Supply planning: 5 strategieën voor een betrouwbaardere werkwijze

Waarom is een effectieve supply planning belangrijk?

Het doel van supply planning is ervoor te zorgen dat de juiste producten in de juiste hoeveelheden op het juiste tijdstip worden geproduceerd en tijdig en op kosteneffectieve wijze worden geleverd. Een doeltreffende planning van de bevoorrading helpt bedrijven echter om overtollige voorraden en productiekosten tot een minimum te beperken, voorraden en omzetverlies te beperken en de klanttevredenheid te verbeteren. Uiteindelijk moet een goede supply planning jou helpen een paar eenvoudige vragen met absolute zekerheid te beantwoorden.

1. Wat zijn mijn voorraadeisen?
   Wat heb ik nodig? En wanneer heb ik het nodig?
2. Waar moet ik inkopen?
   Op welke leveranciers kan ik rekenen? Welke leveranciers moet ik vermijden?
3. Hoeveel mag besparen kosten?
   Hoe kan ik aan mijn voorraadeisen voldoen tegen de laagst mogelijke kosten met minimale risico’s op vertragingen, tekorten, kwaliteitsproblemen enz.
4. Wat moet ik doen bij een verstoring?
   Wat gebeurt er als de inkoop wordt verstoord? Wat moet ik doen als de werkelijke vraag er heel anders uitziet dan verwacht? Als ik meer of minder voorraad nodig heb dan verwacht, hoe snel kan ik dan reageren
5. Hoe kun je de prestaties controleren om de basis te leggen voor voortdurende verbetering?
   Hoe weet ik wat ‘goed’ is? Welke KPI’s moet ik meten? Hoe kan ik deze prestatie-inzichten gebruiken om samen met leveranciers te werken aan een betrouwbare toeleveringsketen?

Laten we deze vragen nu voor je beantwoorden.

1. Wat zijn mijn voorraadeisen?

Voordat je kunt bepalen hoeveel voorraad je nodig hebt, en wanneer je meer nodig hebt, moet je duidelijkheid hebben over een paar punten:

Welke voorraad heb je momenteel liggen?

We hebben het al eerder gezegd, en we zeggen het nogmaals: het heeft geen zin te investeren in voorraden die je niet nodig hebt. Daarom moet je, voordat je een nieuwe bestelling plaatst bij jouw leverancier, inventariseren welke voorraad je in huis hebt.

Hoeveel voorraad heb jij in jouw hele netwerk? Welke voorraad komt binnenkort binnen? Welke voorraad is nog onderweg? Welke voorraad is besteld en moet de leverancier nog verlaten?

Top Tip: Om inzicht te krijgen in jouw huidige voorraadsituatie heb je betrouwbare en overzichtelijke gegevens nodig. Ontdek hoe je dit belangrijk onderdeel in topvorm kunt houden met onze gids voor Masterdata.

Welke afzet verwacht je?

Daarvoor zijn degelijke prognoses nodig die rekening houden met:

• Seizoensgebondenheid
• Productlevenscycli
• Marktwerking van de klantvraag
• Promoties & evenementen
• Bevestigde bestellingen van klanten.

De lijst kan nog langer worden… En we behandelen hier meer van dit onderwerp.

Het is echter belangrijk om op te merken dat de toekomst visie het resultaat moet zijn van onderlinge overeenstemming. Maar wat betekent “consensus” in lekentaal? Het betekent dat de prognoses zijn opgesteld op basis van onderbouwde statistische analyses, zijn aangevuld met marktinformatie en vervolgens door de hele onderneming zijn gecontroleerd. Als al deze stappen hebben plaatsgevonden, heb je een duidelijk inzicht welke voorraad je hebt, samen met de afzet die je verwacht. Je moet precies kunnen bepalen hoeveel voorraad je nodig hebt. Natuurlijk moet je ook rekening houden met de levertijd. Het heeft geen zin om voor 10 jaar voorraad te bestellen als de levertijd slechts een paar weken bedraagt. Maar laten we de lastige trajecten van levertijden later bekijken.

2. Waar moet ik inkopen?

Je hebt de verwachte vraag in kaart en je weet precies hoeveel voorraad je nodig hebt om daaraan te voldoen. Nu is het tijd om naar de markt te gaan. Het selecteren van de juiste leverancier is echter een belangrijk proces. Er kunnen immers verschillende leveranciers zijn die aan jouw behoeften kunnen voldoen.

