Risicobeheer is een van de belangrijkste taken van supply chain managers. Op het gebied van supply chain planning betekent dit meestal kiezen tussen twee opties: een hoog voorraadniveau, wat het risico op omzetverlies minimaliseert en het serviceniveau verhoogt; of een kleinere voorraad, wat werkkapitaal vrijmaakt en de risico’s van productveroudering vermindert.

De klassieke deken theorie: je kunt je hoofd of je voeten bedekken, maar niet allebei…

De keuze voor de ene of de andere optie is een strategische beslissing. Het hangt af van het serviceniveau dat je je klant wilt bieden en de middelen die het bedrijf hiervoor wil inzetten. Afhankelijk van deze variabelen en de verwachte vraag kan een optimaal voorraadniveau worden berekend. Deze aanvankelijke hoeveelheid voorraad zal echter worden verbruikt wanneer aan de vraag wordt voldaan. Daarom moet, om terug te keren naar het optimale voorraadniveau, een bestelniveau worden vastgesteld waarmee op het juiste moment kan worden aangevuld.

Wat is het bestelniveau?

Laten we beginnen met het concept te definiëren. Het bestelniveau is een term die in voorraadbeheer en logistiek wordt gebruikt om te bepalen wanneer een bepaald artikel opnieuw moet worden besteld. Het wordt berekend door rekening te houden met het huidige voorraadniveau, de vraag naar het artikel en de tijd die nodig is om een bestelling te leveren.

In principe wordt het bestelniveau ingesteld om ervoor te zorgen dat een product niet uit voorraad raakt. Wanneer het voorraadniveau het bestelniveau bereikt, is dit het signaal om de leverancier te bellen voor aanvulling voordat het voorraadniveau naar ongewenste niveaus daalt. Dit zorgt ervoor dat er voldoende voorraad beschikbaar is om aan de vraag te voldoen, in afwachting van een nieuwe bestelling. Het vaststellen van een geschikt bestelniveau helpt om tekorten of te grote voorraden te voorkomen en helpt het bedrijf om een optimaal voorraadniveau te handhaven.

Formule om het bestelniveau te berekenen

De formule voor het berekenen van het bestelniveau is als volgt:

Bestelniveau = (levertijd in dagen * verwachte vraag berekend voor die dagen) + veiligheidsvoorraad

Bestelniveau Grafiek

Variabelen bij vaststellen bestelniveau

Bij het definiëren van het bestelniveau zijn de volgende variabelen van cruciaal belang om rekening mee te houden:

  • Vraagvoorspelling: De verwachte vraag naar het artikel in de volgende dagen/weken/maanden.
  • Levertermijnen: De periode tussen de bestelaanvraag en de ontvangst van de aanvulling.
  • Veiligheidsvoorraad: Een extra hoeveelheid om schommelingen in de vraag of vertragingen in de levering op te vangen.
  • Variabiliteit van vraag en doorlooptijden: Veiligheidsvoorraad aanpassen.
  • Gerelateerde kosten: Hieronder vallen opslag-, bestel- en tekortkosten.
  • Betrouwbaarheid van gegevens: Accurate en actuele gegevens over vraag, levertijden en markttrends.

Risico’s van een slecht gedefinieerd bestelniveau

Als het bestelniveau op een hoger of lager niveau dan het optimale wordt gedefinieerd, brengt dit een aantal risico’s met zich mee voor bedrijven. Laten we ze eens bekijken.

Risico’s van een te hoog bestelniveau

Het grootste risico hier is dat overtollige voorraden zich opstapelen en dit zal leiden tot een reeks problemen voor het bedrijf.

  • Financiële kosten: Het aanhouden van overtollige voorraden betekent kapitaal vastleggen in producten die niet verkopen. Dit kan een negatieve invloed hebben op liquiditeit en opslagkosten.
  • Veroudering: Producten die lange tijd zijn opgeslagen kunnen verouderd raken, vooral in industrieën waar technologie of trends snel veranderen. Dit leidt tot verliezen door producten waar geen vraag meer naar is of die, in het geval van voedsel, niet meer kunnen worden geconsumeerd omdat de houdbaarheidsdatum is verstreken.
  • Opslagkosten: Het bewaren van overtollige voorraad vereist extra opslagruimte, waardoor de bijbehorende kosten zoals de huur van magazijnen, verzekeringen, beveiliging en arbeid toenemen.
  • Vermindering van voorraadrotatie: Overtollige voorraden kunnen het moeilijk maken om nieuwe producten of verbeterde versies te introduceren en zich aan te passen aan veranderingen in de marktvraag.

Risico’s van een te laag bestelniveau

Omgekeerd heeft een te laag bestelniveau – waardoor het aanvulproces te lang duurt – ook nadelen.

