Hvordan kan du udnytte genbestillingspunktet til at forbedre effektiviteten i forsyningskæden?

Risikostyring er en af de vigtigste opgaver for supply chain managers. Inden for supply chain-planlægning betyder det normalt at vælge mellem to muligheder: et højt lagerniveau, som minimerer risikoen for tabt salg og øger serviceniveauet, eller et mindre lager, som frigør arbejdskapital og mindsker risikoen for produktforældelse.

Den klassiske tæppeteori: Du kan dække dit hoved eller dine fødder, men ikke begge dele…

At vælge den ene eller den anden mulighed er en strategisk beslutning. Det afhænger af det serviceniveau, du ønsker at tilbyde din kunde, og de ressourcer, virksomheden er villig til at afsætte til dette formål. Afhængigt af disse variabler og den forventede efterspørgsel kan man beregne et optimalt lagerniveau.

Denne indledende lagerbeholdning vil dog blive forbrugt, efterhånden som efterspørgslen imødekommes. For at komme tilbage til udgangspunktet – dvs. det optimale lagerniveau – skal der derfor fastsættes et genbestillingspunkt, som gør det muligt at foretage genopfyldning på det rigtige tidspunkt.

Hvad er genbestillingspunktet?

Lad os starte med at definere begrebet. Genbestillingspunktet er et begreb, der bruges i lagerstyring og logistik til at bestemme, hvornår en bestemt vare skal genbestilles. Det beregnes ud fra det aktuelle lagerniveau, efterspørgslen efter varen og den tid, det tager for en ordre at blive leveret.

Dybest set er genbestillingspunktet sat for at sikre, at et produkt ikke bliver udsolgt. Når lagerniveauet når genbestillingspunktet, er det signalet til at ringe til leverandøren for at få genopfyldning, før lagerniveauet falder til uønskede niveauer. Det sikrer, at der er nok på lager til at imødekomme efterspørgslen, mens man venter på en ny ordre.

Ved at fastsætte et passende genbestillingspunkt undgår man at mangle eller overfylde lageret, og det hjælper virksomheden med at opretholde et optimalt lagerniveau.

Formel for genbestillingspunkt

Formlen for indstilling af genbestillingspunktet er som følger:

Reorder Point = (Delivery time in days * forecast demand calculated for those days) + safety stock

Variabler, der skal overvejes, når genbestillingspunktet fastlægges

Når du definerer genbestillingspunktet, er følgende variabler afgørende:

• Prognose for efterspørgsel: Den forventede efterspørgsel efter varen i de følgende dage/uger/måneder.
• Leveringstid: Perioden mellem ordreforespørgslen og modtagelsen af påfyldningen.
• Sikkerhedslager: En ekstra mængde til at dække variationer i efterspørgslen eller leveringsforsinkelser.
• Variabilitet i efterspørgsel og leveringstider: At justere sikkerhedslageret.
• Tilknyttede omkostninger: Disse omfatter lager-, bestillings- og mangelomkostninger.
• Pålidelige data: Nøjagtige og opdaterede data om efterspørgsel, leveringstider og markedstendenser.

Risici ved et dårligt defineret genbestillingspunkt

At definere genbestillingspunktet på et højere eller lavere niveau end det optimale indebærer en række risici for virksomheder. Lad os se på dem.

Risici ved et for højt genbestillingspunkt

Den største risiko her er, at overskydende lager vil akkumulere, og det vil føre til en række problemer for virksomheden.

Finansielle omkostninger

At have et overskudslager betyder, at man binder kapital i produkter, der ikke sælger. Det kan have en negativ indvirkning på likviditeten og lageromkostningerne.

Forældelse

Produkter, der har været opbevaret i lang tid, kan blive forældede, især i brancher, hvor teknologi eller trends ændrer sig hurtigt. Det fører til tab fra produkter, der ikke længere efterspørges, eller, i tilfælde af fødevarer, ikke længere kan spises, fordi deres sidste anvendelsesdato er udløbet.

