Planejamento de suprimentos ou supply planning: 5 estratégias para construir uma operação mais confiável

O planejamento de suprimentos é um esporte de equipe e você é o capitão. Você está certo na grossura da ação. E cabe a você tomar as decisões. No entanto, você só é tão forte quanto seu elo mais fraco. Da mesma forma, um time esportivo só é tão bom quanto seu jogador mais fraco.

É verdade para a maioria das coisas na vida que o todo é maior do que a soma de todas as partes. Mas cada parte precisa segurar sua própria. E em sua cadeia de fornecimento, isso pode ser feito ou quebrado. Claro, o elo mais fraco de sua cadeia de abastecimento é digno de atenção. Mas não se esqueça, mesmo seu fornecedor mais confiável não está imune a perturbações.

Pesquisas recentes destacaram que 56% dos entrevistados sofreram uma interrupção na cadeia de suprimentos nos últimos 12 meses. As empresas relataram que as principais conseqüências das interrupções foram financeiras (62%), logísticas (54%) e de reputação (54%). Três áreas de negócios impactantes a serem atingidas! E com as empresas agora enfrentando um aumento de 14% ano a ano no número de eventos perturbadores na cadeia de fornecimento, é provável que mais e mais de nós sejamos atingidos pela volatilidade.

Se olharmos apenas para os últimos meses, as condições de fornecimento dificilmente poderiam ser descritas como “favoráveis”.

O efeito de arrastamento das medidas COVID está resultando em contínuas paralisações de fábricas em todo o Extremo Oriente. Os conflitos internacionais estão causando uma escassez de materiais e um aumento nos custos. E greves em todo o mundo ocidental estão causando o caos em todos os portos internacionais.

No final das contas, como um gerente da Premier League olhando para baixo o barril de uma derrota na 12ª liga consecutiva, não há como escapar. Somente esta saída não virá com um aperto de mão dourado de 5 milhões de libras.

Apenas mais perturbações, maior volatilidade e incerteza em cada canto do seu negócio.

Um bode expiatório! Um bode expiatório! Meu negócio por um bode expiatório!

É fácil culpar seus fornecedores por desiludi-lo. E talvez eles consigam levar um pouco disso. Talvez uma parte de leão.

Mas simplesmente passar a culpa para seus fornecedores não vai resolver nenhum problema.

Você fez o suficiente de seu lado para salvaguardar o abastecimento?

Provavelmente não. Isso pode não ser o que você quer ouvir. Mas administrar um negócio não é uma questão de respostas fáceis. Trata-se de ficar confortável com verdades incômodas.

Apenas 6% das empresas acreditam ter visibilidade total sobre sua cadeia de fornecimento. Se eles têm ou não, é outra questão. Apenas 6% acreditam nisso.

Mais de 46% das empresas dependem de folhas de cálculo para manter sua cadeia de fornecimento sob controle.

Isto significa que mesmo com os fornecedores mais confiáveis do mundo, muitas empresas não têm visibilidade e controle para manter um fluxo de estoque confiável ao longo de sua cadeia de fornecimento.

 

 

Então, seus fornecedores se descuidaram? Possivelmente.

Mas eles só podem apoiar sua cadeia de abastecimento tão eficazmente quanto as decisões de planejamento de suprimentos que você toma. Se você está tomando decisões no escuro, isso é um problema. E se você estiver tomando essas decisões em um sistema pesado baseado em planilhas, esta não é uma maneira eficaz de manter você, ou eles, sob controle.

Se seu pedido for muito tarde, mesmo que o fornecedor entregue no prazo, você provavelmente sairá do estoque.

Se você não conseguir encher um contêiner com o estoque certo, os custos de envio do produto errado ou pior ainda, nada além de ar, isso é por sua conta.

Então, aqui está a pergunta escaldante que o trouxe a este artigo hoje…

Como você pode melhorar seu supply planning e construir uma operação mais robusta e confiável?

Primeiramente, vamos dar uma olhada em como é o grande planejamento de suprimentos.

O supply chain planning é o processo de coordenação e alinhamento das atividades envolvidas na produção e distribuição de bens e serviços para atender a demanda dos clientes.

É garantir que você tenha os meios para entregar o que seu cliente quer, como e quando ele quiser.

