Alle vragen en antwoorden over veiligheidsvoorraad

Hoe bereken ik perfecte veiligheidsvoorraden?

Om de perfecte veiligheidsvoorraad voor jouw bedrijf te bepalen, moet je de kosten van overtollige voorraad analyseren en deze afwegen tegen het risico (en de impact) van een tekort aan voorraad.

Hier zijn enkele eenvoudige aanwijzingen om jouw behoefte aan veiligheidsvoorraden te beoordelen.

1. Bepaal de doorlooptijd:

Hoe lang duurt het voordat jouw leverancier jouw goederen bij je krijgt nadat je een bestelling hebt geplaatst? Hoe langer deze periode, hoe groter het risico van verstoring en onzekerheid. Als jouw doorlooptijden extreem kort zijn, is de behoefte aan veiligheidsvoorraden minder dringend. Als jouw doorlooptijden echter in maanden worden gemeten, is de kans groot dat jouw veiligheidsvoorraad groter moet zijn.

2. Bepaal de variabiliteit van de vraag:

Is het waarschijnlijk dat dit product dezelfde weg zal gaan als fidget spinners en de populariteit ineens in een gat valt? Of heeft het artikel in kwestie een lange levensduur? Je kunt vraagvariabiliteit berekenen door historische verkoopgegevens te analyseren of statistische prognosemethoden te gebruiken.

3. Bereken het dienstverleningsniveau:

Hoe belangrijk is het product voor jouw klanten? Om deze vraag te beantwoorden, stellen bedrijven doelen voor het serviceniveau. Hoe hoger het beoogde serviceniveau, hoe groter de behoefte aan veiligheidsvoorraden. Sommige producten zijn echter belangrijker dan andere. Daarom is het zinvol jouw investering in veiligheidsvoorraden te prioriteren in de producten die het belangrijkst zijn.

4. Pas de juiste veiligheidsvoorraadformule toe:

Hoe beoordeel je momenteel jouw veiligheidsvoorraden? Steekt je een vinger in de lucht? Of gebruik je de gegevens om een rationele beslissing te nemen? Er zijn verschillende formules voor veiligheidsvoorraden die je kunt gebruiken. Hier volgt een korte samenvatting van enkele van de belangrijkste formules:

Hoe werkt het mechanisme van de veiligheidsvoorraad?

Een van de meest voorkomende is de servicegerichte benadering. Door dieper in te gaan op de vergelijking kunnen enkele permutaties van het model en de intieme relatie tussen serviceniveaus en veiligheidsvoorraad worden onderzocht.

Zoals uit de onderstaande tabel blijkt, gaat het om de volgende formule:

In het volgende deel zullen we een beetje technisch worden.

Wat is de Z-score?

Een Z-score (of standaardscore) is een term die het aantal standaardafwijkingen van een gegevenspunt ten opzichte van het gemiddelde weergeeft. Om een hoger serviceniveau te bereiken, moet je een grotere afwijking kunnen dekken om het risico van stockouts te verminderen. Daarom neemt de Z-score toe naarmate het beoogde serviceniveau wordt verhoogd. Je kunt de juiste Z-score op basis van het gewenste serviceniveau opzoeken in een standaard normale verdelingstabel:

Wat is de standaardafwijking van de doorlooptijdvraag?

De volgende stap is de standaardafwijking van de vraag gedurende de aanlooptijd. Dit is de statistische maatstaf voor de variabiliteit van de vraag naar een product gedurende de doorlooptijd bij de leveranciers. Het kwantificeert de mate waarin de vraag naar een product kan schommelen of afwijken van zijn gemiddelde waarde gedurende de doorlooptijd. Om dit te berekenen kijk je naar historische verkoopgegevens of gebruik je statistische prognosemethoden.

Wat is de gemiddelde doorlooptijd?

Het laatste stukje in deze puzzel is de zogenaamde gemiddelde doorlooptijdvraag. De gemiddelde doorlooptijd heeft betrekking op het gemiddelde niveau van de vraag die je verwacht gedurende de doorlooptijd. Dit is natuurlijk de tijd tussen het plaatsen van een bestelling voor een product en de ontvangst ervan van de leverancier of fabrikant.

