Är OTIF rätt sätt att mäta tillgänglighet?

För att kunna besvara denna fråga på ett effektivt sätt kan vi titta tillbaka på OTIF:s (On Time, In Full) grunder och hur det bidrog till att förbättra ett av världens största företag.

Walmart, ett företag som vet en hel del om hantering av leveranskedjan, startade sin resa mot en förbätttrad leveranskedja. Avsikten var att spåra leverantörernas prestationer och skapa förbättringar i butikerna. Men viktigast av allt strävade detaljhandlaren efter att öka kundnöjdheten.

I sin enklaste betydelse är OTIF (On Time in Full) ett mått för leveranskedjan. Dess enda syfte är att mäta ett företags förmåga att uppfylla kundorder.

“Grundaren av Walmart uttalade en gång: Det finns bara en chef – kunden. Och de har makten att avskeda vem som helst i företaget, från ordföranden ner till den lägst rankade anställda, genom att helt enkelt välja att göra affärer någon annanstans.

Att skapa ett analyssystem baserat på företagens förmåga att göra just detta verkar vara ett mycket förnuftigt steg.

Om du vill ha en utmärkt leveranskedja kan OTIF (On Time in Full) avslöja många detaljer om leveranskedjans prestanda som du annars skulle missa.

Den kan visa hur väl du tillfredsställer dina kunder. Om dina leverantörer levererar som utlovat. Och till och med om du gör din interna leveranskedja rättvisa.

Ändå skulle jag gissa att det finns ett stort antal företag som aldrig har tänkt på att mäta OTIF i leveranskedjan.

 

OTIF kontra tillgänglighet

Alla företag i världen vill ha precis rätt mängd tillgänglighet .

Man vill aldrig ha för mycket, risken då är att man kan hamna i en situation med överskottslager och föråldring. Du vill heller aldrig hamna i underläge, för då kommer missade försäljningsmöjligheter och missnöjda kunder snart att drabba dig.

Men det är svårt att mäta tillgängligheten.

För det första hänger OTIF och tillgänglighet ihop. Men de är inte samma sak.

Visst, höga tillgänglighetsnivåer kommer förmodligen att hjälpa dig att uppnå en stark OTIF. Men inte om det lilla antalet tillgänglighetsproblem påverkar dina viktigaste produktlinjer!

Nästa utmaning är att tillgänglighet betyder olika saker för olika människor.

Tittar du på OTIF? Är uppfyllandegraden ett bra riktmärke? Vilket är det bästa sättet att mäta tillgängligheten? Och varför råder det sådan förvirring kring en relativt enkel fråga?

Svaret är inte så enkelt. Det beror främst på att det saknas en standarddefinition av OTIF.

När vi talar om produkttillgänglighet talar alla på olika språk.

Tänk på ditt eget företag.

Vad betyder “i tid” för din logistikleverantör eller leverantör? Vad betyder det för din ekonomi- eller supply chain-avdelning?
Och hur illa anpassade är dessa två datum?

Hur är det med delen “i sin helhet”? Har ni en överenskommelse om vad som klassas som “slutförda” beställningar?

Detta är innan vi kommer in på skillnaderna mellan specifika leverantörer och tillverkare, och vem vi håller ansvarig när “punktligheten” avviker från vad som överenskommits.

De flesta håller med om att en underleverans är ett problem. Men hur är det med en överleverans?

Att ta emot mer lager än avtalat är helt klart ett misslyckande i processen. Men hur ska vi redovisa detta?

Hur beräknar man OTIF?
Vad säger formeln On Time, In Full om du vill ha pengarna i tid och fullt ut?

På pappret är OTIF-formeln ganska enkel.

Vi tar det totala antalet beställningar som gjordes i tid och var kompletta och delar sedan detta med det totala antalet beställningar.

I sin förenklade form bedömer On-time (OT) helt enkelt om dina utgående beställningar har anlänt i tid.

I delen “In Full” (IF) granskas om den korrekta volymen har tagits emot.

Genom att mäta båda komponenterna som en helhet analyserar du hur nöjda dina kunder är, förutsatt att beställningarna är i gott skick när de anländer till sin destination.

Hur kan vi använda OTIF?

I den här artikeln kommer vi att tala om OTIF ur två perspektiv:

Inkommande OTIF – Här spårar vi leverantörens OTIF mot deras inköpsorder.

Outbound OTIF – Här mäter vi OTIF på dina egna utgående beställningar till dina slutkunder.

Hur kan vi använda OTIF för att mäta leverantörernas prestationer?

OTIF kan också vara ett effektivt riktmärke för leverantörer.

Vi kan trots allt använda ON Time, In Full (OTIF) för att utforska några viktiga frågor:

• Lever dina leverantörer upp till de löften de gav dig från början?
• Skadar de ditt rykte och dina kundrelationer?
• Har du uppgifter som styrker dina farhågor?
• Och kan du presentera detta för dem som håller i pengarna?

Jag vill inte kasta ut för många akronymer, men OTIF:s KPI:er är fantastiska verktyg för att ta teoretisk praktik och relatera den till det verkliga livet. De gör det möjligt för dig att titta på kalla hårda fakta och förbättra affärsresultatet nästan omedelbart.

