Optimera Verksamheten med S&OP: Fördelar och strategier

Det finns många fördelar med att arbeta med Sales and Operations Planning, förkortat S&OP, inom en organisation. Att implementera detta är dock inte något man kan göra i en handvändning. Det kräver tid, ansträngning och engagemang från alla inblandade. Ni behöver också stöd från högsta ledningen. Med det sagt är det en process som är väl värd ansträngningen.

S&OP kan leverera obegränsad potential till ert företag, oavsett om ni är ny till konceptet eller vill vidareutveckla era befintliga processer. I den här artikeln går vi igenom hur ni kan börja mäta det potentiella värde som en förbättring av S&OP-mognaden kan ge ert företag. Vi fördjupar oss i hur ni kan omvandla fördelarna med S&OP till konkreta resultatförbättringar i hela er organisation.

S&OP öppnar upp för en värld av möjligheter

Fördelarna med S&OP är som sagt många, som ni även kan se i diagrammet från Gartner nedan. Sammanfattningsvis är fördelarna:

• Förbättrad noggrannhet
• Förbättrad kundupplevelse
• Optimerade kostnader för leveranskedjan
• Ökad produktivitet
• Minskade förlorade möjligheter

 

De potentiella affärsvinsterna är inte bara omfattande utan kan också bli betydande för företag som kastar sig in i arbetet med den entusiasm som krävs. I den här artikeln fokuserar vi på hur en förbättrad S&OP-process kan ge nya möjligheter att förbättra servicenivåerna, optimera kostnaderna i leveranskedjan, förbättra lagerkvaliteten och öka flexibiliteten i leveranskedjan.

Förstå er utgångspunkt

Innan vi går in på förbättringspotentialen vill vi understryka att varje företag är unikt och de resultat ni kan förvänta er av ert S&OP-förbättringsinitiativ beror därför på de specifika förutsättningarna i er organisation.

Er S&OP-potential beror alltså på er utgångspunkt, om ert företag redan har en etablerad S&OP-process är det en bra grund att börja från. I slutändan beror er framgång och förbättringspotential på er nuvarande nivå av S&OP-mognad, ert fokus och de mål som driver ert S&OP-projekt.

Vilken är er nuvarande mognadsnivå och er beredskap att förbättra er? 

Om ni befinner er i början av er S&OP-process är det troligt att ni kommer att se större förbättringar i alla aspekter. Helt enkelt för att S&OP sannolikt innebär en revolutionerande förändring för er organisation. Men även om ni redan har en S&OP-process på plats finns det ytterligare förbättringar att uppnå.

Är ni redo att ta nästa steg? För att hjälpa er att utforska er nuvarande position och er förmåga att ta nästa steg på er S&OP-resa har vi sammanställt en praktisk S&OP readiness checklist.

Vad är fokus för ert S&OP-projekt?

Förbättringsmöjligheterna beror på vad ni vill förbättra. Behöver ni finjustera en del av er planeringsprocess eller behöver er strategi för hantering av leveranskedjan en total översyn?

Betydande förändringar kan ofta leda till stora resultat, men viktigt att ha i åtanke är de hinder som måste övervinnas för att säkerställa att dessa förändringar genomförs på ett framgångsrikt sätt. På samma sätt kan små men fokuserade initiativ ofta bana väg för en bättre övergripande prestation. Viktigt här är att sätta upp realistiska förväntningar och milstolpar så att ni kan spåra framstegen.

Vilka är målen för er strategi?

Försöker ni minska ert rörelsekapital i form av lagerinvesteringar? Försöker ni sänka kostnaderna? Är era servicenivåer det huvudsakliga målet för förbättring? Genom att känna till svaren på dessa frågor kan ni differentiera er strategi inom S&OP och omvandla den från en standardmetod till era specifika krav.

Skapa en affärsmässig grund för S&OP

Det finns många sätt för S&OP att öppna upp nya möjligheter för ert företag, men för att förenkla det hela visar bilden nedan de steg som krävs för att ta tillvara på värdet av att implementera eller stärka S&OP.

 

Möjligheter till förbättrad service: Nyttja fördelarna av en förhöjd kundupplevelse

Enligt en nyligen genomförd studie av Gartner förväntar sig de flesta företag att service- eller leveransprestanda ska förbättras på grund av förbättrad planering av leveranskedjan; 41% av de tillfrågade företagen sa att de hade förbättrats eller förväntades göra det.

Fundera på om era serviceproblem kan hänföras till planeringsfel och hur många av dem som är relaterade till dålig noggrannhet i försäljningsprognoserna. Det är viktigt att aktivt undersöka problemen för att få en grundläggande förståelse för hur de påverkar kundupplevelsen. Detta kan reducera riskerna för att problemen uppstår.

På samma sätt kan ni ställa er frågan: vilken påverkan har serviceproblem på er lönsamhet? Hur mycket förlorar ni på missade eller ofullständiga beställningar? Vad skulle det innebära för verksamheten om problemen åtgärdades?

I samma undersökning svarade 32% av de tillfrågade att minskad förlorad försäljning eller ökade intäkter var fördelar med deras implementering. Genom att förbättra S&OP kan ni identifiera hur många förlorade affärsmöjligheter som riskeras att inte tas tillvara på.

Möjligheter till kostnadsförbättringar: Omvandla kostnadsbesparingar till ökad lönsamhet

Förbättringar av S&OP-processen kan minska de totala kostnaderna för leveranskedjan i hela verksamheten. Det finns flera anledningar till detta.

