Förklaring av minsta beställningskvantitet (MOQ)

Föreställ dig en värld utan minsta beställningskvantitet (MOQ). Leverantörerna skulle leverera de produkter som ditt företag behöver i exakt den mängd som du behöver. Dom skulle även göra de utan extra kostnad.

I vår verkligen så är det dock lite mer komplicerat än så när man ska lägga beställningar hos leverantörer .

Med tanke på att de flesta leverantörer har en fast MOQ så måste alla begränsningar beaktas innan beställningen läggs.

Men vad är minsta beställningskvantitet? Varför måste leverantörer införa dessa begränsningar? Vilken inverkan har MOQ:s på ditt lager? och hur kan du optimera din inköpsorder för att uppfylla dessa beställningsbegränsningar utan att utsätta ditt företag för risker?

Vad är en MOQ (minsta beställningskvantitet)?

Låt oss börja med grunderna …

Leverantörens minsta beställningskvantitet är den minsta beställningsstorlek som leverantören är villig att acceptera. Detta uttrycks ofta som minsta antal enheter. Leverantörerna kan dock ibland fastställa minsta beställningskvantitet i form av ordervärde. Leverantör X accepterar till exempel endast en beställning på över 10 000 kr.

Det finns en rad olika skäl till varför företag fastställer MOQs. Vi kommer att gå in på dessa senare. Det är dock viktigt att förstå hur stor inverkan den har på din dagliga verksamhet.

Varför fastställer leverantörerna en minsta beställningskvantitet?

Liksom alla företag har leverantörer en rad kostnader och begränsningar. I slutändan måste leverantörerna se till att de får en viss vinst på varje order. Leverantören har trots allt fortfarande transport-, lager-, hanterings- och administrationskostnader att täcka.

Ofta utgör dessa omkostnader en liten procentandel av orderns totala värde. Ju mindre orderkvantitet, desto mer äter dessa kostnader upp vinstmarginalen.

Ta till exempel följande scenarier:

I scenario 1 gör leverantören en god vinst. Men i scenario 2, där kundernas beställningsmängder är mycket mindre, gör leverantören ingen vinst alls. De blir även ännu värre är om leverantören tillåter kunderna att köpa i enstaka enheter, som i scenario 3, där skulle leverantören faktiskt gå med förlust på varje transaktion.

Detta är bara ett enkelt exempel, men ur leverantörens synvinkel är det ekonomiskt helt meningslöst att sälja produkterna i så små mängder.
Det är just därför som leverantörerna fastställer minsta beställningsmängder för att skydda sina marginaler.

Vilken inverkan har minsta beställningsmängder på ditt lager?

Vi har undersökt varför leverantörer fastställer en minsta beställningskvantitet, men hur påverkar dessa begränsningar dig?

MOQs har ett stort inflytande på ditt företag. Minsta beställningsmängd påverkar till exempel några av följande saker:

• Den genomsnittliga lagernivån
• Beloppet av rörelsekapital vi binder i lager
• Hur ofta vi omprövar beslut
• Den optimala tidpunkten för att lägga en beställning hos leverantören.

Låt oss gå ett steg längre…

Hög MOQ

Om leverantören har en hög MOQ är den tydligaste effekten att våra genomsnittliga lagernivåer blir mycket högre.

Som de framgår i diagrammet nedan så kommer företaget att ha över 20 veckors lager vid tidpunkten för påfyllning. Och som vi undersökte i vår senaste artikel om lagerkostnader är det väldigt dyrt att hålla lager.

Med en så hög lagernivå kan vi förvänta oss att de totala kostnaderna för lagerhållning blir väldigt hög. En så stor lagervolym tar trots allt upp en mycket större mängd utrymme i lagret.

Vi måste också ta hänsyn till alla de kostnader som är förknippade med detta lager.

Höga MOQ:er binder mycket mer rörelsekapital. Dessutom är risken för föråldring mycket större. Och om produkten aldrig säljs kan denna investering vara förlorad för alltid.

Allt är dock inte bara dystert. En hög MOQ innebär att produkten inte behöver ses över eller beställas lika ofta. Därmed kan kostnaderna för administration och beställning minimeras.

Dessutom är risken för lagerbrist mycket liten. Leveranskedjan har trots allt flera veckor (eller till och med månader!) på sig att reagera på eventuella tillgänglighetsproblem.