Maar zoals we al vaak hebben vastgesteld, zijn niet alle leveranciers gelijk. Het kan ook verstandig zijn dat je op meer dan één leverancier moet vertrouwen. Er is nooit alles-in-één oplossing beschikbaar. Er zijn veel factoren waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van een leverancier. Het belang van elke factor hangt af van jouw bedrijf, jouw markt en de verwachtingen van het bedrijf.

Maar hier zijn een paar dingen die je moet overwegen:

• Kwaliteit
  Zijn de materialen of onderdelen geschikt voor het doel? Producten van mindere kwaliteit kunnen gevolgen hebben voor het beeld dat jouw klanten van jou hebben.
• Prijs
  Is de prijs aanvaardbaar voor de geboden kwaliteit? Welke inkoopkortingen, promoties of kortingen liggen op tafel?
• Levertijden
  Is de tijd tussen het plaatsen van de bestelling en het ontvangen van de levering acceptabel? Het is essentieel dat je deze variabelen begrijpt om er voor te zorgen dat je op het juiste moment en in de juiste hoeveelheid bestelt. Je moet echter ook weten hoe groot de kans is dat deze worden nageleefd. Als je weet dat een leverancier een slechte reputatie heeft omdat hij bestellingen niet op tijd uitvoert, wie krijgt dan de schuld als het weer gebeurt?
• Betalingsvoorwaarden
  Passen de betalingsvoorwaarden en -methoden bij jouw manier van werken? Als iets te mooi om waar te zijn lijkt, is de kans groot dat het dat ook is.
• Ondersteuning na verkoop
  Wat gebeurt er als er iets fout gaat? Hoe gemakkelijk is het om met hen in contact te komen voor ondersteuning na jouw bestelling? Er is niets frustrerender in het leven dan in de wacht staan. En dat wordt nog eens versterkt als jouw klanten aan de deur staan en beloftes zijn gebroken.
• Ethiek
  Voldoet de leverancier aan de ethische normen van jou en jouw klanten? Jezelf een groen of milieuvriendelijk bedrijf noemen betekent niets als je gewetenloze leveranciers hebt. En als klanten daar achter komen, zal de klap voor jouw imago groot zijn.
• Andere overwegingen
  Biedt de leverancier andere belangrijke voordelen? Beschikt hij over veel ervaring, een goede reputatie en een garantieperiode? Hoe zit het met de communicatie? Of flexibiliteit? Een leverancier waarmee je gemakkelijk kunt omgaan, maakt het leven veel gemakkelijker dan een leverancier waarmee je voortdurend in conflict komt. Toptip:

Toptip: Lees onze gids voor leveranciersselectie voor meer tips om de juiste leverancier te vinden.

3. Hoeveel kan ik besparen?

Zelfs nadat je de beste deal met jouw leverancier hebt gesloten, zijn er genoeg touwtjes waaraan je kunt trekken om de kosten in jouw hele supply chain te minimaliseren.

Het doel is hier het hoogst mogelijke niveau van dienstverlening te bereiken tegen de absoluut laagste kosten van de supply chain En dit is waar de EOQ ons kan helpen. EOQ staat voor Economic Order Quantity, de economische bestelhoeveelheid, een wiskundig model dat bij voorraadbeheer wordt gebruikt om de optimale bestelhoeveelheid te bepalen die de totale kosten van het bestellen en aanhouden van de voorraad minimaliseert.

Het EOQ-model houdt rekening met twee tegenstrijdige factoren: bestelkosten (die toenemen met het aantal bestellingen), en voorraadkosten (die toenemen met de hoeveelheid opgeslagen voorraad).

Door de hoeveelheid te vinden die deze kosten in evenwicht houdt, helpt het EOQ-model de optimale bestelhoeveelheid te bepalen die de totale kosten van het voorraadbeheer minimaliseert.

4. Wat moet ik doen bij een verstoring?

Zoals we in de inleiding al aangaven, is verstoring een normaal onderdeel van de supply chain. Het zo goed mogelijk beheren ervan ook.

Er zijn veel redenen waarom het evenwicht tussen vraag en aanbod verstoord is. De bevoorrading faalt wat het gevolg kan zijn van een fabriekssluiting, een zinkend vrachtschip of slechte prestaties van leveranciers. Of de vraag is anders dan verwacht.