Genom att underlätta diskussionen kring efterfrågan och utbud och hur dessa två faktorer påverkar de bredare affärsmålen, kan S&OP vara en katalysator för att balansera om lagret för att uppnå en förbättrad servicenivå med mindre lager.

Fördelarna med att minska lagret är minskade lagerkostnader, minskade avskrivningar och minskad kapitalkostnad. Men möjligheten till kostnadsbesparingar slutar inte där.

S&OP underlättar nämligen ett mer intelligent beslutsfattande. Ska ni exempelvis stå för kostnaden för dyra expedierade transporter? Bör ni ompröva era leverantörsavtal eller använda en alternativ leverantör? Kan ni göra mer för att öka utnyttjandet av tillgångarna?

Lönsamhetens och kostnadsminskningens betydelse är ofta av stor vikt för aktieägare och andra intressenter. Det nämns sannolikt på de flesta styrelsemöten. Genom att förbättra er S&OP får ni bättre förutsättningar att förstå var ni kan dra i spakarna för att minska kostnaderna, samtidigt som ni uppnår era affärsmål.

Möjligheter till lagerförbättring: Fokusera mer på er investering i lager

Nästan en tredjedel av dem som tillfrågades av Gartner uppgav att en minskning av lagret, eller optimering av det, var ett av deras tre viktigaste mål.

Om det är ett mål för er med kommer här några exempel på hur en förbättrad S&OP kan bidra till att uppfylla denna ambition:

• Skapande av en enda, enhetlig vision av efterfrågan
• Möjliggörande av högre tvärfunktionell samsyn

1. Skapa en enda, enhetlig vision av efterfrågan

För att maximera avkastningen på lagerinvesteringarna behöver ni en tydlig bild av efterfrågan. En effektiv S&OP-process kommer att stödja utvecklingen av mer robusta efterfrågeplaner genom att engagera relevanta avdelningar för att nå samförstånd om förväntad efterfrågan.

Som ett resultat av detta får hela verksamheten en enhetlig bild av efterfrågan, där statistiska prognosmetoder kombineras med marknadsinformation och där resultaten ifrågasätts i ett öppet forum. Utifrån detta kan ni optimera era lagerinvesteringar och fokusera på de viktigaste produkterna.

2. Högre tvärfunktionell samsyn

Olika avdelningar har olika mål och som alla i Supply chain-teamet vet står dessa mål ofta i konflikt med varandra.

Problemet är att avdelningarna i ett företag måste ha olika mål. För att uppnå bra resultat kommer exempelvis målen för medarbetarna i ekonomiteamet naturligtvis att skilja sig från dem som arbetar med inköp.

Men att involvera alla i samma beslutsprocess kommer att förbättra hela verksamheten. Att optimera S&OP-processen kommer att resultera i färre missförstånd och tråkiga överraskningar, vilket underlättar för alla.

Planering av förbättringsmöjligheter: Skapa flexibilitet och smidighet

Att minska kostnaderna och förbättra samordningen mellan avdelningarna är viktigt, men ni måste också kunna förutse, anpassa och svänga runt störningar. Det är därför ingen överraskning att Gartner fann att förbättrad prognosprecision och snabbare beslutsfattande är viktiga resultat av en förbättrad planeringsprocess.

Vad detta innebär för ert företag beror på var förbättringsmöjligheterna är som störst. Många företag kommer att få bättre precision i sina leveransplaner, högre produktivitet i planeringen och snabbare beslutsfattande.

 

Alla företag bör försöka förbättra träffsäkerheten i sina prognoser, men är det tillräckligt att förbättra prognoserna? Genom att använda S&OP bör ni kunna skapa en mer definitiv och uppnåelig plan, men vad händer när vi stöter på nästa oförutsedda händelse?

Med ett förbättrat samarbete inom hela verksamheten kommer varje team och avdelning att ha en röst och en inblick i företagets viktigaste nyckeltal. Ju snabbare och smidigare ni kan upptäcka risker och möjligheter, desto bättre kan ni planera för att begränsa effekterna av dessa risker och bättre ta tillvara på möjligheterna. Det innebär också att ni kommer att veta vad som kan påverka utbud och efterfrågan, och ni kommer att kunna hjälpa till att utforma en plan för att hantera volatiliteten i vilken form den än tar.

Slutliga tankar om beräkning av den övergripande förbättringsmöjligheten

Att implementera och förbättra Sales and Operations Planning (S&OP) kan verka utmanande och kräva gemensamma ansträngningar, engagemang och samsyn från alla intressenter. Men fördelarna överträffar utmaningarna och arbetet är väl värt ansträngningen. S&OP katalyserar transformativ förändring inom organisationer och öppnar upp för många möjligheter som kan driva företag till nya höjder.

Som Gartner påpekar är de potentiella vinsterna med förbättrade planeringsprocesser omfattande, från ökad noggrannhet och förbättrad kundupplevelse till optimerade kostnader i leveranskedjan, ökad produktivitet och färre förlorade möjligheter. De företag som är villiga att ta sig an utmaningen kommer att uppleva dramatiska förbättringar när dessa fördelar realiseras fullt ut.

S&OP är inte bara en process utan en transformativ resa som gör att företag kan förutse, anpassa sig och utvecklas på en dynamisk marknad som ständigt förändras.

Genom att ta vara på det potentiella värdet av S&OP kan företag förbättra sin operativa effektivitet och få en konkurrensfördel som driver dem mot långsiktig framgång. Ha dessa fördelar i åtanke under arbetets gång i er S&OP-process.