Så, för att sammanfatta:

Effekten av höga minsta beställningskvantiteter

Positivt:

• Minimerade kostnader för administration, orderhantering och lagerhållning
• Minskad risk för lagerbrist

Negativt:

• Höga investeringar i rörelsekapital
• Höga kostnader för innehav
• Ökad risk för föråldring av produkter

Effekten av låg minsta beställningskvantitet

Positivt:

• Minskade kostnader för lagerhållning på grund av lägre lagernivå.
• Lägre investeringar i rörelsekapital
• Minskad risk för föråldring

Negativt:

• Frekventa översyner och beställningar av produkter
• Högre kostnader för administration, orderhantering och lagerhållning
• Mer exponering för frågor om efterfrågan och utbud
• Större risk för lagerbrist – *överväg att ha ett strategiskt säkerhets- eller buffertlager.

Låga minsta beställningsmängder

Låga MOQs har en helt annan effekt. Om leverantörerna till exempel är villiga att erbjuda ett mycket lägre minsta beställningskvanitet innebär det att du kan hålla en mycket lägre lagernivå.

Den verkliga fördelen är att det krävs en lägre investering av rörelsekapital för att uppfylla MOQ och att risken för föråldring minskar avsevärt.

Risken med att beställa en låg MOQ är att produkten måste ses över och beställas mycket oftare. Detta innebär naturligtvis en kostnad i form av administration, orderhantering och lagerkostnader .

Till skillnad från höga MOQ:s där volatiliteten absorberas av det faktum att det alltid kommer att finnas en hög lagernivå, innebär låga MOQ:s att lagernivåerna sannolikt kommer att vara mindre.

Låga MOQ:s gör att verksamheten blir mer utsatt för pikar i efterfrågan och problem i utbudet. Risken för lagerbrist är därför mycket större. För att skydda tillgängligheten mot sådana faktorer kan det vara nödvändigt att hålla en strategisk nivå av säkerhets- eller buffertlager.

För att sammanfatta:

Effekten av låg minsta beställningskvantitet

Positivt:

• Minskade kostnader för lagerhållning på grund av lägre lagernivå.
• Lägre investeringar i rörelsekapital
• Minskad risk för föråldring

Negativt:

• Frekventa översyner och beställningar av produkter
• Högre kostnader för administration, orderhantering och lagerhållning
• Mer exponering för frågor om efterfrågan och utbud
• Större risk för lagerbrist – överväg att hålla en strategisk nivå av säkerhets- eller buffertlager för att minska denna risk.

Vad händer om du har fel MOQ?

Vi har behandlat effekterna av låga och höga minsta beställningsmängder. Men vad händer om du har helt fel MOQ?

“Hur kan man göra fel?”

Ett vanligt misstag handlar om hur MOQ definieras. Hänvisar MOQ-enhetsvärdet till en enskild produkt, en låda, en pall eller till och med en containerlast?

Eller är det en feljustering av måttenheten? Det kan mycket väl vara så att du planerar i bitar. Men om din leverantör arbetar i vikt talar du ett annat språk. (Som någon som själv har missförstått beställningskriterierna och beställt mycket mer lager än vad som krävs kan jag försäkra er om att det är ett mycket pinsamt misstag att göra!)

Användarfel är dock inte det enda problemet. Ibland handlar felet snarare om kvaliteten och strukturen på dina data.

Många företag glömmer bort den här viktiga parametern, så det är inte ovanligt att de ställer in leverantörens minsta beställningskvantitet på “1” som standardvärde. På samma sätt glömmer många företag att uppdatera MOQ-parametrarna när de ändras. Följaktligen kan MOQ vara mycket högre eller lägre än den verkliga begränsningen.

Det är här problemen börjar.

Om den MOQ som du använder för att planera dina lagerbehov inte är en sann återspegling av den faktiska MOQ kan du drabbas av:

• Ineffektiva och kostsamma beställningsförfaranden.
• Överskottslager som kan undvikas
• Lönlösa investeringar i rörelsekapital
• Onödig riskexponering (både när det gäller överskottslager och föråldrade produkter).
• Högre risk för planeringsfel
• Bristande tydlighet under hela beställningsprocessen

Men det värsta problemet är att om dina uppgifter är felaktiga kan du vara omedveten om att du har ett problem!

Detta leder oss vidare till nästa ämne: Masterdata.

Är dina MOQ-stamdata uppdaterade?

Som vi har sett är MOQ en av de viktigaste begränsningarna som vi måste tänka på när vi planerar vårt lager. Därför är det viktigt att minsta beställningsmängden för varje produkt är uppdaterade och korrekta i dina befintliga masterdata.

Om den inte är det kan det leda till kostsamma misstag eller förseningar som kan undvikas när inköpsordern görs.

Hur kan du använda MOQs för att optimera dina inköpsorder?

Hittills har vi utforskat inflytandet av minsta beställningsmängder, vikten av masterdata och vad som händer om dina MOQ:er inte hålls uppdaterade i ditt beställningssystem.

Men nu ska vi titta på hur vi kan använda MOQ för att fatta bättre inköpsbeslut.

