Supply Planning veya Tedarik planlaması: Daha güvenilir bir operasyon oluşturmak için 5 strateji

Etkili tedarik planlaması neden önemlidir?

Supply planning amacı, doğru ürünlerin doğru zamanda doğru miktarlarda üretilmesini ve zamanında ve uygun maliyetli bir şekilde teslim edilmesini sağlamaktır.

Bununla birlikte, etkili tedarik planlaması şirketlerin fazla envanter ve üretim maliyetlerini en aza indirmelerine, stoksuzlukları ve satış kayıplarını azaltmalarına ve müşteri memnuniyetini artırmalarına yardımcı olur.

Nihayetinde iyi bir tedarik planlaması, birkaç basit soruyu mutlak bir güvenle yanıtlamanıza yardımcı olmalıdır.

1. Envanter gereksinimlerim nelerdir?

   Neye ihtiyacım var? Ve ne zaman ihtiyacım var?

2. Nereden tedarik etmeliyim?

   Hangi tedarikçilere güvenebilirim? Hangi tedarikçilerden kaçınmalıyım?

3. Sıkıştırmanın maliyeti ne kadar olabilir?

   Envanter gereksinimlerimi mümkün olan en düşük maliyetle ve minimum gecikme, eksiklik, kalite sorunları vb. risklerle nasıl karşılayabilirim?

4. Kesinti durumunda ne yapmalıyım?

   Arz kesintiye uğrarsa ne olur? Gerçek talep beklediğimden tamamen farklı görünürse ne yapmalıyım? Beklediğimden daha fazla veya daha az envantere ihtiyacım olursa, ne kadar hızlı yanıt verebilirim?

5. Sürekli iyileştirmenin temelini oluşturmak için performansı nasıl izleyebilirsiniz?

   ‘İyi’nin neye benzediğini nasıl bilebilirim? Hangi KPI’ları ölçmelisiniz? Daha sağlam bir tedarik zinciri oluşturmak üzere tedarikçilerle birlikte çalışmak için bu performans içgörülerini nasıl kullanabilirim?

Şimdi bunları sizin için yanıtlayalım.

1. Envanter gereksinimlerim nelerdir?

Ne kadar envantere ihtiyacınız olduğunu ve ne zaman daha fazlasına ihtiyaç duyacağınızı belirlemeden önce, birkaç noktada netliğe sahip olmanız gerekir:

Şu anda elinizde ne kadar envanter var?

Bunu daha önce de söyledik ve yine söyleyeceğiz: İhtiyacınız olmayan envantere yatırım yapmanın bir anlamı yoktur. Bu nedenle, tedarikçinize yeni bir sipariş vermeden önce, elinizdeki envanteri gözden geçirmeniz gerekir.

Ağınız genelinde ne kadar stokunuz var? Yakında hangi envanter gelecek? Su üzerinde hangi envanter var? Hangi envanter sipariş edildi ve henüz tedarikçiden ayrılmadı?

Nasıl bir talep bekliyorsunuz?

Bunun için, aşağıdakileri dikkate alan sağlam tahminlere ihtiyacınız vardır:

• Mevsimsellik
• Ürün yaşam döngüleri
• Müşteri talep oynaklığı
• Promosyonlar & Etkinlikler
• Onaylanmış müşteri siparişleri.

Liste uzayıp gidebilir… Ve bu konuyu burada daha fazla ele alıyoruz.

Ancak, bu gelecek vizyonunun bir uzlaşmanın sonucu olması gerektiğine dikkat etmek önemlidir.

Ama halk dilinde ‘fikir birliği’ ne anlama geliyor?

Bu, tahminlerin sağlam istatistiksel analizlere dayalı olarak oluşturulduğu, pazar istihbaratıyla zenginleştirildiği ve daha sonra daha geniş bir işletme tarafından doğrulandığı anlamına gelir.

Tüm bu adımlar gerçekleşmişse, elinizde hangi envanterin bulunduğunu ve ne tür bir talep görmeyi beklediğinizi net bir şekilde anlamışsınız demektir.

Tam olarak ne kadar envantere ihtiyacınız olduğunu belirleyebilmelisiniz.

Elbette, teslim süresini de göz önünde bulundurmanız gerekir.

Teslim süresi yalnızca birkaç hafta ise 10 yıllık envanter siparişi vermenin bir anlamı yoktur.

Ancak teslim sürelerinin zorlu sularına daha sonra girelim.

2. Kaynağı nereden bulmalıyım?

Beklenen talebi anlarsınız ve bunu karşılamak için ne kadar envantere ihtiyacınız olduğunu tam olarak bilirsiniz.

Şimdi, pazara gitme zamanı.

