Sådan frigør du arbejdskapital og transformerer din forsyningskædes økonomiske resultater

Omkostningerne i forsyningskæden er skyhøje over hele verden. Og ligesom mange af dine konkurrenter har du sikkert tænkt over, hvordan du investerer din arbejdskapital.

Er du det?

• Skal du genoverveje dine beslutninger om lagerbeholdning?
• Flytte aktiviteter til billigere destinationer?
• Overvejer du en mere lokal forsyningskæde?

Eller tænker du som Mr Musk og planlægger at flygte til Mars, bare for at få lidt ro i hovedet?

Før du pakker dine tasker med en tåre i øjet, er her en modgift mod din angst.

Med hensyn til regelbogen for din omsætning er der en stor chance for, at din balance ser dramatisk anderledes ud, end den gjorde før COVID, hvad enten det drejer sig om overordnede forretningsresultater, afdelinger eller produkter.

Når det gælder forsyningskæden, er der gode muligheder for at reducere omkostningerne og frigøre arbejdskapital. Men nu, mere end nogensinde, er der en risiko gemt i hver eneste bevægelse.

Skær ned på omkostningerne på det forkerte område, og du kan komme til at mangle varer på. Overinvester i det forkerte lager, og du kan dræne virksomheden for arbejdskapital ved at låse den fast i produkter, du ikke kan flytte.

Kort sagt, det er døden ved tusind nedskæringer. Det er en catch-22. Men det betyder ikke, at du ikke kan øge dine chancer for at komme ud på toppen.

Hvordan ser en utopi om arbejdskapital ud?

Selvom det ikke nødvendigvis er en god forretningsplan, giver koloniseringen af Mars os en lektion i at udnytte arbejdskapital.

Lad os sige, at du har fået en plads på det første fly. Det bliver en lang tur, så du har pakket et spil kort. Da du kommer i snak med dine medpassagerer, indser du, at du er omgivet af nogle ret imponerende mennesker. Og heri ligger den første lektion.

Det bliver svært at kolonisere Mars. (Tal om en underdrivelse!) Sandsynligvis endnu mere besværligt end at holde hovedet oven vande efter COVID … hvis du kan forestille dig det.

Så i vanskelige scenarier som dette er man nødt til at presse værdien ud af enhver mulighed. Der er ikke plads til passagerer, der ikke tilfører værdi.

Hver person på flyet til Mars, og dem i den eventuelle koloni, skal tilbyde noget til det fælles bedste. De skal betale deres del. Ellers kan hele foretagendet mislykkes.

Arbejdskapital er fra Mars

Tilbage på denne planet skal din arbejdskapital give den samme nytte, hvis du skal overleve under barske, fremmede forhold.

Dit varelager, dine debitorer og kreditorer skal styres utroligt nøje og evalueres regelmæssigt.

Ligesom med kolonien på Mars gælder det, at hvis du ikke er i stand til at finansiere den daglige drift af virksomheden, vil den simpelthen ophøre med at fungere og lukke for den ilttilførsel, der holder den flydende.

Hvis man sætter for mange bygherrer på flyet, vil der også være nogle, der sidder tilbage og triller tommelfingre. Med andre ord ønsker man ikke, at arbejdskapitalen sidder og ikke gør noget, når den kunne geninvesteres et sted, hvor den virkelig tæller.

Inventar er fra Venus

Virkeligheden for de fleste virksomheder er, at de skal finde den rette balance mellem høj tilgængelighed og optimal investering i lager.

Invester i for mange varer, og du vil hurtigt få cash flow problemer. Hvis du på den anden side ikke investerer nok, er du begrænset til at tilbyde en dårlig service, som vil gøre glade kunder til vrede kunder.

Lagerrisiko bør spille en stor rolle i din optimering af arbejdskapitalen. Enhver investering, der ser ud til at være sund, men som binder penge i produkter, der aldrig bliver solgt, er et problem.