Det första vi måste komma ihåg är att oproportionerliga beställningsmängder orsakar dyra, höga genomsnittliga lagernivåer och skapar onödiga risker i samband med föråldring.

På samma sätt orsakar för små beställningsmängder onödiga lageråtgärder och onödiga transport- och administrationskostnader.

Så hur kan vi hitta balansen mellan att uppfylla MOQ och hålla kostnader och risker under kontroll?

Hittills har vi talat om MOQ som om det vore en fast punkt, vilket inte alltid behöver vara negativt. Om din MOQ är låg så kommer inköpsordern troligtvis ändå att vara långt över den minsta beställningskvantiteten. På samma sätt fungerar de vid höga en MOQ, där finns alltid möjlighet att antingen förhandla fram en mer förmånlig MOQ eller till och med hitta en annan leverantör.

Om vi vill hitta nya möjligheter till optimering så kan vi behöva tänka utanför boxen. Och det kanske inte bara innebär att vi måste tänka om när det gäller inköpsorder, beställningsfrekvenser och granskningstider … utan kanske till och med ändra de leverantörer vi samarbetar med.

I nästa avsnitt kommer vi att utforska några praktiska åtgärder som du kan vidta för att bedöma MOQ:er.

Hur man upptäcker om MOQ är för högt

Den första frågan vi vill besvara är: stämmer MOQ överens med den förväntade efterfrågan?

Det här är en viktig fråga eftersom den påverkar hur många dagars lager vi har vid varje given tidpunkt.

Vi har tidigare diskuterat farorna med höga orderkvantiteter. Men hur avgör vi hur högt det är att vara för högt?

Svaret är tyvärr att det beror på…

Om det rör sig om produkter med kort hållbarhet, t.ex. färska livsmedel, kan vi förmodligen inte acceptera en MOQ om den är större än ett par dagars värde. Risken är trots allt stor att lagret försvinner innan vi kan sälja det vidare eller använda det själva.

Men även om produktens färskhet inte är ett problem, som i fallet med muttrar och bultar, måste vi ändå vara medvetna om hur många dagars lagerhållning en enda MOQ täcker.

Som utgångspunkt kan du analysera hur många av produkterna i ditt sortiment som har en MOQ som är större än ett års efterfrågan. Om din marknad är särskilt dynamisk kan du behöva minska perioden från ett år till sex månader, eller kanske till och med tre månader. Hur som helst kommer denna snabba analys att omedelbart flagga för de produkter som kan vara ett problem.

Men hur använder du denna information?

Det kan mycket väl finnas en bra anledning till att du gärna accepterar en hög minsta beställningskvantitet.

• Produkterna kanske är mycket skräddarsydda för att uppfylla dina specifika krav, och därför måste din beställning matcha dina leverantörers produktionsbegränsningar. Om detta är den enda leverantören som kan uppfylla dina specifikationer kan ditt val vara begränsat.
• Kanske är föremålet av så lågt värde att det inte är en alltför stor ekonomisk svårighet att hålla ett års lager.

Analysen kan också visa att det finns produkter där MOQ är för högt för dig, så att du måste vidta åtgärder.

För dessa produkter har vi några alternativ:

• Alternativ 1 – Förhandla med leverantören och kom överens om en mindre minsta beställningskvantitet.
• Alternativ 2 – Hitta en alternativ leverantör.
• Alternativ 3 – Undersök om produkten överhuvudtaget ska finnas i ditt aktiva sortiment.

Leder det nuvarande MOQ till ineffektiv beställning?

Höga minsta beställningsmängder och effekterna på vårt genomsnittliga lagerbestånd är inte de enda problem som vi måste vara uppmärksamma på. Vi måste också överväga om vi beställer lagret så effektivt som möjligt.

Vad är beställningseffektivitet?

I huvudsak handlar det om hur ofta vi gör en beställning.

Om MOQ:erna är små kan du frestas att beställa lite och ofta. Vi vet dock att varje beställning som vi gör har en kostnad; det tar värdefull tid att skapa, bearbeta och skicka den till leverantören.

Så hur kan vi upptäcka produkter som riskerar att drabbas av ineffektiva beställningsrutiner?

Vi kan börja med att identifiera produkter där vi gör flera beställningar inom samma ledtid.

Varför är detta ett problem?

Det tyder på att vi är under beställning. Följaktligen kan risken för lagerbrist vara större. Genom att lagernivåerna är så magra skulle det räcka med en liten ökning av efterfrågan eller en sen leverans för att det ska uppstå problem med tillgängligheten. Dessutom kan vi få onödiga beställnings- och administrationskostnader.

Ett annat problem är att vi kanske går miste om volymrabatter.

Finns det några undantag från denna regel?

