Over de economische bestelhoeveelheid
In 1913 maakte de wereld voor het eerst kennis met de economische bestelhoeveelheid, ook wel Economic Order Quantity (EOQ)-formule. Deze revolutionaire aanpak zou de discipline van het beheer van de toeleveringsketen herdefiniëren. Maar is deze 100 jaar oude formule in de huidige volatiele wereld nog relevant? Het antwoord is natuurlijk ja! Voor veel bedrijven is de voorraad doorgaans een van de grootste activa op de balans. Als jij in de fabricerende industrie werkt, is het waarschijnlijk dat jouw voorraadkosten 40% van jouw totaal uitmaken. Voor detailhandelaars of groothandelaars ligt dat getal nog hoger. In sommige gevallen zelfs 50%.
Dat is een enorme uitgave en iets wat zorgvuldig beheerd moet worden. Het bezitten, onderhouden en beheren van voorraden kost veel tijd, moeite en geld. En als jij het verkeerd aanpakt, veroorzaakt dat een enorme hoeveelheid stress in het hele bedrijf. Je moet natuurlijk genoeg in het magazijn hebben om de klanten tevreden te stellen. Maar jij wilt nooit te veel. In deze tijden van hoge inflatie, stijgende kosten en algemene economische ellende is het immers nog nooit zo belangrijk geweest om jouw voorraadniveaus onder controle te houden.
En daarom is de economische bestelhoeveelheid vandaag nog even nuttig als in 1913. In dit artikel duiken we in het onderwerp Economic Order Quantity. We onderzoeken hoe jij deze formule kunt gebruiken om betere beslissingen te nemen in de toeleveringsketen. We belichten hoe jij de EOQ-principes in jouw bedrijf kunt toepassen. En voor de goede orde belichten we enkele potentiële valkuilen waarvoor jij moet oppassen.
Het probleem van de bestelhoeveelheid
Bestelhoeveelheden raken veel gebieden van jouw bedrijf. Niet meer dan de voorraadhoogte. Natuurlijk beïnvloeden ze de frequentie en het volume waarmee jij bestelt. Maar ze zijn van grote invloed op de dagelijkse efficiëntie van jouw operaties. Daarom moet het proces voor het bepalen van bestelhoeveelheden doordacht, gepland en strategisch zijn.
In de praktijk is dit vaak niet het geval. Bestelhoeveelheden worden vaak niet onderbouwd door strategie of goedbedoelde plannen, maar gedicteerd door leveranciers. Soms is de situatie nog erger en weet niemand hoe het EOQ-getal überhaupt tot stand is gekomen. Dan ontstaat een scenario waarin onevenredige bestelhoeveelheden ontstaan. En dan zie je weer dure fouten. Fouten zoals hoge voorraadniveaus, onnodige risico’s op veroudering, buitensporige verspilling en de noodzaak van.
Aan de andere kant veroorzaken te kleine bestelhoeveelheden inefficiënties in de hele toeleveringsketen en de bredere bedrijfsprocessen. Dit alles leidt tot vermijdbare kosten. Maar hoe kun je dit alles voorkomen? Gewoon de juiste hoeveelheid voorraad bestellen is een goed begin. Door de juiste hoeveelheden te bestellen, verlaag jij jouw operationele kosten en verhoog je het rendement op jouw voorraadinvestering.
Het zal jou helpen om jouw klanten de best mogelijke beschikbaarheid te bieden met het laagst mogelijke voorraadniveau. En dit resulteert weer in een enorme verbetering van jouw resultaat.
Wat is de EOQ-formule
Voordat we verder gaan, moeten we even terug naar de basis. De EOQ-formule werd in 1913 ontwikkeld door en later bijgewerkt door Wilson (1915) en Camp (1922). Sindsdien is de Economic Order Quantity uitgegroeid tot een belangrijk onderdeel van de supply chain, dat uitvoerig is bestudeerd en besproken in collegezalen en directiekamers.
Economic Order Quantity is een belangrijk onderdeel van de literatuur over supply chains en wordt toegepast in een groot deel van de bedrijven die supply chains nastreven. Maar laten we ons niet laten meeslepen. De vroege interacties van de Economic Order Quantity waren niet zonder beperkingen. Zo was het traditionele Ford-model enigszins beperkend. Dit komt omdat het een vaste prijs vereiste en geen rekening hield met zaken als kwantumkortingen.
Bovendien waren de resultaten gebaseerd op een bekende en stabiele vraag, wat, gezien de recente verstoring waaraan we gewend zijn geraakt, eenvoudigweg niet realistisch is. Tenslotte werd in de oorspronkelijke formule alleen rekening gehouden met bestel- en bewaarkosten voor aanvulling. Maar ondanks deze beperkingen heeft de EOQ-formule keer op keer bewezen fantastische resultaten te leveren. In de volgende secties zullen wij enkele van de belangrijkste voordelen van Economic Order Quantity onderzoeken.
Hoe kan de economische bestelhoeveelheid jou helpen de kosten van de toeleveringsketen te verminderen?
