Planificarea aprovizionării sau Supply planning: 5 strategii pentru a construi o operațiune mai fiabil

De ce este importantă o supply chain planning eficientă?

Scopul planificării aprovizionării este de a se asigura că produsele potrivite sunt produse în cantitățile potrivite, la momentul potrivit și livrate în timp util și în mod rentabil.

Cu toate acestea, o planificare eficientă a aprovizionării ajută companiile să reducă la minimum stocurile excedentare și costurile de producție, să reducă stocurile lipsă și vânzările pierdute și să îmbunătățească satisfacția clienților.

În cele din urmă, o bună planificare a aprovizionării ar trebui să vă ajute să răspundeți cu încredere absolută la câteva întrebări simple.

1. Care sunt cerințele mele de inventariere?

De ce am nevoie? Și când am nevoie de ele?

2. De unde ar trebui să mă aprovizionez?

Pe ce furnizori mă pot baza? Ce furnizori ar trebui să evit?

3. Cât de mult poate costa stoarcerea?

Cum îmi pot îndeplini cerințele de inventariere la cel mai mic cost posibil, cu riscuri minime de întârzieri, lipsuri, probleme de calitate etc.?

4. Ce trebuie să fac în caz de întrerupere?

Ce se întâmplă în caz de întrerupere a aprovizionării? Ce ar trebui să fac dacă cererea reală arată complet diferit de ceea ce mă așteptam? Dacă am nevoie de mai multe sau mai puține stocuri decât mă așteptam, cât de repede pot răspunde?

5. Cum puteți monitoriza performanța pentru a pune bazele unei îmbunătățiri continue?

Cum pot ști cum arată “binele”? Ce KPI ar trebui să măsurați? Cum pot folosi aceste informații despre performanță pentru a lucra cu furnizorii pentru a construi un lanț de aprovizionare mai robust?

Să vă răspundem la aceste întrebări acum.

1. Care sunt cerințele mele de inventariere?

Înainte de a stabili de câte stocuri aveți nevoie și când aveți nevoie de mai multe, trebuie să clarificați câteva aspecte:

Ce stocuri aveți în prezent la îndemână?

Am mai spus-o și o vom repeta: nu are rost să investiți în stocuri de care nu aveți nevoie. Prin urmare, înainte de a plasa o nouă comandă la furnizorul dumneavoastră, trebuie să faceți un bilanț al inventarului pe care îl aveți la dispoziție.

Cât de multe stocuri aveți în întreaga rețea? Ce stocuri vor sosi în curând? Ce inventar este pe apă? Ce inventar a fost comandat și încă nu a plecat de la furnizor?

Ce cerere vă așteptați să vedeți?

Pentru aceasta, aveți nevoie de previziuni solide care să ia în considerare:

• Caracterul sezonier
• Ciclurile de viață ale produselor
• Volatilitatea cererii clienților
• Promoții și evenimente
• Comenzi confirmate de clienți. Lista ar putea continua… Și am acoperit mai multe despre acest subiect aici.

Cu toate acestea, este important de menționat că această viziune a viitorului ar trebui să fie rezultatul unui consens.

Dar ce înseamnă “consens” în termeni simpli?

Aceasta înseamnă că previziunile au fost elaborate pe baza unei analize statistice solide, îmbogățite cu informații de piață și apoi validate de întreaga întreprindere.

Dacă toți acești pași au fost parcurși, aveți o înțelegere clară a inventarului pe care îl aveți la dispoziție, precum și a cererii pe care vă așteptați să o vedeți.

Ar trebui să puteți determina exact de cât de multe stocuri aveți nevoie.

Desigur, trebuie să luați în considerare și timpul de execuție.

Nu are rost să comandăm stocuri pentru 10 ani dacă timpul de producție este de doar câteva săptămâni.

Dar să intrăm mai târziu în apele complicate ale termenelor de execuție.

2. De unde ar trebui să mă aprovizionez?

Înțelegeți cererea preconizată și știți exact de ce cantitate de stocuri aveți nevoie pentru a o satisface.

Acum, este timpul să mergem pe piață.

Cu toate acestea, selectarea furnizorului potrivit este un proces important. La urma urmei, pot exista mai mulți furnizori care au capacitatea de a vă satisface nevoile.

Dar, așa cum am stabilit de mai multe ori, nu toți furnizorii sunt creați în mod egal. De asemenea, s-ar putea să fie nevoie să vă bazați pe mai mulți.

