OTIF Bulunurluğu Ölçmenin Doğru Yolu mu?

Bu soruyu etkili bir şekilde yanıtlamak için OTIF in (ya da ‘On Time, In Full’) temellerine ve dünyanın en büyük işletmelerinden birinin gelişmesine nasıl yardımcı olduğuna bir göz atalım.

Walmart , tedarik zinciri yönetimi hakkında az çok bir şeyler bilen bir şirket olarak tedarik zincirini iyileştirmeye koyuldu. Amaç, tedarikçi performansını takip etmek ve mağaza içinde iyileştirmeler yaratmaktı. Ancak en önemlisi, perakendeci müşteri memnuniyetini artırmak için çabaladı.

En basit anlamıyla, Zamanında, Tam Teslimat (OTIF) bir tedarik zinciri metriğidir. Ve tek amacı, bir şirketin müşteri siparişlerini yerine getirme becerisini ölçmektir.

Walmart’ın kurucusu Sam Walton’ın “Sadece tek bir patron vardır. Müşteri. Ve o, şirketteki herkesi, başkanından aşağıya, sadece işlerini başka bir yere götürerek kovabilir.”

Bir şirketin tam da bunu yapabilme kabiliyetine dayalı bir analiz sistemi oluşturmak, son derece mantıklı bir hareket gibi görünüyor.

Tedarik zinciri mükemmelliği gündeminizdeyse, Zamanında, Tam (OTIF), tedarik zinciri performansınız hakkında gözden kaçırabileceğiniz birçok ayrıntıyı ortaya çıkarabilir.

Müşterilerinizi ne kadar memnun ettiğinizi size söyleyebilir. Tedarikçilerinizin söz verdikleri gibi teslimat yapıp yapmadıklarını. Ve hatta dahili tedarik zincirinizin hakkını verip vermediğinizi.

Yine de, tedarik zincirinde OTIF’i ölçmeyi hiç düşünmemiş çok sayıda işletme olduğunu tahmin ediyorum.

OTIF vs. Bulunurluk

Dünyadaki her şirket doğru miktarda bulunurluğu olmasını ister.

Bu makalede de değindiğimiz gibi, bu konuda tatlı bir nokta var. Fazla stok endişesine ve eskime endişesine düşmemek için asla çok fazla şey istemezsiniz.

Ve asla eksik yakalanmak da istemezsiniz, aksi takdirde kaçırılan satış fırsatları ve mutsuz müşteriler bunu takip edecektir.

Ancak bulunurluğu ölçmek ustalaşması zor bir uygulamadır.

İlk olarak, OTIF ve bulunurluk birbiriyle ilişkilidir. Ancak bunlar aynı değildir.
Elbette, yüksek bulunurluk seviyeleri muhtemelen güçlü bir OTIF elde etmenize yardımcı olacaktır. Ancak az sayıdaki bulunurluk sorununuz en önemli ürün gruplarınızı etkiliyorsa bu mümkün değildir!

Bir sonraki zorluk ise bulunurluğun farklı insanlar için farklı anlamlar ifade etmesidir.

OTIF‘e bakıyor musunuz? Sipariş karşılama oranları iyi bir ölçüt müdür? Bulunurluğu ölçmenin en iyi yolu nedir? Ve nispeten basit bir soru üzerinde neden bu kadar kafa karışıklığı var?

Cevap o kadar da basit değil. Öncelikle standart OTIF tanımının eksikliğinden kaynaklanmaktadır.

Dolayısıyla, ne zaman ürün bulunurluğu hakkında bir konuşma yapılsa, herkes farklı dillerde konuşuyor.

Kendi işinizi düşünün.

Lojistik sağlayıcınız veya tedarikçiniz için ‘zamanında’ ne anlama geliyor? Finans veya tedarik zinciri departmanınız için ne anlama geliyor?

Ve bu iki tarih ne kadar uyumsuz?

