Forklaret mindste bestillingsmængde (MOQ)

Hvordan kan du få minimumsbestillingsmængder til at fungere for dig? Forestil dig en verden uden mindste bestillingsmængder (MOQ’er). Leverandørerne ville levere de produkter, som din virksomhed har brug for, i præcis de mængder, som du har brug for dem. Og endnu vigtigere, de ville være mere end glade for at gøre dette uden ekstra omkostninger.

Men i virkeligheden er det langt mere kompliceret at placere ordrer hos leverandører .

Da de fleste leverandører vil pålægge en minimumsordremængde, skal alle begrænsninger tages i betragtning, før ordren placeres.

Men hvad er minimumsbestillingsmængder? Hvorfor skal leverandørerne pålægge sådanne begrænsninger? Hvilken indvirkning har MOQ’er på din lagerbeholdning? Og endnu vigtigere: Hvordan kan du optimere indkøbsordrerne for at opfylde disse ordrebegrænsninger uden at udsætte din virksomhed for risiko?

 

Hvad er en minimumsordremængde?

Lad os starte med det grundlæggende …

En leverandørs minimumsordrestørrelse er den mindste ordrestørrelse, som leverandøren er villig til at acceptere. Dette udtrykkes ofte som det mindste antal enheder. Leverandørerne kan dog undertiden fastsætte minimumsordrestørrelsen i form af ordreværdi. For eksempel vil leverandør ABC Ltd. kun acceptere en ordre på over 1.000 £. (Der er stor sandsynlighed for, at du også pålægger dine kunder nogle foruddefinerede minimumsordrestørrelser).

Der er en lang række grunde til, at virksomheder fastsætter MOQ’er. Og vi vil komme nærmere ind på disse senere. Det er dog vigtigt at forstå, hvor stor betydning minimumssummer har for din daglige drift.

Hvorfor fastsætter leverandørerne en minimumsordremængde?

Som alle andre virksomheder står leverandørerne over for en række omkostninger og begrænsninger. Og når alt kommer til alt, skal leverandørerne sikre, at de får en vis fortjeneste på hver ordre. Leverandøren har trods alt stadig transport-, lager-, håndterings- og administrationsomkostninger, som han skal dække.

Ofte udgør disse generalomkostninger kun en lille procentdel af den samlede værdi af ordren. Men jo mindre ordremængden er, jo mere tærer disse omkostninger på fortjenstmargenen.

Tag f.eks. følgende scenarier:

	Scenario 1 – Large MOQ	Scenario 2 – Small MOQ	Scenario 3 – No MOQ
Batch size from supplier (units)	10,000	10,000	10,000
MOQ offered to the customer	1,000	10	1
Number of boxes sold per pallet	10	1000	10,000
Selling price (per unit)	£0.10	£0.10	£0.10
Sales Turnover	£1000.00	£1000.00	£1000.00
Cost Per Unit	£0.08	£0.08	£0.08
Total Cost From the Supplier	£800	£800	£800
Cost to breakdown the pallet & repackage (per box)	£0.20	£0.20	£0.20
Total Processing Costs	£2.00	£200.00	£2000.00
Cost of goods sold	£802.00	£28,000.00	£0.20
Gross Profit	£198.00	£0.00	-£1800.00

 

I scenarie 1 har leverandøren en god fortjeneste. I scenarie 2, hvor kundernes ordremængder er meget mindre, har leverandøren imidlertid ingen fortjeneste overhovedet. Endnu værre er det, at hvis leverandøren tillader kunderne at købe i enkelte enheder, som i scenarie 3, vil han faktisk lide tab på hver enkelt transaktion.

Selv om dette kun er et simpelt eksempel, giver det set fra leverandørens perspektiv ingen økonomisk mening at sælge produkterne i så små mængder.
Og det er netop derfor, at leverandørerne fastsætter minimumsordrekvantiteter for at beskytte deres margener.

Hvilken betydning har minimumsordrestørrelser for din lagerbeholdning?

Vi har undersøgt, hvorfor leverandørerne fastsætter en minimumsordremængde, men hvordan påvirker disse begrænsninger dig?

MOQ’er har en massiv indflydelse på din virksomhed . For eksempel påvirker den mindste bestillingsmængde nogle af følgende:

• Det gennemsnitlige lagerbeholdningsniveau, som vi har
• Beløbet af driftskapital vi binder på lager
• Den hyppighed, hvormed vi gennemgår ordrer
• Det optimale tidspunkt for at placere en genopfyldning ordre hos leverandøren

Lad os gå et skridt videre…

Høje minimumsbestillingskvotienter

Hvis leverandøren har et højt MOQ, er den mest indlysende virkning, at vores gennemsnitlige lagerniveau vil være meget højere.

