Este OTIF modalitatea corectă de măsurare a disponibilității? 

Pentru a răspunde eficient la această întrebare, să ne întoarcem la bazele OTIF (sau “On Time, In Full“) și la modul în care a contribuit la îmbunătățirea uneia dintre cele mai mari întreprinderi din lume.

Walmart, o companie care știe câte ceva despre gestionarea lanțului de aprovizionare, a început să își îmbunătățească lanțul de aprovizionare. Intenția a fost de a urmări performanța furnizorilor și de a crea îmbunătățiri în magazin. Dar, cel mai important, retailerul s-a străduit să crească satisfacția clienților.

În sensul cel mai simplist, On Time in Full (OTIF) este un indicator al lanțului de aprovizionare. Iar singurul său scop este de a măsura capacitatea unei companii de a îndeplini comenzile clienților.

Perfect apoi ca moștenire a Sam Walton, fondatorul Walmart, care este citat ca declarând: “Există un singur șef. Clientul. Iar acesta îi poate concedia pe toți cei din companie, de la președinte în jos, pur și simplu ducându-și afacerile în altă parte.”

Crearea unui sistem de analiză bazat pe capacitatea unei companii de a face acest lucru pare a fi o mișcare extrem de rezonabilă.

Dacă excelența lanțului de aprovizionare se află pe agenda dumneavoastră, OTIF (On Time in Full) poate dezvălui o mulțime de detalii despre performanța lanțului de aprovizionare pe care altfel nu le-ai vedea.

Acesta vă poate spune cât de bine vă satisfaceți clienții. dacă furnizorii dvs. livrează conform promisiunilor. Și chiar dacă faceți dreptate lanțului de aprovizionare intern.

Și totuși, cred că există un număr mare de întreprinderi care nu s-au gândit niciodată să măsoare OTIF în lanțul de aprovizionare.

OTIF vs. disponibilitate

Fiecare afacere din lume dorește să aibă o cantitate potrivită de disponibilitate .

După cum am menționat în acest articol, există un punct de echilibru în acest sens. Niciodată nu vrei prea mult, ca nu cumva să cazi în grijile legate de stocurile în exces și în obsolescență. Și nici nu vreți niciodată să fiți prins în lipsă, altfel vor urma în curând oportunități de vânzare ratate și clienți nemulțumiți.

Dar măsurarea disponibilității este o practică greu de stăpânit.

În primul rând, OTIF și disponibilitatea sunt legate. Dar nu sunt identice.

Desigur, nivelurile ridicate de disponibilitate vă vor ajuta probabil să obțineți un OTIF puternic. Dar nu și dacă numărul mic de probleme de disponibilitate afectează cele mai importante linii de produse!

Următoarea provocare este că disponibilitatea înseamnă lucruri diferite pentru oameni diferiți.

Vă uitați la OTIF? Sunt ratele de îndeplinire un bun punct de referință? Care este cel mai bun mod de a măsura disponibilitatea? Și de ce există o asemenea confuzie în legătură cu o întrebare relativ simplă?

Răspunsul nu este atât de simplu. În primul rând din cauza lipsei unei definiții standard a OTIF.

Astfel, ori de câte ori există o conversație despre disponibilitatea produselor, toată lumea vorbește în limbi diferite.

Gândiți-vă la propria afacere.

Ce înseamnă “la timp” pentru furnizorul sau prestatorul dumneavoastră de servicii logistice? Ce înseamnă pentru departamentul dumneavoastră financiar sau pentru departamentul de aprovizionare?
Și cât de nealiniate sunt aceste două date?

Cum rămâne cu partea cu “În întregime“? Aveți un consens cu privire la ceea ce se clasifică drept comenzi “finalizate”?

Aceasta înainte de a trece la diferențele dintre anumiți furnizori și producători și la cine trebuie să tragem la răspundere atunci când partea de “la timp” se abate de la ceea ce s-a convenit.

Majoritatea oamenilor vor fi de acord că o livrare insuficientă este o problemă. Dar cum rămâne cu o livrare în exces?

Primirea unui stoc mai mare decât cel convenit reprezintă în mod clar un eșec în proces. Dar cum ar trebui să explicăm acest lucru?

Cum se calculează OTIF?

Ce vă spune formula On Time, In Full?

Pe hârtie, formula OTIF este destul de simplă.

Luăm numărul total de comenzi care au fost efectuate la timp și au fost complete și apoi îl împărțim la numărul total de comenzi.