Opbevaringsomkostninger

At have overskydende lager kræver ekstra lagerplads, hvilket øger de tilknyttede omkostninger såsom lagerleje, forsikring, sikkerhed og arbejdskraft.

Reduktion af lageromsætningen

Overskydende lagerbeholdning kan gøre det vanskeligt at introducere nye produkter eller forbedrede versioner samt tilpasse sig ændringer i markedets efterspørgsel.

Risici ved et for lavt genbestillingspunkt

Omvendt er der også ulemper ved et for lavt genbestillingspunkt, hvilket betyder, at genopfyldningsprocessen tager for lang tid.

Fald i salg

Manglende produkttilgængelighed kan have direkte indflydelse på salget, fordi du ikke kan udnytte den eksisterende efterspørgsel.

Tab af kunder

Ud over at holde et engangssalg kan kunderne skifte til dine konkurrenter, hvis de ikke finder det produkt, de ønsker, i din virksomheds tilbud.

Skade på omdømme

Mangel på konstant tilgængelighed kan skade en virksomheds omdømme og føre til en negativ opfattelse af dens evne til at opfylde kundernes behov.

Glemte muligheder

Hvis efterspørgslen ikke kan imødekommes, går mulighederne for at generere indtægter og nå nye markeder eller kundesegmenter tabt.

Højere driftsomkostninger

Manglende tilgængelighed kan fremtvinge “nødindkøb”, fremskyndet produktion eller ekspresforsendelser, hvilket kan øge driftsomkostningerne.

Indvirkning på planlægning

Produktmangel kan destabilisere distributions- og marketingplaner og påvirke virksomhedens langsigtede planlægning.

Andre risici forbundet med genbestillingspunktet

Ud over over- eller underbeholdning kan vi identificere andre risici, som også skal tages i betragtning.

Produktionsstop

I produktionsvirksomheder kan en fejl ved bestillingen af en vare fra styklisten betyde, at produktionsprocessen må stoppe, selv om resten af driften kører problemfrit.

Forværring af relationerne mellem afdelingerne

Et uhensigtsmæssigt genbestillingspunkt påvirker ikke kun kundeservicen, men kan også belaste forholdet mellem afdelingerne. Mangel på produkter vil utvivlsomt gøre salgsteamet utilfreds, og det samme vil økonomiteamet, hvis der opstår unødvendige overlagre.

Endelig skal det også bemærkes, at en generel følelse af lagermangel i detailhandlen nogle gange skyldes et dårligt genbestillingspunkt. Men det kan også skyldes andre ting, f.eks. dårlig distribution af produktet på de forskellige salgssteder.

Hvordan optimeres genbestillingspunktet?

Overvej disse trin for at optimere genbestillingspunktet:

• Præcision af data: Brug nøjagtige efterspørgselsdata og leveringstider til at beregne ordrepunktet mere effektivt.
• Periodisk gennemgang: Opdater regelmæssigt formelparametre (efterspørgsel, leveringstider) for at afspejle ændringer i indkøbsmønstre eller leverandører.
• Optimeret sikkerhedslager: Evaluer og juster niveauet for sikkerhedslageret for at mindske risici uden at øge lageromkostningerne.
• Automatiserede systemer: Brug lagerstyringssoftware, der dynamisk beregner og justerer genbestillingspunktet, så det altid er opdateret.
• Omkostningsanalyse: Evaluer balancen mellem lageromkostninger og mangelomkostninger for at bestemme det optimale genbestillingspunkt.

Hvordan hænger genbestillingspunktet sammen med EOQ?

Genbestillingspunktet og den økonomiske ordremængde (EOQ) hænger sammen i lagerstyring på følgende måder:

• Genbestillingspunkt: Bestemmer, hvornår en ordre skal placeres baseret på efterspørgsel og leveringstid.
• EOQ: Beregner den optimale genbestillingsmængde for at minimere de samlede lageromkostninger under hensyntagen til bestillingsomkostninger og lagerbeholdningsomkostninger.