Niciodată nu este o decizie care să se potrivească tuturor. Există o mulțime de factori pe care trebuie să îi luați în considerare atunci când alegeți un furnizor.

Importanța fiecărui factor depinde de afacerea dumneavoastră, de piața dumneavoastră și de așteptările acesteia.

Dar iată câteva lucruri pe care ar trebui să le luați în considerare:

CALITATE

Materialele sau componentele sunt adecvate scopului propus? Produsele de calitate inferioară au efecte foarte concrete asupra modului în care vă percep clienții dumneavoastră.

PREȚ

Este prețul acceptabil în raport cu calitatea oferită? Ce reduceri de volum, promoții sau rabaturi sunt oferite?

TIMPURI DE LIVRARE

Timpul dintre plasarea comenzii și primirea livrării este acceptabil? Este esențial să înțelegeți acești parametri pentru a vă asigura că comandați la momentul potrivit și în cantitatea potrivită.

Cu toate acestea, aveți nevoie, de asemenea, de un indicator al probabilității ca acestea să fie respectate. Dacă știți că un furnizor are o reputație proastă în ceea ce privește nerespectarea comenzilor la timp, cine este de vină când se întâmplă din nou?

CONDIȚII DE PLATĂ

Condițiile și metodele de plată sunt potrivite pentru cerințele dumneavoastră? Dacă ceva sună prea bine ca să fie adevărat, este foarte probabil să fie așa.

ASISTENȚĂ POST-VÂNZARE

Ce se întâmplă dacă ceva nu merge bine? Cât de ușor este să luați legătura cu ei pentru a beneficia de asistență continuă după ce ați comandat? Nu există nimic mai frustrant în viață decât să fii lăsat în așteptare. Și poți amplifica foarte mult acest lucru atunci când clienții tăi sunt la ușă și promisiunile au fost încălcate.

ETICĂ

Acest furnizor respectă standardele etice ale dumneavoastră și ale clienților dumneavoastră? Faptul că vă numiți o companie ecologică sau verde nu înseamnă nimic dacă aveți furnizori fără scrupule. Iar dacă oamenii află, impactul asupra relațiilor dvs. de PR nu va fi prea mare.

ALTE CONSIDERAȚII

Oferă furnizorul și alte beneficii cheie? De exemplu, experiența, reputația și perioada de garanție?

Cum rămâne cu comunicarea? Sau flexibilitatea? Un furnizor cu care este ușor de relaționat vă va face viața mult mai ușoară decât unul cu care vă confruntați constant. Sfat de top: Citiți ghidul nostru de selecție a furnizorilor pentru mai multe sfaturi despre cum să găsiți furnizorul potrivit.

3. Cât de mult pot reduce costurile?

Chiar și după ce ați negociat cea mai bună afacere cu furnizorul dumneavoastră, există pârghii pe care le puteți acționa pentru a minimiza costurile în întregul lanț de aprovizionare.

Scopul este de a obține cel mai înalt nivel posibil de servicii la cel mai mic cost absolut al lanțului de aprovizionare.

Și aici ne poate ajuta EOQ.

EOQ înseamnă “Economic Order Quantity” (Cantitatea economică de comandă), care este un model matematic utilizat în gestionarea stocurilor pentru a determina cantitatea optimă de comandă care va minimiza costul total de comandă și de păstrare a stocurilor.

Modelul EOQ ia în considerare doi factori conflictuali: costurile de comandă, care cresc odată cu numărul de comenzi, și costurile de deținere, care cresc odată cu cantitatea de stocuri deținute.

Prin găsirea cantității care echilibrează aceste costuri, modelul EOQ ajută la determinarea dimensiunii optime a comenzii care minimizează costul total al gestionării stocurilor.

Citiți ghidul nostru pentru EOQ aici

4. Ce trebuie să fac în caz de întrerupere?

Toate acestea sunt bune și frumoase. Dar, așa cum am subliniat în introducere, întreruperile fac parte din cursul managementului lanțului de aprovizionare.

Există o mulțime de motive pentru care ar putea exista un dezechilibru între cerere și ofertă.

Defecțiuni ale aprovizionării, care pot fi cauzate de închiderea unei fabrici, de scufundarea unei nave de marfă sau de performanțele slabe ale furnizorilor.

Sau cererea este diferită de cea așteptată.

Deci, ce se întâmplă atunci când oferta nu reușește să satisfacă cererea?

Să începem prin a analiza situația în condiții normale.