  • Daling in verkoop: Een gebrek aan productbeschikbaarheid kan een directe impact hebben op de verkoop, omdat je niet kunt inspelen op de bestaande vraag.
  • Verlies van klanten: Naast het houden van een eenmalige verkoop, kunnen klanten overstappen naar je concurrenten als ze het product dat ze zoeken niet kunnen vinden in het aanbod van jouw bedrijf.
  • Reputatieschade: Een gebrek aan consistente beschikbaarheid kan de reputatie van een bedrijf schaden, wat leidt tot een negatieve perceptie van het vermogen om aan de behoeften van de klant te voldoen.
  • Gemiste kansen: Als niet aan de vraag kan worden voldaan, gaan kansen verloren om inkomsten te genereren en nieuwe markten of klantsegmenten te bereiken.
  • Hogere bedrijfskosten: Een gebrek aan beschikbaarheid kan noodaankopen, versnelde productie of expreszendingen noodzakelijk maken, wat de operationele kosten kan verhogen.
  • Invloed op planning: Product tekorten kunnen de distributie- en marketingplannen destabiliseren en de langetermijnplanning van het bedrijf beïnvloeden.

Andere risico’s in verband met het bestelniveau

Naast over- of onderbevoorrading kunnen we andere risico’s identificeren waarmee ook rekening moet worden gehouden.

Productiestop

In productiebedrijven kan een storing bij het bestellen van een artikel van de stuklijst betekenen dat het productieproces moet worden stopgezet, zelfs als de rest van de operatie soepel verloopt.

Verslechtering van de relaties tussen de afdelingen

Een onjuist bestelniveau heeft niet alleen invloed op de klantenservice, maar kan ook de relaties tussen afdelingen onder druk zetten. Een gebrek aan producten zal ongetwijfeld het verkoopteam ontstemmen, net als het financiële team als er onnodig te veel voorraad wordt aangehouden. Tot slot moet ook worden opgemerkt dat in detailhandel omgevingen een algemeen gevoel van voorraadtekort soms wordt toegeschreven aan een slecht bestelniveau. Dit kan echter ook andere oorzaken hebben, zoals een slechte distributie van het product op de verschillende verkooppunten.

Hoe wordt het bestelniveau geoptimaliseerd?

Overweeg de volgende stappen om het bestelniveau te optimaliseren:

  • Nauwkeurigheid van gegevens: Gebruik nauwkeurige vraaggegevens en doorlooptijden om het bestelniveau effectiever te berekenen.
  • Periodieke herziening: Werk de formuleparameters (vraag, doorlooptijden) regelmatig bij om wijzigingen in inkooppatronen of leveranciers weer te geven.
  • Geoptimaliseerde veiligheidsvoorraad: Evalueer en pas het niveau van de veiligheidsvoorraad aan om risico’s te beperken zonder de opslagkosten te verhogen.
  • Geautomatiseerde systemen: Gebruik voorraadbeheersoftware die het bestelniveau dynamisch berekent en aanpast, zodat het altijd up-to-date is.
  • Kostenanalyse: Evalueer de balans tussen opslagkosten en tekortkosten om het optimale bestelniveau te bepalen.

Hoe verhoudt het bestelniveau zich tot de EOQ?

Het bestelniveau en de economic order quantity (EOQ) zijn op de volgende manieren met elkaar verbonden in voorraadbeheer:

  • Bestelniveau: Bepaalt wanneer een bestelling moet worden geplaatst op basis van vraag en levertijd.
  • EOQ: Berekent het optimale bestelniveau om de totale voorraadkosten te minimaliseren, rekening houdend met bestelkosten en voorraadkosten.

Synchronisatie van het bestelniveau met EOQ zorgt voor efficiënte aanvulling; de bestelling wordt geplaatst wanneer het bestelniveau is bereikt en de optimale hoeveelheid wordt besteld volgens EOQ, waardoor de opslag- en bestelkosten worden geminimaliseerd. Beide concepten vullen elkaar aan voor efficiënt en kosteneffectief voorraadbeheer.

Samenwerking met leveranciers op het punt van nabestelling

Doorlooptijd is een van de belangrijkste elementen bij het bepalen van het bestelniveau. Deze variabele is voornamelijk afhankelijk van de leverancier, dus samenwerking met hen is een essentieel onderdeel van het berekeningsproces. Enkele voordelen die behaald kunnen worden zijn:

  • Nauwkeurigere levertijden: Door informatie over de vraag en aankooppatronen te delen, kunnen leveranciers levertijden aanpassen, wat een nauwkeurige berekening van het bestelniveau beïnvloedt.
  • Kortere doorlooptijden: Effectieve communicatie kan de verzend- en ontvangstprocessen stroomlijnen, waardoor de tijd tussen bestelling en bevoorrading tot een minimum wordt beperkt.
  • Innovatie in logistiek: Door samen te werken aan logistieke strategieën kan de efficiëntie in de toeleveringsketen worden verbeterd, waardoor kosten en tijd worden verlaagd en de voorraadaanvulling wordt geoptimaliseerd.
  • Analyseer verschillende logistieke stromen: Vooral in logistieke structuren met meer dan één voorraadpunt zal het optimaliseren van de relatie “referentie – leveringspunt” zowel economische als operationele voordelen opleveren.
  • Zakelijke relaties verbeteren: Nauwe samenwerking bouwt sterke relaties op, wekt vertrouwen en maakt flexibele overeenkomsten mogelijk die beide partijen ten goede komen wat betreft hoeveelheden, timing en kosten.
  • Aanpassen aan verandering: Samenwerking vergemakkelijkt snelle aanpassingen aan veranderingen in de vraag of de markt, waardoor het bestelniveau snel en nauwkeurig kan worden gewijzigd.

