¿Qué es el modelo EOQ y la cantidad económica de pedido?

¿Qué es la cantidad económica de pedido (EOQ)?

La cantidad económica de pedido o economic order quantity en inglés es una técnica que utilizamos en Supply Chain para determinar la cantidad óptimiza de un artículo a pedir en un momento dado para minimizar el coste total del inventario. El modelo EOQ afecta de manera muy importante al inventario. Dado que influye en los reaprovisionamientos, éstos son factores muy destacados en las operaciones de la Cadena de Suministro. Por lo tanto, determinar la cantidad económica de pedido del surtido debe ser un proceso deliberado.

Aprediendo más sobre EOQ

El modelo EOQ se basa en tres supuestos fundamentales:

1. El primero es que la empresa conoce cuál es el consumo anual de los artículos que se encuentran en el inventario.
2. La frecuencia con la cual la empresa consume el inventario no varía con el tiempo
3. Por último, que los pedidos que se lanzan para aprovisionar las existencias de inventario se reciben en el momento en que los inventarios se agotan.

El origen de la cantidad económica de pedido EOQ

En 1913, el mundo conoció por primera vez la fórmula de la Cantidad Económica de Pedido (EOQ). Este enfoque revolucionario pronto redefiniría la disciplina de la gestión de la cadena de suministro. Pero en el volátil mundo actual, ¿Sigue siendo relevante esta fórmula centenaria?

La respuesta, por supuesto, es sí.

Para muchas empresas, el inventario es uno de los mayores activos del balance. Si tu empresa pertenece a la industria manufacturera, es probable que los costes de inventario representen alrededor del 40% del total. Para minoristas o mayoristas, la cifra es aún mayor. Y en algunos casos, puede llegar al 50%.

Es un desembolso enorme. Y algo que requiere una gestión cuidadosa. Poseer, mantener y gestionar el inventario requiere mucho tiempo, esfuerzo y dinero. Y si se hace mal, provoca un enorme estrés en toda la empresa.

Evidentemente, hay que tener suficiente stock en el almacén para satisfacer la demanda de los clientes. Pero tampoco quieres tener stock excesivo. Después de todo, en estos tiempos de alta inflación, costes disparados e incertidumbre económica general, es más importante que nunca mantener bajo control los niveles de inventario.

Por esta razón, la Cantidad Económica de Pedido es tan útil hoy como lo era en 1913.

En este artículo nos adentraremos en la cuestión del EOQ. Exploraremos cómo puedes utilizar esta fórmula para tomar mejores decisiones en la cadena de suministro y cómo puedes aplicar los principios de la EOQ en tu empresa. Del mismo modo, también señalaremos algunos riesgos potenciales que se deben tener en cuenta cuando se utilizan las fórmulas del EOQ.

El enigma del modelo EOQ

Las cantidades de pedido afectan a muchas áreas de tu negocio.

Naturalmente, influyen en la frecuencia y el volumen con que se hacen los pedidos en tu negocio. Pero también influyen mucho en la eficiencia diaria de las operaciones de tu cadena de suministro​​. Por ello, el proceso por el que se determinan las cantidades de pedido debe ser meditado, planificado y estratégico.

Pero, en la práctica, es habitual que no sea así.

A menudo, las cantidades de los pedidos no se basan en estrategias o planes, sino que vienen dictadas por los proveedores. A veces, la situación es aún peor, y nadie sabe en absoluto cómo se ha llegado a la cifra que se lanza como Cantidad de Pedido..

Esto deja un escenario en el que surgen cantidades de pedidos desproporcionadas. Y, a su vez, se producen errores caros. Errores como altos niveles de stock, riesgos innecesarios de obsolescencia, mermas excesivas y la necesidad de​​ contratar capacidad de almacenamiento adicional.

Por otro lado, los pedidos demasiado pequeños provocan ineficiencias en toda la cadena de suministro y en los procesos empresariales en general. Todo ello genera costes evitables. Pero ¿Cómo puedes evitar todo esto? Para empezar, basta con pedir la cantidad adecuada de producto.

