Hur kan ni nyttja beställningspunkten för att öka effektiviteten i leveranskedjan?

En av de viktigaste uppgifterna för Supply chain Managers är riskhantering. När det gäller planering av leveranskedjan innebär detta vanligtvis att välja mellan två alternativ: en hög lagernivå som minimerar risken för förlorad försäljning och höjer servicenivån, eller ett mindre lager som frigör rörelsekapital och minskar risken för inkurans.

Valet av de två alternativen är ett strategiskt beslut och beror på vilken servicenivå ni vill erbjuda era kunder samt vilka resurser företaget är villigt att avsätta för detta ändamål. Beroende på dessa variabler och den förväntade efterfrågan kan en optimal lagernivå beräknas.

Denna initiala lagernivå kommer dock att förbrukas i takt med att efterfrågan tillgodoses. För att komma tillbaka till den optimala lagernivån måste därför en beställningspunkt fastställas som gör att påfyllning kan utföras vid rätt tidpunkt.

Vad är en beställningspunkt?

“Beställningspunkt” är en term som används inom lagerhantering och logistik för att avgöra när en viss artikel ska beställas på nytt. Den beräknas genom att ta hänsyn till den aktuella lagernivån, efterfrågan på artikeln och den tid det tar för en order att levereras.

I grund och botten fastställs beställningspunkten för att säkerställa att en produkt inte tar slut i lager. När lagernivån når beställningspunkten signalerar detta att begära påfyllning innan lagernivån sjunker till oönskade nivåer. Detta garanterar att det finns tillräckligt med lager för att möta efterfrågan i väntan på att en ny order ska komma in.

Genom att fastställa en lämplig beställningspunkt undviker man brist eller överlagring vilket hjälper företaget att upprätthålla en optimal lagernivå.

Formel för beställningspunkten

Formeln för att fastställa beställningspunkten är följande:

Beställningspunkt = (Leveranstid i dagar * prognostiserad efterfrågan beräknad för dessa dagar) + säkerhetslager

Variabler att beakta vid fastställandet av beställningspunkten

När beställningspunkten definieras är följande variabler avgörande:

• Prognos för efterfrågan: Den förväntade efterfrågan på artikeln under de kommande dagarna/veckorna/månaderna.
• Leveranstid: Perioden mellan orderförfrågan och mottagandet av påfyllningen.
• Säkerhetslager: En extra kvantitet för att täcka variationer i efterfrågan eller leveransförseningar.
• Variationer i efterfrågan och ledtider: För att justera säkerhetslagret.
• Tillhörande kostnader: Dessa inkluderar kostnader för lagring, beställning och brist.
• Tillförlitliga uppgifter: Korrekta och aktuella uppgifter om efterfrågan, leveranstider och marknadstrender.

Risker med en dåligt definierad beställningspunkt

Att definiera beställningspunkten på en högre eller lägre nivå än den optimala innebär ett antal risker för företag. Dessa förklaras nedan.

Risker med en för hög beställningspunkt

Den största faran här är att överskottslager ackumuleras vilket kommer att leda till en rad problem för företaget.

Finansiella kostnader

Överskottslager innebär att man binder upp kapital i produkter som inte säljer. Detta kan ha en negativ påverkan på likviditeten och lagerkostnaderna.

Obsolescence/Föråldring

Produkter som lagras under lång tid kan bli föråldrade, särskilt i branscher där teknik eller trender förändras snabbt. Detta leder till förluster från produkter som inte längre efterfrågas eller, när det gäller livsmedel, inte längre kan konsumeras eftersom deras bäst före-datum har löpt ut.

Kostnader för lagring

Överskottslager kräver ytterligare lagringsutrymme vilket ökar kostnaderna för lagerhyra, försäkringar, säkerhet och arbetskraft.

Minskad lageromsättning

Överskottslager kan göra det svårt att introducera nya produkter eller förbättrade versioner samt att anpassa sig till förändringar i marknadsefterfrågan.

Risker med en för låg beställningspunkt

Omvänt har en för låg beställningspunkt, dvs. att påfyllningsprocessen tar för lång tid, också sina nackdelar.

Minskad försäljning

Bristande produkttillgänglighet kan direkt påverka försäljningen eftersom ni då inte kan dra nytta av den befintliga efterfrågan.

Förlust av kunder

Om era kunder inte hittar den produkt de vill ha i ert utbud kan det hända att de istället väljer att gå över till era konkurrenter.

Ryktesmässig skada

Bristande tillgänglighet kan skada ett företags rykte och leda till en negativ uppfattning om dess förmåga att tillgodose kundernas behov.

Missade möjligheter

Om efterfrågan inte kan tillgodoses går möjligheterna att generera intäkter och nå nya marknader eller kundsegment förlorade.

Högre driftskostnader

Bristande tillgänglighet kan tvinga fram “nödinköp”, påskyndad produktion eller expressleveranser vilket i sin tur kan öka driftskostnaderna.

Påverkan på planeringen

Produktbrist kan destabilisera distributions- och marknadsföringsplaner och påverka företagets långsiktiga planering.

Andra risker förknippade med beställningspunkten

Utöver under- eller överlagring kan vi identifiera andra risker kopplade till beställningspunkten som också måste beaktas.

Produktionsstopp

I tillverkningsföretag kan ett fel vid beställningen av en artikel från materialförteckningen innebära att produktionsprocessen måste stoppas även om resten av verksamheten går smidigt.