Som det fremgår af nedenstående graf, vil virksomheden på genopfyldningstidspunktet have over 20 ugers lagerbeholdning på lageret. Og som vi undersøgte i vores seneste artikel om lageromkostninger, er det meget dyrt at have lagerbeholdning.

Med et så højt lagerniveau kan vi forvente, at de samlede lageromkostninger vil være meget høje. En så stor lagermængde vil trods alt optage en meget større mængde plads på lageret.

Vi skal også overveje alle de omkostninger, der er forbundet med denne lagerbeholdning. Og med hvilken risiko?

Høje MOQ’er vil binde et meget højere niveau af driftskapital. Desuden er risikoen for forældelse langt større. Og hvis produktet aldrig bliver solgt, kan denne investering være tabt for altid.

Det er dog ikke alt sammen dystert. Resultatet af høje MOQ’er er, at produktet ikke behøver at blive revideret eller bestilt så ofte. Derfor kan administrations- og bestillingsomkostningerne minimeres.

Desuden er risikoen for udsolgte varer meget lille. Supply chain-teamet har trods alt flere uger (eller endda måneder!) til at reagere på eventuelle problemer med tilgængelighed.

Så, for at opsummere:

Konsekvenserne af en høj minimumsordremængde

Positiv:

• Minimerede omkostninger til administration, ordrebehandling og lagerbeholdning
• Reduceret risiko for lagerunderskud

Negativ:

• Store investeringer i driftskapital
• Høje beholdningsomkostninger
• Øget risiko for forældelse af produkter

Virkningen af en lav minimumsordremængde

Positiv:

• Reducerede beholdningsomkostninger på grund af lavere lagerbeholdning
• Lavere investering af driftskapital
• Reduceret risiko for forældelse

Negativ:

• Hyppig gennemgang og bestilling af produkter
• Højere omkostninger til administration, ordrebehandling og lagerbeholdning
• Mere eksponering for efterspørgsels- og udbudsspørgsmål
• Større risiko for lagersvigt – *overvej at holde et strategisk sikkerheds- eller bufferlager

* Toptip – Sikkerheds-/bufferlagre bør ikke fastsættes på et lune. Der er mange faktorer, som du skal tænke over. Og hvis niveauerne ikke er tilpasset dine forretningsmål, kan de koste dig mange penge. Klik her for at læse vores Spørgsmål og svar om sikkerhedslagre.

Lav minimumsbestillingskvote

Lave MOQ’er har en helt anden effekt. Hvis leverandørerne f.eks. er villige til at tilbyde en meget lavere minimumsbestillingsmængde, betyder det, at du kan holde et meget lavere lagerniveau.

Den virkelige fordel her er, at der kræves en mindre investering af arbejdskapital for at opfylde MOQ’en, og risikoen for forældelse reduceres betydeligt.

Faren ved at bestille et lavt MOQ er, at produktet skal revideres og bestilles langt oftere. Det koster naturligvis noget i form af administration, ordrebehandling og lageromkostninger .

I modsætning til høje MOQ’er, hvor volatiliteten absorberes af det faktum, at der sandsynligvis altid vil være et højt lagerniveau, vil lave MOQ’er betyde, at lagerniveauet sandsynligvis vil være mindre.

Derfor gør lave MOQ’er operationen mere udsat for spidser i efterspørgslen og leveringsproblemer. Derfor er risikoen for lagerunderskud meget større. For at sikre tilgængeligheden mod sådanne faktorer kan det være nødvendigt at have et strategisk sikkerheds- eller bufferlager.

Toptip – Sikkerheds-/bufferlagre bør aldrig fastsættes på et lune. Hvis niveauerne ikke er i overensstemmelse med dine forretningsmål, kan de koste dig mange penge. Der er mange faktorer, som du skal tænke over. Klik her for at læse vores Spørgsmål og svar om sikkerhedslagre.

 

 

For at opsummere:

Virkningen af en lav minimumsordremængde

Positiv:

• Reducerede beholdningsomkostninger på grund af lavere lagerbeholdning
• Lavere investering af driftskapital
• Reduceret risiko for forældelse

Negativ:

• Hyppig gennemgang og bestilling af produkter
• Højere omkostninger til administration, ordrebehandling og lagerbeholdning
• Mere eksponering for efterspørgsels- og udbudsspørgsmål
• Større risiko for lagermangel – overvej at holde et strategisk sikkerheds- eller bufferlager for at mindske denne risiko

Hvad sker der, hvis du tager fejl af MOQ’er?