Peki ya “Tam” kısmı? Nelerin ‘tamamlanmış’ sipariş olarak sınıflandırılacağı konusunda bir fikir birliğiniz var mı?

Bu, belirli tedarikçiler ve üreticiler arasındaki farklara ve bunun “Zamanında” kısmı üzerinde anlaşmaya varılandan saptığında kimi sorumlu tutacağımıza geçmeden önce.

Çoğu insan eksik teslimatın bir sorun olduğunu kabul edecektir. Peki ya fazla teslimat?

Kararlaştırılandan daha fazla stok alınması açıkça süreçte bir başarısızlıktır. Ancak bunu nasıl hesaba katmalıyız?

OTIF nasıl hesaplanır? OTIF formülü size ne söylüyor?

Kağıt üzerinde OTIF formülü oldukça basittir.

Zamanında yapılan ve tamamlanan siparişlerin toplam sayısını alır ve bunu toplam sipariş sayısına böleriz.

Daha basit haliyle, Zamanında (OT) basitçe giden siparişlerinizin zamanında ulaşıp ulaşmadığını değerlendirir.

Tam (IF) kısmı doğru hacmin alınıp alınmadığına bakar.

Her iki bileşenin bir bütün olarak ölçülmesi, siparişlerin varış noktalarına ulaştıklarında iyi durumda olduklarını varsayarak müşterilerinizin ne kadar memnun olduklarını analiz eder.

OTIF’i nasıl kullanabiliriz?

Bu makale boyunca OTIF hakkında iki perspektiften konuşacağız:

Gelen OTIF – Tedarikçinin OTIF’ini satın alma siparişlerine göre takip ettiğimiz yerdir.

Giden OTIF – Nihai müşterilerinize giden kendi siparişlerinizdeki OTIF’i ölçtüğümüz yerdir.

Tedarikçi performansını ölçmek için OTIF’i nasıl kullanabiliriz?

OTIF aynı zamanda güçlü bir tedarikçi kıyaslaması olabilir.

Sonuçta, bazı önemli soruları keşfetmek için ON Time, In Full (OTIF) kullanabiliriz:

• Tedarikçileriniz en başta size verdikleri sözleri yerine getiriyorlar mı?
• İtibarınıza ve müşterilerinizle ilişkilerinize zarar veriyorlar mı?
• Kuşkularınızı destekleyecek verileriniz var mı?
• Ve bunu cüzdan iplerini elinde tutanlara geri sunabilir misiniz?

Çok fazla kısaltma kullanmak istemem ama OTIF KPI’ları teorik uygulamaları gerçek hayatla ilişkilendirmek için harika araçlardır. Soğuk gerçeklere bakmanızı ve iş performansını neredeyse anında iyileştirmenizi sağlarlar.

İyi bir OTIF hedefi nedir?

Pek çok şeyde olduğu gibi, %100’ün Zamanında, Tam OTIF hedefinizi belirlerken amaçlamanız gereken sayı olduğunu düşünürsünüz. Ancak pratikte %100’e ulaşmak neredeyse imkânsızdır.

Özellikle de tedarik zincirini dışarıdan etkileme fırsatlarının ağırlığı düşünüldüğünde.

Bu durum COVID veya Brexit gibi olaylarda daha belirgin hale gelmektedir.

Ancak bu, uyumlu bir ortamda da dikkate alınması gereken bir şeydir.

Bunu örneklemek gerekirse, Walmart’ın ilk Giden OTIF hesaplaması %75 idi. Ancak baktıkları temel ölçüt iyileştirmeydi.Ve o ilk barometreden puanlarını %87’ye kadar yükseltmeyi başardılar. Bu, mükemmel olmaktan çok uzak, ancak yine de kayda değer bir artış.

OTIF’in faydaları nelerdir?

OTIF ölçümünün işletmenize yardımcı olabileceği pek çok senaryo vardır. İşte sadece birkaç örnek:

Ya siparişinizin yarısı kaybolursa? Ya anlaştığınız hacmin iki katını alırsanız?

