanto, invece di ordinare semplicemente fino al MOQ, ora ordiniamo in modo un po’ più strategico.

Tuttavia, bilanciare i livelli degli ordini con l’ottimizzazione dei costi è un’arte oscura.

Per fortuna è qui che entra in gioco la quantità economica dell’ordine (EOQ).

La formula EOQ (lotto economico di acquisto) si concentra sulle principali aree di costo al fine di determinare l’ordine più conveniente.

Ordinando le giuste quantità ridurremo le spese operative aumentando al contempo il ritorno sull’investimento in inventario, con conseguente ottimizzazione complessiva del totale dei costi della supply chain.

Approfondiremo questo argomento in uno dei prossimi articoli. 

A cosa devi pensare quando stabilisci i tuoi MOQ?

Finora ci siamo concentrati soprattutto sulle Quantità Minime d’Ordine dei fornitori. 

Ma qual è il MOQ giusto da offrire ai propri clienti? 

Si tratta di una domanda importante, perché potrebbe avere un forte impatto sulla struttura della tua attività. 

Ad esempio, un’azienda che vende prodotti con quantitativi minimi d’ordine dell’ordine di migliaia di unità sarà molto diversa da un’azienda che vende prodotti senza MOQ. 

In sostanza, ci sono 3 grandi fattori a cui dobbiamo pensare: 

Vincoli sul lato dell’offerta

Ogni punto della supply chain è influenzato dai vincoli del livello superiore. Prendiamo ad esempio un produttore di biciclette. Prima di poter produrre qualcosa, ha bisogno delle giuste materie prime.

Ma il fornitore del metallo, o anche il produttore della gomma necessaria per gli pneumatici, deve produrre un volume sufficiente per rendere l’ordine economicamente vantaggioso.

Questo, a sua volta, avrà un impatto sul MOQ che possono offrire.

Vincoli sul lato della domanda

I MOQ non possono essere fissati solo in base a parametri economici. Devono anche essere competitivi dal punto di vista del cliente.

Immagina se il tuo supermercato locale imponesse un quantitativo minimo d’ordine per il pane. Invece di poter acquistare una singola pagnotta, ora devi comprarne almeno 50. Anche se il rivenditore ti offre un fantastico sconto sul volume, è improbabile che tu sia felice di acquistare una quantità così grande in una volta sola. Dopo tutto, lo spazio a disposizione nella credenza della cucina è limitato. Di conseguenza, non hai altra scelta se non quella di rivolgerti altrove.

Il punto è che, per essere competitivi, i quantitativi minimi d’ordine devono funzionare per il tuo cliente target. E per risolvere questo problema dobbiamo considerare:

• La quantità di ordini ricevuti al giorno.
• Il volume medio di unità richieste (o meglio, previste) da ciascun cliente.

Vincoli interni

Certo, alcune fattori di mercato influenzano il quantitativo minimo d’ordine. Ma ci sono anche fattori interni alla tua azienda che influenzano il MOQ.

Ad esempio, il tuo team operativo ha la capacità di prelevare, imballare e spedire migliaia di singole unità ai clienti?

Allo stesso modo, hai lo spazio di magazzino per spedire gli ordini a container?

Non ha molto senso impostare un quantitativo minimo d’ordine che semplicemente non è redditizio per la tua azienda.

Alcune riflessioni finali sui quantitativi minimi d’ordine …

Ci auguriamo che questo articolo ti abbia aiutato a capire perché esistono i MOQ, come vengono calcolati e che impatto hanno sulla tua attività.

Come fattore chiave per le decisioni quotidiane sulle scorte, è necessario capire come funzionano i MOQ. E soprattutto, devi capire come questo parametro critico può funzionare per te.

Nei prossimi articoli porteremo questo concetto a un livello superiore. Analizzeremo i tempi di consegna e il modo in cui influenzano i nostri fabbisogni di inventario, nonché il modo in cui puoi applicare la formula EOQ nella tua azienda.

Nel frattempo, ci piacerebbe sapere come gestisci i MOQ nella tua azienda.