Vi har dækket virkningen af lave og høje minimumsbestillingsmængder. Men hvad nu, hvis du får en helt forkert MOQ?

“Hvordan kan du tage fejl?” spørger du måske.

En almindelig fejl er, hvordan MOQ defineres. Henviser MOQ-enhedsværdien til et enkelt produkt, en kasse, en palle eller endda en containerlast?

Eller er der tale om en fejl i måleenheden? Det kan meget vel være, at du planlægger i stykker. Men hvis din leverandør arbejder i vægt, taler du et andet sprog. (Som en person, der personligt har misforstået ordrekriterierne og bestilt langt mere lager end nødvendigt, kan jeg forsikre dig om, at det er en meget pinlig fejl at begå!)

Brugerfejl er dog ikke det eneste problem. Nogle gange handler fejlen mere om kvaliteten og strukturen af dine data.

Mange virksomheder overser denne kritiske parameter, så det er ikke ualmindeligt, at virksomheder sætter leverandørens minimumsordreantal til “1” som standardværdi. Ligeledes glemmer mange virksomheder at opdatere MOQ-parametrene, når de ændres. Derfor kan MOQ’en være langt højere eller lavere end den reelle begrænsning.

Det er her, problemerne begynder.

Hvis den MOQ, du bruger til at planlægge dine lagerbehov, ikke er en sand afspejling af den faktiske MOQ, kan du blive udsat for:

• Ineffektive og omkostningstunge bestillingsprocedurer
• Opbygning af overskydende lager, som kan undgås
• Spildte investeringer i driftskapital
• Unødvendig risikoeksponering (både i form af overskydende lagerbeholdning og forældelse af produkter)
• Større risiko for planlægningsfejl
• Manglende klarhed i hele bestillingsprocessen

Men det værste problem her er, at hvis dine data er forkerte, kan du være uvidende om, at du overhovedet har et problem!

Dette fører os fint videre til vores næste emne: stamdata.

Er dine MOQ-masterdata opdaterede?

Som vi har set, er MOQ’er en af de vigtigste begrænsninger, som vi skal tænke på, når vi planlægger vores lagerbeholdning. Derfor er det afgørende, at minimumsmængderne for hvert produkt er opdaterede og korrekte i dine eksisterende stamdata.

Hvis det ikke er tilfældet, kan det føre til dyre fejl eller undgåelige forsinkelser i forbindelse med afgivelse af købsordren.

Toptip – Stamdata er meget vigtige. Det er dog ofte et omstridt emne for virksomheder. For at hjælpe dig med at holde dine stamdata opdaterede , kan du læse vores praktiske vejledning.

Hvordan kan du bruge MOQ’er til at optimere dine indkøbsordrer?

ndtil videre har vi undersøgt indflydelsen af minimumsbestillingsmængder, betydningen af stamdata, og hvad der sker, hvis dine MOQ’er ikke er opdateret i dit ordresystem.

Men lad os nu se på, hvordan vi kan bruge MOQ’er til at træffe bedre indkøbsbeslutninger.

Det første, vi skal huske på, er, at uforholdsmæssigt store ordremængder medfører dyre, høje gennemsnitslagre og skaber unødvendige risici i forbindelse med forældelse.

På samme måde medfører for små ordremængder unødvendige lageroperationer og unødvendige transport- og administrationsomkostninger.

Så hvordan kan vi finde balancen mellem at opfylde MOQ’en og holde omkostninger og risici under kontrol?

Indtil nu har vi talt om MOQ, som om det er en fast størrelse. Dette er dog ikke altid en grund til bekymring. Hvis MOQ er lavt, vil købsordren i virkeligheden højst sandsynligt alligevel ligge langt over minimumsmængden. På samme måde er der ved høje MOQ’er altid mulighed for enten at forhandle en mere favorabel MOQ eller endda finde en anden leverandør.

I sidste ende skal vi måske tænke ud af boksen, hvis vi vil finde nye muligheder for optimering. Og det betyder måske ikke kun, at vi skal genoverveje vores tilgang til indkøbsordrer, ordrefrekvenser og revisionstider … men måske endda ændre de leverandører, vi samarbejder med.