Envolve a previsão da demanda, o gerenciamento dos níveis de estoque, a aquisição de matérias-primas, a programação da produção e a coordenação da distribuição.

Tudo para garantir que o estoque de que você precisa esteja no lugar certo, na hora certa.

Que etapas estão envolvidas no processo de planejamento de suprimentos?

O processo de supply planning normalmente envolve as seguintes etapas:

1. Previsão da demanda:

Aqui estamos falando da análise preditiva necessária para antecipar a demanda de um determinado produto. Esta etapa, em última análise, orienta todas as nossas decisões de planejamento de fornecimento.

2. Revisão de inventário:

De pouco adianta investir em mais estoques sem saber o que já temos no armazém. Esta etapa requer uma análise dos níveis atuais de estoque e a identificação das necessidades de estoque com base na previsão da demanda.

3. Aquisição e compras:

Sabemos que inventário temos e onde podemos ficar aquém das expectativas. Agora é hora de preencher essa lacuna. Para isso, precisamos determinar os melhores fornecedores e estratégias de reabastecimento para atingir as matérias-primas e componentes necessários para atender a demanda.

4. Planejamento da distribuição:

O inventário no lugar errado é quase tão inútil quanto não tê-lo de todo. Portanto, precisamos desenvolver um plano para distribuir este inventário por toda a nossa operação.

5. Monitoramento de desempenho:

Há sempre espaço para melhorias. Portanto, precisamos monitorar continuamente o desempenho da cadeia de fornecimento, incluindo o acompanhamento dos níveis de estoque, cronogramas de produção e prazos de entrega, para garantir que o plano de fornecimento esteja no caminho certo.

Entretanto, uma grande parte desta etapa consiste em rever se seus fornecedores cumpriram o prometido. E tomar medidas para retificar qualquer desalinhamento no desempenho.

Por que é importante um planejamento de materiais eficaz?

O objetivo do supply planning é garantir que os produtos certos sejam produzidos nas quantidades certas no momento certo e entregues de maneira oportuna e econômica.

Entretanto, um planejamento de materiais eficaz ajuda as empresas a minimizar o excesso de estoque e os custos de produção, a reduzir a falta de estoque e a perda de vendas, e a melhorar a satisfação do cliente.

Um bom planejamento de suprimentos deve ajudá-lo a responder a algumas perguntas simples com absoluta confiança.

1. Quais são as minhas necessidades de inventário?

O que eu preciso? E quando eu preciso disso?

2. De onde eu deveria me abastecer?

Com quais fornecedores posso contar? Com quais fornecedores devo evitar

3. Quanto pode custar o espremer?

Como posso cumprir minhas exigências de estoque ao menor custo possível com o mínimo risco de atrasos, problemas de qualidade, etc.

4. O que devo fazer em caso de interrupção?

O que acontece se o fornecimento for interrompido? O que devo fazer se a demanda real parecer completamente diferente do que eu esperava? Se eu precisar de mais ou menos estoque do que o esperado, com que rapidez posso responder?

5. Como você pode monitorar o desempenho para estabelecer as bases para a melhoria contínua?

Como posso saber qual é a aparência de ‘bom’? Quais KPIs você deve medir? Como posso usar essas percepções de desempenho para trabalhar com fornecedores para construir uma cadeia de fornecimento mais robusta?

Vamos responder agora.

1. Quais são as minhas necessidades de inventário?

Antes de poder calcular quanto inventário você precisa, e quando você precisa de mais, você precisa ter clareza em alguns pontos:

Que inventário você tem atualmente em mãos?

Já o dissemos antes, e o diremos novamente: não adianta investir no inventário de que você não precisa. Portanto, antes de fazer um novo pedido com seu fornecedor, você precisa fazer um inventário do estoque que você tem em mãos.

Quanto estoque você tem em toda a sua rede? Que estoque chegará em breve? Qual inventário está na água? Qual inventário foi encomendado e ainda não saiu do fornecedor?

Qual a demanda que você espera ver?

Para isso, você precisa de previsões robustas que considerem:

• Sazonalidade
• Ciclos de vida dos produtos
• Volatilidade da demanda do cliente
• Promoções e eventos
• Pedidos confirmados de clientes.

A lista poderia continuar… E nós cobrimos mais sobre o planejamento da demanda neste posto.