Försämrade relationer mellan avdelningarna

En olämplig beställningspunkt påverkar inte bara kundservicen utan kan också anstränga relationerna mellan avdelningarna. Brist på produkter kommer utan tvekan att göra säljteamet missnöjt, liksom finansteamet om onödiga överlager uppstår.

Slutligen bör det också noteras att i detaljhandelsmiljöer skylls en allmän känsla av lagerbrist ibland på en dålig beställningspunkt. Det kan dock bero på andra orsaker, exempelvis dålig distribution av produkten på de olika försäljningsställena.

Hur optimeras beställningspunkten?

För att optimera beställningspunkten bör ni ta hänsyn till följande punkter:

• Korrekta data: Använd korrekta efterfrågedata och ledtider för att beräkna beställningspunkten mer effektivt.
• Periodisk översyn: Uppdatera formelparametrarna, efterfrågan och ledtider, regelbundet för att återspegla förändringar i inköpsmönster eller leverantörer.
• Optimerat säkerhetslager: Utvärdera och justera nivån på säkerhetslagret för att minska riskerna utan att öka lagringskostnaderna.
• Automatiserade system: Använd programvara för lagerhantering som dynamiskt beräknar och justerar beställningspunkten så att den alltid är aktuell.
• Kostnadsanalys: Utvärdera balansen mellan lagringskostnader och bristkostnader för att fastställa den optimala beställningspunkten.

Hur förhåller sig beställningspunkten till EOQ?

Beställningspunkten och ekonomisk orderkvantitet (EOQ) är relaterade till lagerstyrning på följande sätt:

• Beställningspunkt: Fastställer när en order ska läggas baserat på efterfrågan och leveranstid.
• EOQ: Beräknar den optimala orderkvantiteten för att minimera de totala lagerkostnaderna, med hänsyn tagen till orderkostnader och lagerhållningskostnader.Genom att synkronisera beställningspunkten med EOQ säkerställer ni effektiv påfyllning. Detta då ordern läggs när beställningspunkten nås och den optimala kvantiteten beställs enligt EOQ, vilket minimerar lagrings- och beställningskostnaderna. Båda koncepten kompletterar varandra för en effektiv och kostnadseffektiv lagerhantering.

Samarbete med leverantörer vid beställningstillfället

Ledtiden är en av de viktigaste faktorerna när man definierar beställningspunkten. Denna variabel beror huvudsakligen på leverantören, så samarbete med dem är en viktig del av beräkningsprocessen. Några av de fördelar som kan uppnås med samarbetet är följande:

• Mer exakta leveranstider: Genom att dela information om efterfrågan och köpmönster kan leverantörerna justera leveranstiderna vilket påverkar den exakta beräkningen av beställningspunkter.
• Kortare ledtider: Effektiv kommunikation kan effektivisera leverans- och mottagningsprocesserna och minimera tiden mellan beställning och påfyllning.
• Innovation inom logistik: Samarbete kring logistikstrategier kan förbättra effektiviteten i leveranskedjan, minska kostnader och tidsåtgång samt optimera lagerpåfyllning.
• Analysera olika logistikflöden: Särskilt i logistikstrukturer med mer än en lagerplats kan en optimering av förhållandet “referens – leveranspunkt” medföra både ekonomiska och operativa fördelar.
• Förbättrade affärsrelationer: Nära samarbete bygger starka relationer, skapar förtroende och möjliggör flexibla avtal som gynnar båda parter när det gäller kvantiteter, tidpunkter och kostnader.
• Anpassning till förändringar: Samarbete underlättar snabba anpassningar till förändringar i efterfrågan eller på marknaden, så att beställningspunkten kan ändras snabbt och exakt.

Automatisering av beställningspunkter

Automatisering av beställningspunkter uppnås genom avancerade lagerhanteringssystem. Här är några viktiga punkter att ta hänsyn till:

Specialiserad programvara: Lagerhanteringsprogram med automatiska funktioner för beräkning av beställningspunkter ger större precision.

Integration av data: Genom att koppla ihop programvaran med datakällor som alltid är uppdaterade får du korrekt information om efterfrågan och leveranstider.

Algoritmer för beräkning: Programvaran implementerar algoritmer som automatiskt tar hänsyn till efterfrågan, ledtider och säkerhetslager för att beräkna beställningspunkten dynamiskt.

Automatiska varningar: Du kan ställa in automatiska varningar som meddelar dig när lagret når eller faller under beställningspunkten, vilket automatiskt sätter igång påfyllningsprocessen.

Integration med leverantörer: Programvaran gör det möjligt att upprätta elektroniska förbindelser med leverantörer för att effektivisera överföringen av beställningar och bekräftelsen av leveranstider.

Slutsats: Håll er beställningspunkt uppdaterad!

Det är viktigt att komma ihåg att hålla beställningspunkten uppdaterad. Att beräkna beställningspunkten en dag och sedan inte återkomma till den på flera månader är ineffektivt. Fördelen med att ha en tillförlitlig beställningspunkt är att den alltid ligger i linje med produkternas faktiska beteende. Värdet ligger inte bara i kvaliteten på beräkningen utan också i hur ofta den uppdateras.

Det är även viktigt att ha i åtanke att för att dra full nytta av en bra beställningspunkt måste den beräknas individuellt för varje kombination av “referens – lagerpunkt”, hållas uppdaterad och alltid blicka framåt. Om vi baserar beräkningen på historiken skulle vi inte ta hänsyn till säsongsvariationer eller trender, vilket skulle öka risken för fel i beräkningen.