Og lagerbeholdning er noget andet end kapital.

De fleste lagervarer har en vis holdbarhed, enten fordi de er letfordærvelige, eller fordi der er risiko for forældelse på grund af skiftende efterspørgsel på markedet. Og derfor skaber et for stort lager en enorm risiko.

Dårlige beslutninger i dag kan følge dig i måneder eller endda år ud i fremtiden, især hvis de produkter, du investerer i, sælger langsomt. Derfor er du nødt til at holde øje med din bane.

Hvad er arbejdskapital, og hvordan påvirker det din forsyningskæde?

Arbejdskapital, eller omsætningsaktiver, er virksomhedens aktiver, der kan konverteres til kontanter på kort sigt, dvs. på mindre end 12 måneder.

Vi bliver ofte spurgt, om varelageret er en del af arbejdskapitalen. Og det enkle svar er, ja. Men det er ikke den eneste komponent, man skal tænke på.

I denne forstand omfatter de vigtigste aktiver, der udgør arbejdskapital:

• Inventar
• Kontanter
• Kortfristede tilgodehavender
• Investeringer

Arbejdskapital er afgørende for den daglige drift af en virksomhed. Denne vigtige finansielle ressource er livsnerven i enhver organisation. I forbindelse med forsyningskæden finansierer arbejdskapital en række aktiviteter, herunder:

Køb af råmaterialer og lagerbeholdning

Arbejdskapital gør det muligt for en virksomhed at købe de materialer og komponenter, der er nødvendige for produktionen, og også færdige varer i tilfælde af distributører og detailhandlere. Effektiv styring af arbejdskapital sikrer, at virksomheden har tilstrækkelige økonomiske ressourcer til at opretholde et stabilt flow af forsyninger.

Betalinger til leverandører

En stærk forsyningskæde bygger på solide relationer med forsyningskædepartnere. At betale leverandørerne til tiden er en forudsætning for et effektivt samarbejde. Arbejdskapital er derfor afgørende for at sikre, at virksomheden kan betale sine leverandører uden forsinkelse.

Lagerhåndtering og distribution

Arbejdskapitalen dækker også alle lageromkostninger . Det omfatter håndtering og transport af varer, lagerleje og lønninger til de medarbejdere, der er involveret i forsyningskæden.

Hvordan kan du frigøre kontanter i hele din forsyningskæde?

Et for stort lager vil binde arbejdskapital, som kunne bruges til langt mere produktive formål, for ikke at nævne risikoen for forældelse. På samme måde vil et utilstrækkeligt lager til at imødekomme efterspørgslen på resultere i tab af salg. Derfor er du nødt til at opnå den perfekte balance for at imødekomme kundernes efterspørgsel uden at falde i fælden med for store lagre. Her er nogle praktiske trin, der kan hjælpe dig med at opnå det optimale lagerpunkt, mens du frigør arbejdskapital.

Udnyt fordelene ved EOQ

Formlen Economic Order Quantity (EOQ) hjælper os med at bestemme, hvor meget produkt vi skal bestille fra vores leverandør, og hvornår vi skal placere ordren, for at minimere de samlede omkostninger. For at beregne den tages variabler som den årlige efterspørgsel, de administrative omkostninger ved hver ordre og lageromkostningerne i betragtning.

Finjuster dine serviceniveauer

At have den maksimale mængde produkter til rådighed for at imødekomme kundernes efterspørgsel kan virke som en god løsning. Men en usædvanlig høj tilgængelighed vil også betyde usædvanligt høje omkostninger, og du vil være nødt til at binde en masse arbejdskapital. Derfor er det en god idé at gennemgå din sortimentsstrategi for at prioritere, hvilke produkter der kræver et højt serviceniveau (og dermed en høj investering i arbejdskapital), og hvilke produkter du kan slække på kravene til serviceniveau .

