Minimum bestelhoeveelheid (MOQ) uitgelegd

Hoge minimale bestelhoeveelheden

Wanneer de leverancier een hoge MOQ hanteert, is het meest voor de hand liggende gevolg dat gemiddelde voorraadniveaus veel hoger zullen zijn. Zoals blijkt uit de onderstaande grafiek, heeft het bedrijf op het moment van aanvulling meer dan 20 weken voorraad. En zoals we hebben onderzocht in ons recente artikel over voorraadkosten, is het aanhouden van voorraad erg duur. Met zo’n grote voorraad kunnen we verwachten dat de totale holdingkosten zeer hoog zullen zijn. Een dergelijk groot voorraadvolume neemt immers veel meer ruimte in het magazijn in beslag. We moeten ook rekening houden met alle kosten die gepaard gaan met het aanhouden van voorraden. En tegen welk risico?

Hoge MOQ’s leggen een veel groter beslag op het werkkapitaal. Bovendien is het risico van veroudering veel groter. En als het product nooit wordt verkocht, kan deze investering voor altijd verloren gaan. Het is echter niet allemaal kommer en kwel. Het resultaat van hoge MOQ’s is dat het product minder vaak hoeft te worden herzien of besteld. Daardoor kunnen de administratie- en bestelkosten tot een minimum worden beperkt. Bovendien is het risico van stockouts zeer klein. Het supply chain team heeft immers enkele weken (of zelfs maanden!) de tijd om te reageren op een eventueel beschikbaarheidsprobleem.

Dus, om samen te vatten:

Impact van hoge minimum bestelhoeveelheid
Positief:

• Minimale administratie, orderverwerking en voorraadkosten
• Minder risico op stock-outs

Negatief:

• Hoge investering van werkkapitaal
• Hoge holdingkosten
• Verhoogd risico van productveroudering

Impact van lage minimum bestelhoeveelheid
Positief:

• Lagere holdingkosten door lagere voorraden
• Lagere investering van werkkapitaal
• Minder risico op veroudering

Negatief:

• Frequente herziening en bestelling van producten
• Hogere administratie-, orderverwerkings- en voorraadkosten
• Meer aandacht voor vraag en aanbod
• Groter risico van voorraaduitval – *overweeg een strategische veiligheids- of buffervoorraad aan te houden

Top tip – De voorraden veiligheid/buffer moeten niet in een opwelling worden vastgesteld. Er zijn veel factoren waar je aan moet denken. En als de niveaus ervan niet in overeenstemming zijn met jouw bedrijfsdoelstellingen, kunnen ze jou veel geld kosten. Lees hier onze vragen en antwoorden over veiligheidsvoorraad.

Lage minimum bestelhoeveelheden

Lage MOQ’s hebben een heel ander effect. Als leveranciers bijvoorbeeld bereid zijn een veel lagere minimum bestelhoeveelheid aan te bieden, betekent dit dat jij een veel lager voorraadniveau kunt aanhouden. Het echte voordeel hiervan is dat een lagere investering van werkkapitaal nodig is om aan de MOQ te voldoen en dat het risico van veroudering aanzienlijk wordt verminderd.

Het gevaar van een lage MOQ is dat het product veel vaker moet worden herzien en besteld. Dit brengt natuurlijk kosten met zich mee in termen van administratie, orderverwerking en voorraadkosten . Anders dan bij hoge MOQ’s, waar de volatiliteit wordt opgevangen door het feit dat er waarschijnlijk altijd een hoog voorraadniveau zal zijn, zullen lage MOQ’s betekenen dat de voorraadniveaus waarschijnlijk lager zullen zijn.

Bijgevolg is de operatie bij lage MOQ’s meer blootgesteld aan pieken in de vraag en leveringsproblemen. Daarom is het risico van voorraaduitval veel groter. Om de beschikbaarheid tegen dergelijke factoren te beschermen, kan het nodig zijn een strategische veiligheids- of buffervoorraad aan te houden.

Top tip – De voorraadniveaus voor veiligheid/buffer mogen nooit in een opwelling worden vastgesteld. Als de niveaus ervan niet in overeenstemming zijn met jouw bedrijfsdoelstellingen, kunnen ze jou veel geld kosten. Er zijn veel factoren waaraan je moet denken.

Samengevat:

Impact van lage minimum bestelhoeveelheid
Positief:

• Lagere holdingkosten door lagere voorraden
• Lagere investering van werkkapitaal
• Minder risico op veroudering

Negatief:

• Frequente herziening en bestelling van producten
• Hogere administratie-, orderverwerkings- en voorraadkosten
• Meer aandacht voor vraag en aanbod
• Groter risico van voorraaduitval – overweeg een strategische veiligheids- of buffervoorraad aan te houden om dit risico te beperken.