Entretanto, é importante notar que esta visão de futuro deve ser o resultado de um consenso.

Mas o que significa “consenso” em termos leigos?

Isso significa que as previsões foram construídas com base em análises estatísticas robustas, enriquecidas com inteligência de mercado, e depois validadas pelo negócio mais amplo.

Se todos estes passos já foram dados, você tem uma compreensão clara do inventário que tem em mãos, juntamente com a demanda que espera ver.

Você deve ser capaz de determinar exatamente quanto inventário você precisa.

Naturalmente, você também precisa considerar o lead time.

Não há nenhum ponto de pedido de inventário de 10 anos se o prazo de entrega for de apenas algumas semanas.

Mas vamos entrar nas águas complicadas dos tempos de chumbo mais tarde.

2. De onde eu deveria me abastecer?

Você compreende a demanda esperada e sabe exatamente quanto inventário você precisa para satisfazê-la.

Agora, é hora de ir para o mercado.

Entretanto, a seleção do fornecedor certo é um processo importante. Afinal de contas, pode haver vários fornecedores que têm a capacidade de satisfazer suas necessidades.

Mas, como já estabelecemos muitas vezes antes, nem todos os fornecedores são criados igualmente. Também pode ser o caso de precisar contar com mais de um.

Nunca é uma decisão de tamanho único. Há muitos fatores que você deve considerar ao escolher um fornecedor.

A importância de cada fator depende de seu negócio, de seu mercado e das expectativas do negócio.

Mas aqui estão algumas coisas que você deve considerar:

• Qualidade

Os materiais ou componentes são adequados para a finalidade? Ter produtos de qualidade inferior tem efeitos muito reais sobre a forma como seus clientes o percebem.

• Preço

O preço é aceitável com base na qualidade em oferta? Que descontos por volume, promoções ou abatimentos estão em cima da mesa?

• Tempo de entrega

O tempo entre a realização do pedido e o recebimento da entrega é aceitável? É fundamental que você compreenda estes parâmetros para garantir que você faça o pedido no momento certo e na quantidade certa.

Entretanto, você também precisa de um medidor de probabilidade de que estes sejam mantidos. Se você sabe que um fornecedor tem má reputação por não cumprir os pedidos a tempo, de quem é a culpa quando isso acontece novamente?

• Prazos de pagamento

Os termos e métodos de pagamento são adequados às suas necessidades? Se algo parece bom demais para ser verdade, é provável que sim.

• Suporte pós-venda

O que acontece se algo der errado? Quão fácil é entrar em contato com eles para obter suporte contínuo após seu pedido? Há pouco mais frustrante na vida do que ser deixado em espera. E você pode ampliá-lo muito quando seus clientes estão à porta e as promessas foram quebradas.

• Ética

Este fornecedor atende aos padrões éticos de seus e de seus clientes? Chamar-se uma empresa verde ou ecologicamente correta não significa nada se você tiver fornecedores inescrupulosos. E se as pessoas descobrirem, o sucesso de seu RP não será grande coisa.

• Outras considerações

O fornecedor oferece outros benefícios chave? Por exemplo, experiência, reputação e período de garantia?

E a comunicação? Ou Flexibilidade? Um fornecedor que é fácil de lidar tornará a vida muito mais fácil do que um fornecedor com o qual você entra constantemente em conflito.

Top tip: Leia nosso guia de seleção de fornecedores para obter mais dicas sobre como encontrar o fornecedor certo.

3. Quanto posso apertar os custos?

Mesmo depois de negociar o melhor acordo com seu fornecedor, existem alavancas que você pode puxar para minimizar os custos em toda a sua cadeia de fornecimento.

O objetivo aqui é atingir o mais alto nível de serviço possível com o menor custo absoluto da cadeia de fornecimento.

E é aqui que o EOQ pode nos ajudar.

EOQ significa Economic Order Quantity (Quantidade Econômica de Pedidos), que é um modelo matemático utilizado na gestão de estoques para determinar a quantidade ótima de pedidos que minimizará o custo total de fazer pedidos e manter estoques.

O modelo EOQ considera dois fatores conflitantes: os custos de pedidos, que aumentam com o número de pedidos, e os custos de manutenção, que aumentam com a quantidade de estoque mantido.