I det næste afsnit vil vi undersøge nogle praktiske skridt, du kan tage for at vurdere MOQ’er.

Sådan registreres det, om MOQ er for højt

Det første spørgsmål, vi ønsker at besvare, er: Passer MOQ’en til den forventede efterspørgsel?

Dette er et vigtigt spørgsmål, fordi det har indflydelse på, hvor mange dages lagerbeholdning vi har på et givet tidspunkt.

Vi har tidligere diskuteret farerne ved store mængder af høj orden. Men hvordan kan vi afgøre, hvor højt det er for højt?

Svaret er desværre, at det afhænger af det.

Hvis der er tale om produkter med kort holdbarhed, f.eks. friske fødevarer, kan vi sandsynligvis ikke acceptere en MOQ, hvis den er større end et par dage. Der er trods alt stor risiko for, at lageret går ud, før vi kan sælge det videre eller selv bruge det.

Men selv hvis produktets friskhed ikke er et problem, som det er tilfældet med møtrikker og bolte, skal vi stadig være opmærksomme på, hvor mange dages lagerbeholdning en enkelt MOQ vil dække.

Som udgangspunkt kan du analysere, hvor mange af produkterne i dit sortiment der har en MOQ, som er større end 1 års efterspørgsel. Hvis dit marked er særligt dynamisk, kan det være nødvendigt at reducere perioden fra 1 år ned til 6 måneder eller måske endda 3 måneder. Uanset hvad, vil denne hurtige analyse straks markere de produkter, som kan være et problem.

Men hvordan kan du bruge disse oplysninger?

Der kan være en god grund til, at du gerne accepterer en høj minimumsordremængde.

• Måske er produkterne meget skræddersyede for at opfylde dine specifikke krav, og derfor skal din ordre passe til dine leverandørers produktionsbegrænsninger. Hvis det er den eneste leverandør, der kan opfylde dine specifikationer, er dit valg måske begrænset.
• Måske er varen af så lav værdi, at det ikke er en stor økonomisk belastning at have et års lager på lageret.

Denne analyse kan også vise dig nogle produkter, hvor MOQ’en er for høj for dig, så du er nødt til at gribe ind. For disse varer har vi et par muligheder:

• Mulighed 1 – Forhandl med leverandøren og aftal en mindre minimumsordremængde.
• Mulighed 2 – Find en alternativ leverandør.
• Mulighed 3 – Undersøg, om dette produkt overhovedet skal være på lager i dit aktive sortiment.

Fører det nuværende MOQ til ineffektiv bestilling?

Høje minimumsordrestørrelser og virkningen på vores gennemsnitlige lagerbeholdninger er ikke de eneste problemer, vi skal være opmærksomme på. Vi skal også overveje, om vi bestiller lagerbeholdningen så effektivt som muligt.

Hvad er bestillingseffektivitet?

Vi taler i bund og grund om, hvor ofte vi afgiver en ordre.

Når MOQ’erne er små, kan du være fristet til at bestille lidt og ofte. Vi ved imidlertid, at hver ordre, vi afgiver, har en omkostning; det tager værdifuld tid at oprette, behandle og sende den til leverandøren.

Så hvordan kan vi opdage produkter, der kan være i fare for ineffektiv bestillingspraksis?

Vi kan starte med at identificere produkter, hvor vi afgiver flere ordrer inden for samme leveringstid.

Hvorfor er dette et problem?

Det tyder på, at vi er under bestilling. Som følge heraf kan risikoen for lagerunderskud være større. Ved at køre lagerbeholdningerne på et så lavt niveau skal der kun en lille stigning i efterspørgslen eller en forsinket levering til at resultere i problemer med tilgængelighed. Desuden kan vi pådrage os unødvendige bestillings- og administrationsomkostninger.

En anden bekymring er, at vi måske går glip af mængderabatter.

 

Er der nogen undtagelser fra denne regel?

Der er naturligvis nogle scenarier, hvor det giver mening at bestille flere gange inden for samme leveringstid. Hvis vi tager vores eksempel med friske fødevarer, kan vi måske ønske at bestille oftere for at garantere den bedst mulige friskhed af produktet.

Alternativt er vi måske begrænset af vores lagerkapacitet. Og derfor har vi intet andet valg end at bestille lidt og ofte.

Hvordan kan vi løse disse problemer?

Hvis der ikke er nogen begrænsninger på plads, har vi et par muligheder:

Forøg ordrestørrelsen

Minimumsbestillingskvoter er netop det – de er det “mindste” lagerniveau, som vi kan bestille. Derfor kan vi altid øge vores bestillingsmængde.