Vad är ett bra OTIF-mål?

Man skulle kunna tro att 100 % är det tal som man ska sikta på när man fastställer sitt mål för OTIF (On Time, In Full). Men i praktiken är det nästan omöjligt att nå 100 %. (Eller rättare sagt, det skulle vara superdyrt att försöka!)

Särskilt när man tänker på hur många möjligheter som finns för yttre påverkan att påverka försörjningskedjan.

Detta är tydligare vid händelser som COVID eller Brexit.

Men det är också något att tänka på i en harmonisk miljö.

Som exempel kan nämnas att Walmarts ursprungliga beräkning av OTIF för utgående leveranser var 75 %. Men det viktigaste måttet som de tittade på var att förbättra sig.

 

 

Vilka är fördelarna med OTIF?

Det finns många scenarier där mätning av OTIF kan hjälpa ditt företag. Här är några exempel:

Vad händer om hälften av din beställning försvinner? Vad händer om du får dubbelt så mycket som du avtalat?

Vad händer om du får leveransen 2 veckor tidigare än väntat? Visst, ibland är det goda nyheter. Såvida du inte helt enkelt inte har lagerutrymme för att ta emot en omedelbar ökning av lagret.

Vad händer om leveransen är försenad? Hur länge kan du dämpa dina kunders förväntningar innan de handlar någon annanstans? Inte länge, skulle jag tro.

Det är här som OTIF-måttet (On Time, In Full) kommer till sin rätt.

Ofta kan vi se problemet med sena eller missade beställningar direkt.

Även om du kanske hör driftteamet gnälla över att de måste hitta plats i lagret för en oväntad beställning, så glöms detta snabbt bort.

Försäljningsteamet kanske är lite mindre förlåtande i händelse av en lagerutgång som orsakas av en missad beställning från en leverantör.

Men även då behöver du verktyg för att kunna spåra om detta var ett engångsfel eller om den skyldige är en serieförbrytare.

Vilka är begränsningarna för OTIF (On Time, In Full)?

Man skulle kunna tro att OTIF skulle göra exakt det som står på pappret.

Och i viss mån är det rätt.

Vi måste dock tänka på vår ursprungliga utmaning.

Tillgänglighet, avslutade beställningar… Dessa enkla begrepp betyder olika saker för olika personer.

Den andra utmaningen är att fånga upp nyanserna och komplexiteten i din verksamhet.

Hur beräknar du till exempel “On Time“-måttet för en artikel som redan är i efterhand? En beställning i efterhand kan ju aldrig vara i tid. Annars skulle de redan ha levererats!

Hur är det när leverantörsbeställningar är spridda över flera veckor eller månader? Ska du ta hänsyn till varje leverans för sig eller först när den sista lasten anländer?

Därför är det ofta lättare sagt än gjort att följa detta mått på ett effektivt sätt!

Hur hanterar vi OTIF-frågorna på Slimstock?

För att få ett bra intryck av både dina leverantörers prestationer och din service till kunderna behöver du data som du kan lita på.

Låt oss börja med dina kunder…

Vi vill skapa en öppen bild av om vi uppfyller våra kunders behov eller inte.

Och för detta kan vi utforska:

Nuvarande tillgänglighet – Hur mycket lager har vi för närvarande? Och var i kedjan finns lagret?

Beräknade servicenivåer – Om vi får slut på lager, hur mycket av den förväntade efterfrågan kommer vi att missa? Vi kan också granska detta i efterhand och undersöka effekterna av tidigare lagerbrist.

Och hur är det med övervakningen av leverantörens prestationer …

Leverantörsparametrarna har stor betydelse för när vi beställer och hur mycket vi beställer.

Den fråga som vi vill besvara här är därför: Håller våra leverantörer sina löften?

För att kunna göra det måste vi förstå följande:

Ledtid variation – I vilken utsträckning avvek den “verkliga” ledtiden från den ledtid som avtalats med leverantören?

Hur kan du använda OTIF för att förbättra tillgängligheten och leverantörsutmaningar?

Som med alla mätvärden är det ingen större idé att följa dem om du inte tänker agera.

Det finns flera sätt att förbättra både den tillgänglighet som du erbjuder dina kunder och den service som du får från leverantörerna.

Men här är de fem steg som du bör fokusera på för att förbättra din OTIF-mätning:

1. Säkerställa fullständig klarhet om alla KPI:er.
2. Samla in uppgifter på ett konsekvent sätt
3. Sätt upp realistiska mål
4. Upptäcka problem och vidta åtgärder i ett tidigt skede
5. Jämför och kontrastera med dina andra KPI:er
6. Förbli nyfiken

 

Låt oss dyka lite djupare ner i var och en av dessa punkter…

Säkerställ fullständig klarhet om alla KPI:er.

Den allra första utgångspunkten måste vara att bekräfta mätningarna. Det är naturligt att personer från olika företag har olika metoder för analys. Men det är också ganska vanligt att olika team inom samma företag har olika perspektiv på vad mätvärdena egentligen betyder.