Wat gebeurt er dan als het aanbod niet aan de vraag voldoet?

Laten we beginnen met de normale gang van zaken. Stel dat jouw leveranciers normaal gesproken zeer betrouwbaar zijn en levertijden van 12 weken hanteren. Als jij in week 10 een bestelling plaatst, komt jouw levering in week 22 aan.

Om het eenvoudig te houden: jouw klanten zijn ook consistent met een gemiddelde wekelijkse vraag van 1.000 stuks. Maar wat gebeurt er als een van jouw belangrijkste leveranciers plotseling wordt getroffen door personeelsstakingen of een fabrieksbrand?

Onmiddellijk daalt de productie.

Als reactie op deze verminderde capaciteit heeft jouw leverancier geen andere keuze dan de levertijd te verlengen tot 15 weken of de bestelling moet helemaal ingetrokken worden. Maar zelfs zo een langere levertijd is vaak voordeliger dan de bestelling helemaal niet krijgen.

Maar hoe lang kan dat doorgaan?

Aangezien de verstoring waarschijnlijk weken of zelfs maanden zal duren, staat jouw bedrijf voor grote bevoorradingsproblemen. Jij wordt geconfronteerd met een enorm vraagstuk. Tegen de tijd dat je volgende bestelling binnenkomt, ben jij al door je voorraad heen. En denk eens aan alle nabestellingen.

Natuurlijk, zodra je hoort dat je bestelling te laat komt, verdubbel jij een week later de hoeveelheid van de bestelling om de voorraad veilig te stellen. Als jouw leverancier met productieproblemen kampt, wil je er immers voor zorgen dat je zoveel mogelijk voorraad krijgt. Het laatste wat je wil is dat jouw concurrent deze beperkte voorraad voor jouw neus weghaalt.

Maar jouw leverancier kan niet op magische wijze extra capaciteit creëren. Jouw extra bestelling zet jouw leverancier zelfs nog meer onder druk en de levertijd wordt nog langer. Tegen de tijd dat jouw bestelling(en) aankomt, heb jij voor meerdere weken omzet verloren door voorraadtekorten. Maar wat nog verontrustender is: je hebt nu veel te veel voorraad. Er ontstaat al gauw paniek en misschien is dat de reden waarom het zogenaamde bullwhip effect tegenwoordig zo’n grote uitdaging is.

Wat is de juiste manier om een verstoring van de bevoorrading te beheren?

Stap 1: Breng jouw belangrijke producten in beeld

Net als leveranciers zijn ook niet alle producten gelijk. Voor sommige producten kan elke verstoring een situatie van leven of dood betekenen. Of dat nu zakelijk leven of echt leven en dood is. Voor andere producten is een leveringsvertraging het misschien nauwelijks waard om er serieus over na te denken.

In de komende opsomming zullen we enkele punten behandelen waaruit blijkt dat reageren op een verstoring van de bevoorrading duur en tijdrovend kan zijn. Daarom wil je eerst prioriteit geven aan de producten die er het meest toe doen.

Toptip: Klik hier voor onze gids over assortimentsplanning om de prioriteiten van jouw productassortiment te bepalen

Stap 2: Breng het risico in kaart

Verschillende producten zullen op verschillende manieren worden beïnvloed. Voor sommige producten zal het helemaal niet gelden. Daarom moet jij je concentreren op de producten met het grootste risico op beschikbaarheidsproblemen.

Je moet bijvoorbeeld prioriteit geven aan de producten die al niet meer op voorraad zijn of die waarschijnlijk niet meer op voorraad zullen zijn voordat de volgende levering binnenkomt.

Dus nogmaals, jij moet jouw producten onderverdelen in de volgende categorieën:

Stap 3: Bepaal de beste aanpak

Als jij al met voorraadproblemen kampt, is het allerergste wat jij kunt doen de voorraad die jij wel in huis hebt misbruiken. Dit betekent dat de schaarse voorraad zeer zorgvuldig moet worden beheerd. Maar zelfs dan kom je niet verder en kan dit alleen op korte termijn effectief zijn. Om de verstoring van de bevoorrading te beperken, kun je een aantal pragmatische maatregelen nemen:

Optie 1: Accepteer de verstorin

In wezen betekent dit dat je het risico analyseert en besluit dat je het beste kunt wachten tot de storing zichzelf oplost. Echter, het laatste wat je wilt doen is een klant teleurgesteld achterlaten.