În forma sa mai simplistă, On-time (OT) evaluează pur și simplu dacă comenzile dvs. de ieșire au ajuns la timp.

Partea “In Full” (IF) verifică dacă a fost primit volumul corect.

Măsurarea ambelor componente ca întreg analizează apoi gradul de satisfacție al clienților dumneavoastră, presupunând că comenzile sunt în stare bună odată ajunse la destinație.

Cum putem folosi OTIF?

Pe parcursul acestui articol, vom vorbi despre OTIF din două perspective:

OTIF de intrare – Aici urmărim OTIF al furnizorului în raport cu comenzile de achiziție ale acestuia.

Outbound OTIF – Aici măsurăm OTIF pe propriile comenzi de ieșire către clienții finali.

Cum putem folosi OTIF pentru a măsura performanța furnizorilor?

OTIF poate fi, de asemenea, un puternic punct de referință pentru furnizori.

La urma urmei, putem folosi ON Time, In Full (OTIF) pentru a explora unele întrebări importante:

• Furnizorii dvs. își respectă promisiunile pe care vi le-au făcut de la bun început?
• Vă afectează reputația și relațiile cu clienții?
• Aveți date care să vă susțină îndoielile?
• Și puteți să le prezentați acest lucru celor care țin corzile pungii?

Nu vreau să vă arunc prea multe acronime, dar indicatorii de performanță OTIF sunt instrumente fantastice pentru a transpune practica teoretică în viața reală. Acestea vă permit să vă uitați la fapte concrete și să îmbunătățiți performanța afacerii aproape instantaneu.

Care este o țintă bună pentru OTIF?

Ați crede că, la fel ca în cazul multor alte lucruri, 100% este cifra pe care trebuie să o urmăriți atunci când vă stabiliți obiectivul OTIF (On Time, In Full). Cu toate acestea, în practică, este aproape imposibil de atins 100%. (Sau, mai degrabă, ar fi super costisitor să încerci!).

Mai ales dacă ne gândim la numărul mare de posibilități de influență externă care pot afecta lanțul de aprovizionare.

Acest lucru este mai evident în cazul unor evenimente precum COVID sau Brexit.

Dar este ceva de luat în considerare și într-un mediu armonios.

Pentru a exemplifica acest lucru, calculul inițial al OTIF de ieșire al Walmart a fost de 75%. Dar măsura cheie pe care au analizat-o a fost îmbunătățirea.

 

Care sunt beneficiile OTIF?

Există o mulțime de scenarii în care măsurarea OTIF vă poate ajuta afacerea. Iată doar câteva exemple:

Ce se întâmplă dacă jumătate din comanda dvs. lipsește? Ce se întâmplă dacă primești un volum dublu față de cel convenit?

Ce se întâmplă dacă primiți transportul cu 2 săptămâni mai devreme decât era prevăzut? Sigur, uneori este o veste bună. Cu excepția cazului în care, bineînțeles, pur și simplu nu aveți spațiul de depozitare pentru a găzdui o creștere instantanee a stocului.

Ce se întâmplă dacă livrarea lor întârzie? Cât de mult timp puteți atenua așteptările clienților dumneavoastră înainte ca aceștia să cumpere din altă parte? Nu prea mult, cred.

În acest caz, măsura “On Time, In Full” (OTIF) își face simțită utilitatea.

Adesea, putem vedea imediat problema cu comenzile întârziate sau ratate.

Deși s-ar putea să auziți echipa de operațiuni plângându-se că trebuie să găsească spațiu în depozit pentru o comandă neașteptată, acest lucru este repede uitat.

Echipa de vânzări ar putea fi mai puțin iertătoare în cazul unei epuizări a stocurilor cauzate de o comandă ratată a unui furnizor.

Dar chiar și în acest caz, aveți nevoie de instrumente care să vă permită să aflați dacă a fost o greșeală singulară sau dacă vinovatul este un infractor în serie.

Care sunt limitările OTIF (On Time, In Full)?

S-ar putea crede că OTIF ar face exact ceea ce scrie pe cutie.

Și, într-o anumită măsură, ați avea dreptate.

Cu toate acestea, trebuie să luăm în considerare provocarea noastră inițială.

Disponibilitate, comenzi finalizate… Aceste concepte simple înseamnă lucruri diferite pentru oameni diferiți.

Cealaltă provocare constă în a surprinde nuanțele și complexitatea operațiunilor dumneavoastră.

De exemplu, cum se calculează indicatorul “La timp” pentru un articol care este deja în așteptare? La urma urmei, comenzile restante nu pot fi niciodată la timp. Altfel, ar fi fost deja livrate!