Imaginați-vă că furnizorii dvs. sunt în mod normal foarte fiabili și oferă termene de livrare de 12 săptămâni. Astfel, dacă plasați o comandă în săptămâna 10, livrarea va ajunge în săptămâna 21.

Pentru a simplifica lucrurile, clienții dvs. cu amănuntul sunt, de asemenea, consecvenți, cu o cerere medie săptămânală de 1000 de unități.

Totuși, ce se întâmplă dacă unul dintre principalii dumneavoastră furnizori este brusc afectat de greve ale personalului sau de un incendiu în fabrică?

Imediat, producția scade.

Ca răspuns la această capacitate redusă, furnizorul dumneavoastră nu are altă opțiune decât să prelungească termenul de livrare la 15 săptămâni sau să rateze complet comanda. Chiar și un termen de livrare mai lung de această natură este adesea mai avantajos decât să nu primiți deloc comanda.

Dar cât de mult poate dura asta?

Dar, având în vedere că întreruperea va dura probabil săptămâni sau chiar luni, întreprinderile dumneavoastră se confruntă acum cu probleme majore de aprovizionare. Vă confruntați cu o adevărată dilemă.

Până la sosirea următoarei comenzi, veți fi deja în afara stocului. Și gândiți-vă la toate comenzile restante.

Bineînțeles, de îndată ce auziți că comanda dvs. va întârzia, dublați comanda în săptămâna următoare pentru a asigura aprovizionarea.

La urma urmei, dacă furnizorul dvs. se confruntă cu probleme de producție, doriți să vă asigurați că veți avea cât mai multe stocuri posibil. Ultimul lucru pe care îl doriți este ca un concurent să vă “fure” această ofertă limitată.

Dar furnizorul dumneavoastră nu poate crea în mod magic o capacitate suplimentară.

În orice caz, comanda dumneavoastră suplimentară pune furnizorul sub o presiune și mai mare, iar termenul de livrare se prelungește și mai mult. Până la sosirea comenzii (comenzilor) dumneavoastră, ați pierdut vânzări de câteva săptămâni din cauza lipsei de stoc. Dar și mai îngrijorător este faptul că acum aveți un stoc excesiv de mare.

Cel mai ușor este să intri în panică – poate că acesta este motivul pentru care așa-numitul efect bullwhip reprezintă o provocare atât de mare în prezent.

Care este modalitatea corectă de gestionare a întreruperilor în aprovizionare?

Pasul 1: identificați-vă produsele importante.

La fel ca în cazul furnizorilor, nu toate produsele sunt create în mod egal.

Pentru unele produse, orice întrerupere ar putea fi o situație de viață sau de moarte. Fie că este vorba de viață și de moarte în afaceri sau de viață și de moarte reală.

Pentru alții, poate că o întârziere a furnizorului abia dacă merită să se gândească la ea.

După cum vom aborda în următoarele puncte, reacția la întreruperea aprovizionării poate fi costisitoare și poate consuma mult timp. Prin urmare, doriți să acordați prioritate produselor care contează cel mai mult, mai întâi.

Sfat de top: Pentru a vă stabili prioritățile în materie de sortimente de produse, faceți clic aici pentru a citi ghidul nostru de planificare a sortimentelor.

Pasul 2: Cartografierea riscului

Diferite elemente vor fi afectate în moduri diferite. Este posibil ca unele produse să nu fie afectate deloc.

Prin urmare, ar trebui să vă concentrați asupra produselor care prezintă cel mai mare risc de probleme de disponibilitate.

De exemplu, ar trebui să acordați prioritate produselor care fie sunt deja epuizate, fie riscă să fie epuizate înainte de sosirea următoarei livrări.

Deci, din nou, trebuie să vă împărțiți produsele în următoarele categorii:

 

Pasul 3: Determinați cea mai bună cale de acțiune.

Dacă vă confruntați deja cu probleme de inventar, cel mai rău lucru pe care îl puteți face este să folosiți în mod abuziv stocul pe care îl aveți la îndemână.

Acest lucru înseamnă că trebuie să gestionăm cu mare atenție stocurile limitate. Cu toate acestea, chiar și în acest caz, acest lucru vă va ajuta doar până la un anumit punct și poate fi eficient doar pe termen scurt.

Pentru a atenua întreruperea aprovizionării, există câteva măsuri pragmatice pe care le puteți lua:

Opțiunea 1: Înghițiți perturbarea.