Ya sevkiyatı beklediğinizden 2 hafta önce alırsanız? Elbette, bazen bu iyi bir haberdir. Tabii ki stoktaki ani artışı karşılayacak depo alanınız yoksa.

Ya teslimatları gecikirse? Başka bir yerden alışveriş yapmadan önce müşterilerinizin beklentilerini ne kadar söndürebilirsiniz? Çok değil, sanırım.

Zamanında, Tam (OTIF) metriği işte bu noktada devreye giriyor.

Çoğu zaman, geç kalan veya kaçırılan siparişlerle ilgili sorunu hemen görebiliriz.

Operasyon ekibinin beklenmedik bir sipariş için depoda yer bulmak zorunda kalmaktan yakındığını duysanız da bu durum çabucak unutulur.

Satış ekibi, bir tedarikçinin kaçırdığı siparişten kaynaklanan bir stok tükenmesi durumunda biraz daha az affedici olabilir.

Ancak o zaman bile, bunun tek seferlik bir hata olup olmadığını veya suçlu tarafın  bir suçlu olup olmadığını takip etmek için araçlara ihtiyacınız var.

On Time, In Full (OTIF) uygulamasının sınırlamaları nelerdir?

OTIF’in tam olarak üzerinde yazdığı şeyi yapacağını düşünürsünüz.

Ve bir dereceye kadar haklısınız.

Ancak, asıl zorluğumuzu da göz önünde bulundurmalıyız.

Bulunurluk, tamamlanmış siparişler… Bu basit kavramlar farklı insanlar için farklı anlamlar ifade eder.

Diğer zorluk ise operasyonunuzun nüanslarını ve karmaşıklıklarını yakalamaktır.

Örneğin, zaten geri siparişte olan bir ürün için ‘Zamanında’ metriğini nasıl hesaplarsınız? Sonuçta, geri siparişler asla zamanında teslim edilemez. Aksi takdirde, çoktan teslim edilmiş olurlardı!

Tedarikçi siparişlerinin birkaç hafta veya aya yayıldığı durumlarda ne olacak? Her bir teslimatı ayrı ayrı mı yoksa yalnızca son yük geldiğinde mi değerlendirmelisiniz?

Sonuç olarak, bu metriği etkili bir şekilde takip etmek çoğu zaman söylemek yapmaktan daha kolaydır!

Slimstock’ta OTIF Muammasına nasıl yaklaşıyoruz?

Hem tedarikçilerinizin performansı hem de müşterilerinize sunduğunuz hizmet hakkında iyi bir izlenim edinmek için güvenebileceğiniz veri noktalarına ihtiyacınız vardır.

Müşterilerinizle başlayalım…

Müşterilerimizin ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığımıza dair şeffaf bir tablo elde etmek istiyoruz.

Ve bunun için keşfedebiliriz:

Mevcut stok durumu – Şu anda elimizde ne kadar stok var? Ve bu stok zincirin neresinde tutuluyor?

Hesaplanan hizmet seviyeleri – Stoksuz kalırsak, beklenen talebin ne kadarını kaçıracağız? Bunu geriye dönük olarak da gözden geçirebilir ve geçmişteki stoksuzlukların etkisini araştırabiliriz.

Peki ya tedarikçi performansının izlenmesi …

Tedarikçi parametreleri, ne zaman ve ne kadar sipariş vereceğimiz üzerinde büyük bir etkiye sahiptir.

Dolayısıyla burada cevaplamak istediğimiz soru şudur: Tedarikçilerimiz söz verdikleri şeyleri yapıyorlar mı?

Bunun için de şunları anlamamız gerekiyor:

Teslim süresi varyasyon – ‘Gerçek’ teslim süresi tedarikçi ile mutabık kalınan teslim süresinden ne ölçüde farklıydı?