Ancak doğru tedarikçiyi seçmek önemli bir süreçtir. Sonuçta, ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek kapasiteye sahip birkaç tedarikçi olabilir.

Ancak, daha önce birçok kez belirttiğimiz gibi, tüm tedarikçiler eşit yaratılmamıştır. Birden fazla tedarikçiye güvenmeniz de gerekebilir.

Bu asla herkese uyan tek bir karar değildir. Tedarikçi seçerken göz önünde bulundurmanız gereken pek çok faktör vardır.

Her bir faktörün önemi işinize, pazarınıza ve işletmenin beklentilerine bağlıdır.

Ancak burada göz önünde bulundurmanız gereken birkaç şey var:

• Kalite

  Malzemeler veya bileşenler amaca uygun mu? Düşük kaliteli ürünlere sahip olmanın müşterilerinizin sizi nasıl algıladığı üzerinde çok gerçek etkileri vardır.

• Fiyat

  Sunulan kaliteye göre fiyat kabul edilebilir mi? Masada hangi hacim indirimleri, promosyonlar veya iadeler var?

• Tesli̇mat süreleri̇

  Sipariş verme ve teslim alma arasındaki süre kabul edilebilir mi? Doğru zamanda ve doğru miktarda sipariş verdiğinizden emin olmak için bu parametreleri anlamanız çok önemlidir.

  Bununla birlikte, bunlara uyulma olasılığının ne kadar yüksek olduğuna dair bir ölçüye de ihtiyacınız vardır. Bir tedarikçinin siparişleri zamanında yerine getirmeme konusunda kötü bir üne sahip olduğunu biliyorsanız, bu tekrarlandığında kimi suçlayacaksınız?

• Ödeme koşullari

  Ödeme koşulları ve yöntemleri ihtiyaçlarınıza uygun mu? Bir şey kulağa gerçek olamayacak kadar iyi geliyorsa, büyük olasılıkla öyledir.

• Satiş sonrasi destek

  Bir şeyler ters giderse ne olur? Siparişinizden sonra sürekli destek için onlarla iletişime geçmek ne kadar kolay? Hayatta bekletilmekten daha sinir bozucu çok az şey vardır. Müşterileriniz kapıya dayandığında ve verilen sözler tutulmadığında bunu büyük ölçüde artırabilirsiniz.

• Etik

  Bu tedarikçi sizin ve müşterilerinizin etik standartlarını karşılıyor mu? Vicdansız tedarikçileriniz varsa, kendinizi yeşil veya ekoloji dostu bir şirket olarak adlandırmanızın hiçbir anlamı yoktur. Ve insanlar bunu öğrenirse, halkla ilişkileriniz büyük bir darbe alacaktır.

• Di̇ğer hususlar

  Tedarikçi başka önemli avantajlar sunuyor mu? Örneğin, deneyim, itibar ve garanti süresi?

  Peki ya iletişim? Ya da esneklik? Anlaşması kolay bir tedarikçi, sürekli çatıştığınız bir tedarikçiye göre hayatı çok daha kolaylaştıracaktır.

3. Maliyetleri ne kadar kısabilirsiniz?

Tedarikçinizle en iyi anlaşmayı yaptıktan sonra bile, tedarik zinciriniz boyunca maliyetleri en aza indirmek için kullanabileceğiniz kaldıraçlar vardır.

Buradaki amaç, mutlak en düşük tedarik zinciri maliyetiyle mümkün olan en yüksek hizmet seviyesine ulaşmaktır.

İşte bu noktada EOQ bize yardımcı olabilir.

EOQ, Ekonomik Sipariş Miktarı anlamına gelir ve envanter yönetiminde sipariş verme ve envanter tutmanın toplam maliyetini en aza indirecek optimum sipariş miktarını belirlemek için kullanılan matematiksel bir modeldir.

EOQ modeli iki çelişkili faktörü dikkate alır: sipariş sayısı ile artan sipariş maliyetleri ve elde tutulan envanter miktarı ile artan elde tutma maliyetleri.

EOQ modeli, bu maliyetleri dengeleyen miktarı bularak, envanter yönetiminin toplam maliyetini en aza indiren optimum sipariş boyutunun belirlenmesine yardımcı olur.

EOQ kılavuzumuzu buradan okuyun.

4. Kesinti durumunda ne yapmalıyım?

Bunların hepsi iyi ve güzel. Ancak giriş bölümünde de vurguladığımız gibi, tedarik zinciri yönetiminde aksaklıklar olağan bir durumdur.

Arz ve talep arasında bir dengesizlik olmasının pek çok nedeni olabilir.