Forbedre dine muligheder for efterspørgselsprognoser

Det er et grundlæggende skridt i retning af at optimere dit lager, for hvis du ikke kender din efterspørgsel, er det umuligt at beregne korrekt, hvor mange produkter du har brug for. Brug værktøjer og teknologier til efterspørgselsprognoser for mere præcist at forudsige fremtidige salgsmønstre.

Opbygge stærkere relationer med leverandører og kunder

Den måde, du interagerer med dine partnere i forsyningskæden på – dvs. dine leverandører og dine kunder – og de aftaler, du indgår med dem, vil også påvirke din arbejdskapital.

Ved at forlænge leverandørens betalingsbetingelser kan du udskyde pengestrømme og forbedre arbejdskapitalen i en vis periode. Det er dog vigtigt at huske på, at det også kan være skadeligt at udskyde betalingen af en faktura, afhængigt af leverandøren, da du måske ikke længere har adgang til rabatter ved tidlig betaling. Men det vigtigste her er, at forhandling af gunstige aftaler med dine leverandører kan hjælpe dig med at forbedre din arbejdskapital.

De samme foranstaltninger, som kan forbedre dit cash flow med leverandører, vil også virke for dine kunder, men med omvendt fortegn. Jo hurtigere du får betalt dine fakturaer, jo hurtigere kommer pengene ind, og jo hurtigere får du mere arbejdskapital. På samme måde skal du også afveje, om det er i din interesse at tilbyde dine større kunder betalingsplaner, der passer bedre til deres behov, for at sikre deres tilfredshed og forsøge at maksimere deres loyalitet.

Samarbejde med leverandører og kunder

Ud over at indgå aftaler, der gavner din virksomhed, er det sandt, at dine kunder, dine leverandører og din organisation alle vil drage fordel af et større samarbejde. Ved at kommunikere med både dine kunder og dine leverandører vil du kunne forudse potentielle udsving i efterspørgslen (for dine kunder) og variationer i udbuddet (for dine leverandører). Med andre ord, hvis informationerne flyder i begge retninger, vil det gavne jer alle.

Skab omkostningsbesparelser i forsyningskæden

Endelig er en anden måde at frigøre arbejdskapital i din forsyningskæde på at reducere omkostningerne i forsyningskæden. Du kan tage nogle af de følgende skridt for at reducere de penge, du bruger i din forsyningskæde.

For eksempel er det spild af ressourcer at acceptere en ordre og sende den med en halvtom lastbil. Saml flere ordrer i færre forsendelser for at reducere transportomkostningerne, optimere ruterne og reducere transportpriserne. Alle disse og lignende tiltag vil forbedre tilgængeligheden af arbejdskapital.

Analyser også den nuværende struktur i dit distributionsnetværk, og overvej, om der kan foretages justeringer for at reducere omkostningerne. Det kan omfatte konsolidering af lagre eller strategisk flytning af distributionscentre for at minimere afstande og transportomkostninger.

Desuden kan automatisering af manuelle og gentagne opgaver øge medarbejdernes produktivitet og endda reducere lønomkostningerne. Det gælder både i udførelsen af forsyningskæden, f.eks. gennem lagerautomatisering, og i forvaltningen af forsyningskæden, gennem software til forvaltning af forsyningskæden, der fungerer ved hjælp af undtagelser og alarmer.

Hvordan kan du måle effektiviteten af din investering i arbejdskapital? Her er din vurdering før flyvningen:

At blive fortrolig med løbende evaluering kan gøre din virksomhed til en succes, ligesom mangel på samme kan få ilten til at slippe op.

Her er et par målinger, du bør holde øje med:

Lagerets omsætningsdage

Dette simple nøgletal viser, hvor mange gange en virksomhed har solgt og erstattet lageret i en given periode – noget, du bør have ret solide data for.

Det er klart, at jo højere dette tal er, jo længere tid er din arbejdskapital bundet, og for at finde ud af det, bør du basere dine beregninger på omkostningerne ved solgte varer i stedet for omsætningen.

