Werkkapitaal vrijmaken en de financiële prestaties van jouw toeleveringsketen transformeren

Overal ter wereld stijgen de supply chain-kosten. En net als veel van jouw concurrenten heb je waarschijnlijk nagedacht over hoe jij jouw werkkapitaal investeert.

Sta jij op het punt om:

• Jouw voorraadbeslissingen te heroverwegen?
• Activiteiten te verplaatsen naar goedkopere bestemmingen?
• Over te stappen op een lokale supply chain?

Als het gaat om de regels voor je omzet, is de kans groot dat je balans er nu heel anders uitziet dan vóór COVID. Of het nu gaat om de algemene bedrijfsprestaties, afdelingen of producten. In de supply chain zijn er goede mogelijkheden om kosten te besparen en werkkapitaal vrij te maken. Maar er schuilt nu meer dan ooit een risico in elke beweging.

Als je op het verkeerde gebied bezuinigt, kun je een tekort krijgen. Investeer je te veel in verkeerde voorraad, dan kom je te zitten met producten die je niet meer kunt verplaatsen. Maar dat betekent niet dat je je kansen om winstgevend te worden niet kan vergroten.

Effectief beheer van werkkapitaal

Jouw voorraad, debiteuren en crediteuren moeten ongelooflijk nauwkeurig worden beheerd en regelmatig worden geëvalueerd. Als je niet in staat bent om de dagelijkse gang van zaken te financieren zal jouw bedrijf simpelweg niet meer operationeel kunnen zijn. Jouw levensaderen worden dan afgesneden. Zet je te veel mensen aan het werk, dan zullen er een paar duimen blijven draaien. Met andere woorden, je wilt niet dat er werkkapitaal rondslingert dat niets doet terwijl het ergens opnieuw geïnvesteerd zou kunnen worden waar het echt telt.

Houd rekening met voorraadrisico’s

De realiteit voor de meeste bedrijven is dat ze de juiste balans moeten vinden tussen een hoge beschikbaarheid en een optimale investering in voorraad. Investeer je te veel voorraad en je zal snel verlammende cashflow problemen ondervinden. Investeer je daarentegen niet genoeg en je zult beperkt zijn tot het bieden van een slechte service, waardoor blije shoppers veranderen in boze klanten.

Rekening houden met voorraadrisico’s zou een grote rol moeten spelen bij het optimaliseren van jouw werkkapitaal. Elke investering die gezond lijkt, maar die geld vastlegt in producten die nooit verkocht worden, is een probleem. En voorraad is iets anders dan kapitaal.

De meeste voorraden hebben een houdbaarheidsdatum. Of dat nu komt door hun bederfelijke aard of door het risico van veroudering als gevolg van een verschuivende marktvraag. Een overaanbod van voorraad creëert dus een enorm risico. Slechte beslissingen vandaag kunnen je maanden, of zelfs jaren, in de toekomst achtervolgen, vooral als de producten waarin je investeert trage verkopers zijn. Daarom moet je je traject in de gaten houden.

Wat is werkkapitaal en welke invloed heeft het op jouw supply chain?

Werkkapitaal, of vlottende activa, zijn de activa van het bedrijf die op korte termijn (in minder dan 12 maanden) kunnen worden omgezet in contanten. We krijgen vaak de vraag of voorraad deel uitmaakt van het werkkapitaal. Het eenvoudige antwoord is ja. Maar het is niet het enige onderdeel om over na te denken.

Hieronder benoemen we de activa die deel uitmaken van het werkkapitaal:

• Voorraad
• Contant
• Kortlopende vorderingen
• Investeringen

Werkkapitaal is essentieel voor de dagelijkse activiteiten van een bedrijf. Deze essentiële financiële bron is de levensader van elke organisatie. In de context van de supply chain financiert werkkapitaal een reeks activiteiten, waaronder:

Aankoop van grondstoffen en voorraad

Met werkkapitaal kan een bedrijf de materialen en onderdelen kopen die nodig zijn voor de productie, maar ook eindproducten in het geval van distributeurs en detailhandelaren. Effectief werkkapitaalbeheer zorgt ervoor dat het bedrijf voldoende financiële middelen heeft om een gestage bevoorradingsstroom te handhaven.

Betalingen aan leveranciers

Een sterke supply chain is gebouwd op solide relaties met partners in de supply chain. Leveranciers op tijd betalen is een voorwaarde voor effectieve samenwerking. Werkkapitaal is daarom essentieel om ervoor te zorgen dat het bedrijf zijn leveranciers zonder vertraging kan betalen.

