Försörjningsplanering eller supply planning: 5 strategier för att bygga en mer tillförlitlig verksamhet

Varför är det viktigt med en effektiv supply chain planning?

Målet med leveransplaneringen är att se till att rätt produkter tillverkas i rätt mängd vid rätt tidpunkt och levereras i rätt tid och på ett kostnadseffektivt sätt.

En effektiv leveransplanering hjälper dessutom företagen att minimera överskottslager och produktionskostnader, minska lagerbrist och förlorad försäljning samt förbättra kundnöjdheten.

I slutändan bör en god planering av leveranser hjälpa dig att svara på några enkla frågor med absolut säkerhet.

1. Vilka krav ställs på mitt lager?

Vad behöver jag? Och när behöver jag det?

2. Var ska jag köpa från?

Vilka leverantörer kan jag räkna med? Vilka leverantörer bör jag undvika?

3. Hur mycket kan en bristande tillgänglighet kosta?

Hur kan jag uppfylla mina lagerkrav till lägsta möjliga kostnad med minimala risker för förseningar, brister, kvalitetsproblem etc.?

4. Vad ska jag göra i händelse av störningar?

Vad händer om leveransen störs? Vad ska jag göra om den faktiska efterfrågan ser helt annorlunda ut än vad jag förväntade mig? Hur snabbt kan jag reagera om jag behöver mer eller mindre lager än förväntat?

5. Hur kan du övervaka resultatet för att lägga grunden för kontinuerlig förbättring?

Hur vet jag vad “bra” är? Vilka KPI:er ska du mäta? Hur kan jag använda dessa resultatinsikter för att arbeta med leverantörer för att bygga en mer robust leveranskedja?

Låt oss besvara dessa frågor för dig nu.

1. Vilka krav ställs på mitt lager?

Innan du kan räkna ut hur mycket lager du behöver, och när du behöver mer, måste du få klarhet i några punkter:

Vilket lager har du för närvarande?

Vi har sagt det förut och säger det igen: det är ingen idé att investera i lager som du inte behöver. Innan du lägger en ny order hos din leverantör måste du därför inventera vilket lager du har.

Hur mycket lager har du i hela ditt nätverk? Vilket lager kommer snart att anlända? Vilket lager är i transit? Vilket lager har beställts och har ännu inte lämnat leverantören?

Vilken efterfrågan förväntar du dig?

För detta behöver du robusta prognoser som tar hänsyn till:

• Säsongsmässighet
• Produktlivscykler
• Volatilitet i kundernas efterfrågan
• Kampanjer och evenemang
• Bekräftade kundbeställningar

Listan kan göras lång… Och vi tar upp mer av detta ämne här.
Det är dock viktigt att notera att denna framtidsvision bör vara ett resultat av samförstånd.

Men vad betyder “konsensus” i lekmannatermer?

Det innebär att prognoserna har byggts upp utifrån en robust statistisk analys, berikats med marknadsinformation och sedan validerats av verksamheten i stort.

Om alla dessa steg har genomförts har du en klar uppfattning om vilket lager du har och vilken efterfrågan du förväntar dig att se.

Du bör kunna fastställa exakt hur mycket lager du behöver.

Naturligtvis måste du också ta hänsyn till ledtiden.

Det är ingen idé att beställa 10 års lager om ledtiden bara är ett par veckor.

Men låt oss gå in i problematiken med ledtider senare.

2. Var ska jag köpa från?

Du vet hur stor efterfrågan är och du vet exakt hur mycket lager du behöver för att uppfylla den.

Nu är det dags att gå ut på marknaden.

Att välja rätt leverantör är dock en viktig process. Det kan trots allt finnas flera leverantörer som kan uppfylla dina behov.

Men som vi har konstaterat många gånger tidigare är inte alla leverantörer lika bra. Det kan också vara så att du behöver förlita dig på fler än en.

Det är aldrig ett beslut som passar alla. Det finns många faktorer som du bör ta hänsyn till när du väljer leverantör.

Vikten av varje faktor beror på din verksamhet, din marknad och verksamhetens förväntningar.

Men här är några saker som du bör tänka på:

KVALITET

Är materialen eller komponenterna lämpliga för ändamålet? Att ha produkter av lägre kvalitet har en mycket konkret inverkan på hur dina kunder uppfattar dig.
PRIS

Är priset acceptabelt i förhållande till den kvalitet som erbjuds? Vilka volymrabatter, kampanjer eller andra rabatter finns tillgängliga

LEVERANSTIDER

Är tiden mellan beställning och leverans acceptabel? Det är viktigt att du förstår dessa parametrar så att du kan beställa vid rätt tidpunkt och i rätt mängd.

Men du behöver också veta hur troligt det är att de kommer att hållas. Om du vet att en leverantör har ett dåligt rykte för att inte uppfylla beställningar i tid, vem är det då som bär skulden när det händer igen?