Om de gemiddelde doorlooptijdvraag te berekenen, neemt je gewoonlijk de historische of verwachte vraag naar het product over een bepaalde periode in aanmerking om te schatten hoeveel vraag je tijdens deze periode kunt verwachten. Het is belangrijk te vermelden dat dit niet eenmalig is. Je moet deze analyse bijna voortdurend uitvoeren. Het is niet alleen voor wanneer je een nieuw product introduceert of op de markt komt. Je moet voortdurend controleren en aanpassen naarmate vraagpatronen en levertijden in de loop der tijd veranderen.

Hoe beïnvloedt de onzekerheid van de vraag de behoefte aan veiligheidsvoorraden?

Het zou een vanzelfsprekend iets moeten zijn, maar laten we het toch even uitwerken. Als jouw vraag minder volatiel is, is het minder waarschijnlijk dat je veiligheidsvoorraden nodig hebt. Bedrijven die hun horloge kunnen afstemmen op hun vraag zullen zelden zonder zitten. Maar zij zullen ook zelden te weinig vraag hebben. Bedrijven met dergelijke vraagpatronen zijn zeldzaam, als ze al bestaan.

Het is veel waarschijnlijker dat jouw bedrijf, en andere bedrijven die ermee concurreren, een constante volatiliteit in de vraag zullen zien. De meeste bedrijven hebben te maken met voorraden en overschotten. Deze onzekerheid maakt de behoefte aan veiligheidsvoorraden een must en een berekening van de omvang ervan ongelooflijk belangrijk.

Hoe kan de doorlooptijd de behoefte aan veiligheidsvoorraden beïnvloeden?

Veiligheidsvoorraden zijn een ongelooflijk nuttig instrument om de onzekerheid op te vangen die het gevolg is van variabele doorlooptijden. Je weet hoe vervelend het is om na een bestelling langer op een product te moeten wachten dan verwacht. Zelfs als dat jouw gebruikelijke afhaalmaaltijd op vrijdagavond is. Maar als dat product het verschil is tussen winst en verlies, is het nog belangrijker.

Voor producten met zeer korte levertijden is dit niet zo’n probleem. Dit geldt vooral omdat een kortere doorlooptijd doorgaans gepaard gaat met een kortere variatie in volatiliteit. Als je bijvoorbeeld een order hebt met een doorlooptijd van 1 dag, is het hoogst onwaarschijnlijk dat een verstoring de order boven een beheersbaar niveau zal tillen. Het gebeurt wel, maar het is veel minder waarschijnlijk. In dit geval zou je verwachten dat jouw klant er redelijk begrip voor heeft dat hij zijn product een dag te laat ontvangt, en daarom is een veiligheidsvoorraad waarschijnlijk niet nodig om een tekort te dekken.

Vergelijk dit echter met producten die vanuit het Verre Oosten naar het Verenigd Koninkrijk worden verzonden en zowel de doorlooptijd als het risico zijn waarschijnlijk veel groter. Laten we zeggen dat het tot 12 weken duurt voordat een bestelling wordt ontvangen. In dat geval is er veel meer kans dat er dingen misgaan. Er zijn meer variabelen en de potentiële toename van de doorlooptijd is veel groter. Zal jouw klant graag nog eens 12 weken wachten bovenop de 12 weken die hij al wacht? Waarschijnlijk niet. En zelfs als ze wel wachten, zullen ze dat waarschijnlijk niet graag doen. Daarom zul je, om dezelfde product beschikbaarheid te behouden, een grotere reserve aan veiligheidsvoorraden nodig hebben.

Moet de veiligheidsvoorraad problemen met de betrouwbaarheid van leveranciers dekken?

Het is gemakkelijk om jouw leverancier de schuld te geven van vertragingen en problemen bij de levering. Zij zijn tenslotte degenen die ervoor moeten zorgen dat hun voorraad bij jou komt, zodat het jouw voorraad wordt. Maar met het spelen van het schuldspel kom je niet verder. En het zal jouw klanten geen vertrouwen geven dat je uiteindelijk de goederen kunt leveren die ze willen.

Dus, moet je de veiligheidsvoorraad verhogen op de kans dat jouw leveranciers onbetrouwbaar zijn? Waarschijnlijk wel. Het heeft geen zin om jouw klanten te vertellen dat je weer in de steek bent gelaten door leveranciers. Ze zullen gewoon elders winkelen en misschien voorzichtig vragen waarom je geen noodvoorziening had getroffen. Als een leverancier echter consequent te laat is of regelmatig jouw volledige bestelling niet levert zoals beloofd, moeten er vragen worden gesteld. Misschien zijn er hiaten in jouw gegevens. Of misschien is het tijd om de situatie rechtstreeks aan te pakken, hetzij door samenwerking, hetzij door het vinden van een alternatieve leveringsbron.