Inventarisverwerking en distributie

Werkkapitaal dekt ook alle voorraadkosten. Dit omvat de behandeling en het transport van goederen, de huur van magazijnen en de lonen van werknemers die betrokken zijn bij de supply chain.

Hoe kun jij geld vrijmaken in jouw hele supply chain?

Te veel voorraad zal werkkapitaal in beslag nemen dat gebruikt zou kunnen worden voor veel productievere doeleinden. Om nog maar te zwijgen van het risico van veroudering. Op dezelfde manier zal onvoldoende voorraad om te voldoen aan productvraag resulteren in omzetverlies. Daarom moet je de perfecte balans vinden om aan de vraag van de klant te voldoen, zonder in de valkuil van te grote voorraden te trappen. Hier volgen enkele praktische stappen om het optimale voorraadpunt te bereiken terwijl jij werkkapitaal vrijmaakt.

Profiteer van EOQ

De formule Economic Order Quantity (EOQ) helpt ons te bepalen hoeveel producten we bij onze leverancier moeten bestellen en wanneer we de bestelling moeten plaatsen om de totale kosten te minimaliseren. Om de formule te berekenen, wordt rekening gehouden met variabelen zoals de jaarlijkse vraag, de administratieve kosten van elke bestelling en de opslagkosten.

Verfijn jouw serviceniveaus

De maximale hoeveelheid product beschikbaar hebben om aan de vraag van de klant te voldoen, kan een goede optie lijken. Een uitzonderlijk hoge beschikbaarheid betekent echter ook uitzonderlijk hoge kosten en jij zult veel werkkapitaal moeten vastleggen. In die zin is het raadzaam om je assortimentsstrategie te herzien om prioriteiten te stellen voor welke producten je een hoog serviceniveau (en dus een hoge investering in werkkapitaal) nodig hebt en voor welke producten je de eisen voor het serviceniveau kunt versoepelen.

Verbeter jouw vraagvoorspellingsmogelijkheden

Dit is een basisstap naar het optimaliseren van je voorraad, want als je de vraag niet kent, is het onmogelijk om correct te berekenen hoeveel product je nodig hebt. Gebruik vraagvoorspellingstools en -technologieën om toekomstige verkooppatronen nauwkeuriger te voorspellen.

Bouw sterke relaties met leveranciers en klanten op

De manier waarop je omgaat met je partners in je supply chain, met onder andere jouw leveranciers en jouw klanten, en de afspraken die je met hen maakt, hebben ook invloed op jouw werkkapitaal. Door de betalingstermijnen van leveranciers te verlengen, kun je de kasuitstroom uitstellen en het werkkapitaal voor een bepaalde periode verbeteren. Het is echter belangrijk om in gedachten te houden dat het uitstellen van de betaling van een factuur ook nadelig kan zijn, afhankelijk van de leverancier, omdat je misschien geen toegang meer hebt tot vroegbetaalkortingen. Maar het belangrijkste is dat het onderhandelen over gunstige overeenkomsten met je leveranciers je kan helpen om je werkkapitaal te verbeteren.

Dezelfde maatregelen die werken om je cashflow met leveranciers te verbeteren, werken ook voor je klanten, maar dan omgekeerd. Hoe sneller je je facturen betaald krijgt, hoe sneller het geld binnenkomt en hoe sneller je meer werkkapitaal hebt. Op dezelfde manier moet je ook afwegen of het in jouw belang is om jouw grotere klanten betalingsplannen aan te bieden die beter aansluiten bij hun behoeften om hun tevredenheid te garanderen en te proberen hun loyaliteit te maximaliseren.

Werk samen met leveranciers en klanten

Naast het maken van afspraken die jouw bedrijf ten goede komen, is het waar dat jouw klanten, jouw leveranciers en jouw organisatie allemaal zullen profiteren van een betere samenwerking. Door te communiceren met zowel jouw klanten als jouw leveranciers kun je anticiperen op mogelijke schommelingen in de vraag (in het geval van jouw klanten) en schommelingen in het aanbod (in het geval van jouw leveranciers). Met andere woorden, als informatie in beide richtingen stroomt, zullen jullie daar allemaal van profiteren.

Creëer kostenbesparingen creëren in de supply chain

Tot slot is er nog een andere manier om werkkapitaal vrij te maken in je supply chain: de kosten van de supply chain verlagen. Jij kan een aantal van de volgende acties ondernemen om het geld dat je uitgeeft in jouw toeleveringsketen te verminderen.