Naturligtvis finns det vissa scenarier där det är klokt att beställa flera gånger inom samma ledtid. Om vi tar vårt exempel med färska livsmedel kan vi vilja beställa oftare för att garantera bästa möjliga färskhet.

Alternativt kanske vi begränsas av vår lagerkapacitet. Därför har vi inget annat val än att beställa lite och ofta.

Hur kan vi lösa dessa problem?

Om det inte finns några begränsningar har vi ett par alternativ:

Öka orderstorleken

Minsta beställningsmängder är just det – de är den “minsta” lagernivå som vi kan beställa. Därför kan vi alltid öka vår beställningsvolym.

Optimera granskningsperioden

Det andra alternativet är att vi fastställer en rytmisk granskningsperiod och bygger in detta i vårt krav på inventering. I stället för att bara beställa upp till MOQ-kvantiteten beställer vi nu lite mer strategiskt.

Att balansera ordernivåer med optimerade orderkostnader är dock lite av en mörk konst.

Tack och lov är det här som den ekonomiska beställningskvantiteten (EOQ) kommer in i bilden.

I huvudsak fokuserar EOQ-formeln på de viktigaste kostnadsområdena för att fastställa den mest kostnadseffektiva beställningsmängden.

Genom att beställa rätt kvantiteter kan du i slutändan minska driftskostnaderna samtidigt som du ökar avkastningen på lagerinvesteringar, vilket leder till en optimering av dina totala kostnader för leveranskedjan.

Vi kommer att fördjupa oss i detta ämne i en av våra kommande artiklar.

Vad behöver du tänka på när du fastställer dina egna MOQs?

Hittills har vi främst fokuserat på leverantörernas minsta beställningsmängder.

Men vad är rätt MOQ att erbjuda dina egna kunder?

Detta är en viktig fråga eftersom den kan ha stor betydelse för hur din verksamhet är uppbyggd.

Ett företag som säljer produkter med minsta beställningsmängder på flera tusen kommer till exempel att se helt annorlunda ut än ett företag som säljer produkter utan minsta beställningsmängd.

Det finns tre stora faktorer som vi måste tänka på:

Begränsningar på utbudssidan

Varje punkt i försörjningskedjan påverkas av begränsningarna på den överordnade nivån. Ta till exempel en tillverkare av cyklar. Innan de kan producera något behöver de först rätt råvaror.

Men leverantören av metallen, eller till och med tillverkaren av det gummi som behövs för däcken, måste producera i tillräckligt stora volymer för att beställningen ska bli kostnadseffektiv.

Detta kommer i sin tur att påverka den MOQ som de kan erbjuda.

Begränsningar på efterfrågesidan

MOQs kan inte fastställas enbart utifrån ekonomiska parametrar. De måste också vara konkurrenskraftiga ur kundens perspektiv.

Tänk om din lokala stormarknad införde en minsta beställningskvantitet för bröd. Istället för att kunna köpa ett enda bröd måste du nu köpa minst 50 bröd. Även om återförsäljaren erbjuder dig en fantastisk mängdrabatt är det osannolikt att du skulle vara glad över att köpa en så stor mängd på en gång. När allt kommer omkring har du bara så mycket utrymme i ditt kök. Du skulle därför inte ha något annat val än att handla någon annanstans.

Poängen här är att för att vara konkurrenskraftig måste minsta beställningskvantitet fungera för din målkund.

För att lösa detta måste vi tänka på följande:

• Antalet beställningar som tas emot per dag.

Och:

• Den genomsnittliga volymen enheter som varje kund begär (eller snarare förväntar sig).

Interna begränsningar

Visst finns det marknadskrafter som påverkar minsta beställningskvantitet. Men det finns också faktorer inom din verksamhet som påverkar MOQ.

Har ditt driftsteam till exempel kapacitet att plocka, packa och skicka tusentals enskilda enheter till kunderna?

Har du också lagringsutrymme för att skicka beställningar i containerlast?

Det är ingen idé att sätta upp en minsta beställningskvantitet som helt enkelt inte är lönsam för ditt företag.

Några sista tankar om minsta beställningsmängder…

Förhoppningsvis har den här artikeln hjälpt dig att förstå varför MOQ finns, hur de beräknas och hur de påverkar din verksamhet.

Som en viktig faktor i dina dagliga lagerbeslut måste du förstå hur MOQs fungerar. Ännu viktigare är att du också förstår hur denna viktiga parameter kan fungera för dig.

I våra kommande artiklar kommer vi att ta detta koncept till nästa nivå. Vi kommer att utforska leveranstider och hur de påverkar våra lagerkrav, samt hur du kan tillämpa EOQ-formeln i din verksamhet.

Under tiden vill vi gärna höra hur du hanterar MOQs i din verksamhet.