Dar în cazul în care comenzile furnizorilor se întind pe mai multe săptămâni sau luni? Ar trebui să luați în considerare fiecare livrare în parte sau doar atunci când sosește încărcătura finală?

În consecință, urmărirea eficientă a acestui indicator este adesea mai ușor de spus decât de făcut!

Cum abordăm enigma OTIF la Slimstock?

Pentru a vă face o impresie bună atât despre performanța furnizorilor, cât și despre serviciile pe care le oferiți clienților, aveți nevoie de puncte de date în care să aveți încredere.

Să începem cu clienții dumneavoastră…

Dorim să obținem o imagine transparentă pentru a vedea dacă răspundem sau nu nevoilor clienților noștri.

Și pentru aceasta, putem explora:

Disponibilitatea curentă – Cât de mult stoc avem în prezent? Și în ce parte a lanțului se află acest stoc?

Calculat niveluri de servicii – Dacă rămânem fără stoc, cât de mult din cererea anticipată vom pierde? Putem, de asemenea, să revizuim acest aspect retrospectiv și să explorăm impactul epuizărilor de stoc din trecut.

Și cum rămâne cu monitorizarea performanța furnizorilor …

Parametrii furnizorilor au un impact uriaș asupra momentului în care comandăm și asupra cantității comandate.

Prin urmare, întrebarea la care dorim să răspundem aici este: Fac furnizorii noștri ceea ce au promis?

Și pentru aceasta, trebuie să înțelegem următoarele:

Termenul de execuțievariație – În ce măsură a fost diferit termenul de execuție “real” de cel convenit cu furnizorul?

Cum se poate îmbunătăți OTIF?

Cum puteți utiliza OTIF pentru a îmbunătăți disponibilitatea? Cum vă poate ajuta OTIF să vă rezolvați problemele cu furnizorii?

La fel ca în cazul tuturor indicatorilor, nu are rost să îi urmăriți decât dacă aveți de gând să acționați.

Există mai multe modalități de a îmbunătăți atât disponibilitatea pe care o oferiți clienților dumneavoastră, cât și serviciile pe care le primiți de la furnizori.

Dar iată care sunt cei 5 pași pe care ar trebui să vă concentrați pentru a vă îmbunătăți indicatorii OTIF:

1. Asigurați o claritate totală asupra tuturor indicatorilor cheie de performanță
2. Colectați date în mod consecvent
3. Stabiliți obiective realiste
4. Detectați problemele și acționați din timp
5. Comparați și contrastați cu ceilalți KPI
6. Rămâneți curioși

 

Să ne adâncim puțin mai mult în fiecare dintre aceste puncte…

Asigurați o claritate totală asupra tuturor indicatorilor cheie de performanță

Primul punct de plecare trebuie să fie coroborarea măsurătorilor. Este firesc ca cei din diferite afaceri să aibă metode diferite de analiză. Cu toate acestea, este, de asemenea, destul de obișnuit ca echipe diferite din cadrul aceleiași afaceri să aibă o perspectivă diferită asupra a ceea ce înseamnă cu adevărat metricile.

Indiferent de variația de On Time, In Full (OTIF) pe care o folosiți sau dacă folosiți o măsură diferită, toată lumea trebuie să înțeleagă și să fie de acord cu modul în care se calculează această măsură.

Colectați date în mod consecvent

Dacă vă pregătiți corespunzător, veți constata că îmbunătățirea progresivă este mult mai ușor de realizat. Pur și simplu, trebuie să măsurați cu toții în același mod. În caz contrar, ar fi mai bine să nu începeți de la bun început.

Dar ce înțelegem prin “colectare de date”. Ne referim la faptul că trebuie să vă asigurați că toate datele de bază referitoare la istoricul vânzărilor, comenzile restante, livrările furnizorilor și comenzile clienților sunt corecte.

Stabiliți obiective realiste

Probabil că performanța dumneavoastră nu se va schimba prea mult dacă veți continua să faceți aceleași lucruri pe care le-ați făcut întotdeauna. Pentru a avansa și a obține rezultate tangibile, va trebui să implementați noi tactici și strategii.

Desigur, există o mulțime de KPI pentru lanțul de aprovizionare pe care le puteți utiliza pentru a urmări performanța.

OTIF, disponibilitatea curentă, nivelurile de serviciu calculate și variația timpilor de execuție sunt toate utile pentru a măsura această traiectorie de îmbunătățire.