Wat gebeurt er als je de MOQ’s fout hebt?

We hebben het effect van lage en hoge minimum bestelhoeveelheden behandeld. Maar hoe zit het als je de MOQ helemaal verkeerd vaststelt? “Hoe kun je ze nou fout hebben?” vraag je je misschien af. Een veelgemaakte fout betreft de definitie van de MOQ. Heeft de MOQ-eenheidswaarde betrekking op een enkel product, een doos, een pallet of zelfs een containerlading?  Of is er een afwijking in de meeteenheid? Misschien plan je wel in gedeeltes. Maar als jouw leverancier in gewicht werkt, spreek je een andere taal. (Als iemand die persoonlijk de bestelcriteria verkeerd heeft begrepen en vervolgens veel meer voorraad heeft besteld dan nodig is, kan ik je verzekeren dat dit een zeer pijnlijke fout is om te maken!)

Gebruikersfouten zijn echter niet het enige probleem. Soms heeft de fout meer te maken met de kwaliteit en de structuur van jouw gegevens. Veel bedrijven zien deze kritische parameter over het hoofd, zodat het niet ongewoon is dat bedrijven de Minimum Order Quantity van de leverancier als standaardwaarde op “1” zetten. Ook vergeten veel bedrijven de MOQ-parameters bij te werken wanneer deze veranderen. Bijgevolg kan de MOQ veel hoger of lager zijn dan de werkelijke beperking.

Hier beginnen de problemen. Als de MOQ die je gebruikt om jouw voorraadbehoeften te plannen niet overeenkomt met de werkelijke MOQ, kun je ermee te maken krijgen:

• Inefficiënte en dure bestelprocedures
• Vermijdbare opbouw van overtollige voorraad
• Verspilde investering van werkkapitaal
• Onnodige blootstelling aan risico’s (zowel in termen van overtollige voorraden als productveroudering)
• Hoger risico op planningsfouten
• Gebrek aan duidelijkheid tijdens het hele bestelproces

Maar het grootste probleem hier is dat als jouw gegevens onjuist zijn, je misschien niet eens weet dat je een probleem hebt! Dit brengt ons mooi op ons volgende onderwerp: Master Data.

Is jouw MOQ Master Data up-to-date?

Zoals we hebben gezien, zijn MOQ’s een van de belangrijkste beperkingen waaraan we moeten denken bij het plannen van onze voorraad. Daarom is het van vitaal belang dat de minimum bestelhoeveelheden voor elk product up-to-date en correct zijn in jouw bestaande brongegevens.

Zo niet, dan kan dit leiden tot kostbare fouten of vermijdbare vertragingen bij het plaatsen van de inkooporder.

Top tip – Master data zijn erg belangrijk. Het is echter vaak een controversieel onderwerp voor bedrijven.

 

 

Hoe kun je MOQ’s gebruiken om inkooporders te optimaliseren?

Tot nu toe hebben we de invloed van Minimum Order Quantities onderzocht, het belang van brongegevens en wat er gebeurt als jouw MOQ’s niet worden bijgehouden in jouw bestelsysteem. Maar laten we nu eens kijken hoe we MOQ’s kunnen gebruiken om betere aankoopbeslissingen te nemen.  Het eerste wat we in gedachten moeten houden is dat buitenproportionele bestelhoeveelheden dure, hoge gemiddelde voorraadniveaus veroorzaken en onnodige risico’s in verband met veroudering.

Ook te kleine bestelhoeveelheden veroorzaken onnodige  magazijnwerkzaamheden en vermijdbare transport- en  administratiekosten. Hoe kunnen we een evenwicht vinden tussen het voldoen aan de MOQ en het onder controle houden van de kosten en risico’s?  Tot nu toe hebben wij over de MOQ gesproken alsof deze in steen gebeiteld is. Dit is echter niet altijd een reden tot bezorgdheid. Als de MOQ bijvoorbeeld laag is, zal de inkooporder in werkelijkheid waarschijnlijk toch al ver boven de minimumhoeveelheid liggen. Evenzo is er bij hoge MOQ’s altijd de mogelijkheid om over een gunstiger MOQ te onderhandelen of zelfs een andere leverancier te vinden.  Als we nieuwe mogelijkheden voor optimalisatie willen benutten, moeten we misschien buiten de gebaande paden denken. En dat betekent misschien niet alleen dat we onze aanpak van inkooporders, orderfrequenties en herzieningstermijnen moeten herzien … maar misschien zelfs dat we de leveranciers waarmee we samenwerken, moeten veranderen.