BETALNINGSVILLKOR

Är betalningsvillkoren och -metoderna lämpliga för dina behov? Om något låter för bra för att vara sant är det troligen så.

STÖD EFTER FÖRSÄLJNING

Vad händer om något går fel? Hur lätt är det att komma i kontakt med dem för fortsatt support efter beställningen? Det finns inte mycket mer frustrerande än att bli lämnad i vänteläge. Och et förstärks än mer när dina kunder står vid dörren och löften har brutits.

ETIK

Uppfyller leverantören dina och dina kunders etiska standarder? Att kalla sig ett grönt eller miljövänligt företag betyder ingenting om man har skrupellösa leverantörer. Och om folk skulle få reda på det, kommer din PR att påverkas negativt.

ANDRA ÖVERVÄGANDEN

Erbjuder leverantören andra viktiga fördelar? Till exempel erfarenhet, rykte och garantitid?

Hur är det med kommunikationen? Eller flexibiliteten? En leverantör som är lätt att ha att göra med gör livet mycket enklare än en leverantör som du ständigt hamnar i konflikt med.

3. Hur mycket kan jag minska kostnaderna?

Även efter att du har förhandlat fram det bästa avtalet med din leverantör finns det saker du kan göra för att minimera kostnaderna i hela leveranskedjan.
Målet är att uppnå högsta möjliga servicenivå till absolut lägsta möjliga kostnad för leveranskedjan.

Det är här som EOQ kan hjälpa oss.

EOQ står för Economic Order Quantity och är en matematisk modell som används inom lagerhantering för att fastställa den optimala orderkvantiteten som minimerar den totala kostnaden för att beställa och hålla lager.

EOQ-modellen tar hänsyn till två motstridiga faktorer: beställningskostnader, som ökar med antalet beställningar, och lagerhållningskostnader, som ökar med mängden lagerhållning.

Genom att hitta den kvantitet som balanserar dessa kostnader hjälper EOQ-modellen till att fastställa den optimala orderstorleken som minimerar den totala kostnaden för lagerhållning.

Läs vår guide om EOQ här

4. Vad gör jag vid störningar?

Som vi pratade om i inledningen så är störningar viktigt att ta hänsyn till vid hantering av försörjningskedjan.

Det finns många anledningar till varför det kan råda obalans mellan utbud och efterfrågan.

Försörjningen misslyckas, vilket kan bero på att en fabrik stängs, att ett lastfartyg sjunker eller att en leverantör presterar dåligt.

Eller så är efterfrågan annorlunda än vad som förväntandes.

Vad händer då när utbudet inte kan möta efterfrågan?

Låt oss börja med att titta på en “business-as-usual”-princip.

Föreställ dig att dina leverantörer normalt är mycket pålitliga och erbjuder ledtider på 12 veckor. Om du gör en beställning vecka 10 kommer din leverans att anlända vecka 21.

För att göra det enkelt, dina detaljhandelskunder är också konsekventa med en genomsnittlig efterfrågan på 1 000 enheter per vecka.

Men vad händer om en av dina huvudleverantörer plötsligt drabbas av personalstrejker eller en fabriksbrand?

Produktionen sjunker omedelbart.

Som svar på den minskade kapaciteten har din leverantör inget annat val än att förlänga ledtiden till 15 veckor eller att helt missa beställningen. Till och med en längre ledtid av detta slag är ofta mer fördelaktigt än att inte få beställningen alls.

Men hur länge kan det pågå?

Men med tanke på att avbrottet troligen kommer att pågå i veckor eller till och med månader står era företag nu inför stora leveransproblem. Ni står inför en riktig gåta.

När nästa beställning kommer är det redan slut på lagret. Och tänk bara på alla efterbeställningar.

Så fort du får veta att din beställning kommer att bli försenad, dubblerar du naturligtvis din beställning nästa vecka för att säkra tillgången.

Om din leverantör har produktionsproblem vill du trots allt se till att du får så mycket lager som möjligt. Det sista du vill är att din konkurrent ska “stjäla” detta begränsade utbud.

Men din leverantör kan inte skapa extra kapacitet på ett magiskt sätt.
Om något, sätter din extra beställning leverantören under ännu större press och ledtiden förlängs ytterligare. När din eller dina beställningar anländer har du förlorat flera veckors försäljning på grund av lagerbrist. Men ännu mer oroande är att ni nu har ett kraftigt överlager.

Det är lättast att få panik – det är kanske därför den så kallade bullwhip-effekten är en så stor utmaning i dag.

Vad är rätt sätt för att hantera leveransstörningar?

Steg 1: Identifiera dina viktiga produkter.

Precis som med leverantörer är inte alla produkter lika bra.
För vissa produkter kan ett avbrott vara en situation där det handlar om liv eller död. Oavsett om det handlar om affärsliv och död eller verkligt liv och död.

För andra är en försening hos leverantören kanske knappt värd att tänka på.