În esență, acest lucru înseamnă că analizați riscul și decideți că cea mai bună cale de acțiune este să așteptați ca perturbarea să se rezolve de la sine. Cu toate acestea, ultimul lucru pe care doriți să îl faceți este să lăsați un client dezamăgit.

Dacă suferiți de lipsuri extreme de stocuri, este posibil să nu existe suficiente stocuri pentru toți. Prin urmare, este important să lucrați cu clienții pentru a gestiona așteptările.

Poate că ați putea renegocia graficele de livrare? Poate că ați putea oferi un produs alternativ?

În orice caz, comunicarea este esențială.

Opțiunea 2: Accelerarea comenzii

Aproximativ 90 % din volumul comerțului internațional cu mărfuri este transportat pe mare. Dezavantajul transportului maritim este că termenele de livrare sunt mult mai lungi decât orice altă metodă de transport.

Cu toate acestea, dacă furnizorul dvs. are stocul pe stoc, puteți reduce timpul de livrare prin expedierea stocului prin transport aerian.

Partea bună este că acest lucru ar putea scurta timpul de execuție de la luni la săptămâni sau chiar zile.

Dar vă avertizăm, costul expedierii transportului aerian este exponențial mai mare decât orice alt mijloc de transport. În consecință, nu este un mijloc de distribuție pe care doriți să vă bazați ca mijloc principal de distribuție.

Opțiunea 3: Asigurarea unei aprovizionări alternative

Dacă nu vă puteți asigura disponibilitatea de la furnizorii existenți, este timpul să căutați în altă parte.

Pentru anumite produse, ar putea fi ușor să vă aprovizionați cu stocuri de la noi furnizori. Cu toate acestea, pentru alte produse mai specializate, acest lucru poate să nu fie atât de simplu.

În acest caz, este posibil să trebuiască să fiți puțin creativi și să lucrați cu mai mulți furnizori pentru a asigura o aprovizionare stabilă.

Ceea ce este important aici este că este o decizie bine gândită.

Poate furnizorul alternativ să atingă nivelul de calitate pe care îl așteaptă clienții dumneavoastră? Poate furnizorul să livreze într-un termen de livrare acceptabil? Poate furnizorul să îndeplinească cerințele dumneavoastră privind volumul de stocuri? Costurile asociate se încadrează în buget?

Toate acestea sunt întrebări cruciale la care trebuie să răspundeți înainte de a arde actuala bază de aprovizionare a podului.

5. Cum puteți monitoriza performanța pentru a pune bazele unei îmbunătățiri continue?

Așa cum am stabilit în partea de sus a acestui articol, lanțul de aprovizionare este la fel de puternic ca și cea mai slabă verigă a sa. Iar aceasta include furnizorii pe care vă puteți baza.

În timp ce marii furnizori pot face ca afacerea dumneavoastră să funcționeze fără griji, furnizorii proști pot strica lucrurile foarte repede. Uneori cu daune ireparabile.

De asemenea, nu puteți să vă judecați furnizorii doar pe baza criteriilor de referință actuale. Furnizorii dvs. trebuie să fie puternici și adecvați în prezent, dar suficient de puternici pentru viitor.

Aceștia trebuie să fie capabili să vă sprijine obiectivele și planurile de creștere. Fie că aceasta înseamnă inovare sau pur și simplu extindere.

Nu este deloc strategic să cauți furnizori noi de fiecare dată când vrei să te dezvolți. Și, deși livrările ratate reprezintă o problemă evidentă, nu toate problemele sunt la fel de ușor de identificat.

Acesta este motivul pentru care aveți nevoie de KPI-uri solide.

Cum se comportă acestea? Există loc de îmbunătățire? Sunt liniile de comunicare clare și deschise? Vă străduiți să îi ajutați pe parcurs?

KPI-urile solide pot detecta problemele atunci când acestea sunt încă potențiale. Cu mult înainte ca acestea să se materializeze fizic. Și odată ce le aveți în vigoare, luarea deciziilor în numele lor devine mult mai ușoară.

Gânduri finale și concluzii.

Sperăm că, dacă ați ajuns până aici, aveți acum o înțelegere cuprinzătoare a mecanismelor de planificare a aprovizionării.

Am explorat elementele de bază. Am analizat procesele specifice de planificare a aprovizionării. Și, de asemenea, am analizat ce se întâmplă atunci când operațiunea dvs. este afectată de o perturbare neașteptată.

Acum este momentul să aplicați aceste sfaturi și trucuri la propria operațiune!