Waarom hebben serviceniveaus zo’n grote invloed op de veiligheidsvoorraad?

Een serviceniveau van 100% handhaven lijkt een redelijke doelstelling. Helaas is het echter schromelijk onrealistisch, zo niet vrijwel onmogelijk. Natuurlijk is het logisch dat jij jouw klant 100% tevredenheid wilt bieden, gebaseerd op zijn vraag. Maar streven naar 100% vereist waarschijnlijk zo’n grote reserve aan veiligheidsvoorraden, dat je jouw bedrijf blootstelt aan grote risico’s. Deze directe correlatie tussen de twee is de reden waarom het serviceniveau zo’n belangrijke factor is bij het bepalen van de veiligheidsvoorraden. En het hoeft geen getal van 100% te zijn om jouw risico te verhogen.

Hoe groter jouw verlangen als bedrijf om aan de vraag van jouw klant te voldoen, hoe groter jouw veiligheidsvoorraad moet zijn. Maar hoe groter het risico. Goed, jouw bedrijf blootstellen aan de mogelijkheid van een stock-out is betreurenswaardig. Je laat winst liggen en maximaliseert geen kansen, maar het hebben van stapels overtollig afval is een even groot probleem.

Als je investeert in veiligheidsvoorraden, legt jouw waardevolle werkkapitaal vast. En als deze voorraad nooit verschuift, kan jouw geld voorgoed verloren zijn. Maar laten we ook niet voorbijgaan aan de stress die hoge voorraadniveaus leggen op jouw magazijn en logistieke operatie. Daarom is het belangrijk dat jij jouw veronderstellingen over veiligheidsvoorraden in twijfel trekt.

Wat je moet analyseren is het strategische belang van die producten.

• Zijn ze houdbaar?
• Is het waarschijnlijk dat de producten uiteindelijk zullen verkopen?
• Zijn ze over het algemeen snel in beweging?
• Is het product een rage of seizoensgebonden?
• Kun je het geld gebruiken om te investeren in andere onderdelen van het bedrijf met een lager risico?

Wat als het risico van een stock-out klein is?

Er zijn gevallen waarin het risico dat zonder voorraad komt te zitten uiterst gering is, zoals een product met een minimale bestelhoeveelheid die de waarschijnlijke vraag van de klant voor een heel jaar dekt. Als jouw bedrijf slechts één bestelling per jaar doet, en die vraag gestaag is en waarschijnlijk pas vele maanden later de klanttevredenheid zal beïnvloeden, is het minder een probleem.  Zelfs als de vraag naar het product zou stijgen en de volatiliteit zou toenemen, zou je voldoende tijd hebben om jouw voorraad aan te vullen als de niveaus laag zouden worden. Je zou ook verwachten dat je de schade goed kunt beperken door doorlooptijden, aangezien je zo lang van tevoren op de hoogte bent van een mogelijke stock-out.

Hoe adequaat zijn jouw veiligheidsvoorraden?

Veiligheidsvoorraden lijken op het eerste gezicht een gemakkelijk op te lossen raadsel: bestel wat, maar niet zoveel dat het een risico wordt. Maar een beslissing van deze omvang nemen met slechts een gok of schatting op basis van niets meer dan een steek in het duister is een zeer slechte zet.

Gebruik de bovenstaande formule om een voortdurende beoordeling te maken, en jij zal ervoor zorgen dat jouw bedrijf beschermd is tegen volatiliteit in de markt. Je kunt niet veel doen om een oorlog of een andere pandemie die door de wereld raast tegen te houden. Maar je kunt wel voor jouw eigen bedrijf zorgen door goed voorbereid te zijn. Door de impact van stockouts te beperken en jouw inkomsten nauwgezet te beheren, heb je de veiligheidsvoorraad onder controle en kun je de toekomst beter tegemoet zien.

In wezen komt het neer op deze twee vragen:

1. Heb je genoeg voorraad om aan de vraag te voldoen?
2. Heb je te veel voorraad?

Er is een dunne lijn tussen te veel en te weinig. Maar gelukkig kunnen wij jou helpen die lijn te bewandelen. Spreek gratis met een van onze experts, en we helpen jou in een mum van tijd op weg naar succes met veiligheidsvoorraad.