Lageromsætningsdage bruges som et effektivitetsforhold. For at beregne lagerdage dividerer man omkostningerne ved gennemsnitslageret med omkostningerne ved de solgte varer og ganger det med periodens længde, som i de fleste tilfælde vil være 1 kalenderår?

Cyklus for konvertering af kontanter

Cash conversion-cyklussen er tidsrammen fra en indkøbsordre bliver betalt, til de tilhørende betalinger bliver modtaget.

Kort sagt, penge ud versus penge ind, efter produkt.

Din virksomhed skal naturligvis bruge sine egne ressourcer til at finansiere lageret i den mellemliggende periode.

Men en vigtig beregning her er “Earn x Turn”: et produkts margin ganget med det årlige antal lageromdrejninger.

En raketdrevet tjekliste til optimering af arbejdskapital

Som med så mange andre ting i forsyningskæden er det begrænset, hvor meget man kan finde ud af ved hjælp af analogier om Mars, før den egentlige analyse skal finde sted.

Derfor har vi skrevet en tjekliste, der hjælper dig med at anvende teorien i praksis: 10 spørgsmål, du kan stille dig selv, som kan lette dine bekymringer om arbejdskapital, 10 gåder, du kan stille til din supply chain-afdeling, som kan berolige dine likviditetsbegrænsninger.

Svar på de 10 spørgsmål nedenfor for at finde ud af, hvor godt din supply chain-afdeling håndterer arbejdskapital:

• Har du overblik over din nuværende investering af arbejdskapital i lager?
• Har du mulighed for at forudsige, hvordan investeringen af arbejdskapital i lager vil udvikle sig i løbet af det næste år?
• Sammenligner du regelmæssigt din nuværende investering i arbejdskapital med tidligere resultater?
• Er lagerværdier repræsenteret i jeres systemer i form af vareforbrug, salgspris og enheder som standard?
• Kvantificeres lagerrisikoen i forbindelse med ødelagt/forældet lager regelmæssigt?
• Træffes vigtige beslutninger om indkøb/lagerbeholdning på baggrund af afkastet af den investerede kapital?
• Får supply chain-afdelingen en månedlig oversigt over cash flow-situationen?
• Bliver der taget højde for cash flow, når der træffes vigtige beslutninger om lagerbeholdningen?
• Har du en robust strategi for serviceniveau, så du kan prioritere investeringer i nøgleprodukter? Bliver disse parametre gennemgået regelmæssigt?
• Har du værktøjerne på plads til at indsamle og rapportere alle de relevante data? Og endnu vigtigere, har du et forum, hvor du kan diskutere og eskalere udfordringer med arbejdskapitalen?

Afsluttende tanker om optimering af arbejdskapital … gode svar på svære spørgsmål

Disse spørgsmål er ikke designet til at være lette.

Men hvis du kan finde gode svar på hver af dem, vil du opdage, at dine chancer for succes vil stige som en raket.

Og uanset om du går i gang med et projekt, der er så usikkert som at kolonisere en ny planet, eller bare forsøger at holde gang i pengestrømmen, er det kun de rigtige analyser og strategier, der kan give succes.

Du skal heller ikke holde dig tilbage fra at foretage disse beregninger løbende.

Det er en kortsigtet virksomhed, der ikke løbende revurderer, hvor kapitalen kan udnyttes bedre.

Når alt kommer til alt, er der ikke plads til passagerer på din raket. Og hvert investeret pund skal gøre sig fortjent til sin plads.

Download vores tjekliste til optimering af arbejdskapital

Er din tilgang til styring af arbejdskapital god nok? Find ud af det med vores 10-trins tjekliste. Download din gratis kopi nu.

https://info.slimstock.com/hubfs/UK/Checklists/EN_Slimstock_Working_Capital_Checklist.pdf