Ao encontrar a quantidade que equilibra esses custos, o modelo EOQ ajuda a determinar o tamanho ideal do pedido que minimiza o custo total da gestão de estoque.

4. O que devo fazer em caso de interrupção?

Tudo isso está bem e bem. Mas, como destacamos na introdução, a interrupção é apenas par para o curso da gestão da cadeia de abastecimento.

Há muitas razões pelas quais pode haver um desequilíbrio entre a oferta e a demanda.

O fornecimento falha, que poderia vir de um fechamento de fábrica ou de um navio de carga que afunda ou de um desempenho deficiente do fornecedor.

Ou a demanda é diferente da que se espera.

Então, o que acontece quando a oferta não atende à demanda?

Comecemos analisando a base do business-as-usual.

Imagine que seus fornecedores são normalmente muito confiáveis e oferecem prazos de entrega de 12 semanas. Portanto, se você fizer um pedido na semana 10, sua entrega chegará na semana 21.

Para manter as coisas simples, seus clientes varejistas também são consistentes com uma demanda semanal média de 1000 unidades.

No entanto, o que acontece se um de seus principais fornecedores for repentinamente atingido por greves de pessoal ou por um incêndio na fábrica?

Imediatamente, a produção cai.

Em resposta a esta capacidade reduzida, seu fornecedor não tem outra escolha senão prolongar o prazo de entrega para 15 semanas ou perder completamente o pedido. Mesmo um prazo de entrega mais longo desta natureza é muitas vezes mais preferencial do que não receber o pedido de forma alguma.

Mas quanto tempo isso pode durar?

Mas dado que a interrupção provavelmente durará semanas ou mesmo meses, suas empresas enfrentam agora alguns problemas importantes de fornecimento. Você está diante de um verdadeiro quebra-cabeças.

Quando seu próximo pedido chegar, você já estará fora de estoque. E basta pensar em todos os pedidos atrasados.

Naturalmente, assim que você ouvir que seu pedido vai se atrasar, você dobra seu pedido na próxima semana para garantir o fornecimento.

Afinal de contas, se seu fornecedor enfrenta problemas de produção, você quer ter certeza de obter o máximo de estoque possível. A última coisa que você quer é que seu concorrente “roube” este fornecimento limitado.

Mas seu fornecedor não pode criar magicamente uma capacidade extra.

Se alguma coisa, seu pedido adicional coloca seu fornecedor sob ainda mais pressão e o prazo de entrega é estendido ainda mais. Quando seu(s) pedido(s) chega(m), você já perdeu várias semanas de vendas devido à falta de estoque. Mas mesmo preocupante: agora você está com um grande excesso de estoque.

A coisa mais fácil de se fazer é entrar em pânico – talvez seja por isso que o chamado efeito chicote é um desafio tão grande hoje em dia.

Qual é a maneira correta de administrar a interrupção do fornecimento?

Passo 1: identifique seus produtos importantes.

Muito parecido com os fornecedores, nem todos os produtos são criados igualmente.

Para alguns produtos, qualquer perturbação pode ser uma situação de vida ou morte. Quer seja vida e morte empresarial ou vida e morte reais.

Para outros, talvez mal valha a pena pensar em um atraso do fornecedor.

Como cobriremos nos próximos pontos, responder à interrupção do fornecimento pode ser caro e demorado. Portanto, primeiro você quer priorizar os produtos que mais importam.

Top tip: Para definir suas prioridades de sortimento de produtos, clique aqui para ler nosso guia de planejamento do sortimento.

Passo 2: Mapear o risco

Diferentes itens serão impactados de diferentes maneiras. Alguns produtos podem não ser afetados de forma alguma.

Portanto, você deve se concentrar nos produtos que apresentam o maior risco de problemas de disponibilidade.

Por exemplo, você deve priorizar os produtos que já estão fora de estoque ou que provavelmente estarão fora de estoque antes da próxima entrega chegar.

Portanto, mais uma vez, você precisa dividir seus produtos nas seguintes categorias:

Passo 3: Determinar o melhor curso de ação.

Se você já está enfrentando problemas de inventário, a pior coisa que você pode fazer é usar indevidamente o estoque que você tem em mãos.

