Planification des approvisionnements: comment construire une opération plus résistant?

L’objectif de la planification des approvisionnements est de garantir que les bons produits sont fabriqués dans les bonnes quantités au bon moment et livrés en temps voulu et de manière rentable.

Cependant, une planification efficace des approvisionnements aide les entreprises à minimiser les stocks excédentaires et les coûts de production, à réduire les ruptures de stock et les ventes perdues, et à améliorer la satisfaction des clients.

En définitive, une bonne planification de l’approvisionnement devrait vous permettre de répondre à quelques questions simples en toute confiance.

1. Quelles sont mes exigences en matière de stock ?

De quoi ai-je besoin ? Et quand en ai-je besoin ?

2. Où dois-je m’approvisionner ? Sur quels fournisseurs puis-je compter ?

Quels sont les fournisseurs que je dois éviter ?

3. Combien peut coûter les restrictions ?

Comment puis-je répondre à mes besoins de stocks au coût le plus bas possible, avec des risques minimes de retards, de pénuries, de problèmes de qualité, etc.

4. Que dois-je faire en cas de perturbation ? Que se passe-t-il si l’offre est perturbée ?

Que dois-je faire si la demande réelle est complètement différente de ce que j’avais prévu ? Si j’ai besoin de plus ou moins de stocks que prévu, à quelle vitesse puis-je réagir ?

5. Comment pouvez-vous contrôler les performances afin d’établir les bases d’une amélioration continue ?

Comment savoir ce qu’est une bonne performance ? Quels indicateurs clés de performance devez-vous mesurer ? Comment puis-je utiliser ces informations sur les performances pour travailler avec les fournisseurs afin de construire une chaîne d’approvisionnement plus solide ?

Nous allons y répondre maintenant.

 

1. Quelles sont mes exigences en matière de stocks ?

Avant de pouvoir déterminer la quantité de stocks dont vous avez besoin et le moment où vous en avez besoin, vous devez clarifier certains points:

Quels sont les stocks que vous avez actuellement ?

Nous l’avons déjà dit et nous le répétons: il est inutile d’investir dans des stocks dont vous n’avez pas besoin. Par conséquent, avant de passer une nouvelle commande à votre fournisseur, vous devez faire le point sur les stocks dont vous disposez.

Quel est le stock dont vous disposez dans votre réseau ? Quel stock va bientôt arriver ? Quel stock est sur l’eau ? Quel stock a été commandé et n’a pas encore quitté le fournisseur ?

Meilleur conseil: Pour comprendre la situation actuelle de vos stocks, vous avez besoin de données solides. Découvrez comment vous pouvez maintenir cet atout essentiel en parfait état grâce à notre guide des données de reference.

 

À quelle demande vous attendez-vous ?

Pour cela, vous avez besoin de prévisions solides qui prennent en compte:

• Saisonnalité
• Cycles de vie des produits
• Volatilité de la demande clients
• Promotions et événements
• Commandes clients confirmées. La liste pourrait continuer… Et nous couvrons davantage ce sujet ici.

Toutefois, il est important de noter que cette vision de l’avenir doit être le fruit d’un consensus.

Mais que signifie le terme “consensus”?

Cela signifie que les prévisions ont été établies sur la base d’une analyse statistique solide, enrichie d’informations du marché, puis validée par l’ensemble de l’entreprise.

Si toutes ces étapes ont été franchies, vous avez une idée précise des stocks dont vous disposez et de la demande à laquelle vous vous attendez.

Vous devriez être en mesure de déterminer exactement la quantité de stocks dont vous avez besoin.

Bien entendu, vous devez également tenir compte du délai d’approvisionnement.

Il est inutile de commander des stocks pour dix ans si le délai de livraison n’est que de quelques semaines.

Mais nous entrerons plus tard dans les eaux délicates des délais d’approvisionnement.

 

2. Où dois-je m’approvisionner ?

Vous comprenez la demande attendue et vous connaissez exactement la quantité de stocks dont vous avez besoin pour la satisfaire.

Maintenant, il est temps d’aller sur le marché.

Toutefois, le choix du bon fournisseur est un processus important. Après tout, plusieurs fournisseurs peuvent avoir la capacité de répondre à vos besoins.