Bulunurluğu ve tedarikçi performansını iyileştirmek için için OTIF’i nasıl kullanabilirsiniz?

Tüm metriklerde olduğu gibi, harekete geçmeyecekseniz bunları izlemenin pek bir anlamı yoktur.

Hem müşterilerinize sunduğunuz bulunurluğu hem de tedarikçilerden aldığınız hizmeti iyileştirmenin çeşitli yolları vardır.

Ancak OTIF metriklerinizi iyileştirmek için odaklanmanız gereken 5 adımı burada bulabilirsiniz:

1. Tüm KPI’lar üzerinde tam netlik sağlayın
2. Verileri tutarlı bir şekilde toplayın
3. Gerçekçi hedefler belirleyin
4. Sorunları tespit edin ve erken harekete geçin
5. Diğer KPI’larınızla karşılaştırın ve karşılaştırın
6. Meraklı olmaya devam edin

Tüm KPI’lar üzerinde tam netlik sağlayın

İlk başlangıç bloğu ölçümün doğrulanması olmalıdır. Farklı işletmelerden gelenlerin farklı analiz yöntemlerine sahip olması doğaldır.

Bununla birlikte, aynı işletme içindeki farklı ekiplerin ölçümlerin gerçekte ne anlama geldiği konusunda farklı bakış açılarına sahip olması da oldukça yaygındır.
Hangi Zamanında, Tam (OTIF) varyasyonunu kullanırsanız kullanın veya tamamen farklı bir metrik kullanıyorsanız kullanın, herkesin metriğin nasıl hesaplandığını anlaması ve kabul etmesi gerekir.

Verileri tutarlı bir şekilde toplayın

Düzgün bir şekilde ayarlandığında, aşamalı iyileştirmeyi gerçekleştirmenin çok daha kolay olduğunu göreceksiniz. Basitçe, hepiniz aynı şekilde ölçüm yapmalısınız. Aksi takdirde, en başta hiç başlamasanız da olur.

Ancak “veri toplamak” derken neyi kastediyoruz? Satış geçmişi, geçmiş siparişler, tedarikçi teslimatları ve müşteri siparişleri ile ilgili tüm ana verilerinizin doğru olduğundan emin olmayı kastediyoruz.

Gerçekçi hedefler belirleyin

Her zaman yaptığınız şeyleri yapmaya devam ederseniz performansınız muhtemelen fazla değişmeyecektir. İlerlemek ve somut sonuçlar elde etmek için yeni taktikler ve stratejiler uygulamanız gerekecektir.

Elbette, performansı izlemek için kullanabileceğiniz çok sayıda tedarik zinciri KPI’ları vardır.

OTIF, Mevcut bulunurluk, Hesaplanan hizmet seviyeleri ve teslim süresi varyasyonu bu iyileştirme yörüngesinin ölçülmesinde faydalıdır.

Ancak, öncelikle nereye gittiğinizi net bir şekilde anlamanız gerekir. Hedefleriniz çok yüceyse veya genel iş hedeflerinizle uyuşmuyorsa, ortada kalabilirsiniz.

En iyi ipucu: Etkili hedeflerin nasıl oluşturulacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz S&OP için kılavuz. Bu yol haritasında, stratejinizi nasıl eyleme geçirilebilir bir taktik plana dönüştürebileceğinizi keşfediyoruz.

Sorunları tespit edin ve erken harekete geçin

Verilere sahipsiniz; herkes hedefleri anlıyor ve bir planınız var. Ama şimdi ne olacak?

Neredeyse tüm bulunurluk ölçümleriyle ilgili sorun, bir sorununuz olduğunu fark ettiğinizde genellikle çok geç olmasıdır. Bu nedenle, olası sorunları işletmenizi vurmadan önce tespit etmek için proaktif olmanız gerekir.

Hangi konulara dikkat etmeniz gerekiyor?