Isto significa administrar o escasso estoque com muito cuidado. No entanto, mesmo assim, isto só o levará até aqui e pode ser eficaz apenas a curto prazo.

Para mitigar a interrupção do fornecimento, há algumas medidas pragmáticas que você pode tomar:

Opção 1: Engolir a perturbação.

Em essência, isto significa que você analisa o risco e decide que a melhor maneira de agir é esperar que a interrupção se resolva por si mesma. Entretanto, a última coisa que você quer fazer é deixar qualquer cliente desapontado.

Se você estiver sofrendo de extrema escassez de estoque, pode não haver estoque suficiente para circular por aí. Portanto, é importante trabalhar com os clientes para administrar as expectativas.

Talvez você possa renegociar os prazos de entrega? Talvez você pudesse oferecer um produto alternativo?

De qualquer forma, a comunicação é fundamental.

Opção 2: Expedir o pedido

Cerca de 90% do volume do comércio internacional de mercadorias é transportado por via marítima. O lado negativo do frete marítimo é que os prazos de entrega envolvidos são muito mais longos do que qualquer outro método de transporte.

Entretanto, se seu fornecedor tem o estoque em mãos, você reduz o tempo de espera ao agilizar o estoque por meio de frete aéreo.

Por outro lado, isto poderia encurtar o tempo de espera de meses para semanas ou mesmo dias.

Mas atenção, o custo da expedição do frete aéreo é exponencialmente mais alto do que qualquer outro meio de transporte. Consequentemente, isto não é algo do qual você queira depender como seu principal meio de distribuição.

Opção 3: Fornecimento alternativo seguro

Se você não pode garantir a disponibilidade dos fornecedores existentes, é hora de procurar em outro lugar.

Para certos produtos, pode ser fácil obter estoque de novos fornecedores. Entretanto, para outros produtos mais especializados, isto pode não ser tão simples.

É aqui que você pode ter que ser um pouco criativo e trabalhar com vários fornecedores para garantir um fornecimento estável.

O que é importante aqui é que esta é uma decisão considerada.

O fornecedor alternativo pode corresponder ao nível de qualidade que seus clientes esperam? O fornecedor pode entregar dentro de um prazo de entrega aceitável? O fornecedor pode atender às suas necessidades de volume de estoque? Os custos associados estão dentro do orçamento?

Todas as perguntas cruciais a responder antes de queimar a base atual de abastecimento de sua ponte.

5. Como você pode monitorar o desempenho para estabelecer as bases para a melhoria contínua?

Como estabelecemos no topo deste artigo, sua cadeia de abastecimento é apenas tão forte quanto seu elo mais fraco. E isso inclui os fornecedores com os quais você pode contar.

Enquanto os grandes fornecedores podem fazer seu negócio funcionar sem preocupação, os maus fornecedores podem quebrar as coisas muito rapidamente. Às vezes com danos que são irreparáveis.

Da mesma forma, você não pode simplesmente julgar seus fornecedores com base nas referências de hoje. Seus fornecedores devem ser fortes e adequados agora, mas robustos o suficiente para o futuro.

Eles precisam ser capazes de apoiar seus objetivos e planos de crescimento. Quer isso signifique inovar ou simplesmente expandir.

A busca de novos fornecedores cada vez que se quer crescer está longe de ser estratégica. E embora as entregas faltantes sejam um problema óbvio, nem todos os problemas são tão fáceis de identificar.

É por isso que você precisa de KPIs sólidos.

Como eles estão se saindo? Há espaço para melhorias? As linhas de comunicação são claras e abertas? Você está fazendo sua parte para ajudá-los ao longo do caminho?

Os KPIs robustos podem detectar problemas quando eles ainda são potenciais. Muito antes de se materializarem fisicamente. E, uma vez que os tenha no lugar, tomar decisões em nome deles se torna uma carga completa mais fácil.

Top tip: descubra como você pode definir KPIs de fornecedores mais eficazes aqui mesmo.

Reflexões finais e conclusões.

Esperamos que, se você chegou até aqui, tenha agora uma compreensão abrangente da mecânica de planejamento do abastecimento.

Exploramos o básico. Analisamos os processos específicos de planejamento de abastecimento. E também examinamos o que acontece quando sua operação é atingida por uma interrupção inesperada.

Agora é hora de aplicar estas dicas à sua própria operação!