Een order accepteren en verzenden met een halflege vrachtwagen is bijvoorbeeld een verspilling van je middelen. Groepeer meerdere orders in minder zendingen om de transportkosten te verlagen, routes te optimaliseren en transporttarieven te verlagen. Al deze en soortgelijke acties zullen de beschikbaarheid van werkkapitaal verbeteren.

Analyseer ook de huidige structuur van je distributienetwerk en kijk of er aanpassingen kunnen worden gedaan om de kosten te verlagen. Denk hierbij aan het consolideren van magazijnen of het strategisch verplaatsen van distributiecentra om afstanden en transportkosten te minimaliseren.

Bovendien kan het automatiseren van handmatige en repetitieve taken de productiviteit van werknemers verhogen en zelfs de arbeidskosten verlagen. Dit geldt zowel voor de uitvoering van de supply chain, zoals door magazijnautomatisering, als voor het beheer van de supply chain, door middel van software voor leveranciers die werkt op basis van uitzonderingen en waarschuwingen.

Hoe kun je de effectiviteit van jouw werkkapitaalinvestering meten?

Door voortdurend te evalueren kun je van je onderneming een succes maken. Hier zijn een paar statistieken die je goed in de gaten moet houden:

Voorraadomzetdagen

Deze eenvoudige financiële ratio laat zien hoe vaak een bedrijf voorraad heeft verkocht en vervangen tijdens een bepaalde periode – iets waar je vrij robuuste gegevens voor zou moeten hebben.

Het is duidelijk dat, hoe hoger deze metriek is, hoe langer je werkkapitaal vastzit. En om dit uit te rekenen moet je je berekeningen baseren op de kosten van verkochte goederen in plaats van op de inkomsten. Voorraadomzetdagen worden gebruikt als een efficiëntieratio. Om het aantal dagen in voorraad te berekenen, deel je de kosten van de gemiddelde voorraad door de kosten van verkochte goederen en vermenigvuldig je dat met de lengte van de periode, die in de meeste gevallen 1 kalenderjaar zal zijn?

De conversiecyclus van contanten

De ‘cash conversion cycle’ is het tijdsbestek vanaf de betaling van een inkooporder tot de ontvangst van de bijbehorende betalingen. Eenvoudig gezegd, geld uit versus geld in, per product.

Je bedrijf moet natuurlijk zijn eigen middelen gebruiken om de voorraden in de tussenliggende periode te financieren. Maar een belangrijke berekening hier is ‘Earn x Turn’: de marge van een product vermenigvuldigd met het jaarlijkse aantal voorraadbeurten.

Een checklist voor werkkapitaaloptimalisatie

Zoals bij zoveel lessen in de supply chain is er maar zo weinig dat je kunt vaststellen totdat de echte analyse heeft plaatsgevonden. En dus hebben we een checklist geschreven om je te helpen de theorie in de praktijk toe te passen: 10 vragen om jezelf te stellen die je zorgen over je werkkapitaal kunnen verlichten. Het zijn 10 puzzels om aan je supply chain-afdeling voor te leggen, die je liquiditeitsproblemen kunnen beperken.

Beantwoord de 10 onderstaande vragen om te ontdekken hoe goed jouw supply chain-afdeling het werkkapitaal beheert:

• Heb je zicht op je huidige investering van werkkapitaal in voorraad?
• Kun je voorspellen hoe de investering van werkkapitaal in voorraad zich het komende jaar zal ontwikkelen?
• Vergelijk je regelmatig jouw huidige investering van werkkapitaal met prestaties uit het verleden?
• Worden voorraadwaarden standaard weergegeven in jullie systemen in termen van kostprijs van verkochte goederen, verkoopprijs en eenheden?
• Wordt het voorraadrisico met betrekking tot bedorven/verouderde voorraad regelmatig gekwantificeerd?
• Worden belangrijke beslissingen over inkoop/inventarisatie genomen op basis van het rendement op geïnvesteerd vermogen?
• Ontvangt de afdeling supply chain maandelijks een overzicht van de cashflowpositie?
• Wordt er rekening gehouden met de cashflow bij het nemen van belangrijke beslissingen over voorraden?
• Heb jij een robuuste serviceniveaustrategie om prioriteit te geven aan investeringen in belangrijke producten? Worden deze parameters regelmatig herzien?
• Beschikt jij over de middelen om alle relevante gegevens te verzamelen en te rapporteren? En nog belangrijker, heb je een forum om uitdagingen op het gebied van werkkapitaal te bespreken en te escaleren?