Bir fabrikanın kapanması, bir kargo gemisinin batması ya da tedarikçilerin kötü performans göstermesi gibi nedenlerle tedarikte aksaklıklar yaşanabilir.

Ya da talep beklenenden farklıdır.

Peki, arz talebi karşılayamadığında ne olur?

Her zamanki gibi iş temeline bakarak başlayalım.

Tedarikçilerinizin normalde çok güvenilir olduğunu ve 12 haftalık teslim süreleri sunduğunu düşünün. Yani, 10. haftada bir sipariş verirseniz, teslimatınız 21. haftada ulaşacaktır.

İşleri basitleştirmek için, perakende müşterileriniz de ortalama 1000 birim haftalık talep ile tutarlıdır.

Ancak, ana tedarikçilerinizden biri aniden personel grevi veya fabrika yangınından etkilenirse ne olur?

Üretim hemen düşer.

Bu azalan kapasiteye karşılık olarak tedarikçinizin teslim süresini 15 haftaya uzatmaktan veya siparişi tamamen kaçırmaktan başka seçeneği yoktur. Bu türden daha uzun bir teslim süresi bile çoğu zaman siparişi hiç alamamaktan daha avantajlıdır.

Ama bu ne kadar sürebilir?

Ancak kesintinin haftalarca hatta aylarca süreceği düşünüldüğünde, işletmeleriniz şu anda bazı büyük tedarik sorunlarıyla karşı karşıya. Gerçek bir muamma ile karşı karşıyasınız.

Bir sonraki siparişiniz geldiğinde, stoklarınız çoktan tükenmiş olacak. Ve sadece, tüm geri siparişleri düşünün.

Doğal olarak, siparişinizin gecikeceğini duyar duymaz, tedariği güvence altına almak için bir sonraki hafta siparişinizi iki katına çıkarırsınız.

Sonuçta, tedarikçiniz üretim sorunlarıyla karşılaşırsa, mümkün olduğunca fazla stok aldığınızdan emin olmak istersiniz. İsteyeceğiniz son ş

Ancak tedarikçiniz sihirli bir şekilde ekstra kapasite yaratamaz.

Aksine, ek siparişiniz tedarikçinizi daha da fazla baskı altına sokar ve teslim süresi daha da uzar. Sipariş(ler)iniz ulaştığında, stoksuzluk nedeniyle birkaç haftalık satış kaybına uğramış olursunuz. Ancak daha da endişe verici olanı: artık ciddi şekilde stok fazlasına sahip olmanızdır.

Yapılacak en kolay şey paniğe kapılmaktır – belki de bu yüzden kamçı etkisi denilen şey günümüzde bu kadar büyük bir sorun teşkil etmektedir.

Tedarik kesintilerini yönetmenin doğru yolu nedir?

Adım 1: Önemli ürünlerinizi belirleyin

Tedarikçilerde olduğu gibi, tüm ürünler bir olmayacaktır.

Bazı ürünlerde herhangi bir kesinti yaşamanız şirketinizi gerçekten zor durumlara düşürebilir.

Diğerleri içinse belki de tedarikçi gecikmesini bile düşünmeye bile değmeyebilir.

Önümüzdeki birkaç maddede ele alacağımız gibi, tedarik kesintilerine müdahale etmek pahalı ve zaman alıcı olabilir. Bu nedenle, ilk olarak en önemli ürünlere öncelik vermek istersiniz.

Adım 2: Riskin haritasını çıkarın

Farklı ürünler farklı şekillerde etkilenecektir. Bazı ürünler hiç etkilenmeyebilir.

Bu nedenle, bulunurluk sorunları açısından en yüksek risk altında olan ürünlere odaklanmalısınız.

Örneğin, halihazırda stokta bulunmayan veya bir sonraki teslimat gelmeden önce stokta bulunmama ihtimali olan ürünlere öncelik vermelisiniz.

Dolayısıyla, ürünlerinizi yine aşağıdaki kategorilere ayırmanız gerekir:

 

Adım 3: En iyi hareket planını belirleyin

Zaten envanter sorunlarıyla karşı karşıyaysanız, yapabileceğiniz en kötü şey elinizdeki stoğu yanlış kullanmaktır.

Bu da kıt envanteri çok dikkatli bir şekilde yönetmek anlamına gelir. Ancak, o zaman bile, bu sizi yalnızca bir yere kadar götürür ve yalnızca kısa vadede etkili olabilir.

Tedarik kesintilerini azaltmak için atabileceğiniz birkaç pragmatik adım vardır:

Seçenek 1: Kesintiyi kabullenip, beklemek

Özünde bu, riski analiz ettiğiniz ve en iyi hareket tarzının aksaklığın kendi kendine çözülmesini beklemek olduğuna karar verdiğiniz anlamına gelir. Ancak, yapmak isteyeceğiniz son şey herhangi bir müşteriyi hayal kırıklığına uğratmaktır.