Voldoen aan de behoeften van jouw klanten is niet goedkoop. Maar dat betekent niet dat jij geen stappen kunt ondernemen om de kosten van jouw toeleveringsketen terug te dringen. De eerste stap bij het minimaliseren van jouw supply chain-kosten is het identificeren van de belangrijkste kostenfactoren. Voor bedrijven die in een voorraadrijke omgeving opereren, kunnen de supply chain-kosten ruwweg worden ingedeeld in:
- Bestelkosten
- Holdingkosten
- Kosten van het tekort
- Oprichtingskosten
- Kosten per eenheid
Focus op de belangrijkste kosten
De twee belangrijkste soorten supply chain kosten zijn bestelkosten en holdingkosten. En de eerste wordt vaak onderschat omdat een groot deel ervan als verzonken kosten wordt beschouwd.
Holdingkosten
Bedrijfsleiders denken vaak dat zij hun voorraad met eigen kapitaal hebben gefinancierd. Maar dat betekent niet dat jij dergelijke kosten kunt negeren wanneer je optimalisatiebeslissingen neemt. Stel jouw bedrijf eens voor zonder voorraad. Welke investeringen, risico’s en uitgaven zou jij missen? Hoeveel mankracht, tijd, moeite en moeite zou je dagelijks besparen? Het punt is dat zelfs als je de kosten niet direct kunt zien, er waarschijnlijk een mogelijkheid tot optimalisatie is.
Behandelingskosten
Voorraadkosten zijn een ander belangrijk type kosten van de supply chain. Ze omvatten alle kosten die een bedrijf maakt wanneer het bepaalde partijen verwerkt. Veel bedrijven beseffen echter niet dat de behandeling van slechts één eenheid veel verschillende processen met zich meebrengt. Laten we een productiefaciliteit als voorbeeld nemen. Wat kost het om slechts één eenheid te produceren? Jij moet de juiste grondstoffen selecteren en verzamelen, een productielijn opzetten, schoonmaken na de productie, opstartfouten opvangen en nog veel meer.
Vergeet de andere kosten niet
Hoewel je je moet concentreren op de twee belangrijkste kostenfactoren hierboven, beïnvloeden alle kosten van de toeleveringsketen elkaar rechtstreeks. Ze zijn ook rechtstreeks van invloed op jouw bedrijf, dus het is verstandig om ze in de gaten te houden. Om een suboptimale oplossing te vermijden, moet je alle kostensoorten opnemen in jouw voorraadbeheerstrategie.
Denk aan het grotere geheel
Wanneer je bijvoorbeeld de voorraadkosten optimaliseert, verlaag je de bestelhoeveelheden. In de praktijk heeft dit vaak een negatief effect op jouw transport- en opslagkosten, omdat dit leidt tot veel orderregels en waarschijnlijk inefficiënt gebruik van transportmiddelen. Evenzo zouden, wanneer je streeft naar lagere productiekosten door de ordergrootte van partijen te verhogen, jouw voorraad- en opslagkosten snel toenemen. Het enige dat al jouw supply chain-kosten beïnvloedt bij het aanvullen van jouw voorraadpositie, is de bestelhoeveelheid.
Bestelhoeveelheden sturen transportmodi, magazijnactiviteiten en productiecapaciteit. Als jij de juiste logistieke hoeveelheden bestelt, kun je uitblinken in operationele efficiëntie. Het bestellen van het juiste aantal pallet-layers, volle pallets of zelfs vrachtwagenladingen loont.
En als jij de bestelhoeveelheden optimaliseert, verbeter je het gebruik van het geïnvesteerde kapitaal in operaties en productie aanzienlijk door het evenwicht tussen het ‘aantal te verwerken orderregels’ en de “af te handelen ordergrootte” te verbeteren. Maar wees gewaarschuwd, onderschat de kapitaalvereisten voor voorraadbeheer op eigen risico. Zonder zorgvuldige planning is het gemakkelijk om verkeerde beslissingen te nemen als het gaat om de keuze van de vervoerswijze, het netwerkontwerp en de inkoop. En dat zijn drie grote onderdelen van het proces.
Afwegen van kosten en baten
In de echte wereld worden voorraadkosten vaak onderschat. Dat komt deels doordat inkoopmanagers alleen naar de bestelkosten kijken en opslag, transport en andere voorraadgerelateerde kosten vergeten. Een onrealistische inschatting van de kapitaalbehoeften kan onvermijdelijk leiden tot een onverwachte financiële tegenslag. Bijgevolg moeten de investeringsbehoeften voor jouw voorraad worden afgewogen tegen de exploitatiekosten, rekening houdend met de daaraan verbonden kapitaalkosten. Transportbeheer is slechts één voorbeeld. De voorraad kan worden verlaagd door gebruik te maken van snellere vervoerswijzen, zoals luchtvracht, die kortere doorlooptijden en kleinere bestelhoeveelheden mogelijk maken. Aangezien jouw transportkosten zullen stijgen, klinkt dit misschien als een dure optie. Als je echter bedenkt dat de totale kosten voor voorraad en supply chain kunnen worden verlaagd, is het mogelijk dat de algemene financiële prestaties worden verbeterd in vergelijking met goedkopere vervoersalternatieven.
Beschouw tenslotte het effect van de kennis van de totale voorraadkosten op de aankoopbeslissingen. Op het eerste gezicht zou een verplaatsing van de productie naar het Verre Oosten de inkoopprijskosten kunnen verlagen. Maar over het geheel genomen kan dit leiden tot hogere investeringen als gevolg van hogere voorraden tijdens het vervoer en veiligheidsvoorraden.
In dit scenario kan het zijn dat de leverancier met de laagste inkoopprijskosten niet altijd de laagste totale leveringskosten heeft.