Oavsett vilken variant av OTIF (On Time, In Full) du använder eller om du använder ett helt annat mått, måste alla förstå och komma överens om hur måttet beräknas.

Samla in uppgifter på ett konsekvent sätt

Genom att ställa in dig på rätt sätt kommer du att få det mycket lättare att genomföra de stegvisa förbättringarna. Alla måste helt enkelt mäta på samma sätt. Annars är det lika bra att inte börja från början.

Men vad menar vi med “samla in data”? Vi menar att du ska se till att alla dina masterdata kring försäljningshistorik, restorder, leverantörsleveranser och kundbeställningar är korrekta.

Sätt upp realistiska mål

Dina prestationer kommer förmodligen inte att förändras särskilt mycket om du fortsätter att göra samma saker som du alltid har gjort. För att gå framåt och leverera konkreta resultat måste du använda nya taktiker och strategier.

Visst finns det många KPI:er för försörjningskedjan som du kan använda för att spåra resultat.

OTIF, aktuell tillgänglighet, beräknade servicenivåer och ledtidsvariation är alla användbara för att mäta denna förbättringsbana.

Men först måste du ha en klar uppfattning om vart du är på väg. Om dina ambitioner är för högt ställda eller inte stämmer överens med de övergripande affärsmålen kan du hamna på obestånd.

Topptips: Om du vill läsa mer om hur du sätter upp effektiva mål kan du läsa vår guide till S&OP. I den här färdplanen utforskar vi hur du kan översätta din strategi till en taktikplan som går att genomföra.

Upptäcka problem och vidta åtgärder i ett tidigt skede

Du har data, alla förstår målen och du har en plan på plats. Men vad händer nu?

Problemet med nästan alla tillgänglighetsmätningar är att när du märker att du har ett problem är det ofta alldeles för sent. Därför måste du vara proaktiv för att upptäcka potentiella problem innan de drabbar ditt företag.

Vilka frågor måste du vara uppmärksam på?

När det gäller att nå kundmålen On Time, In Full, finns det bara en sak vi behöver oroa oss för:

Har vi tillräcklig tillgänglighet för att täcka den förväntade efterfrågan tills lagret kan fyllas på?

Vilka åtgärder vi väljer att vidta beror på situationen.

Kanske kan vi tidigarelägga nästa beställning av leverantörsuppfyllnad. Vi kan till och med påskynda beställningen och ta på oss den extra kostnaden för flygfrakt.

Ju tidigare du upptäcker en brist, desto fler möjligheter har du att åtgärda problemet.

Men hur är det med leverantören OTIF?

Det här är lite svårare. Hur vet du om dina leverantörer kommer att svika dig?

Vi kan ta hänsyn till leverantörens meriter.

Om de är ständiga brottslingar när det gäller sena eller ofullständiga beställningar kanske vi kan bygga in ett buffertlager för att skydda tillgängligheten. Men å andra sidan, varför ska vi betala för en leverantörs dåliga prestationer?

Alternativt kan vi försöka samarbeta med leverantörer.

Bara genom att ha denna KPI på ett robust sätt blir vi bättre positionerade för att utmana prestationsproblem direkt.

Genom att dela information om våra framtida lagerbehov kan leverantören dock få bättre förutsättningar att uppfylla din beställning.

Om leverantören dessutom kan ge information om sin tillgänglighet kan detta hjälpa oss att upptäcka brister mycket tidigare.

Jämför och kontrastera med dina andra KPI:er

Att fira en stor OTIF-prestanda isolerat är rena dårhuset.

Du måste tänka på hur OTIF fungerar tillsammans med andra analyser och hur viktiga de är för att utvärdera verksamhetens resultat. Det är till exempel fantastiskt att inse att du uppnår en OTIF-prestanda på 95 procent.

Men inte om du har överinvesterat rörelsekapitalet eller om du har en stor risk för föråldring, vilket skulle kunna skada verksamheten på lång sikt.

En annan sak som bör nämnas här är hur din OTIF förhåller sig till olika produktgrupper?

Om du har en nästan perfekt tillgänglighet för dina C-poster är det bra. Men inte om dina A-poster fungerar dåligt.

Förbli nyfiken

När din OTIF-leverans eller tillgänglighet inte räcker till måste du ställa dig frågan: VARFÖR?

Är det för att din taktik är fel? Är det andra faktorer som påverkar dina resultat som du inte har tänkt på? Eller är dina ursprungliga mål inte längre relevanta?

Och det handlar inte bara om att identifiera områden med bristande resultat. Vi vill också leta efter områden där vi har överträffat OTIF-målen vida överträffat dem. Kanske kan vi tillämpa samma taktik på andra delar av verksamheten.

Hela poängen med att sätta upp mål är trots allt att utmana status quo! Och OTIF är inget undantag.

Några sista tankar om OTIF…

I den här artikeln har vi undersökt ursprunget till OTIF, dess fördelar och begränsningar och hur du kan använda detta mått för att få en positiv inverkan på din verksamhet. Vi har även diskuterat hur vi ser på OTIF här på Slimstock.