Mais, comme nous l’avons déjà dit à plusieurs reprises, tous les fournisseurs ne sont pas égaux. Il se peut également que vous ayez besoin de vous appuyer sur plusieurs d’entre eux.

Il ne s’agit jamais d’une décision unique. Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte lors du choix d’un fournisseur.

L’importance de chaque facteur dépend de votre entreprise, de ses attentes et de votre marché.

Mais voici quelques éléments que vous devriez prendre en compte :

QUALITÉ

Les matériaux ou les composants sont-ils adaptés à l’usage prévu ? Des produits de qualité inférieure ont des effets très concrets sur la façon dont vos clients vous perçoivent.

PRIX

Le prix est-il acceptable par rapport à la qualité offerte ? Quelles remises sur le volume, promotions ou rabais sont proposés ?

DÉLAIS DE LIVRAISON

Le délai entre la passation de la commande et la réception de la livraison est-il acceptable ? Il est essentiel que vous compreniez ces paramètres pour vous assurer de commander au bon moment et dans la bonne quantité.

Cependant, vous devez également savoir dans quelle mesure ils sont susceptibles d’être respectés. Si vous savez qu’un fournisseur a la mauvaise réputation de ne pas exécuter les commandes à temps, qui est à blâmer si cela se reproduit ?

CONDITIONS DE PAIEMENT

Les conditions et méthodes de paiement sont-elles adaptées à vos besoins ? Si quelque chose semble trop beau pour être vrai, il y a de fortes chances que ce soit le cas.

SERVICE APRÈS-VENTE

Que se passe-t-il si quelque chose ne va pas ? Est-il facile d’entrer en contact avec eux pour obtenir une assistance continue après la passation de votre commande ? Il n’y a rien de plus frustrant que d’être mis en attente. Et vous pouvez amplifier considérablement cette frustration lorsque vos clients sont à la porte et que les promesses n’ont pas été tenues.

ÉTHIQUE

Ce fournisseur répond-il à vos normes éthiques et à celles de vos clients ? Se prétendre une entreprise verte ou écologique ne signifie rien si vos fournisseurs sont sans scrupules. Et si les consommateurs s’en aperçoivent, l’impact sur vos relations publiques ne sera pas bonne.

AUTRES CONSIDÉRATIONS

Le fournisseur offre-t-il d’autres avantages clés ? Par exemple, l’expérience, la réputation et la période de garantie ?

Qu’en est-il de la communication ? Ou de la flexibilité ? Un fournisseur avec lequel il est facile de traiter vous rendra la vie beaucoup plus facile qu’un autre avec lequel vous êtes constamment en conflit. Conseil : Lisez notre guide de sélection des fournisseurs pour obtenir d’autres conseils sur la manière de trouver le bon fournisseur.

 

3. Dans quelle mesure puis-je réduire les coûts ?

Même après avoir négocié le meilleur accord avec votre fournisseur, il existe des leviers que vous pouvez actionner pour minimiser les coûts tout au long de votre chaîne d’approvisionnement.

L’objectif est d’atteindre le plus haut niveau de service possible avec un coût de la chaîne d’approvisionnement le plus bas possible.

Et c’est là que la quantité économique de commande (EOQ) peut nous aider.

Il s’agit d’un modèle mathématique utilisé dans la gestion des stocks pour déterminer la quantité de commande optimale qui minimisera le coût total de passation de commande et de stocks.

Le modèle EOQ prend en compte deux facteurs contradictoires : les coûts de passation de commande, qui augmentent avec le nombre de commandes, et les coûts de détention de stocks, qui augmentent avec la quantité de stocks détenus.

En trouvant la quantité qui équilibre ces coûts, le modèle EOQ permet de déterminer la quantité de commande optimale qui minimise le coût total de la gestion des stocks.

Lisez notre guide de l’EOQ ici

 

4. Que dois-je faire en cas de perturbation ?

Tout cela est bien beau. Mais comme nous l’avons souligné dans l’introduction, les perturbations font partie intégrante de la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles il peut y avoir un déséquilibre entre l’offre et la demande.

Les défaillances d’approvisionnement, qui peuvent provenir de la fermeture d’une usine, du naufrage d’un cargo ou de la mauvaise performance d’un fournisseur.

Ou la demande est différente de celle qui est attendue.