Automatisering van orderpunten

Automatisering van het bestelniveau wordt bereikt met geavanceerde voorraadbeheersystemen. Hier zijn enkele belangrijke punten om rekening mee te houden:

  • Gespecialiseerde software: Voorraadbeheersoftware met functies voor automatische berekening van het bestelniveau zorgt voor meer nauwkeurigheid.
  • Gegevensintegratie: Door de software te verbinden met gegevensbronnen die altijd up-to-date zijn, krijgt u nauwkeurige informatie over vraag en levertijden.
  • Berekeningsalgoritmen: De software implementeert algoritmen die automatisch rekening houden met de vraag, doorlooptijden en veiligheidsvoorraad om het bestelniveau dynamisch te berekenen.
  • Automatische waarschuwingen: Je kunt automatische waarschuwingen instellen die je op de hoogte stellen wanneer de voorraad het bestelniveau bereikt of onderschrijdt, waardoor het aanvulproces automatisch wordt geactiveerd.
  • Integratie met leveranciers: De software maakt het mogelijk om elektronische verbindingen met leveranciers tot stand te brengen om de overdracht van bestellingen en de bevestiging van levertijden te stroomlijnen.

Alipensa optimaliseert bestelproces met Slim4

Alipensa, een groep die gespecialiseerd is in de detailhandel in consumentengoederen en Cash&Carry-centra voor professionals in de voedingsmiddelen- en horecasector, heeft de afgelopen jaren een versnelde groei doorgemaakt, waardoor de omzet de afgelopen tien jaar met 40% is gestegen.

Na de implementatie van Slim4 kon Alipensa het bestelproces optimaliseren en alleen de benodigde voorraad aanhouden, terwijl de efficiëntie van het inkoopteam toenam door een betere zichtbaarheid en een hogere mate van automatisering. “Ons uitbreidingsproces bracht ons op een punt waarop we niet meer terug konden: of we automatiseerden een deel van het supply chain management of de activiteiten zouden instorten”, zegt Pedro Márquez Padillo, logistiek directeur van Alipensa.

CTA demo

Conclusie: houd je bestelniveau up-to-date!

Het is niet productief om het bestelniveau op een dag te berekenen en het vervolgens maandenlang niet opnieuw te bekijken. Het voordeel van het handhaven van een betrouwbaar bestelniveau is dat het altijd in lijn is met het werkelijke gedrag van de producten. De waarde ligt niet alleen in de kwaliteit van de berekening, maar ook in de frequentie waarmee het wordt bijgewerkt.

Het is ook belangrijk om in gedachten te houden dat, om het volledige voordeel van een goed bestelniveau te verkrijgen, het individueel moet worden berekend voor elke combinatie “referentie – voorraadpunt”, up-to-date moet worden gehouden en altijd vooruit moet kijken naar de toekomst. Als we de berekening op het verleden zouden richten, zouden we geen rekening houden met seizoensinvloeden of trends, waardoor de kans op fouten in de berekening veel groter zou zijn.

Veelgestelde vragen over het bestelniveau

Wat is het belang van het bestelniveau?

Het bestelniveau in voorraadbeheer markeert het optimale voorraadniveau dat, wanneer het wordt bereikt, aangeeft dat er een aanvulorder moet worden geplaatst. Op deze manier bepaalt het bestelniveau wanneer er meer producten moeten worden ingekocht om de activiteiten in stand te houden en om stock-outs en te grote voorraden te voorkomen.

Wat zijn de risico’s en voordelen van een geoptimaliseerd bestelniveau?

Een ongeoptimaliseerd bestelniveau – omdat het te hoog of te laag is ingesteld – kan leiden tot te grote voorraden of stock-outs. Dit leidt tot hogere financiële kosten, productveroudering of hogere opslagkosten. In het geval van breuk betekent dit onder andere omzetverlies en schade aan het merkimago. Met een geoptimaliseerd bestelniveau worden al deze risico’s beperkt.

Hoe kan het bestelniveau worden geoptimaliseerd?

Er zijn verschillende acties die bijdragen aan het optimaliseren van het bestelniveau. Het hebben van een nauwkeurige prognose van de vraag, het periodiek herzien van het bestelniveau om de formule bij te werken, of het optimaliseren van de veiligheidsvoorraad zijn enkele goede praktijken om het bestelniveau in zijn optimale staat te houden.

Hoe kan het bestelniveau worden geautomatiseerd?

Optimalisatie van het bestelniveau moet een dynamisch en geautomatiseerd proces zijn. Om dit te bereiken, is het aan te raden om geavanceerde software te gebruiken die gegevensintegratie mogelijk maakt en beschikt over de juiste algoritmen berekening en automatische waarschuwingen die melden wanneer het bestelniveau is bereikt.