In het volgende deel gaan we in op enkele praktische stappen die je kan nemen om MOQ’s te beoordelen.

 

Hoe te detecteren of de MOQ te hoog is?

De eerste vraag die we willen beantwoorden is: komt de MOQ overeen met de vraag die we verwachten?  Dit is een belangrijke vraag, omdat dit van invloed is op het aantal dagen voorraad dat op een bepaald moment wordt aanhouden. We hebben eerder gesproken over de gevaren van hoge bestelhoeveelheden. Maar hoe bepalen je hoe hoog té hoog is?

Helaas is het antwoord dat het ervan afhangt. Als het gaat om producten met een korte houdbaarheid, zoals verse levensmiddelen, kunnen wij waarschijnlijk geen MOQ accepteren als die groter is dan een paar dagen. Het risico is immers groot dat de voorraad opraakt voordat wij deze kunnen doorverkopen of zelf kunnen gebruiken.  Maar zelfs als de versheid van het product geen probleem is, zoals in het geval van bouten en moeren, moeten wij ons toch bewust zijn van het aantal dagen dat één MOQ dekt.

Als uitgangspunt kunt je analyseren hoeveel van de producten in jouw assortiment een MOQ hebben die groter is dan 1 jaar. Als jouw markt bijzonder dynamisch is, moet je misschien de periode van 1 jaar terugbrengen tot 6 maanden, of misschien zelfs 3 maanden. Hoe dan ook, deze snelle analyse zal onmiddellijk de producten signaleren die een probleem kunnen vormen.  Maar hoe gebruik je deze informatie?

Er kan een goede reden zijn waarom je genoegen neemt met een hoge minimum bestelhoeveelheid.

• Misschien zijn de producten sterk op maat gemaakt om aan jouw specifieke eisen te voldoen en moet jouw bestelling dus overeenstemmen met de productiebeperkingen van jouw leverancier. Als dit de enige leverancier is die aan jouw specificaties kan voldoen, kan jouw keuze beperkt zijn.
• Misschien is het artikel zo weinig waard dat het aanhouden van een jaar voorraad niet al te veel financiële problemen oplevert.

Ook kan deze analyse sommige producten signaleren waarvan de MOQ voor jou te hoog is, zodat je actie moet ondernemen. Voor deze artikelen hebben we een paar opties:

• Optie 1 – Onderhandelen met de leverancier en een kleinere minimale bestelhoeveelheid overeenkomen.
• Optie 2 – Zoek een alternatieve leverancier.
• Optie 3 – Onderzoeken of dit product wel in jouw actieve assortiment moet worden opgenomen.

Leidt de huidige MOQ tot inefficiënte bestellingen?

Hoge minimum bestelhoeveelheden en de gevolgen voor onze gemiddelde voorraad zijn niet de enige zaken waarop we moeten letten. Wij moeten ook nagaan of wij onze voorraad zo efficiënt mogelijk bestellen.

Wat is bestelefficiëntie?
In wezen gaat het erom hoe vaak we een bestelling plaatsen. Wanneer de MOQ’s klein zijn, is de verleiding groot om weinig en vaak te bestellen. Wij weten echter dat elke bestelling die wij plaatsen kosten met zich meebrengt; het maken, verwerken en verzenden naar de leverancier kost kostbare tijd. Dus hoe kunnen we producten opsporen die het risico lopen op inefficiënte bestelpraktijken?

We kunnen beginnen met het identificeren van producten waarvoor we meerdere bestellingen plaatsen binnen dezelfde doorlooptijd.

Waarom is dit een probleem? Nou, het suggereert dat we te weinig bestellen. Als gevolg daarvan kan het risico van stock-outs groter zijn. Door de voorraadniveaus op een dergelijk laag niveau te houden, is er slechts een kleine piek in de vraag of een late levering nodig om beschikbaarheidsproblemen te veroorzaken. Bovendien kunnen we onnodige bestel- en administratiekosten maken.  Een andere zorg is dat we misschien volumekortingen mislopen.

Zijn er uitzonderingen op deze regel?

Natuurlijk zijn er scenario’s waarin het zinvol is om meerdere keren te bestellen binnen dezelfde levertijd. Als we ons voorbeeld van verse levensmiddelen nemen, kunnen we vaker bestellingen plaatsen om de best mogelijke versheid van het product te garanderen. Of misschien zijn we beperkt door onze magazijncapaciteit. En daarom hebben we geen andere keuze dan weinig en vaak te bestellen.

Hoe kunnen we deze problemen oplossen?