Pedir las cantidades correctas reducirá tus gastos operativos y, al mismo tiempo, aumentará el rendimiento de tu inversión en stock. Te ayudará a garantizar que puedas ofrecer a tus clientes la mejor disponibilidad posible con el menor nivel de inventario. Y esto, a su vez, se traduce en una enorme mejora de la cuenta de resultados.

Problemáticas del modelo EOQ

Una cantidad económica de pedido desproporcionada causa un nivel de inventario muy alto y caro, riesgos innecesarios relacionados con obsolescencia y deterioro, y la necesidad de tener una alta capacidad de almacenamiento.

Por otro lado, una cantidad de pedido demasiado pequeña causa operaciones de almacén y transporte innecesarias, así como costos de administración y de control de calidad que podrían haber sido evitados.

Pedir la cantidad adecuada reducirá sus gastos operativos mientras aumenta la rentabilidad de su inversión en inventario, lo que resulta en una optimización integral de los costos totales de la Cadena de Suministro.

No debe sorprenderse de que, en la práctica, la cantidad económica de pedido no esté determinada por su estrategia de negocio (como debe ser), sino que se dicte por los proveedores o aún peor, por razones que nadie conozca.

EOQ: los costes básicos

Dentro de los costes que se deben tener en cuenta para la implementación de este modelo están:

• Costos de pedido: Son los que incluyen los costos fijos de oficina para colocar y recibir un pedido, o sea, el costo de preparación de una orden de compra, procesamiento y la verificación contra entrega. Estos se expresan en términos de gastos o costos por pedido.
• Costos de mantenimiento del inventario: Son los costos variables unitarios de mantener un artículo en el inventario por un periodo determinado. Entre los más comunes se encuentran los costos de almacenamiento, los costos de seguro, los costos de deterioro y obsolescencia y el costo de oportunidad. Estos son expresados en términos de costos por unidad por periodo.
• Costos totales: Es que se determina en la suma del pedido y de los costos de mantenimiento del inventario. Su objetivo es determinar el monto de pedido que los minimice.

Consejo práctico: ¿Todavía no sabes cómo calcular la cantidad económica de pedido? Te lo explicamos en profundidad en nuestro artículo sobre la fórmula de EOQ y cómo calcular la cantidad económica de pedido.

El modelo EOQ permite una cuidada aproximación a la gestión de stocks, estableciendo un gran abanico de posibilidades y parametrizaciones. Por esta razón su uso es fundamental, ya que el inventario requiere de modelos de decisión más realistas y sofisticados, capaces de capturar el complejo funcionamiento del mundo de hoy.

¿Cómo influye la Cantidad Económica de Pedido en los costes de mantenimiento de stock?

Los costes de mantenimiento de stock pueden dividirse en dos áreas: costes de capital y costes no de capital. Los costes de capital se inmovilizan en el inventario, ya que el stock suele financiarse por adelantado. Los costes de capital se pagan para financiar el inventario. Los costes inevitables de mantener existencias se denominan costes no asociados al capital.

Costes de capital

El stock suele considerarse un activo circulante. Sin embargo, el fallo en este razonamiento es que mientras una empresa siga teniendo stock para 60 días, necesitará seguir invirtiendo para mantener sus ventas.

Por lo tanto, el stock debe considerarse un “activo circulante permanente”, a pesar de que se renueve cada 60 días. Esta es la razón por la que debe utilizarse un coste de capital a largo plazo en el cálculo del coste de mantenimiento del inventario.

Los “no” costes de capital

Costes de espacio y servicios asociados (luz, agua, gas)

El stock suele almacenarse y manipularse en el propio almacén de la empresa o a través de un proveedor logístico externo. Si se consideran los costes totales de almacenamiento y suministros, y se tiene en cuenta el inventario medio almacenado, se podrá hacer una estimación precisa de la tasa de costes de mantenimiento.