Optimering af undersøgelsesperioden

Den anden mulighed er, at vi fastsætter en rytmisk revisionsperiode og indarbejder dette i vores krav til opgørelsen. Derfor bestiller vi nu lidt mere strategisk i stedet for blot at bestille op til MOQ’en.

Det er dog lidt af en mørk kunst at balancere ordreniveauet med optimerede ordreomkostninger.

Thankfully this is where the Economic Order Quantity (EOQ) comes into play.

Heldigvis er det her, at den økonomiske ordremængde (EOQ) kommer i spil.

I det væsentlige fokuserer EOQ-formlen på de vigtigste omkostningsområder for at bestemme den mest omkostningseffektive ordremængde.

Bestilling af de rigtige mængder vil i sidste ende reducere driftsudgifterne og samtidig øge afkastet af lagerinvesteringer, hvilket resulterer i en integreret optimering af dine samlede omkostninger i forsyningskæden.

Vi vil gå i dybden med dette emne i en af vores kommende artikler.

Hvad skal du tænke på, når du fastsætter dine egne MOQ’er?

Indtil videre har vi primært fokuseret på leverandørernes minimumsordrestørrelser.

Men hvad er den rigtige MOQ til at tilbyde dine egne kunder?

Dette er et vigtigt spørgsmål, da det kan have stor betydning for, hvordan din virksomhed er struktureret.

For eksempel vil en virksomhed, der sælger produkter med minimumsbestillingsmængder på tusindvis af produkter, se meget anderledes ud end en virksomhed, der sælger produkter uden MOQ.

Der er tre store faktorer, som vi skal tænke på:

Begrænsninger på udbudssiden

Hvert punkt i forsyningskæden er påvirket af begrænsningerne på det overordnede niveau. Tag f.eks. en producent af cykler. Før de kan producere noget, skal de først have de rigtige råmaterialer.

Men leverandøren af metallet eller endog producenten af det gummi, der er nødvendigt til dækkene, skal producere i en mængde, der er stor nok til at gøre ordren rentabel.

Dette vil igen påvirke det MOQ, som de kan tilbyde.

Begrænsninger på efterspørgselssiden

MOQ’er kan ikke fastsættes alene på grundlag af økonomiske parametre. De skal også være konkurrencedygtige set fra kundens synspunkt.

Forestil dig, at dit lokale supermarked indførte en minimumsbestillingsmængde på brød.

I stedet for at kunne købe et enkelt brød skal du nu købe mindst 50 brød. Selv hvis detailhandleren tilbød dig en fantastisk mængderabat, vil du næppe være glad for at købe en så stor mængde på én gang.

Du har trods alt kun så meget plads i dit køkkenskabe. Derfor har du ikke meget andet valg end at gå andre steder hen med din forretning.

Pointen her er, at for at være konkurrencedygtig skal den mindste bestillingsmængde fungere for din målgruppe.

Og for at finde ud af det skal vi tænke på:

• Antallet af modtagne ordrer pr. dag.

Og:

• Den gennemsnitlige mængde enheder, der anmodes (eller rettere forventes) af hver kunde.

Interne begrænsninger

Selvfølgelig har nogle markedskræfter indflydelse på den mindste bestillingsmængde. Men der er også faktorer inden for din virksomhed, der påvirker MOQ.

Har dit driftsteam f.eks. kapacitet til at plukke, pakke og sende tusindvis af individuelle enheder til kunderne?

Har du også lagerplads til at sende ordrer i containere?

Der er ikke meget mening i at opstille en minimumsbestillingsmængde, som simpelthen ikke er rentabel for din virksomhed.

Nogle sidste overvejelser om minimumsbestillingsmængder …

Forhåbentlig har denne artikel hjulpet dig til at forstå, hvorfor MOQ’er findes, hvordan de beregnes, og hvordan de påvirker din virksomhed.

Som en vigtig faktor i dine daglige lagerbeslutninger skal du forstå, hvordan MOQ’er fungerer. Endnu vigtigere er det, at du også skal forstå, hvordan denne kritiske parameter kan fungere for dig.

I vores kommende artikler vil vi tage dette koncept til det næste niveau. Vi vil undersøge leveringstider, og hvordan de påvirker vores lagerbehov, samt hvordan du kan anvende EOQ-formlen i din virksomhed.

I mellemtiden vil vi gerne høre, hvordan du håndterer MOQ’er i din virksomhed.