Alors, que se passe-t-il lorsque l’offre ne répond pas à la demande ?

Commençons par les principes de base.

Imaginez que vos fournisseurs sont normalement très fiables et offrent des délais de livraison de 12 semaines. Ainsi, si vous passez une commande la semaine 10, votre livraison arrivera la semaine 22.

Pour rester simple, vos consommateurs sont également constants avec une demande hebdomadaire moyenne de 1000 unités.

Toutefois, que se passe-t-il si l’un de vos principaux fournisseurs est soudainement touché par des grèves du personnel ou un incendie d’usine ?

Immédiatement, la production chute.

Face à cette capacité réduite, votre fournisseur n’a d’autre choix que d’allonger le délai de livraison à 15 semaines ou de manquer complètement la commande. Même un délai plus long de cette nature est souvent plus avantageux que de ne pas recevoir la commande du tout.

Mais combien de temps cela peut-il durer ?

Mais comme la perturbation risque de durer des semaines, voire des mois, vos – activités sont désormais confrontées à des problèmes d’approvisionnement majeurs. Vous êtes confrontés à un véritable casse-tête.

Le temps que votre prochaine commande arrive, vous serez déjà en rupture de stock. Et pensez à toutes les commandes clients en attente.

Naturellement, dès que vous apprenez que votre commande va être en retard, vous doublez votre commande la semaine suivante pour garantir l’approvisionnement.

Après tout, si votre fournisseur rencontre des problèmes de production, vous voulez être sûr d’avoir le plus de stock possible. La dernière chose que vous voulez, c’est que votre concurrent vous “vole” cet approvisionnement limité.

Mais votre fournisseur ne peut pas créer par magie des capacités supplémentaires.

Au contraire, votre commande supplémentaire met votre fournisseur sous une pression encore plus forte et le délai de livraison est encore plus long. Lorsque votre (vos) commande(s) arrive(nt), vous avez perdu plusieurs semaines de ventes en raison de ruptures de stock. Mais ce qui est encore plus inquiétant, c’est que vous avez maintenant un sur-stock important.

La chose la plus facile à faire est de paniquer – c’est peut-être la raison pour laquelle le fameux effet bullwhip (coup de fouet) est un si grand défi aujourd’hui.

 

Quelle est la bonne façon de gérer les ruptures d’approvisionnement ?

Étape 1 : identifiez vos produits importants.

Comme pour les fournisseurs, tous les produits ne sont pas égaux.

Pour certains produits, toute perturbation peut être une situation de vie ou de mort. Qu’il s’agisse de vie ou de mort dans le monde des affaires ou de vie ou de mort réelle.

Pour d’autres, le retard d’un fournisseur vaut à peine la peine d’être pris en compte.

Comme nous le verrons dans les prochains points, réagir à une rupture d’approvisionnement peut être coûteux et prendre du temps. Vous devez donc, en premier lieu, donner la priorité aux produits qui comptent le plus.

Conseil : Pour déterminer les priorités de votre assortiment de produits, cliquez ici pour lire notre guide sur la planification de l’assortiment.

Étape 2 : Cartographier le risque

Les différents articles seront touchés de différentes manières. Certains produits peuvent ne pas être affectés du tout.

Vous devez donc vous concentrer sur les produits qui présentent le plus grand risque de problèmes de disponibilité.

Par exemple, vous devez donner la priorité aux produits qui sont déjà en rupture de stock ou qui risquent d’être en rupture de stock avant l’arrivée de la prochaine livraison.

Encore une fois, vous devez répartir vos produits dans les catégories suivantes :

 

Étape 3 : Déterminer le meilleur plan d’action.

Si vous êtes déjà confronté à des problèmes de stocks, la pire chose que vous puissiez faire est de mal utiliser le stock disponible que vous avez en main.

Cela signifie qu’il faut minutieusement gérer ce précieux stock. Cependant, même dans ce cas, cela ne vous mènera qu’à une certaine limite et ne sera efficace qu’à court terme.

Pour atténuer les perturbations de l’approvisionnement, il existe quelques mesures pragmatiques que vous pouvez prendre :

Option 1 : Accepter la perturbation.