Gastos administrativos

Los costes administrativos están relacionados con los gastos de administración y gestión del inventario derivados del coste de los empleados y de los sistemas. Algunos ejemplos son el conteo cíclico, los sistemas informáticos para reflejar las transacciones de inventario y los programas informáticos de gestión de almacenes. Si tus procesos son especialmente manuales, la mano de obra necesaria para tramitar un pedido será inevitablemente mayor.

Costes de obsolescencia y amortización

Con el tiempo, el stock pierde valor o incluso se vuelve invendible. A menudo el departamento de finanzas debe pasar ciertos artículos a pérdidas. Sin embargo, antes de deshacernos definitivamente de este stock, hay que tener en cuenta varios factores, como la fase del ciclo de vida del producto o si sigue o no de moda

Costes de gestión del stock en almacén

El inventario está vinculado a diversas operaciones de manipulación de entrada y salida. Hay que tener en cuenta los costes de materiales y personal relacionados con estas operaciones.

Mermas y costes de calidad

También hay que tener en cuenta los costes del inventario extraviado, perdido o robado y el control de calidad del inventario.

Además de estos costes no relacionados con el capital, hay que tener en cuenta otros aspectos. Por ejemplo, los gastos generales, los impuestos y los seguros. También habría que tener en cuenta el coste del tiempo que los directivos dedican a resolver problemas relacionados con el inventario.

Costes de riesgo

Además, hay que tener en cuenta que la mayoría de las inversiones en stock son especulativas, especialmente en los sectores de la distribución mayorista y minorista.

Normalmente, no existe un contrato jurídicamente vinculante por el que tus clientes estén obligados a comprar tu inventario. Incluso en los casos en que el inventario se produce bajo pedido, siempre existe el riesgo de que un cliente cambie o incluso cancele el pedido sin compensación. Por lo tanto, es importante tener en cuenta los riesgos a la hora de determinar el coste mantenimiento de stock.

¿Qué impacto tienen los costes de compra y los descuentos en la cantidad económica del pedido?

Además de los costes de mantenimiento de stock y los costes de cantidad de lote, hay un tercer aspecto de los costes que tiene una gran repercusión en el conjunto de la cadena de suministro: los costes de compra de los productos. En la práctica, suele haber una relación entre la cantidad del pedido y el precio de compra.

Las economías de escala básicas indican que mayores cantidades conllevan mayores descuentos. Sin embargo, para determinar la cantidad de pedido para la que los costes totales de la cadena de suministro son más bajos, deben considerarse todas las cantidades de pedido en relación con todos los descuentos de precios.

Es importante señalar que los descuentos más altos no implican automáticamente los costes totales más bajos. Como se destaca en el gráfico siguiente, donde el tercer rango de descuento de precio (150 piezas) conduce al coste total más bajo, en lugar del rango de descuento de precio más alto (300 piezas).

Modelo EOQ en la práctica

El análisis de sensibilidad demuestra por qué la fórmula de la Cantidad Económica de Pedido es tan popular a pesar de que incluya algunos supuestos poco realistas. Este análisis ofrece una visión clara de la utilidad práctica del EOQ.

Sin embargo, la respuesta exacta no siempre es aplicable en la práctica, y puede suponer un aumento de otros costes de la cadena de suministro. Por lo tanto, es importante saber cómo las variaciones en los principales componentes de la fórmula pueden afectar a los resultados finales. Veamos algunos ejemplos con más detalle.

Sensibilidad a los costes y viabilidad

¿Cuál es el efecto de aplicar una cantidad de pedido distinta de la EOQ?

Para un aumento del 5% en el coste total, puedes aplicar una cantidad de pedido que sea un 30% superior o inferior a la EOQ. Puede verse claramente que la EOQ es relativamente insensible a los costes estando cercanos a de la cantidad óptima de pedido. Cuando se hace un pedido superior a la cantidad óptima, los costes aumentan menos que cuando se hace un pedido inferior a la EOQ.

Unidades logísticas

Ahora que hemos comprobado que el resultado de la fórmula EOQ es relativamente insensible a los costes cerca de su punto óptimo, podemos utilizar esta información cuando optimicemos otros costes relevantes de la cadena de suministro.