Als je te kampen hebt met extreme voorraadtekorten, kan het zijn dat er niet genoeg voorraad is. Daarom is het belangrijk om samen met klanten de verwachtingen te managen. Misschien kun je opnieuw onderhandelen over leverschema’s? Misschien kun je een alternatief product aanbieden? Hoe dan ook, communicatie is de sleutel.

Optie 2: De bestelling versnellen

Ongeveer 90% van het volume van de internationale goederenhandel wordt over zee vervoerd. Het nadeel van zeevracht is dat de betrokken levertijden veel langer zijn dan bij welke andere transportmethode dan ook. Als jouw leverancier de voorraad heeft liggen, verkort je de levertijd door de voorraad via luchtvracht te verzenden. De levertijd kan je zo verkorten van maanden tot weken, of wellicht zelfs tot dagen.

Maar wees gewaarschuwd, de kosten van luchtvracht zijn exponentieel hoger dan alle andere transportmiddelen.

Optie 3: Alternatieve leveranciers veiligstellen

Als je de beschikbaarheid van bestaande leveranciers niet kunt garanderen, is het tijd om elders te kijken. Voor bepaalde producten kan het gemakkelijk zijn om bij nieuwe leveranciers te bevoorraden. Voor andere, meer gespecialiseerde producten, kan dit echter niet zo eenvoudig zijn. Hier moet je misschien een beetje creatief zijn en met meerdere leveranciers samenwerken om een stabiele bevoorrading te garanderen.

Wat belangrijk is, is dat dit een weloverwogen beslissing is

Kan de alternatieve leverancier het kwaliteitsniveau evenaren dat jouw klanten verwachten? Kan de leverancier binnen een aanvaardbare levertijd leveren? Kan de leverancier voldoen aan jouw eisen ten aanzien van het voorraadvolume? Blijven de bijbehorende kosten binnen het budget? Het zijn allemaal cruciale vragen die je moet beantwoorden voordat je de huidige en vertrouwde bevoorrading stop zet.

5. Hoe kan je de prestaties controleren om de basis te leggen voor voortdurende verbetering?

Zoals we bovenaan dit artikel hebben vastgesteld, is jouw supply chain slechts zo sterk als de zwakste schakel. En dat geldt ook voor de leveranciers op wie jij kunt rekenen. Terwijl goede leveranciers er voor kunnen zorgen dat jouw bedrijf zonder zorgen doordraait, kunnen slechte leveranciers de zaken snel kapot maken. Soms met onherstelbare schade.

Ook kun jij jouw leveranciers niet simpelweg beoordelen op de standaardeisen van vandaag. Jouw leveranciers moeten nu sterk en geschikt zijn, maar ook betrouwbaar genoeg voor de toekomst. Ze moeten jouw doelstellingen en groeiplannen kunnen ondersteunen. Of dat nu innovatie of uitbreiding betekent.

Telkens nieuwe leveranciers zoeken wanneer je wilt groeien is verre van strategisch. En hoewel gemiste leveringen een duidelijk probleem zijn, zijn niet alle problemen even gemakkelijk op te sporen. Daarom heb je solide KPI’s nodig. Hoe presteren de leveranciers? Is er ruimte voor verbetering? Zijn de communicatielijnen duidelijk? Ondersteun jij jouw leveranciers om ze op weg te helpen? Duidelijke KPI’s kunnen problemen aankondigen voordat ze daadwerkelijk een probleem zijn. En als je eenmaal wel een probleem hebt, wordt het nemen van beslissingen om deze op te lossen een stuk eenvoudiger.

Toptip: Ontdek hier hoe jij effectievere KPI’s voor leveranciers kunt vaststellen.

Laatste gedachten en aandachtspunten.

Hopelijk heb je, als je zover bent gekomen, nu een volledig beeld bij de werking van supply planning. We hebben de basisbeginselen verkend. We hebben gekeken naar de specifieke inkoopplanningsprocessen. En we hebben ook gekeken naar wat er gebeurt als jouw bedrijf wordt getroffen door een onverwachte verstoring.

Nu is het tijd voor u om deze tips en trucs toe te passen op jouw eigen organisatie!