Konu müşteriyi Zamanında, Tam hedeflere ulaştırmak olduğunda, endişelenmemiz gereken tek bir şey var:

Envanter yenilenene kadar beklenen talebi karşılamak için yeterli stokumuz var mı?

Yapmayı seçtiğimiz eylem duruma göre değişir.

Belki de bir sonraki tedarikçi ikmal siparişini öne çekebiliriz. Hatta siparişi hızlandırabilir ve hava taşımacılığı için ek maliyete katlanabiliriz.

Her iki durumda da, bir eksikliği ne kadar erken tespit edebilirseniz, sorunu gidermek için o kadar fazla seçeneğiniz olacaktır.

Peki ya tedarikçi OTIF ne olacak?

Bu biraz daha zor. Sonuçta, tedarikçilerinizin sizi hayal kırıklığına uğratıp uğratmayacağını nereden biliyorsunuz?

Tedarikçinin geçmiş performansını göz önünde bulundurabiliriz.

Geç veya eksik siparişler konusunda sürekli suçlularsa, belki de bulunurluğu korumak için bir miktar tampon stok oluşturabiliriz. Ama yine de, neden bir tedarikçinin kötü performansı için ödeme yapalım ki?

Alternatif olarak, tedarikçilerle birlikte çalışmayı deneyebiliriz.

Sadece bu KPI’yı sağlam bir şekilde kullanarak, performans sorunlarıyla doğrudan mücadele etmek için daha iyi bir konuma geliyoruz.

Bununla birlikte, gelecekteki envanter gereksinimlerimiz hakkında bilgi paylaşarak, tedarikçi siparişinizi yerine getirmek için daha iyi bir konumda olabilir.

Ayrıca, tedarikçi bulunurlukları hakkında bilgi sağlayabilirse, bu eksiklikleri çok daha erken tespit etmemize yardımcı olabilir.

Diğer KPI’larınızla karşılaştırın ve karşılaştırın

Büyük bir OTIF performansını tek başına kutlamak aptallıktır.

OTIF‘in diğer analizlerle birlikte nasıl çalıştığını ve iş performansını değerlendirmek için ne kadar önemli olduklarını düşünmeniz gerekir. Örneğin, %95 OTIF performansına ulaştığınızı fark etmek harika bir şeydir.

Ancak işletme sermayesine aşırı yatırım yaptıysanız veya uzun vadeli işlere büyük ölçüde zarar verebilecek büyük bir eskime riskiniz varsa bu geçerli değildir.

Burada belirtilmesi gereken bir diğer husus da OTIF’inizin farklı ürün grupları arasında nasıl karşılaştırıldığıdır.

C öğeleriniz için neredeyse mükemmel bir bulunurluğa sahipseniz, bu harika. Ancak A öğeleriniz kötü performans gösteriyorsa durum değişir.

Meraklı olmaya devam edin

OTIF teslimat veya bulunurluk performansınızın yetersiz kaldığı durumlarda şu soruyu sormanız gerekir: NEDEN?

Bunun nedeni taktiklerinizin yanlış olması mı? Sonuçlarınızı dikkate almadığınız başka faktörler mi etkiliyor? Ya da asıl hedefleriniz artık geçerli değil mi?

Ve bu sadece düşük performans alanlarını belirlemekle ilgili değil. Aynı zamanda OTIF hedeflerinin nerelerde çok üzerine çıktığımıza da bakmak istiyoruz. Belki de aynı taktikleri operasyonun diğer alanlarına da uygulayabiliriz.

Ne de olsa, hedef belirlemenin tüm amacı statükoya meydan okumaktır! OTIF de bir istisna değildir.

OTIF hakkında bazı son düşünceler…

Bu makalede OTIF’in kökenlerini, faydalarını, sınırlamalarını ve bu metriği işiniz üzerinde olumlu bir etki yaratmak için nasıl kullanabileceğinizi inceledik. Ve hatta burada OTIF’e nasıl yaklaştığımızı tartıştık .