Cu toate acestea, trebuie mai întâi să înțelegeți clar încotro vă îndreptați. Dacă ambițiile dvs. sunt prea mari sau nu sunt aliniate cu obiectivele generale ale afacerii dvs., s-ar putea să rămâneți în urmă.

Sfat de top: Dacă doriți să citiți mai multe despre cum să stabiliți obiective eficiente, puteți să citiți pagina noastră de ghidul pentru S&OP. În această foaie de parcurs, explorăm modul în care vă puteți transpune strategia într-un plan tactic acționabil.

Detectați problemele și acționați din timp

Aveți datele, toată lumea înțelege obiectivele și aveți un plan. Dar acum ce urmează?

Problema cu aproape toate măsurătorile de disponibilitate este că, în momentul în care observați că aveți o problemă, este adesea mult prea târziu. Prin urmare, trebuie să fiți proactivi în detectarea problemelor potențiale înainte ca acestea să vă afecteze afacerea.

La ce probleme trebuie să fiți atenți?

Atunci când vine vorba de atingerea obiectivelor clienților la timp și în totalitate, există un singur lucru de care trebuie să ne facem griji:

Dispunem de o disponibilitate suficientă pentru a acoperi cererea anticipată până la refacerea stocurilor?

Acțiunea pe care alegem să o întreprindem depinde de situație.

Poate că am putea să devansăm următoarea comandă de reaprovizionare a furnizorului. Am putea chiar să accelerăm comanda și să suportăm costul suplimentar al transportului aerian.

În orice caz, cu cât mai repede puteți detecta un deficit, cu atât mai multe opțiuni veți avea pentru a remedia problema.

Dar cum rămâne cu furnizorul OTIF?

Acest lucru este un pic mai complicat. La urma urmei, de unde știți dacă furnizorii dvs. vă vor dezamăgi?

Am putea lua în considerare istoricul furnizorului.

În cazul în care aceștia sunt mereu vinovați de comenzi întârziate sau incomplete, poate că am putea constitui un stoc tampon pentru a proteja disponibilitatea. Dar, din nou, de ce ar trebui să plătim pentru performanța slabă a unui furnizor?

Alternativ, am putea încerca să lucrăm cu furnizorii.

Doar prin soliditatea acestui KPI, devenim mai bine poziționați pentru a aborda direct problemele de performanță.

Cu toate acestea, prin schimbul de informații despre viitoarele noastre cerințe de inventar, furnizorul poate fi mai bine poziționat pentru a vă îndeplini comanda.

În plus, dacă furnizorul poate oferi informații despre disponibilitatea acestora, acest lucru ne poate ajuta să detectăm deficiențele mult mai devreme.

Comparați și contrastați cu ceilalți KPI

Sărbătorirea unei mari performanțe a OTIF în mod izolat este o prostie.

Trebuie să vă gândiți la modul în care OTIF funcționează împreună cu alte analize și la cât de importante sunt acestea pentru evaluarea performanței afacerii. De exemplu, să realizezi că atingi o performanță OTIF de 95% este minunat.

Dar nu și în cazul în care ați investit prea mult în capitalul de lucru sau aveți un risc uriaș de obsolescență, ceea ce ar putea afecta masiv activitatea pe termen lung.

Un alt lucru care trebuie menționat aici este cum se compară OTIF-ul dvs. între diferitele grupuri de produse?

Dacă aveți o disponibilitate aproape perfectă pentru articolele C, este minunat. Dar nu și dacă articolele A au performanțe slabe.

Rămâneți curioși

În cazul în care performanțele de livrare sau de disponibilitate ale OTIF sunt insuficiente, trebuie să vă puneți întrebarea: DE CE?

Este din cauză că tacticile tale sunt greșite? Sunt alți factori care influențează rezultatele pe care nu i-ați luat în considerare? Sau obiectivele tale inițiale nu mai sunt relevante?

Și nu este vorba doar de identificarea domeniilor cu performanțe insuficiente. Dorim, de asemenea, să identificăm cazurile în care am depășit cu mult obiectivele OTIF. Poate că am putea aplica aceleași tactici și în alte domenii ale operațiunii.

La urma urmei, scopul de a stabili obiective este de a provoca status quo-ul! Iar OTIF nu face excepție.

Câteva gânduri finale despre OTIF…

În acest articol, am explorat originile OTIF, beneficiile și limitările sale și modul în care puteți utiliza această măsurătoare pentru a avea un impact pozitiv asupra afacerii dumneavoastră. Și am discutat chiar și despre modul în care abordăm OTIF aici, la Slimstock.