Synkronisering af genbestillingspunkt med EOQ sikrer effektiv genopfyldning; ordren afgives, når genbestillingspunktet er nået, og den optimale mængde bestilles i henhold til EOQ, hvilket minimerer lager- og bestillingsomkostninger. Begge koncepter supplerer hinanden for at sikre en effektiv og omkostningseffektiv lagerstyring.

Samarbejde med leverandører i forbindelse med genbestilling

Gennemløbstiden er et af de vigtigste elementer, når man skal definere genbestillingspunktet. Denne variabel afhænger hovedsageligt af leverandøren, så samarbejde med dem er en vigtig del af beregningsprocessen. Nogle af de fordele, der kan opnås, er:

• Mere præcise leveringstider: Deling af information om efterspørgsel og købsmønstre gør det muligt for leverandører at justere leveringstider og påvirke nøjagtig beregning af genbestillingspunkter.
• Reducerede leveringstider: Effektiv kommunikation kan strømline forsendelses- og modtagelsesprocesserne og minimere tiden mellem bestilling og genopfyldning.
• Innovation inden for logistik: Samarbejde om logistikstrategier kan forbedre effektiviteten i forsyningskæden, reducere omkostninger og tid og optimere genopfyldning af lageret.
• Analyser forskellige logistikstrømme: Især i logistikstrukturer med mere end ét lager, vil en optimering af forholdet mellem “reference og leveringssted” give både økonomiske og driftsmæssige fordele.
• Forbedring af forretningsforbindelser: Tæt samarbejde opbygger stærke relationer, skaber tillid og muliggør fleksible aftaler, der gavner begge parter med hensyn til mængder, timing og omkostninger.
• Tilpasning til forandringer: Samarbejde letter hurtige justeringer til ændringer i efterspørgslen eller markedet, så genbestillingspunktet kan ændres hurtigt og præcist.

Automatisering af genbestillingspunkter

Automatisering af genbestillingspunkter opnås gennem avancerede lagerstyringssystemer. Her er nogle vigtige punkter at overveje:

Specialiseret software: Lagerstyringssoftware, der tilbyder automatiske funktioner til beregning af genbestillingspunkter, vil resultere i større nøjagtighed.

Integration af data: Ved at forbinde softwaren med datakilder, der altid er opdaterede, sikres nøjagtige oplysninger om efterspørgsel og leveringstider.

Beregningsalgoritmer: Softwaren implementerer algoritmer, der automatisk tager højde for efterspørgsel, leveringstider og sikkerhedslagre for at beregne genbestillingspunktet dynamisk.

Automatiske advarsler: Du kan indstille automatiske alarmer, der giver dig besked, når lagerbeholdningen når eller falder under genbestillingspunktet, hvilket automatisk udløser genopfyldningsprocessen.

Integration af leverandører: Softwaren gør det muligt at etablere elektroniske forbindelser med leverandører for at strømline overførslen af ordrer og bekræftelsen af leveringstider.

Konklusion: Hold dit bestillingspunkt opdateret!

Det er uproduktivt at udregne genbestillingspunktet en dag og så ikke genbesøge det i månedsvis. Fordelen ved at opretholde et pålideligt genbestillingspunkt er, at det altid er i overensstemmelse med produkternes faktiske adfærd. Værdien ligger ikke kun i kvaliteten af beregningen, men også i den hyppighed, hvormed den opdateres.

Det er også vigtigt at huske på, at for at få det fulde udbytte af et godt reorder point, skal det beregnes individuelt for hver kombination af “reference – lagerpunkt”, holdes opdateret og altid se fremad. Hvis vi fokuserer beregningen på fortiden, vil vi ikke tage højde for sæsonudsving eller tendenser, hvilket vil gøre det meget mere sandsynligt, at der opstår fejl i beregningen.