Las operaciones de almacenamiento y transporte pueden optimizarse aplicando unidades logísticas (caja, palets…). Encontrar la unidad logística adecuada cerca del EOQ mejorará todos los costes de la cadena de suministro.

Estacionalidad

Cuando la demanda de un artículo sigue un patrón estacional significativo, el método EOQ tradicional no siempre proporcionará la solución óptima.

Cuando se acerque la temporada alta, los pedidos se realizarán con más frecuencia si se aplica una cantidad de pedido fija.

Esto conlleva más operaciones de entrada relacionadas con el almacenamiento y el transporte y puede ser perjudicial para las operaciones de salida de tu empresa.

Por otro lado, durante la temporada baja, la posición de inventario puede llegar a ser muy elevada. Esto provoca costes de inventario innecesariamente elevados e incluso, en ocasiones, dificultades en las operaciones de almacenamiento.

Cuando se gestionan artículos de temporada, se recomienda aplicar el Intervalo de Pedido Económico (EOI), también llamado POQ (Cantidad de Pedido Periódico) en la literatura especializada.

Este método garantiza que las cantidades pedido se ajusten a los cambios de la demanda debidos a la estacionalidad. En el cálculo de la EOI, la duración óptima del ciclo se determina dividiendo la EOQ por la demanda estacional total:

Intervalo económico de pedido = EOQ/ demanda estacional total

De la teoría a la práctica en 7 sencillos pasos

Esperamos que este artículo te haya proporcionado los conocimientos básicos que necesitas para optimizar las cantidades de pedido. Ahora que ya has leído la teoría, es hora de poner en práctica el modelo EOQ.

Para ver si tus cantidades de pedido actuales son todo lo económicas que podrían ser, aplica los siguientes pasos a su operación:

1. Identifica los principales costes de tu cadena de suministro.
2. Determina los distintos costes específicos por grupo de artículos.
3. Toma las cifras y los métodos que hemos repasado en este artículo para hacer un rápido análisis de tus costes.
4. Calcula el EOQ para cada artículo de tu surtido
5. Compara los resultados de la fórmula con tus cantidades de pedido actuales y descubre cuáles difieren más del EOQ.
6. Realiza un análisis de causa raíz para tener claro:
   1. ¿Dónde se puede aplicar directamente el EOQ?
   2. ¿Y dónde necesitas reglas de negocio adicionales?
7. Aplicar el EOQ y recalcularlo con frecuencia, especialmente si se producen cambios en los costes y la demanda.

En definitiva, El modelo EOQ permite una cuidada aproximación a la gestión de stocks, estableciendo un gran abanico de posibilidades y parametrizaciones. Por esta razón su uso es fundamental, ya que el inventario requiere de modelos de decisión más realistas y sofisticados, capaces de capturar el complejo funcionamiento del mundo de hoy.

Algunas reflexiones finales sobre la Cantidad Económica de Pedido (EOQ)

EOQ puede ser una herramienta útil para evaluar las cantidades de pedido que realizas a tus proveedores. Encuentra y analiza las mayores diferencias entre tus cantidades de pedido actuales y las óptimas para conseguir ganancias rápidas.

Si estás dispuesto a esforzarte por optimizar las cantidades de los pedidos, tus riesgos y tus necesidades de capital disminuirán, al tiempo que podrás trabajar con mayor eficacia y, lo que es más importante, ahorrarás muchos costes innecesarios.

Para saber más:

• Harris, E., 1913. Cuántas piezas fabricar a la vez. Factory, The Magazine of Management, 10 (2): 135 -136.
• Silver, E.A., Pyke, D.E., y Peterson, R., 1998. Gestión de inventarios y planificación y programación de la producción. John Wiley and Sons.
• Zipkin, P.H., 2000. Fundamentos de la gestión de inventarios. McGraw-Hill, Nueva York.
• Muckstadt, J.A. y Sapra, A., 2009. Principios de gestión de existencias: When You Are Down to Four Order More. Springer, Nueva York.