En principe, cela signifie que vous analysez le risque et décidez que le meilleur plan d’action est d’attendre que la perturbation se résorbe d’elle-même. Cependant, la dernière chose que vous voulez, ce sont des clients déçus. Si vous souffrez de ruptures de stock extrêmes, il se peut

qu’il n’y ait pas assez de stock pour tout le monde. Il est donc important de travailler avec les clients pour gérer les attentes.

Vous pourriez peut-être renégocier les délais de livraison ? Peut-être pourriez-vous proposer un autre produit ?

Dans tous les cas, la communication est essentielle.

Option 2 : Accélérer la commande

Environ 90% du volume du commerce international de marchandises est transporté par voie maritime. L’inconvénient du fret maritime est que les délais de livraison sont beaucoup plus longs que pour tout autre mode de transport.

Toutefois, si votre fournisseur a le stock disponible, vous réduisez le délai de livraison en expédiant le stock par fret aérien.

D’un point de vue positif, cela pourrait réduire le délai d’approvisionnement de plusieurs mois à quelques semaines, voire quelques jours.

Mais attention, le coût de l’expédition de fret aérien est exponentiellement plus élevé que celui de tout autre moyen de transport. Par conséquent, il ne faut pas en faire votre principal moyen de distribution.

Option 3 : assurer un approvisionnement alternatif

Si vous n’arrivez pas à obtenir la disponibilité auprès des fournisseurs existants, il est temps de chercher ailleurs.

Pour certains produits, il peut être facile de s’approvisionner auprès de nouveaux fournisseurs. Cependant, pour d’autres produits plus spécialisés, cela peut ne pas être aussi simple.

C’est là que vous devrez peut-être faire preuve d’un peu de créativité et travailler avec plusieurs fournisseurs pour garantir un approvisionnement stable.

Ce qui est important ici, c’est qu’il s’agit d’une décision réfléchie.

Le fournisseur alternatif peut-il atteindre le niveau de qualité attendu par vos clients ? Le fournisseur peut-il livrer dans un délai acceptable ? Le fournisseur peut-il répondre à vos exigences en matière de volume de stock ? Les coûts associés sont-ils conformes au budget ?

Autant de questions cruciales auxquelles il faut répondre avant de brûler les ponts avec votre fournisseur actuel.

 

5. Comment pouvez-vous évaluer les performances pour établir les bases d’une amélioration continue ?

Comme nous l’avons vu au début de cet article, votre chaîne d’approvisionnement est aussi forte que son maillon le plus faible. Et cela inclut les fournisseurs sur lesquels vous pouvez compter.

Si les bons fournisseurs peuvent faire tourner votre entreprise sans souci, les mauvais fournisseurs peuvent très vite tout casser. Parfois avec des dommages irréparables.

De même, vous ne pouvez pas simplement juger vos fournisseurs sur la base des critères d’aujourd’hui. Vos fournisseurs doivent être forts et adaptés aujourd’hui, mais suffisamment robustes pour l’avenir.

Ils doivent être en mesure de soutenir vos objectifs et vos plans de croissance. Que cela signifie innover ou simplement se développer.

Rechercher de nouveaux fournisseurs à chaque fois que vous voulez vous développer est loin d’être stratégique. Et si les livraisons manquées sont un problème évident, tous les problèmes ne sont pas aussi faciles à repérer.

C’est pourquoi vous avez besoin d’indicateurs clés de performance efficaces.

Quelles sont leurs performances ? Y a-t-il des possibilités d’amélioration ? Les lignes de communication sont-elles claires et ouvertes ? Faites-vous votre part pour les aider en cours de route ?

Des indicateurs clés de performance robustes permettent de détecter les problèmes lorsqu’ils sont encore un risque. Bien avant qu’ils ne se produisent réellement. Et une fois que vous les avez détectés, prendre des décisions devient beaucoup plus facile.

Dernières réflexions et points à retenir.

Si vous êtes arrivé jusqu’ici, nous espérons que vous avez maintenant une bonne compréhension des mécanismes de la planification des approvisionnements.

Nous avons exploré les principes de base. Nous avons examiné les processus spécifiques de planification des approvisionnements. Et nous avons également examiné ce qui se passe lorsque votre opération est frappée par une perturbation inattendue.

Il est maintenant temps pour vous d’appliquer ces conseils et astuces dans votre propre entreprise !