Als er geen beperkingen zijn, hebben we een paar opties:

• De ordergrootte verhogen
  Minimum bestelhoeveelheden zijn gewoon dat – ze zijn het “minimum” niveau van de voorraad die we kunnen bestellen. Daarom kunnen we altijd ons bestelvolume verhogen.
• De evaluatieperiode optimaliseren
  De andere optie is dat wij een ritmische herzieningsperiode vaststellen en deze inbouwen in onze voorraadbehoefte. Dus in plaats van eenvoudigweg te bestellen tot de MOQ, bestellen we nu iets strategischer.

Het in evenwicht brengen van de orderniveaus met geoptimaliseerde orderkosten is echter een beetje een duistere kunst. Gelukkig komt hier de Economic Order Quantity (EOQ) om de hoek kijken. In wezen richt de EOQ-formule  zich op de belangrijkste kostengebieden om de meest kosteneffectieve bestelhoeveelheid te bepalen.  Het bestellen van de juiste hoeveelheden zal uiteindelijk de operationele kosten verlagen en het rendement op voorraadinvesteringen verhogen, waardoor jouw totale supply chain-kosten integraal worden geoptimaliseerd. Wij zullen in een van andere blogs dieper op dit onderwerp ingaan.

Waar moet je aan denken bij het vaststellen van jouw eigen MOQ’s?

Tot dusver hebben wij ons vooral gericht op de minimale bestelhoeveelheden van leveranciers. Maar wat is de juiste MOQ voor jouw eigen klanten?  Dit is een belangrijke vraag, omdat deze van grote invloed kan zijn op de structuur van jouw bedrijf.  Zo zal een bedrijf dat producten verkoopt met Minimum Order Quantities in de duizenden er heel anders uitzien dan een bedrijf dat producten verkoopt zonder MOQ.  In wezen zijn er 3 grote factoren waaraan we moeten denken:

Beperkingen aan de aanbodzijde
Elk punt van de toeleveringsketen wordt beïnvloed door de beperkingen van het niveau daarboven. Neem bijvoorbeeld een fabrikant van fietsen. Voordat ze iets kunnen produceren, hebben ze eerst de juiste grondstoffen nodig. Maar de leverancier van het metaal of zelfs de producent van het voor de banden benodigde rubber moet in een voldoende grote hoeveelheid produceren om de bestelling rendabel te maken. Dit zal dan weer gevolgen hebben voor de MOQ die zij kunnen aanbieden.

Beperkingen aan de vraagzijde
MOQ’s kunnen niet alleen op basis van economische parameters worden vastgesteld. Zij moeten ook concurrerend zijn vanuit het oogpunt van de klant. Stel je voor dat jouw plaatselijke supermarkt een minimum bestelhoeveelheid voor brood voorschrijft. In plaats van één brood moet je er nu minstens 50 kopen. Zelfs als de winkelier jou een fantastische kwantumkorting aanbiedt, zul je waarschijnlijk niet graag zo’n grote hoeveelheid in één keer kopen. Je hebt immers maar een beperkte ruimte in jouw keukenkastje. Het leidt er toe dat je weinig andere keuzes hebt dan jouw zaken elders te doen.

Het punt is dat, om concurrerend te zijn, de minimale bestelhoeveelheid moet werken voor jouw doelgroep. En om dit uit te werken moeten we nadenken over:

• Het aantal ontvangen orders per dag.
  En:
• Het gemiddelde volume van de door elke klant gevraagde (of liever gezegd verwachte) eenheden.

Interne beperkingen
Zeker, sommige marktkrachten beïnvloeden de Minimum Order Quantity. Maar er zijn ook factoren binnen jouw bedrijf die de MOQ bepalen. Heeft jouw operationele team bijvoorbeeld de capaciteit om duizenden afzonderlijke eenheden te verzamelen, te verpakken en naar klanten te verzenden? Heb je ook de magazijnruimte om bestellingen per container te verzenden? Het heeft weinig zin een minimum bestelhoeveelheid in te stellen die gewoon niet rendabel is voor jouw bedrijf.

Enkele laatste gedachten over minimum bestelhoeveelheden

Hopelijk heeft dit artikel jou geholpen te begrijpen waarom MOQ’s bestaan, hoe ze worden berekend en hoe ze jouw bedrijf beïnvloeden. Als belangrijke factor in jouw dagelijkse voorraadbeslissingen moet je begrijpen hoe MOQ’s werken. Nog belangrijker is dat je ook begrijpt hoe deze kritische parameter voor jou kan werken. In andere blogs zullen we dit concept naar een hoger niveau tillen. We onderzoeken de doorlooptijden en hoe die onze voorraadvereisten beïnvloeden, en hoe je de EOQ-formule  in jouw bedrijf kunt toepassen. Ondertussen horen wij graag hoe jij in jouw bedrijf met MOQ’s omgaat.