Aşırı stok sıkıntısı çekiyorsanız, elinizde yeterli stok olmayabilir. Bu nedenle, beklentileri yönetmek için müşterilerle birlikte çalışmak önemlidir.

Belki teslimat programlarını yeniden müzakere edebilirsiniz? Belki alternatif bir ürün sunabilirsiniz?

Her iki durumda da iletişim çok önemlidir.

Seçenek 2: Siparişi hızlandırın

Uluslararası ticaret hacminin yaklaşık %90’ı deniz yoluyla taşınmaktadır. Deniz taşımacılığının dezavantajı, ilgili teslim sürelerinin diğer tüm taşıma yöntemlerinden çok daha uzun olmasıdır.

Ancak, tedarikçinizin elinde stok varsa, stoğu hava taşımacılığı yoluyla hızlandırarak teslim süresini kısaltabilirsiniz.

İşin iyi tarafı, bu durum teslim süresini aylardan haftalara hatta günlere kadar kısaltabilir.

Ancak uyaralım, hava taşımacılığını hızlandırmanın maliyeti diğer tüm taşıma araçlarından kat kat daha yüksektir. Sonuç olarak bu, birincil dağıtım aracınız olarak tercih etmek isteyeceğiniz bir şey değildir.

Seçenek 3: Güvenli alternatif tedarik

Mevcut tedarikçilerden temin edemiyorsanız, başka bir yere bakmanın zamanı gelmiş demektir.

Belirli ürünler için yeni tedarikçilerden envanter temin etmek kolay olabilir. Ancak daha uzmanlaşmış diğer ürünler için bu o kadar kolay olmayabilir.

Bu noktada biraz yaratıcı olmanız ve istikrarlı tedarik sağlamak için birden fazla tedarikçiyle çalışmanız gerekebilir.

Burada önemli olan, bunun düşünülmüş bir karar olmasıdır.

Alternatif tedarikçi müşterilerinizin beklediği kalite seviyesini karşılayabilir mi? Tedarikçi kabul edilebilir bir teslim süresi içinde teslimat yapabilir mi? Tedarikçi envanter hacmi gereksinimlerinizi karşılayabilir mi? İlgili maliyetler bütçe dahilinde mi?

Köprünüzün mevcut tedarik tabanını yakmadan önce yanıtlanması gereken tüm önemli sorular.

5. Sürekli iyileştirmenin temelini oluşturmak için performansı nasıl izleyebilirsiniz?

Bu makalenin başında da belirttiğimiz gibi, tedarik zinciriniz ancak en zayıf halkası kadar güçlüdür. Ve buna güvenebileceğiniz tedarikçiler de dahildir.

Harika tedarikçiler işinizin sorunsuz ilerlemesini sağlarken, kötü tedarikçiler işleri çok hızlı bir şekilde bozabilir. Bazen telafisi mümkün olmayan hasarlara yol açabilirler.

Aynı şekilde, tedarikçilerinizi sadece bugünün ölçütlerine göre değerlendiremezsiniz. Tedarikçileriniz şu anda güçlü ve uygun, ancak gelecek için de yeterince sağlam olmalıdır.

Hedeflerinizi ve büyüme planlarınızı destekleyebilmeleri gerekir. Bu ister inovasyon ister basitçe genişleme anlamına gelsin.

Her büyümek istediğinizde yeni tedarikçiler aramak stratejik olmaktan uzaktır. Ve kaçırılan teslimatlar bariz bir sorun olsa da, tüm sorunları tespit etmek o kadar kolay değildir.

İşte bu yüzden sağlam KPI’lara ihtiyacınız var.

Performansları nasıl? İyileştirme için yer var mı? İletişim hatları açık ve net mi? Yol boyunca onlara yardımcı olmak için üzerinize düşeni yapıyor musunuz?

Sağlam KPI’lar sorunları henüz potansiyelken tespit edebilir. Fiziksel olarak gerçekleşmeden çok önce. Ve bunları bir kez uygulamaya koyduğunuzda, onlar adına karar vermek çok daha kolay hale gelir.

Son düşünceler ve çıkarımlar

Umarız, artık tedarik planlamasının mekaniği hakkında kapsamlı bir anlayışa sahip olmuşsunuzdur.

Temel bilgileri araştırdık. Özel tedarik planlama süreçlerine baktık. Ayrıca, operasyonunuz beklenmedik bir kesintiye uğradığında ne olacağını da inceledik.

Şimdi bu ipuçlarını kendi operasyonunuza uygulama zamanı!