Som vi kommer att ta upp i de kommande punkterna kan det vara dyrt och tidskrävande att reagera på leveransstörningar. Därför vill du prioritera de produkter som är viktigast först.

Topptips: För att fastställa prioriteringarna för ditt produktsortiment kan du klicka här för att läsa vår guide om sortimentsplanering.

Steg 2: Kartlägg risken

Olika produkter påverkas på olika sätt. Vissa produkter kanske inte påverkas alls.

Därför bör du fokusera på de produkter som löper störst risk att drabbas av tillgänglighetsproblem.

Du bör till exempel prioritera de produkter som antingen redan är slut i lager eller som sannolikt kommer att vara slut i lager innan nästa leverans anländer.

Du måste alltså dela in dina produkter i följande kategorier:

Steg 3: Bestäm den bästa åtgärden

Om du redan har problem med lagerhållningen är det absolut värsta du kan göra att missbruka det lager du har.

Detta innebär att vi måste förvalta det knappa lagret mycket noggrant. Men även då kommer man inte långt och det är bara effektivt på kort sikt.

Det finns några pragmatiska åtgärder som du kan vidta för att minska leveransstörningar:

Alternativ 1: Svälj störningarna

Det innebär i huvudsak att du analyserar risken och beslutar att det bästa sättet att agera är att vänta tills störningen har löst sig själv. Det sista du vill göra är dock att lämna en kund besviken.

Om du lider av extrem lagerbrist kan det hända att det inte finns tillräckligt med lager för alla. Därför är det viktigt att samarbeta med kunderna för att hantera förväntningarna.

Kanske kan ni omförhandla leveranstiderna? Kanske kan ni erbjuda en alternativ produkt?

Oavsett vilket är kommunikation nyckeln till framgång.

Alternativ 2: Skynda på beställningen

Omkring 90 procent av den internationella varuhandeln sker till sjöss. Nackdelen med sjöfrakt är att ledtiderna är mycket längre än för andra transportmetoder.

Men om din leverantör har lagret i lager kan du förkorta ledtiden genom att skicka lagret via flygfrakt.

På den positiva sidan kan detta förkorta ledtiden från månader till veckor eller till och med dagar.

Men var försiktig, kostnaden för att påskynda flygfrakt är exponentiellt högre än för andra transportmedel. Följaktligen är detta inte något du vill förlita dig på som ditt primära distributionssätt.

Alternativ 3: Säkerställa alternativa leveranser

Om du inte kan få tillgång till dina befintliga leverantörer är det dags att leta på annat håll.

För vissa produkter kan det vara lätt att skaffa lager från nya leverantörer. För andra mer specialiserade produkter är detta kanske inte lika enkelt.

Här kan du behöva vara lite kreativ och samarbeta med flera leverantörer för att säkra en stabil försörjning.

Det viktiga här är att detta är ett väl övervägt beslut.

Kan den alternativa leverantören nå upp till den kvalitetsnivå som dina kunder förväntar sig? Kan leverantören leverera inom en godtagbar ledtid? Kan leverantören uppfylla era krav på lagervolym? Ligger kostnaderna inom budgeten?

Alla dessa frågor är viktiga att besvara innan du bestämmer dig för att se dig om efter en ny leverantör.

5. Hur kan du övervaka resultatet för att lägga grunden för kontinuerlig förbättring?

Som vi konstaterade i början av den här artikeln är din leveranskedja bara lika stark som dess svagaste länk. Och det gäller även de leverantörer som du kan räkna med.

Bra leverantörer kan få ditt företag att fungera utan problem, men dåliga leverantörer kan snabbt förstöra saker och ting.

På samma sätt kan du inte bara bedöma dina leverantörer utifrån dagens riktmärken. Dina leverantörer måste vara starka och lämpliga nu, men tillräckligt robusta för framtiden.

De måste kunna stödja dina mål och tillväxtplaner. Oavsett om det innebär innovation eller expansion.

Att leta efter nya leverantörer varje gång du vill växa är långt ifrån strategiskt. Och även om missade leveranser är ett uppenbart problem är inte alla problem lika lätta att upptäcka.

Det är därför du behöver bra KPI:er.

Hur presterar de? Finns det utrymme för förbättringar? Är kommunikationslinjerna tydliga och öppna? Gör du din del för att hjälpa dem på vägen?

Robusta KPI:er kan upptäcka problem långt innan de faktiskt uppstår. Och när du väl har dessa på plats blir det mycket lättare att fatta beslut för deras räkning.

Topptips: Ta reda på hur du kan fastställa effektivare KPI:er för leverantörer här.

Avslutande tankar och slutsatser.

Om du har kommit så här långt har du nu förhoppningsvis fått en omfattande förståelse för mekaniken bakom leveransplanering.

Vi utforskade grunderna. Vi har tittat på de specifika processerna för planering av leveranser. Vi har också tittat på vad som händer när verksamheten drabbas av oväntade störningar.

Nu är det dags för dig att tillämpa dessa tips och tricks på din egen verksamhet!